信息化技術對高校檔案管理的影響分析

夏宇飛 張園園 杜鵬 李亞楠

摘 要：隨著我國科學技術的日益發(fā)展以及移動互聯(lián)網(wǎng)的全面普及，在高校檔案管理工作中引入信息化技術，促進高校檔案管理工作的信息化發(fā)展，已成為必然趨勢。基于此，本文針對信息化技術發(fā)展對高校檔案管理工作所帶來的影響進行深度分析，并且結合高校檔案管理工作現(xiàn)狀提出相應的優(yōu)化策略，供檔案界同人參考。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化技術；影響分析；優(yōu)化策略

互聯(lián)網(wǎng)技術、計算機技術的迅猛發(fā)展，在移動互聯(lián)網(wǎng)完成普及后，提示人們信息化時代的到來。隨著高等教育深化改革以及高校工作的日漸深入，將現(xiàn)代化信息技術引入高校檔案管理工作已成為大勢所趨。通過現(xiàn)代化信息技術的科學引入，可以有效拓寬高校檔案管理工作的功效，提升我國高校檔案管理水平，為高校學生提供更加優(yōu)質、高效的信息服務。

一、信息化技術發(fā)展對高校檔案管理工作的影響

1.優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)

首先，將現(xiàn)代化信息技術引入到高校檔案管理工作當中，可以將傳統(tǒng)紙質檔案轉化為更為先進、高效的電子檔案，不僅節(jié)約檔案儲存空間，而且也為檔案管理工作提供了諸多便利。避免在檔案信息提取環(huán)節(jié)、檔案保存環(huán)節(jié)出現(xiàn)檔案丟失以及破損的問題，顯著提升檔案管理工作效率。其次，節(jié)約信息編寫時間，減少檔案管理工作量。在高校生源擴招這一現(xiàn)實背景下，高校檔案數(shù)量，尤其是學籍檔案數(shù)量明顯增加，若檔案管理人員采用傳統(tǒng)資料整理、資料加工方式，不僅花費大量的時間成本，而且也為檔案管理人員帶來一定的工作壓力。在現(xiàn)代化信息技術引入后，則可顯著提升檔案管理效率。最后，傳統(tǒng)高等院校檔案管理工作需要手動開展檔案查詢，管理人員需要查找相關目錄，同時還需要檢驗檔案信息的完整性，整個過程極為復雜，而利用現(xiàn)代化信息技術可以有效減少搜索時間，保證檔案查找效率。

2.完成檔案信息共享

高校檔案中的學籍檔案對應屆及往屆學生都具有重要意義，在學生升學、求職期間，檔案利用率較高，但傳統(tǒng)高校檔案管理模式過于煩瑣，一旦相關單位或者上級部門需要查詢高校學生檔案，需要經(jīng)歷一個相當復雜的查詢過程。而將現(xiàn)代化信息技術引入高校檔案管理工作，可以實現(xiàn)檔案信息資源共享，學生的完整資料可以通過聯(lián)網(wǎng)設備設施完成信息傳遞，從而顯著提升檔案信息的精準性、完整性與時效性，滿足檔案利用對社會服務的各項需求。

3.實現(xiàn)透明化檔案管理

在傳統(tǒng)高等院校檔案管理工作當中，學生無法接觸到自身檔案，更加無法對檔案信息進行核查。而高校檔案管理工作中引入信息化技術，則實現(xiàn)了檔案管理工作的透明化，各個高校都可以構建互聯(lián)網(wǎng)檔案，使學生可以通過相關信息來查詢與自身相關的檔案內容，以提升學生對自身檔案的了解程度，同時，還可以對高校檔案管理人員的工作展開合理監(jiān)督，促進高校檔案管理工作透明化發(fā)展。

