后疫情時代高校檔案工作探析

孫麗梅

（濰坊學院 人事處，山東 濰坊 261061）

突如其來的新冠疫情給高校帶來了眾多不可預知的事件，這些突發(fā)事件、重特大事件檔案的收集、保管和利用程度，對于高校該類事件經(jīng)驗教訓的總結、高校安全的維護、高校治理體系治理能力現(xiàn)代化的進一步推進具有重要的參照意義。高校應迅速完善制度機制，堅持創(chuàng)新引領，做好突發(fā)及重特大事件檔案材料的收集管理、編研及公布利用工作，推動該類資源的有效共享，更好的服務學校工作，服務廣大師生，服務地方同類單位。

1 認真學習、及時領會文件精神，完善制度機制

《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》（國家檔案局令第16 號）和《關于加強重特大事件檔案工作的通知》（以下簡稱《通知》）分別于2020 年12 月、2022 年9 月由國家相關部門發(fā)布，對重特大事件檔案工作提出了十分明確和具體的要求。作為信息前沿的高校應迅速行動起來，對文件進行認真學習，領會文件精神，針對文件內(nèi)容結合學校實際進行細致的對標梳理，及時規(guī)范完善突發(fā)事件、重特大事件檔案收集管理利用工作流程，完善檔案工作制度和機制。

高校要充分發(fā)揮黨管檔案的制度優(yōu)勢，做好突發(fā)事件、重特大事件檔案各項工作。

一是加強部門協(xié)同。突發(fā)事件及重特大事件檔案工作涉及面廣、系統(tǒng)性強，許多工作需要應急管理部門等多個相關部門協(xié)同，高校應明確檔案工作責任部門、人員及職責，將檔案工作部門納入該類事件應對管理議事協(xié)調(diào)機制，實現(xiàn)檔案工作與突發(fā)事件、重特大事件各個環(huán)節(jié)工作的同步管理。

二是要有計劃地完善相關檔案工作制度。“求必欲得，禁必欲止，令必欲行”，高校檔案工作制度建設與有效實施是保障各項檔案工作順利開展的前提條件。為進一步規(guī)范學校檔案工作、強化責任意識，各高校應以《通知》的發(fā)布和施行為契機，結合自身工作實際，對現(xiàn)有的突發(fā)事件、重特大事件檔案工作規(guī)章制度、標準規(guī)范、操作流程進行梳理，列出問題清單，有計劃、分步驟按需完成檔案制度的修訂完善，建立起各部門專、兼職檔案員共同參與地、相應的收集、整理、移交、保管等措施落實到位的的突發(fā)事件、重特大事件檔案工作機制，切實保證學校檔案工作的與時俱進。“制度如渠，行為如水”，有了制度的約束，才能保障后續(xù)檔案工作的順利進行，使突發(fā)事件、重特大事件檔案工作切實做到有章可循，有規(guī)可依，做好相應檔案的收藏管用，最大限度的保存歷史，服務現(xiàn)實、見著未來。

三是要增強檔案基礎設施建設，加強檔案工作人才隊伍建設，提高檔案收集整理質量，提高檔案編研和數(shù)字化建設水平，為做好突發(fā)事件、重特大事件檔案工作創(chuàng)造良好條件。

2 依法依規(guī)治檔，加強檔案體系建設，推動資源共享

2.1 檔案資源體系建設方面

檔案收集是檔案資源建設的基礎。新冠疫情的突然爆發(fā)，對高校學生的學習、生活，學校各類必要活動的舉辦等產(chǎn)生了很大的影響，疫情期間學校各項日常活動中總結的好的經(jīng)驗做法，暴露出的問題等都應該進行留存，并進行系統(tǒng)的編研整理，已備后期應對不時之需。

一是強化檔案資源前端控制。通過修訂完善《突發(fā)事件、重特大事件文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》等規(guī)章、嚴格執(zhí)行“檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”、實行歸檔部門“一把手”簽字制度、加強學校資金資產(chǎn)流向、大型儀器設備、基建工程、招標項目、合同等統(tǒng)計表收集等，從源頭上抓好突發(fā)事件、重特大事件檔案的形成和留存工作，加強對各種門類、各種載體檔案資料的收集和管理，保障資源的齊全完整。

