事業單位檔案管理信息化模式構建研究

摘 要：2021年1月1日施行的新修訂的《檔案法》中，增設信息化建設專章。說明信息化、智能化是檔案管理未來的發展方向。本文以廣東省某事業單位為例，對當前該事業單位檔案管理信息化模式構建現狀進行說明，并分析其中存在的問題，最后，結合該研究院實際情況提出事業單位檔案管理信息化模式的構建路徑，為相關人員提供管理實踐經驗。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化模式

隨著科技的發展，智能化、信息化是未來時代的發展方向，信息技術已經融入人們生活的各個方面。對于事業單位檔案管理而言，也要順應時代發展，朝著信息化、智能化發展。傳統檔案管理主要以紙質檔案存貯為主，當查詢檔案時，需要對實體檔案進行翻閱，會對檔案實體造成一定損害，進而影響到檔案的保存。如今的檔案管理已經實現數字化、信息化，極大程度上提高了檔案的利用率，但部分事業單位在構建檔案信息化管理中存在有待完善之處，本文對廣東省某事業單位的檔案管理信息化構建現狀進行說明。

一、事業單位檔案管理信息化模式構建現狀

某事業單位某市教學研究院，主要負責為教育改革與教育決策提供相關服務。由于該教學研究院成立時間較晚，因此在成立之初，便開始了檔案信息化建設。截至2020年，該教學研究院已經成為國家級數字檔案館。下文便從人員、基礎設施、檔案資源、服務利用四個角度對該單位的檔案管理信息化模式構建現狀進行分析。

1.人員方面

該教學研究院檔案管理人員配備方面較為薄弱，不存在專職檔案管理人員，具體檔案管理工作由其他崗位工作人員兼職。兼職人員也不具備專業的檔案管理知識，將檔案管理工作當作臨時工作，有相關需求時便應付完成，沒有工作、任務時，便從事自己的本職工作。同時，單位內部管理人員并沒有對其開展針對性的培訓，導致兼職人員的檔案管理觀念較為落后，業務不精通，操作規范程度較差。而且，內部人員配備方面存在著變動頻繁的現象，兼職人員往往剛開始熟悉業務，便被調離工作崗位，新接手又需要重新學習和熟悉，這便使得該研究院檔案管理人員穩定性不高，制約了該研究院檔案管理的發展。

2.基礎設備設施

（1）硬件設備設施方面。該教學研究院檔案管理基礎設施可分兩方面進行說明，分別是硬件設施、軟件設施，具體如下。

一是硬件設施方面。該教學研究院檔案管理機房采用封閉式管理，配備了交流電源。內部存在若干服務器，分別在核心數據庫以及各類內網進行分別部署。存儲方面配備了若干套磁盤陣列，總容量接近60TB。隨著信息系統運行時間的推移，檔案管理數據量也在迅速增加。硬件方面的問題也隨之凸顯。該教學研究院檔案管理部門的服務器并沒有配備冗余設備，若出現故障，信息管理系統便會硬質運行。而且入侵防御相關設備并不齊全，僅在局域網中安裝了入侵檢測設備以及相關防火墻，政務內網并未安裝。此外，部分硬件設備由于年限久遠，已經出現老化現象，難以滿足新時代檔案管理信息化的需求。

二是軟件方面。該教學研究院檔案管理并未建立統一的辦公系統，相關檔案文件的傳輸方式為互聯網傳輸。歸檔方面則采取線下歸檔方式，并未實現實時進館。隨著運行時間的推移，整個軟件系統已經出現了緩慢、卡頓現象，影響了檔案的管理效率。

3.檔案資源、服務利用

（1）檔案資源方面。該教學研究院檔案管理內部電子檔案八成以上為文書檔案。其他類型的資源雖然存在對應數據庫，但內部數據較少。整體來看，檔案資源體系較為單一，內容豐富性較差，不能滿足如今多元化的利用需求。

（2）檔案服務利用方面。雖然管理人員采用了新的服務方式，開通了微信公眾號，建設了線上網站。但網站瀏覽量較低，微信公眾號的粉絲較少，意味著該單位的檔案管理信息化利用率較低。而且，內部工作人員仍然習慣手工查賬，并沒有達到信息化建設的預想效果。

二、事業單位檔案管理信息化模式構建問題分析

結合上述教學研究院現狀，對其存在的問題進行分析，可概括為檔案意識薄弱、管理觀念落后、制度不健全、基礎設備設施缺乏、隊伍穩定性較差等方面原因，具體如下。

1.檔案意識薄弱

該教學研究院對于檔案管理的重視度不夠，導致檔案管理工作在單位內部的各項工作中并不顯眼，極易被領導忽視。部分領導認為檔案管理工作不存在實際成效，也不會為單位帶來實際經濟效益，只要重要檔案不丟失，能夠隨時查閱到便可。在此種檔案管理意識下，工作人員覺得檔案管理屬于幕后工作，對其重視程度較低，工作做好做壞對于自身待遇并無影響，這也是制約該單位檔案管理發展的根本原因。領導沒有足夠的重視，員工沒有積極主動的工作態度，便難以推進檔案管理信息化構建。

