?物聯網技術賦能高校檔案管理

閆軍玲

近年來，我國高等教育事業發展迅速，高校在校生數量呈逐年增長的趨勢，這在為人才培養作出巨大貢獻的同時，也給高校檔案管理工作帶來了挑戰。我國高校目前的檔案管理方式仍以人工管理為主，對物聯網技術的應用尚不成熟，這與管理人員思想層面上不重視、資金投入較少、管理制度及技術標準不統一等緊密相關。現對物聯網技術應用于高校檔案管理工作存在的問題進行思考，并提出優化策略。

傳統的檔案管理依賴人工，在互聯網時代，信息內容變得愈加繁雜，僅依賴人工進行檔案管理存在效率低、定位困難、安全性差等諸多問題，傳統的檔案管理方式已經無法適應社會發展的需要。隨著信息技術的日新月異，各行各業開始重視物聯網技術的應用，許多高校也積極將這一技術引入檔案管理工作中，以期提高檔案管理工作水平。

物聯網技術概述

物聯網在互聯網技術的基礎上衍生發展而來，利用智能傳感器等感知設備，使人與物、物與物能夠通過網絡相互連接，從而進行信息處理、交換和共享。物聯網技術覆蓋廣泛，包含智能識別、聯機監控、定位追蹤、安全管理等多種功能。物聯網技術能將多種設備整合起來，實現對信息的智能化處理，對多項事物的智能化控制，大大提高工作效率，因而被廣泛應用于各個領域。

物聯網的特點

物聯網具有全面感知、可靠傳遞、智能處理三大基本特點。全面感知，即利用射頻識別技術和傳感器等感知設備，隨時隨地識別和采集被感知物體的信息。可靠傳遞，即通過電信網與互聯網的融合，將物體信息進行實時、準確的傳遞。智能處理，即利用云計算、自動識別等智能計算技術，對海量數據和信息進行分析和處理，基于存儲和積累的數據信息，通過對特定場景下的規則進行分析，從而使信息處理規則適應業務的不斷變化，滿足不同用戶的需求，實現智能化控制。隨著技術的日新月異，物聯網呈現出更加精細化的特征，在信息傳遞的過程中，如在溫度、濕度等變量的檢測過程中，精確度不斷提升，為數據進一步的精細分析奠定了基礎。

物聯網關鍵技術

物聯網關鍵技術主要包括射頻識別技術、無線傳感技術、云計算技術。

感知層作為物聯網的核心和基礎結構，是信息采集的關鍵要素。射頻識別技術由電子標簽、讀寫器和天線組成，其最突出的優點是非接觸識別。電子標簽的使用壽命長，可以反復讀寫和刪除，并且在信息讀取上不受尺寸與形狀的限制，對識別對象的狀態也沒有嚴格的要求，可以實現移動識別和動態追蹤，在圖書館信息化系統、門禁系統等領域得到了廣泛應用。無線傳感技術將傳感器、通信技術相融合，適用于追蹤和監測等任務，并且可以實時獲取最新信息數據。云計算技術具有規模大、虛擬化、安全性強等特點，通過構建云平臺可以將海量信息存儲于虛擬空間，隨時隨地調取數據，還可將檔案信息進行智能處理，因虛擬化的特點，其在一定程度上具有易保存、安全風險低等優勢。

物聯網技術應用于高校檔案管理的意義

物聯網技術應用于高校檔案管理有利于實現管理信息化，有效提高管理效率。物聯網技術可以利用射頻識別技術的電子標簽完成實體檔案出入庫登記工作，讀寫器覆蓋檔案館后，僅需利用讀寫器讀取信息，便可以實現信息的錄入，節省人工貼標簽、登記出入庫的時間。讀寫器讀取的信息與數據庫中的信息相對應，通過網絡便可實時監測檔案的取出和存放情況，并能夠及時發現異常，以便工作人員采取相應措施；還可以在線對檔案進行整理，通過目錄索引對檔案信息進行及時完善，實現動態更新，大大提高了工作效率，擴展了服務范圍，減少了人工成本。

物聯網技術應用于高校檔案管理有利于實現檔案管理智能化，增強檔案管理的安全性。基于物聯網的門禁系統可以實現身份識別，自動判斷查閱者的查閱權限，查閱者意圖帶離其權限外的檔案時，門禁系統會自動發出警示或通知館內安保人員。基于物聯網的環境監測系統可以實現對檔案館內環境的實時監測，接收到不符合檔案存儲條件的信息時會自動進行調節。基于物聯網的火警系統還可以通過傳感器對煙霧進行實時探測，具有自動報警以及監控火災位置的功能。

