提升企業檔案管理工作實際效能和方法策略

趙磊

對于企業而言，檔案管理是企業經營活動中的重要管理內容。可以對企業在歷年發展過程中的各項業務記錄數據等進行歸檔，為后續企業決策提供相關的依據。而隨著我國社會生活的進步，信息技術逐漸應用到企業的方方面面，為企業提供動力以及革新的契機。企業檔案本身蘊含著很多的企業發展資料和企業信息，因此企業就要重視檔案的收集和管理，進而促使企業能夠有效提升管理效能。當下很多企業在檔案管理方面，現狀不容樂觀，不僅沒有加強企業檔案管理的認知，也沒有設置專門的檔案管理人員，更別提企業檔案管理的創新手段了。因此，企業要面對檔案管理的全新格局，加速如今的數據化管理和信息化建設。因此，筆者將依據新時期的檔案管理特點和需求，提出企業檔案管理的全新策略，提升企業檔案管理的實際效果。

一、企業檔案管理工作的時間價值

企業檔案管理具有極為重要的現實意義，在這項工作中包含著企業信息檔案的歸檔與管理活動。檔案管理在我國有直接的檔案館和檔案室，對各類信息進行歸檔管理，并提供服務。這也是國家檔案事業的一部分。檔案管理工作對于企業而言尤為重要，它主要是對企業機密性政策性以及相關內容的記錄。檔案管理工作具備嚴格的技術體系和專業性。企業可以在嚴謹操作的基礎上制定崗位技術流程，設立專門的檔案管理工作人員，開展系統的企業檔案工作。同時還要注重管理技術的提升，進行檔案工作的信息化建設，有效面對這一進程中企業檔案管理工作的全新挑戰。

檔案工作有一定的特殊性和重要性，為企業管理者實施管理制定戰略決策，具有重要作用，提供相關的決策依據，雖然檔案管理工作是一項基礎性的工作，但也是企業管理過程中的一部分。從另一種角度上說，企業的檔案管理不僅是一項事務性工作，同時也是企業內部管理水平的體現，決定了企業的管理技術革新能力。另外，企業檔案管理工作也能發揮有效地保障作用，主要包括機關工作的考察憑據，利于企業內部管理績效考核，另外就是企業進行生產建設的重要指標，歷年的生產數據，為接下來的生產活動作出指導，也能夠提供經驗教訓。還有就是對企業管理工作的支持度。

總之，在企業的檔案管理過程中，具有非常重要的意義所在，做好企業檔案管理工作，能夠為企業挖掘豐富的信息資料，為企業在生產活動以及各項管理過程中提供有效的依據；企業的檔案資料也是企業發展中的重要信息留存方式，進而針對整體的文書檔案，人事檔案進行有效地統籌和管理。在檔案所記錄的內容當中，包含各項大量的對企業發展有用的信息，能夠為企業長久發展提供數據保障，企業必須有效留存重要這些信息資料，活化為后續發展提供建設性指導意見。

二、企業檔案管理工作中存在的問題

1.企業人員檔案管理意識不足。首先在企業檔案管理工作中，最大的問題就是企業內部缺乏科學的管理體系，以及整體的科學認知能力。企業必須結合有效的管理流程，提升檔案管理人員的科學操作和管理意識，進而充分了解企業檔案管理工作的重要性，提升整體的管理責任態度，進而改善企業檔案管理工作的水平和現狀。因此，企業檔案管理過程中要建立有效的統籌和規劃，企業各項管理人員、基層員工都要對企業檔案管理工作有所認識，但傳統企業中很少有企業能夠真正將檔案管理工作普及到各個基層各個員工。這也就導致了企業各項管理人員及員工對檔案管理工作的認識和理解存在很多誤區，知之甚少。還有部分企業雖然具備基本的探究和實踐過程，但是整體還缺少檔案管理工作的操作能力和有效技能，認為就是簡單的將文本檔案進行歸檔處理即可。對于檔案管理工作的建設，也沒有有效把握更不會去重點管理企業檔案管理人員，對其進行專業培訓，他們的意識較貧乏。對企業管理檔案的要求，僅限于最基本的檔案歸檔工作，對后續檔案的相關處理工作基本毫無頭緒，甚至并沒有將檔案利用起來，為后續的企業發展活動提供決策依據。

2.企業檔案管理人員素質有待提高。企業檔案管理過程中存在的問題就是檔案管理人員的素質問題，一般企業檔案管理人員在檔案管理的過程中要有一定的專業知識和理論作為基礎，才能夠提升整體檔案管理工作的效果，實現全新的規范化科學化管理局面。當下很多企業檔案管理工作的操作進程中，都是由普通的員工進行操作，并沒有招錄專門的工作人員進行專業檔案管理，他們不具備檔案管理的常識以及專業能力，整體綜合素質有待提高。因此，在企業檔案管理工作中就出現了檔案管理工作不到位，檔案管理缺乏實效規范性，對企業工作沒有產生實際的幫助等現象。有些管理者在企業的管理過程中，甚至隨便挑選一名員工對企業的各類信息檔案進行歸類，存儲由于員工對于檔案信息管理的技能不足，往往會導致企業檔案管理過程中出現各種紕漏，甚至損害企業的檔案內容，或者將檔案內容泄露給同行競爭對手等，這種現象屢見不鮮，如果還沒有將企業檔案管理重視起來，沒有將管理人員的專業技能作為管理工作的重要一環，那么將為企業埋下很多隱患。這些隱患都將影響企業后續的管理工作，且局限企業的長期發展，甚至有害企業的利益。