2.信息化管理觀念落后，制度不健全

當前，該教學研究院內部工作人員在檔案接收、歸檔方面仍然采用傳統手工方式進行。造成此現象的原因在于部分工作人員年齡偏大，對于新興事物的接受能力較弱，信息化管理觀念較為落后，使得管理手段及效率較低。

此外，該單位內部沒有建立完善的檔案管理制度，也沒有專職的檔案管理人員，在管理方面隨意性較大。所歸檔的材料沒有按照相關標準進行收納，分類不嚴謹，導致檔案管理資源的浪費，使得線上利用率較低，阻礙了檔案管理信息化建設。

3.基礎設備設施缺乏，隊伍穩定性較差

（1）內部硬件設備設施較為老舊，運行效率較低，軟件設備設施不健全，殺毒軟件、管理軟件、辦公系統不完善，造成此現象的原因是相關管理人員對于檔案管理工作不重視，使得基礎建設方面的資金投入不足，難以建設符合現代需求的基礎設備設施。

（2）人員穩定性較差，檔案管理方面工作崗位輪換較為頻繁。究其原因是單位內部缺少專業人才，人才培訓不到位。由于該單位內部計算機領域人才較為缺乏，當年輕人才考入檔案管理部門后，經過一段熟悉時間便被調入其他部門，新接替人員尚未經過信息化教育，對于檔案管理工作未能進行深入研究，造成了人才留不住、檔案管理工作人員不專職的現象。

三、事業單位管理信息化模式構建路徑

針對該單位內部檔案信息化構建現狀，經過分析后，可從下列四方面入手進行事業單位檔案管理信息化構建。

1.加強宣傳，提高檔案意識

領導對于檔案管理工作重視度不高屬于普遍現象，而領導對于檔案管理工作的重視程度取決于政府對于檔案管理工作的重視程度。因此，提高檔案意識應當從單位外部，即相關領導部門入手，可根據單位信息化構建現狀，在相關部門與內部領導兩個角度提出提高檔案意識的建議。

（1）相關部門加強對檔案事業的規劃。相關部門應當提高對檔案管理工作的重視程度，以此促使單位內部領導重視檔案管理工作。首先，將檔案管理納入社會發展規劃。檔案管理記錄著單位的發展歷程，是單位開展各項工作的基礎，其管理工作的好壞標志著單位整體管理工作的效率。因此，相關部門可將檔案管理工作納入對事業單位的任務考核中，以具體考核的形式，促使單位領導重視檔案管理工作。其次，將檔案管理信息化融入電子政務。當前，我國高度重視電子政務的發展，而電子文件是電子政務發展的基礎。檔案管理信息化建設的目標便是對電子文件進行高效利用。所以，相關部門可以此作為契機，督促教學研究院加快檔案管理信息化建設的速度，以此推進該單位檔案管理信息化建設。最后，對該單位行政管理部門加強監督及指導。對于教學研究院而言，檔案管理的信息化建設難度較大，不但缺少專業人才、建設經驗，還缺乏相應資金，對于文件標準難以準確解讀，亟須上級部門加強對下監督與指導。相關部門可定期對下開展業務培訓，并加強對基層的考察調研，做到及時發現問題，及時解決問題，以此在教學研究院中創造出爭先創優的建設氛圍。

（2）廣泛宣傳，提高職工的檔案管理意識。除了需要提升領導的重視程度以外，還需要提高單位職工的檔案管理意識，這便需要單位領導開展一系列措施提高職工的檔案管理意識，進而達到提高檔案利用率的目的。可從組織學習培訓，轉變職工思想觀念入手。對于單位職工定期組織培訓，貫徹上級精神，改變職工的傳統思想，提高其對信息化的認識。同時，組織技能培訓，提高職工對于現代化信息技術的使用能力，使員工從信息化建設的旁觀者變為實施者、參與者，能夠熟練使用信息管理系統，為信息化建設提出合理的業務需求以及建議，進而達到在實踐中提升信息化建設水平的目的。