物聯網技術在高校檔案管理中應用的現狀

技術應用層次淺，管理理念落后

隨著高等教育的信息化發展，各高校都開始重視檔案管理的信息化建設，但是大多數高校的檔案管理工作仍然以人工管理方式為主，所使用的信息化系統僅發揮輔助作用，智能化程度低。具體表現為：在檔案出庫入庫方面，臺賬不清晰，甚至存在人工記錄與信息系統交叉錯亂的情況；在檔案查詢以及信息完善方面，無法實現一鍵搜索精準定位，例如學生的評優資料入檔時，需從大量檔案中尋找評優相關檔案，并將相關資料存入，效率低下；在檔案存儲方面，僅進行簡單的文檔錄入存儲，未進行分類歸檔，信息化建設之前的檔案資料并未錄入，以至于用戶無法系統地查詢結果；在軟件配備方面，檔案管理軟件多為單機軟件，僅具備單一的目錄查詢功能，難以滿足檔案管理工作者及學生的需求。

管理觀念落后，高校領導層不夠重視，認為在固有的管理模式中，淺層次的技術應用足以支撐具體的管理活動，僅看到了物聯網技術相關投入所需的巨大成本，而忽視了物聯網技術應用的廣闊前景。還有一些高校盡管投入了足夠多的資金，加強了自身的軟硬件設備建設，但是管理人員的職業能力素養不足，甚至多數管理人員非計算機或檔案管理專業出身，難以有效利用新技術開展工作，造成資源浪費；在軟硬件設施損壞需要維護時，難以正確應對，阻礙了工作的有序開展。

軟硬件配套不足，資金投入較少

物聯網技術的應用需要先進的設備作為載體，先進的設備配置需要大量的資金投入。然而，高校領導層的檔案管理工作理念陳舊，導致校方對現有資金進行規劃時更多向校園建設、科學研究、教學用具等方面傾斜，而對檔案管理工作的投入較少。投入不足又導致物聯網技術在高校檔案管理工作中的效用無法充分發揮，高校領導層無法看到實際的效果提升，導致投入的積極性愈發降低，形成惡性循環。

管理標準難統一，使用受到限制

高校對檔案管理工作信息化、標準化建設的重要性認識不足，管理上缺乏系統的制度，具有較大的隨意性。標準化建設不足的原因包含兩方面：其一是管理制度難統一，各個高校的具體情況不同，檔案管理制度的建立情況也不同，難以在區域內建立起統一的制度，導致物聯網技術在我國高校檔案管理中的作用不能得到充分發揮；其二是技術標準難統一，任何一個技術領域都需要統一的標準來規范，這樣才能保持穩定的秩序，然而物聯網技術領域在國際和國內都沒有統一的標準，導致物聯網技術的使用受到限制。

安全管理有風險，制度建設缺失

在科技飛速發展的時代，網絡的廣泛使用為各行各業的發展帶來了更多可能，但同時黑客攻擊、計算機病毒等形式多樣的網絡信息安全威脅也越來越嚴重，網絡信息安全一直是社會各界高度關注的問題。物聯網涉及的關鍵技術較多，高校在檔案管理工作中對物聯網技術的應用不夠成熟，工作人員素質與技術要求不相匹配等問題導致電子信息或實體檔案存在安全隱患。一方面是數據信息存儲安全問題，高校學生檔案體量大，其中涉及學生個人隱私的檔案一旦泄露，對學生個人生活以及學校聲譽乃至社會效益都會產生惡劣的影響，此外高校的財務檔案、制度檔案、合同檔案等也面臨被破壞、被盜取的風險。另一方面是實體檔案存儲安全問題，實體檔案對存儲環境有著較高的要求，空氣污染、環境潮濕、光照過強、蛀蟲蠶食等都對紙質檔案的存儲壽命有影響，因而需要對環境的各項指標進行監測，對存儲環境及時進行調整。傳統的檔案管理方式僅依靠人工記錄室內溫度、濕度等，安全防護意識不強，忽視了對安全器材的維護，且檔案數量龐大，盤點時間一般也相隔較久，并且盤點時僅檢查外部基本信息，檔案丟失或損壞都難以發現。

物聯網技術在高校檔案管理中應用的優化策略

轉變管理理念，引進專業人才

高校需要轉變檔案管理理念，深刻認識到物聯網技術在高校檔案管理中的作用，將智能化檔案管理作為管理工作的基本目標，積極引進物聯網技術并加以創新嘗試，充分發揮出物聯網技術的最大效用。

