大數據時代，城建檔案信息化管理路徑研究

宮晉成

摘 要：城建檔案中記錄了城市發展建設過程中的文件、圖片和聲音等諸多資料，對于今后城建工作開展有著重要的作用。大數據時代，城建檔案內容更為多樣和豐富，檔案管理部門應順應時代發展需要，積極運用大數據、云計算等先進技術手段實現城建檔案的信息化管理，切實提高城建檔案管理水平。文章主要對大數據時代城建檔案信息化管理的相關情況進行總結分析，以供參考。

關鍵詞：大數據時代；城建檔案；信息化管理

如今，信息技術快速發展，社會信息化水平逐步提高，在整個社會發展建設中，信息資源發揮著重要的作用。城建檔案是城市發展規劃以及建設管理中形成的寶貴文字、圖片和聲音等信息資料，具有極大的保存價值，能夠科學地指導今后城市的規劃建設與管理。城建檔案不僅能夠為城市發展建設提供依據，還是國家發展過程中的重要財富。當前，城建檔案信息化管理獲得了一定的成效，但在城市快速發展的背景下，城建檔案信息化管理也迎來了新的挑戰。為此，要推陳出新，科學地將大數據時代的信息技術應用到城建檔案管理中，全面提高城建檔案管理效果。

一、大數據時代發展概述

大數據指的是不能利用常規軟件工具對一定時間范圍內的數據集合進行捕捉、管理和處理，是需要使用新處理模式才能夠有較強決策力、洞察發現力、流程優化能力的海量、多元化與高增長率的信息資產。大數據時代下，數據資源化與云計算技術深入融合，并成為發展的重要趨勢，數據管理開始成為單位組織的核心競爭力。應用大數據技術能夠提高各行業、領域的管理效果，使科學發展獲得技術上的支持與保障。

二、大數據時代城建檔案信息化管理的意義

首先，實現城建檔案信息化管理。傳統城建檔案具有明顯的地域性特點。紙質版的城建檔案內容不同，工作人員需收集差異化的數據及憑證，并科學分類，依據不同標準實現信息整合。檔案的規劃管理需與具體時間匹配，若城市發展中遇到特殊的突發事件，紙質版的檔案很容易損壞丟失。例如，汶川地震后，汶川周圍城市檔案館都遭受不同程度的損壞，有些珍貴的檔案文件丟失破損，造成的損失無法挽回。為此，電子檔案管理制度深受關注和重視，特別是在大數據時代背景下，大數據技術手段廣泛應用，積極構建數字化的城建檔案管理系統，將原有紙質版的檔案資料復印、掃描、拍照，形成電子版檔案錄入檔案管理信息系統中，并做好電子備份，可以有效避免檔案數據的損失。通過建立大數據庫平臺，城建檔案管理更為便捷，特別是一些大型或特大型城市，其建設過程具有復雜性，記錄在檔的資料信息、數據等也比較復雜，利用大數據平臺能夠減少人工操作的工作量以及誤差，能夠對資料信息實時歸檔，實時上傳，并為管理人員、用戶群體等提供訪問、下載檔案的功能。

其次，減少檔案管理人工成本消耗。大數據時代，互聯網、5G通信技術十分普及，過去信息數據的收集、篩選、分類整理等逐步實現電子化，極大減輕了人工壓力，也減少了人工成本。在城建檔案信息化管理中，利用計算機等方式掃描紙質檔案，并上傳電子數據庫中，實現云端備份，便于工作人員對檔案的查詢和利用。電子檔案傳入云端，能夠為檔案增加一份保障，信息數據也更加安全。

最后，提高城建檔案管理質量與效率。城建檔案管理是對城市建設全過程進行記錄保存，涉及項目的規劃、招標、實施以及竣工等。大數據時代，城建檔案運用信息技術收集、保存管理信息，建立云檔案服務系統，使所有參與建設單位可以將項目數據信息實時錄入系統，做好備份，讓云檔案資料更為齊全，提高管理效率，也讓城建檔案管理質量水平得到提高。

三、城建檔案信息化管理面臨的挑戰

首先，在大數據時代，城建檔案要實現信息化管理，必須要抓緊時間升級改造。不論是硬件、軟件，還是人員，都需要滿足大數據時代城建檔案管理的實際需要。現階段，我國城市快速發展建設，各地都對城建檔案的信息化管理高度重視，并認識到這一工作開展的重要性和必要性。有些主管部門開始通過官網、手機App、微信公眾號等方式發布城建信息。為此，城建檔案管理應在發展、建設方式上進行升級改造，更加滿足現代化的工作需要，使工作人員在教育培訓下掌握更多系統、先進的管理知識與技能，使建立的城建檔案管理系統與用戶實際需要相適應，優化服務質量。此外，保證數據的質量和數量，使數據庫中包含更多樣、更豐富的信息資料。

其次，城建檔案信息化管理建設要與電子化辦公模式相適應。傳統檔案收集、整理、歸檔以及保管的方法呈現出諸多不足，檔案管理必須要積極應用電子檔案系統軟件、電子通信網絡等，使紙質檔案向電子化發展。為此，相關部門積極建立電子檔案館，使用戶能夠利用計算機、手機等查詢信息，做好電子檔案系統軟件的升級、維護，不僅能夠優化用戶體驗，也可以實現系統升級、擴大數據容量。

最后，城建檔案管理的法規政策等日漸完善，城建檔案系統參與人群的門檻逐步降低。有些具有營利性質的民間組織機構也通過PPP、BT等方式參與其中。以往，城建檔案管理由政府獨大的方式已經發生根本性改變，新的格局形式將極大推動城建檔案管理的升級改造，并監督相關工作人員提高服務水平和職業素養。在市場競爭日漸激烈的背景下，檔案管理行業也開始強化自我凈化、優勝劣汰的功效，城建檔案信息化管理處在被推動的狀態下，機制改革與檔案管理系統、人事制度改革等密切聯系，能夠很好地對待遇、職稱以及職務等情況進行處理，極大提高了檔案工作人員的積極性，讓更多的優秀人才參與其中。