2.完善管理制度，創新利用形式

針對該單位信息化觀念落后、檔案資源單調、信息化利用率不高等問題，可從下述三個方面入手進行改善。

一是改變傳統管理觀念，完善管理制度。信息化觀念落后是制約該單位檔案管理信息化建設的重要因素。由于檔案管理工作人員對于新技術、新模式的接受程度不足，使得檔案管理信息化建設程度難以推進。對此，管理人員應當加強對職工思想觀念的引導，使其意識到信息化是大勢所趨，必須要改變以往的傳統管理觀念，才能順應時代發展。管理人員可通過實踐指導，使職工意識到信息化的便捷性，以此提高職工對于檔案管理的接受程度。此外，在完善管理制度方面，管理人員可基于現行《檔案法》《檔案法實施辦法》等相關文件，以教學研究院內部實際情況為準，從保密機制、安全防范機制入手，建立完整的崗位責任機制以及檔案查閱、利用機制，以此對檔案管理形成約束，為信息化建設提供制度保障。

二是完善檔案資源體系。針對該單位內部檔案資源單一的問題，管理人員應當加強監督，實現檔案資源的應收盡收，并對檔案資源收集的完整性進行檢查，設立專門檔案室，提高檔案保存條件，杜絕檔案遺失現象的發生。以此為基礎，建立檔案數字化整理中心，將所收集的檔案資源悉數掃描錄入管理系統，由文檔中心進行統一管理。同時，可著力于豐富館藏資料，結合地方特點，提高檔案征集力度，建立檔案專題庫，豐富館藏資源。

三是創新利用形式，提高利用效果。在做好檔案查閱的基礎上，管理人員應當緊跟時代發展，緊扣公眾需求，創新檔案的利用形式，以此形成多樣化的檔案服務利用。管理人員可從兩點入手。一方面充分發揮檔案的教育功能，在網站中設置愛國主義教育模塊，建成線上黨性教育基地。定期開展活動，向公眾宣傳檔案相關知識，并介紹檔案的查詢、利用流程；另一方面充分利用線上渠道，定期在網站、微信公眾號、短視頻平臺中講解檔案知識。建立線上展示廳，展示館藏資料以及圖片，并設置專題對檔案資源進行挖掘。管理人員應當結合地方特點以及公眾實際需求，進一步創新檔案資源的利用形式，以此提高檔案的利用效果。

3.加大資金投入，完善基礎設備設施

對于基礎設備設施方面，該教學研究院應當積極爭取資金，合理規劃資金用途，對硬件設備設施、軟件設備設施進行完善。

一是積極爭取資金支持，合理規劃資金用途。由于檔案管理信息化需要巨額開支，為緩解資金壓力，管理人員可向上級部門積極爭取資金投入，加強與主管部門的溝通，爭取財政支持。合理規劃資金方面，需要管理人員結合單位內部情況，循序漸進地推進信息化建設，將資金投入必要的硬件設備中，并充分利用舊硬件設備。在布設服務器時，可考慮將服務器、存儲設備設立在同一機場中，與其他電子政務系統共用安全系統以及防護設備，最大限度地減少建設成本。

二是完善硬件、軟件措施。管理人員應當對現有硬件設備設施進行嚴格檢測，篩選出其中不能繼續使用的設備進行更換。對于運行效率較低，但可正常運行的硬件設備，考慮對其進行優化。同時，按照B級標準對機房進行建設，擴充磁盤陣列、增設服務器，并預留充分的存儲空間，在機房內部布置恒溫恒濕系統，提高硬件設備設施的運行穩定性。軟件方面需要建立統一的OA系統。管理人員可邀請業內專家、技術骨干結合單位內部實際需求，共同開發辦公軟件，做好檔案管理信息系統的集成開發工作，保證檔案文件能夠及時、安全歸檔，最大限度地提高檔案管理效率。

4.加強隊伍建設

為解決教學研究院檔案管理的人才困境，單位需要加強人才隊伍建設，具體可從以下兩方面入手。

一是優化專業結構。為建設高素質人才，管理人員在上報招錄標準時，應當以信息化、計算機專業為主，公共管理專業為輔，結合單位內部實際人才結構，補齊單位內部的專業短板。

二是優化年齡結構。雖然年長職工有著較為豐富的工作經驗，但接受新鮮事物的能力不足，年輕職工具有較強的創造能力與接受新鮮事物的能力。管理人員可根據當前單位內部人員年齡結構進行平衡，以老帶新的模式進行優化，將年長職工的工作經驗傳授給年輕職工，并逐步優化人才隊伍，最大限度地提升檔案管理事業的活力。

四、結論

綜上所述，事業單位檔案管理信息化建設中存在諸多有待完善之處，本文以某教學研究院為例，通過對現狀的分析，說明其中有待完善之處，并從四個方面提出信息化建設路徑，相關人員可從上述入手，提高事業單位內部的檔案管理信息化建設效率。

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（作者單位：濟南市教育教學研究院）

作者簡介：尹君（1983—），男，漢族，山東肥城人，檔案管理員，本科，研究方向：檔案管理和電子檔案安全。