先進的技術要有先進的人才來運用，因此要強化人才隊伍建設。一方面，加強對檔案管理人員的技能培訓，以使其掌握檔案管理專業知識、計算機相關知識以及相應操作技能為目標，制訂培訓計劃，定期組織培訓，使檔案管理人員具備熟練使用相關技術設備的能力，能夠運用信息化技術開展高校檔案管理的各項工作。另一方面，在人才引進時，選擇一些檔案管理或計算機專業的相關人才，要求其在滿足物聯網技術使用基本技能要求的同時，具備軟硬件維護方面的能力，在系統出現問題時能夠及時進行修復，保障軟件的安全穩健運行。同時，檔案管理人員還應具備終身學習的意識，不斷提升自身的道德修養和職業素養，積極主動地關注物聯網技術及檔案管理相關訊息，不斷滿足新時期檔案管理工作的信息化要求。

加大資金投入，提高管理水平

先進的技術需要足夠的資金來支撐，引進物聯網技術需要諸多軟硬件設備的支撐和大量的資金投入，而這些設施設備需要進行長期維護和更新升級，這就意味著后續仍需要大量資金來維持設施設備的運轉。高校在做各項工作的預算時，要對資金進行科學合理的分配，給予檔案管理工作足夠的重視，充分了解檔案管理信息化建設的重要性，并對相關技術知識進行充分調查和分析，實現資金效益最大化。還可定期排查校園硬件設備設施，針對破損嚴重、無法滿足工作需要的舊設備，尋求變現渠道，在一定程度上補充資金。同時，高校應積極拓展融資渠道，構建多元化籌資機制，通過開設校辦產業、科研成果轉化應用、加強校企合作等方式，拓寬高校建設資金來源渠道，積極推進物聯網技術在高校檔案管理工作中的應用。

完善制度建設，構建統一標準

先進的技術需要完善的制度來規范。要將建立健全檔案管理制度納入高校管理計劃中，切實把檔案管理的各項工作落到實處。首先，細化檔案工作人員的分工，提高部門人員之間的配合度，明確劃分人員職責范圍，確保各區域工作權責清晰。其次，要優化檔案管理工作流程，系統制定檔案的入庫歸檔、保管存儲、設備維護、查詢借閱等制度，完善檔案管理制度體系，對檔案管理各項工作的開展進行嚴格規范，并對制度條例進行解釋說明，使制度發揮約束和規范作用的同時，更好地發揮指導和強化的作用，最大限度地發揮物聯網技術的價值。建立檔案管理突發事件應急預案，增強檔案管理人員的安全意識，提高其應對和處理突發事件的能力，保障檔案管理工作有序開展。

加強安全監測，智能管理檔案

先進的技術需要安全體系保障。物聯網無線傳輸信號易被破壞，因此在電子信息安全方面，必須加強對計算機設備及檔案管理系統的安全防護，將內網、外網結合使用，將涉及隱私信息的系統與外部公共信息網絡進行物理隔離，防止內部涉密檔案信息通過網絡連接流入公共網絡。實時監測物聯網節點的安全性，防范惡意程序的侵入和攻擊，保障電子信息安全。

在實體檔案存儲方面，充分利用物聯網技術的實時性特點，將環境監測調節智能化。通過在檔案室內安裝傳感器，實現對溫濕度的精準實時監測，保護對環境要求較高的紙質檔案，將溫濕度監測與空調系統互聯，當溫濕度情況不符合檔案存儲的要求時，自動發送信息至空調系統，隨即空調系統自動調節溫濕度直至符合要求。將光照強度監測與燈光控制系統互聯，當燈光控制系統接收到光照過強的信息時，自動調節燈光明暗度，同時向檔案管理工作人員發出警示，提醒工作人員及時采取開閉門窗等防光措施。對一些價值較高的重要檔案妥善保管，覆蓋讀寫器信號，實時監控其移動軌跡。

在檔案儲存場所安全方面，實現火警監測與消防系統互聯，在館內安裝煙霧探測器，在監測到有害氣體濃度過高時自動快速報警，同時發出警報，通知檔案管理工作人員迅速撤離，并與門禁系統互聯，防止人員在撤離現場時因遇到阻礙而受傷。

綜上所述，物聯網技術應用于高校檔案管理工作，可以實現檔案非接觸讀取、實時監測、定位追蹤等多項智能化功能，提高檔案管理工作的質量和效率，更好地滿足使用者的需求。同時，高校應當重視物聯網技術應用中的諸多問題，積極轉變檔案管理工作理念，接收并學習新技術，引進和培育專業技術人才，通過多元化渠道籌集資金，合理規劃，提高資金使用效率，制定嚴格的制度規范技術的使用。將物聯網技術滲透到檔案管理工作的方方面面，能夠有效提高檔案管理工作的水平和安全性。高校應不斷創新利用物聯網技術，對檔案資料進行深度挖掘，充分發揮物聯網技術的作用，使檔案內容價值得到最大化發揮。

（作者單位：齊魯醫藥學院）