二、高校檔案管理工作信息化發(fā)展現(xiàn)狀分析

1.信息化管理人才嚴重缺乏

檔案管理工作者是高校檔案工作順利開展的重要保障，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)能力直接影響到檔案管理工作的信息化建設水平。結合目前形勢分析，高校引進檔案管理專業(yè)的高素質人才有流失的情況。在信息化建設環(huán)節(jié)，高校檔案管理工作者信息化技術應用能力不佳，而計算機專業(yè)人才引進難度較大，導致高校信息資源無法實現(xiàn)科學共享。與此同時，高校檔案管理工作中信息安全至關重要，如果沒有計算機專業(yè)人員開展安全防護工作，不利于高校檔案管理工作信息化發(fā)展。

2.對信息化管理模式認知不足

信息化技術發(fā)展為各個行業(yè)、各個領域帶來廣闊的發(fā)展空間，因此，很多高校也意識到信息化技術的重要價值，開始引用信息化教育系統(tǒng)。但結合目前形勢分析，仍有部分高校沒有意識到信息化技術的重要價值，還有部分院校更加注重在教學環(huán)節(jié)引入信息化技術，而對檔案管理工作信息化發(fā)展、數(shù)字化發(fā)展的重視程度不足，直接導致國內高校的檔案管理工作信息化程度普遍弱于高校教學活動信息化建設水平。首先，由于檔案管理工作者缺乏良好的創(chuàng)新意識，不愿意主動探索新的管理技能與管理理念；其次，高校領導對檔案管理工作的重視程度不夠，檔案管理工作人員配置與結構設置無法適應檔案管理工作信息化發(fā)展規(guī)律，使得檔案管理信息化工作應用效果不佳，信息化技術的作用與價值無法得到有效發(fā)揮。

3.軟硬件設備設施落后

在科學技術高速發(fā)展的背景下，縮微技術與光學技術也逐漸應用于檔案管理工作中。但此類先進技術的科學運用、科學推廣以及科學實施，都需要得到先進設備的助力與支持。反觀高校檔案管理部門并不具備引進先進管理設備的條件，在專用服務器、空調設備以及除濕機設備方面投入力度不足。在移動互聯(lián)網(wǎng)完成普及后，雖然高校檔案管理工作信息化建設水平明顯提升，但相較于教學部門以及科研部門，檔案管理部門在軟硬件設備設施的投入略顯缺失，基本停留在基礎檔案管理工作當中，經(jīng)費不足也是高校檔案管理工作信息化發(fā)展的最大阻礙。

三、提升高校檔案管理工作信息化建設水平的實踐策略

1.轉變傳統(tǒng)檔案管理觀念，提升對信息化建設的重視

為保證高校檔案管理工作信息化建設水平提升，需要充分意識到高校檔案管理工作的重要價值、重要地位、重要作用以及重要意義。與此同時，高校領導也應提升對信息化管理模式的認知程度，創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理觀念，將檔案管理工作信息化建設與高校數(shù)字化建設有機融合，使二者可以實現(xiàn)同步促進、同步發(fā)展，加大檔案管理部門的人力、財力以及物力資源投入。與此同時，高校檔案管理工作也應當結合高校檔案館多元化、信息化發(fā)展需求來做出相應的優(yōu)化與調整，將各項工作落到實處，科學制定發(fā)展規(guī)劃與發(fā)展目標，結合規(guī)律來開展建設工作，充分引入多重建設形式與多種發(fā)展模式來開展檔案工作創(chuàng)新，合理利用高校管理優(yōu)勢，建立檔案瀏覽機制與檔案目錄中心。在高校育人環(huán)節(jié)發(fā)揮檔案管理工作的信息優(yōu)勢，不僅是檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的必然需求，同樣也是高校信息化建設的著重體現(xiàn)。

2.加強檔案管理隊伍建設，保證管理人員專業(yè)素養(yǎng)