3.企業檔案管理缺少有效的分類。企業檔案管理工作過程中，還要具備有效的分類和統籌規劃能力。但是如今很多企業檔案管理的分類結構還存在著一些實際問題，缺乏專業的分類統籌能力。同時，檔案管理人員對技術內容并不了解，因此在檔案分類編研工作上仍然存在很多問題。在企業檔案門類方面可能不夠完善，無法涵蓋企業所有信息內容，檔案結構不夠合理，檔案的信息質量也不夠過關，這些現象都嚴重影響了企業在檔案管理過程中的編研和整理工作。而且也對企業信息管理工作提出更大的難點，相當于企業的檔案管理工作根本沒有發揮出實效，也無法為企業的管理工作提供決策支持，甚至可能會由于企業檔案分類結構缺乏科學的判斷依據，出現檔案管理中的混亂局面。而且如果企業沒辦法對檔案管理分類作出合理的規劃，可能還會影響企業信息研究的時效性及推廣性，讓企業在檔案管理過程中無法發揮出實效，也無法利用檔案管理的內容為企業決策作出依據，從而有效地開展企業常規發展活動。

4.企業檔案管理整體效率不高。企業檔案管理利用率低下，也是一個重要的問題，企業要結合檔案進行數據的提取，是企業檔案管理的目的之一。而當下很多企業將檔案管理視為流程化，工作甚至并沒有設檔案管理部門，這就使得企業很多歷史發展資料以及保密性數據難以進行統籌規劃，為企業后續戰略服務計劃的制定作出相關依據。而且這種情況也使得企業檔案信息的編研成果有效性降低，被利用的可能性也減弱，對企業各種信息和載體的文件歸檔都難以實現，高效性檔案管理措施難以發揮實效。使得企業很多檔案最終出現丟檔、錯檔、亂檔等各種問題。也會縮短企業檔案壽命，難以發揮企業自身的檔案管理價值。

三、提升企業檔案管理工作的手段和策略

1.加大企業檔案管理的整體統籌效果。在企業管理過程中必須具備較好的系統調和統籌能力，才能提高企業檔案管理工作的整體效果，實現較為科學的檔案管理局面，將檔案收集工作作為檔案管理的第一環，努力做好檔案的接收工作，以及對檔案完整度的查驗工作，還有檔案的利用價值和質量等方面的篩查工作，這一系列工作都是企業檔案管理收集工作中的重要內容。同時，隨著企業的不斷發展，各種各樣的企業檔案載體都逐漸產生，除了文本類檔案還會出現視頻類檔案，還有電子檔案等，這些都是企業檔案管理的范圍之內，要加強檔案的管理和收集工作，暢通收集渠道，并且將有價值的檔案信息全部歸檔。同時在企業檔案管理收集的過程中，還要注意將檔案分類進行合理化，盡量對企業的各式各樣檔案分門別類便于后續查看，也便于所有信息歸檔，避免信息泄露，避免信息丟失等。企業信息檔案分類結構合理，才能夠讓企業檔案編研顯出成果，從而對企業后續的發展建設工作做出可行的建議和數據指導。另外還要提升企業管理人員在管理工作中的重要性，讓企業管理工作人員在檔案收集的過程中高度重視檔案收集工作，完善檔案管理和整合的實施策略，創新檔案邊緣理念為檔案收集工作做好各項準備，提高檔案收集時效。

2.建立企業檔案管理工作的實施細則和制度。企業檔案管理工作中，還需要結合實際需求建立完善的檔案管理制度，在檔案制度建設的過程中實施有序管理，并且能夠為企業的項目實施作出依據，確保檔案資料完整準確。眾所周知，有章可循才是企業管理工作的重點，關鍵企業檔案管理也是管理工作中的一環，一樣需要完善的管理制度，成文的管理要求才能讓管理工作人員有章可循。另外再對企業的檔案進行收集之后，還要將檔案的歸檔和移交工作做好。一般來講企業的檔案將會移交給企業的檔案室統一管理，對于日常的檔案借閱利用，以及存檔都要有嚴格的規章制度，并不是每一個人都可以直接借閱，即使借閱之后也要定期歸還，企業還要定期對檔案內容進行盤點，對于丟檔的內容及時巡回，形成完善的檔案管理機制。而且企業在制定檔案管理規章制度的時候，也要充分結合企業自身的管理現狀以及管理章程，避免在企業檔案管理過程中與其他管理制度相沖突，建立出縱橫交織的檔案管理體系，協調企業內部各項管理活動。另外企業檔案管理還要做到腦勤手勤和腿勤。不僅要對檔案資料做好收集，還要將音像資料，實物資料以及電子文件等珍貴的企業活動素材進行歸檔，收整完齊，從而為后續的工作做好準備。這種資料的收集可以為企業提供可靠的檔案信息資源，不僅對于企業后續的宣傳和生產活動有所幫助，還能夠充分保證企業檔案的完整性。