二是貼合學校發(fā)展，拓寬收集渠道，加大檔案收集力度。收集歸檔人員和檔案部門工作時空的局限性，導致了他們對突發(fā)事件、重特大事件活動的進展狀況不能及時掌握，從而導致了收集的檔案材料不完整、不齊全。尤其是有些突發(fā)事件、重特大事件事發(fā)突然，沒有給相關歸檔部門以材料收集準備的時間，學校檔案部門應當按照制定的相關規(guī)定接收突發(fā)事件、重特大事件檔案，并建立征集制度，群策群力，做好宣傳，發(fā)動全校師生參與，通過接受捐獻、購買、代存等方式收集檔案，鼓勵參與、經(jīng)歷突發(fā)事件及重特大事件的組織和個人留存相關記錄并及時歸檔給相關職能部門做好鑒定保存，最大限度的保障檔案資料的齊全完整，充實突發(fā)事件、重特大事件檔案資源。

2.2 檔案利用體系建設方面

有效利用是發(fā)揮檔案作用的重要環(huán)節(jié)。2020 年，突如其來的新冠疫情包圍了英雄的城市——武漢，而我們偉大的建造者們確僅用了10 天時間，修建起了令世界矚目的火神山醫(yī)院，再次讓世界見證了什么是“中國速度”，而這一奇跡背后，是“應急醫(yī)院設計”的求助函，是綠色通道的暢通，是經(jīng)過完善的小湯山醫(yī)院圖紙的及時送達，歸根到底，是我們留存的小湯山基建檔案的有效利用。

一是根據(jù)檔案的特點，搞好目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫建設。建設檔案數(shù)據(jù)庫是推進檔案資源整合，便于緊急提供利用檔案的有效措施。高校應充分發(fā)揮人才優(yōu)勢、科技優(yōu)勢，立足實際，結合智慧校園建設，建立適合自身發(fā)展的檔案數(shù)據(jù)庫。

二是暢通利用機制。當前突發(fā)事件、重特大事件檔案利用不充分的原因主要是檔案管理不規(guī)范、利用過程較繁瑣、檔案資源編研開發(fā)程度不夠，檔案系統(tǒng)與學校其他系統(tǒng)不連通、不開放等。因此，我們應整合編研力量利用先進技術做好檔案資源深度開發(fā)，簡化利用流程，建立綠色通道，充分發(fā)揮黨管教育、黨管檔案優(yōu)勢，加強部門協(xié)同，主動研判檔案利用需求，主動提供檔案利用，以便實現(xiàn)檔案資源的有效、及時利用，為提高突發(fā)事件、重特大事件應對處置能力提供有力支撐。

3 結語

近年來，國內(nèi)國際局勢風云變幻，高校應在積極推進依法治檔、依歸治檔的基礎上，認真學習上級文件精神，立足學校實際，夯實管理基礎，提高管理水平，不斷開拓創(chuàng)新，深刻領會國家檔案局令第16 號和《通知》的重要精神和重大意義，以《通知》的實施為契機，以學校實際為藍本，認真規(guī)范做好突發(fā)事件、重特大事件檔案工作，切實推動高校檔案工作高質量發(fā)展。

高校檔案工作是各高等學校的基礎性工作之一。新形勢下，各高校要提高政治站位，充分利用黨管教育、黨管檔案的優(yōu)勢，加強高校各項工作的統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)，建立黨委統(tǒng)一領導、各部門共同參與、責任分工明確的檔案工作機制，確保檔案工作與突發(fā)事件、重特大事件應對管理工作各環(huán)節(jié)的協(xié)同，加大資金及人員投入，全力做好重特大事件、突發(fā)事件檔案工作。做好檔案工作是學校的重要職責，需要全校各部門的大力支持與有效協(xié)調(diào)，需要全校全員的共同參與、努力！