為保證高等院校檔案管理工作效率穩(wěn)固提升，需要積極引入現(xiàn)代化信息技術。而現(xiàn)代化信息技術引入需要得到計算機專業(yè)人才的支持，因此，高等院校首先應當引進計算機專業(yè)人才以及具備計算機應用能力的檔案管理專業(yè)人員。信息化建設需要得到計算機技術與互聯(lián)網(wǎng)技術的雙重支持，而檔案管理專業(yè)人員可以提供檔案知識，計算機專業(yè)人員可以提供技術支持，二者合二為一，可以促進高等院校檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展、信息化發(fā)展。其次，為解決目前高等院校檔案管理工作者專業(yè)素質不足這一問題，應當對內開展人員培訓工作，結合現(xiàn)代化技術應用水平與檔案業(yè)務水平來展開人員培訓，強化軟件工具應用能力以及現(xiàn)代化信息技術操作水平，使每位檔案管理工作者都具備良好的檔案管理專業(yè)素養(yǎng)與計算機應用能力，可以成為高等院校檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展所需的高素質創(chuàng)新型人才以及一專多能的復合型人才。并且通過開展職業(yè)規(guī)劃、提升薪資待遇等方式來聚攏技術型人才、創(chuàng)新型人才。不僅如此，檔案管理工作者也需要不斷學習先進的檔案管理理念，提升現(xiàn)代化信息技術應用能力，通過不斷學習助力自身早日成為檔案管理工作發(fā)展所需的學習型人才、實干型人才、創(chuàng)新型人才以及研究型人才，這不僅是推動高校檔案工作實現(xiàn)發(fā)展的需要，同樣也是高校檔案管理工作人員自身發(fā)展的需要。因此，高等院校檔案管理工作是一項極為嚴謹，且系統(tǒng)的工作只有依托現(xiàn)代化信息技術的合理引入，并且在工作當中與檔案管理機制有機融合，才能促進高等院校檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。為此，檔案管理人員需要擁有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度以及求真務實的創(chuàng)新精神，才可以為高等院校檔案管理工作發(fā)展提供助力。

3.加大信息化設備投入力度，提升檔案服務水平

為保證高校檔案管理工作信息化建設水平穩(wěn)步提升，需要得到充足的軟件設施與硬件設施支持。為實現(xiàn)這一目的，高校應當結合檔案管理工作的實際發(fā)展需求，引進專業(yè)性檔案管理體系與檔案管理設備，在投入充足的檔案管理信息化建設經(jīng)費的基礎上，為檔案管理工作數(shù)字化、信息化發(fā)展提供基礎條件。不僅如此，還需結合檔案管理發(fā)展需求來制定完善的防護系統(tǒng)，這些都需要在計算機專業(yè)人才的助力下方可完成。為此，高校應當結合檔案信息化發(fā)展來設立專項基金，確保專業(yè)性人才可以為高校檔案管理信息化建設提供技術支持與系統(tǒng)維護服務。

4.建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)，引入安全保障體系

可以說，在“互聯(lián)網(wǎng)＋”背景下，高校檔案管理工作數(shù)字化、信息化發(fā)展是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。合理運用大數(shù)據(jù)技術與云平臺技術來開展檔案管理工作創(chuàng)新，可以實現(xiàn)檔案數(shù)字化、智能化管理。此時，高校教學數(shù)字化管理體系可以作為檔案管理信息化發(fā)展的重要助力，檔案管理工作可以引入TCP技術、IP技術以及多媒體技術，為高校檔案構建完善的目錄庫，配備電子資料系統(tǒng)，為檔案信息查詢提供便利條件，使檔案管理效率顯著提升，促進高校檔案管理工作規(guī)范化、便捷化發(fā)展。與此同時，信息化技術發(fā)展在為教學檔案管理工作帶來創(chuàng)新助力的同時，也為檔案管理工作帶來不穩(wěn)定因素，因此，保證檔案管理工作的密閉性極為關鍵，相關人員應當積極構建完善的安全保障系統(tǒng)，為檔案管理消除一切不穩(wěn)定因素。因此，檔案管理部門應提升網(wǎng)絡病毒防范意識，構建完善的安全防范體系，將所有電子信息做好備份，在確保安全的基礎上，開展各項操作，保證電子檔案信息的精準性與完整性。