3.營造企業檔案管理文化氛圍加強意識。在企業檔案管理過程中，還要充分注重對企業檔案管理工作人員管理意識的加強，而且也要在企業過程中實行全員檔案管理，做好檔案管理宣傳工作，并且在企業中營造一種檔案管理的文化氛圍，讓文化深入到企業的管理中，從而讓企業各層員工及管理人員從內心深處認識到企業檔案管理的重要性。眾所周知，文化對于一個企業發展而言具有重要的影響作用，企業可以通過對企業內部檔案管理文化氛圍的營造，使得企業內部每一個員工深刻認知到檔案工作的必要性，對公司檔案管理工作作出配合，并且將可靠的資料交于公司檔案管理部門存檔，讓檔案管理工作能夠在全公司有效開展起來，同時公司各層管理人員也要對檔案管理工作作出指導，檔案管理專業人員要認真負責確保檔案的完整性，并且讓檔案管理工作能夠不斷創新，提高工作效率。最重要的就是企業檔案管理工作人員在收集檔案信息的過程中也要注重對企業檔案的信息真實性作出篩選辨別，堅決將虛假的業務信息資源收入到企業的檔案庫中。求真務實，明辨是非，才能真正將企業的檔案管理工作做到實處。

4.做好企業檔案管理信息化建設工作。隨著信息化的不斷進步，企業在進行檔案管理過程中，也要逐漸完善信息化建設工作，將檔案管理與企業的信息化同步，讓企業的信息網絡能夠在各個檔案管理子系統中發揮功效。從檔案的建設標準和業務規范上面進行統一。從信息獲取加工處理以及各項保密工作方面統一到子系統的數據庫中進行操作，而各種信息的格式也要有所規定，規范納入企業統一的信息管理要求中去，切實保證企業各項檔案內容能夠有效的歸結到企業的電子信息系統中。同時還要建立以檔案管理部門為主的核心管理信息系統。由檔案管理部門進行監督，各個企業部門可以上傳各項檔案資料，當然檔案資料的上傳標準也要進行規范上傳，內容也要有所限制，并不是所有的信息資源都能列入公司的檔案管理中無效的信息可以直接剔除。最后還要建立以信息開發利用為重點的檔案管理監督機制，在企業信息系統檔案管理運行過程中，檔案管理部門應該對企業的各項信息做好監督管理工作，對適宜公開的企業檔案資料可以共享，而保密性質的企業檔案資料則要限制使用，所有需要調用企業保密性資料的部門，都要提前作出申請并且給出合理的使用原因，不斷深化企業檔案信息化管理的步伐。而且，企業在檔案管理信息化建設過程中也必須不斷更新理念，持續創新檔案信息化管理方式方法，并且對企業檔案信息化的有效性加以提升，讓企業檔案管理工作真正落到實效。

5.創新工作思路理念，提高利用頻次。在企業檔案管理過程中要不斷創新工作理念，并且提高檔案的使用率，這樣才能讓企業的檔案管理工作真正發揮其應有的效果。企業的拓展服務功能是企業檔案工作發展的重要因素，因此企業管理工作人員要充分認識到檔案管理工作的重要性。企業檔案管理人員也要不斷創新理念、解放思想、突破局限，檔案管理工作并不是僅收資料、存資料這種簡單的工作，而應該突破自我封閉，更換思想。堅持將企業的檔案管理工作創新并加以有效改進，逐漸優化檔案管理實效。企業檔案管理工作需要以公司的核心業務、營收為最基本目標，做好各項檔案信息歸檔工作，并且跟隨時代發展趨勢，將當下各項企業檔案管理技能和科學的方法吸收并加以利用，拓展到企業自身的檔案管理工作中來。同時企業檔案管理工作人員也要處理好企業檔案保密性的工作，對于保密性較強的文件一定要嚴格存檔并且調取規范。在企業管理過程中，一定不能僅僅死守傳統的檔案管理理念，要逐漸走上信息化的道路，不斷創新、不斷進步，利用當代信息技術對檔案管理加以研究，逐漸優化企業內部檔案管理的方法，制定出適合本公司的檔案管理規范。檔案管理工作人員也不能僅僅將檔案收回來存檔就完成了任務，而是應該對其加以利用，在各項工作中能夠有效服務。將檔案編研工作做到極致，從而提高整個公司檔案管理的效率以及利用率。

四、結語

在企業各項管理活動中，檔案管理就是企業各項信息資源的重要管理工作。企業工作人員必須將檔案管理工作落到實處，對企業檔案管理過程中的各種問題加以改進，提升企業檔案管理人員專業素質，對檔案管理的分類結構科學規劃，提高檔案管理利用效率，制定企業檔案管理工作制度，讓檔案管理工作人員有章可循，為企業可持續發展作出應有的貢獻。

（作者單位：中央儲備糧高臺直屬庫有限公司）