5.引入虛擬式檔案管理，提升檔案信息利用率

在高等院校檔案管理環(huán)節(jié)引入動態(tài)虛擬技術，可以實現(xiàn)動態(tài)化管理、虛擬式管理，靈活選擇數(shù)據(jù)庫來建立管理體系，實施基礎服務與基礎設備設施統(tǒng)一管理機制，可以結合使用資源以及需求來展開延伸性服務，降低信息入駐門檻，提升整體信息監(jiān)控水平。并且引入快捷式操作，提升檔案信息推廣速度、傳輸速度以及應用速度，構建完善的信息共享平臺以及信息共建平臺，節(jié)約各項信息獲取投入成本，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)資源實時共享，規(guī)范檔案信息化利用以及制度建設。除此之外，高等院校還應當積極建立完善檔案管理工作的傳輸流程與信息傳送流程，積極引入多媒體技術、計算機技術以及互聯(lián)網(wǎng)技術。單就計算機技術而言，可以引入資源建設技術、資源縮微技術以及資源掃描技術開展檔案信息處理工作，借助云平臺技術可以實現(xiàn)檔案信息智能化發(fā)展，構建完善的信息服務平臺，助力檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。為實現(xiàn)這一目標，還需各個部門通力合作，完成檔案管理工作創(chuàng)新任務，并且確保檔案信息管理可以滿足人員調取資料查詢需求。在檔案管理環(huán)節(jié)實現(xiàn)顯著提升管理效率這一目標，確保檔案管理信息發(fā)揮最大的價值。

四、高校檔案管理信息化發(fā)展趨勢

1.多元化發(fā)展趨勢

隨著社會現(xiàn)代化程度的不斷提高，檔案信息也逐漸朝向多元化方向發(fā)展，雖然傳統(tǒng)電子文本資源、互聯(lián)網(wǎng)資源以及音像資料都是重要的檔案資料，但高校檔案管理形式主要以紙質為主，在信息化技術引入后，雖然檔案信息管理模式發(fā)生轉變，但針對信息儲存空間以及信息儲存時間都有著極其密切的要求，因此，需要對檔案儲存結構展開合理配置，電子資源可以作為檔案管理備份的重要手段，拓寬到學籍檔案接收環(huán)節(jié)以及歸納總結環(huán)節(jié)，高校檔案管理工作朝向多元化發(fā)展。

2.多樣化發(fā)展趨勢

隨著檔案管理信息化建設工作日漸深入，傳統(tǒng)影像資料、電子資料以及紙質資料也逐漸呈現(xiàn)多樣化特征，以各種形式出現(xiàn)的信息資料不斷占領市場。在高校檔案管理工作改革背景下，傳統(tǒng)紙質載體無法滿足檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展需求。在現(xiàn)代化信息技術日益發(fā)展的背景下，檔案信息形式也越發(fā)多元，因此，檔案資料種類也逐漸呈現(xiàn)多樣化發(fā)展趨勢。

五、結語

總而言之，高校檔案管理工作發(fā)展需要得到信息化技術的助力與支持，二者之間具有諸多互通之處。高校可以通過轉變傳統(tǒng)檔案管理觀念，提升對信息化建設的重視、加強檔案管理隊伍建設、提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)、加大信息化設備投入力度、提升檔案服務水平，以及建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)、引入安全保障體系、引入虛擬式檔案管理、提升檔案信息利用率等方式來開展高校檔案管理工作信息化建設。這不僅顯著提升高校檔案管理業(yè)務水平，還為高校學生帶來更加優(yōu)質、高效的檔案信息服務。

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（作者單位：天津醫(yī)科大學綜合檔案室）

作者簡介：夏宇飛（1984—），女，漢族，吉林人，碩士研究生，實驗師，研究方向：高校檔案管理。