四、大數據時代城建檔案信息化管理路徑

1.強化城建檔案管理服務意識

大數據時代，應制訂城建檔案中長期發展規劃，檔案管理部門要將城建檔案的信息化管理建設作為重點工作，并將這一工作納入檔案管理部門中長期發展規劃，有效分解相關任務，確定責任人與時間節點，按時、高質量地完成信息化建設任務，使城建檔案信息化管理建設有序推進，讓城建檔案管理工作實現持續進步。同時，優化城建檔案崗位責任制度。檔案管理需要明確具體責任，特別是在檔案信息化管理中，管理部門要明確崗位責任書，檔案管理工作人員要認識自己的崗位職責。此外，建立績效考核制度，科學評價管理人員的工作情況，使管理人員能夠強化檔案服務意識，提高服務水平。

2.各部門聯動實現標準化管理

一是，建立城建檔案信息化管理小組。由市政府、檔案管理部門、城建企業等建立檔案信息化管理小組，對城建檔案的信息化管理進行負責，對信息化管理建設中的相關問題分析處理，構建信息化管理標準體系，實現數字檔案的標準化管理。同時，在城建檔案信息化管理建設中應用企業的全面質量管理理論。二是，定期開展轄區范圍內企業、機關事業單位以及群眾的問卷調查，將城建檔案信息化管理的想法、意見等收集整理，對檔案管理信息系統進行優化完善，確保城建檔案信息化管理工作更加全面、細致，切實強化城建檔案管理水平。

3.確定城建檔案信息化管理目標

城建檔案信息化管理涉及城建檔案信息化處理、管理流程創新等，基于此，要明確用戶查閱需求，以確定城建檔案信息化管理目標。城建檔案信息化管理中，要積極對傳統的檔案管理方式進行優化調整，要密切聯系城建檔案信息化與社會現代化發展，基于社會發展實際需要確定信息化管理目標。以便充分地將城建檔案的社會價值發揮出來，為社會發展提供有利影響。此外，城建檔案信息化管理能夠積極運用網絡共享技術，可以順利實現不同城市間資源信息的共享，使用戶的實際需要得到滿足。

4.完善城建檔案管理制度建設

城建檔案要實現信息化、數字化管理，要從根源上著手，對分塊化問題進行處理，密切行業與部門間的聯系，打破政出多門、條塊分割嚴重的局面。為此，城建檔案管理部門要消除數字鴻溝，形成完善的管理制度，積極學習借鑒先進國家、地區的經驗、做法，對檔案管理部門的劃分機制進行統一完善，做到項目的監管分離，補好短板，解決難題，避免部門之間的職權出現交叉，讓信息更加完整、全面，資源得到高效利用，對各部門的信息進行整合統一，科學地對城建檔案管理進行歸納總結，實現各種資源信息的有效保管。基于規章制度而言，要認識到城建檔案管理系統中監管無序、分割分塊嚴重、制度缺失等情況，從實際情況出發，建立健全城建檔案監管制度，根據相關制度明確存檔主體、監管主體的責任，將責任落實到個人，使相關工作有據可依，確保城建檔案的信息化管理更加規范、科學及合法。

5.積極創新城建檔案信息化管理方法

為使城建檔案信息資源更加科學實效，保證其安全性，城建檔案管理人員應將紙質檔案轉化為數字化檔案，并將其儲存到數據庫中，以便更加快速、有效地對檔案進行分類、整理和查閱，保證相關數據是真實、安全的。作為城建檔案管理部門，應在最短時間內高效完成這一工作，為檔案信息化管理建設奠定堅實的基礎，順利實現檔案信息化管理的轉換，讓城建檔案管理達到更好的質量。基于管理系統而言，城建檔案涉及諸多內容，覆蓋范圍廣。為此，城建檔案管理部門要積極運用大數據技術、新媒體技術和網站技術等建立檔案信息的共享平臺，密切與信息系統間的聯系，使建立起的檔案管理系統更具綜合性特點，使城建檔案可以在區域內自由流通。此外，提高城建檔案管理部門的服務功能，運用先進信息技術手段，使人們對城建檔案的瀏覽、查閱需要得到滿足。如果條件允許，還可以開發手機App，使用戶能夠利用其對檔案管理部門的相關活動、工作及時查詢和了解，轉變過去單一信息儲存空間，讓服務更加多元化。

6.優化檔案管理技術創新

積極優化和更新城建檔案管理的基礎設備設施。現階段，還有一些城建檔案管理設備設施比較老舊，過去管理部門并沒有為城建檔案管理信息化設置專項資金，導致設備設施的更新、優化受到限制，對檔案管理的效率、效果產生不利影響。為此，要強化城建檔案管理基礎設備設施的建設，增加資金投入，提高對城建檔案信息化管理建設的重視程度。同時，強化城建檔案管理技術的研究和開發。對于檔案管理而言，要提高管理水平，創新是關鍵。檔案信息的收集、處理、傳輸及儲存以及利用等各環節都潛藏著安全風險，相關部門應積極與高校、科研機構部門等聯合，共同探討利用大數據、區塊鏈等先進技術手段，對城建檔案的信息化管理進行優化和研究。

7.強化城建檔案信息安全管理

在網絡信息技術快速發展、大數據廣泛應用的時代，城建檔案信息化管理中信息安全是至關重要的，為提高城建檔案信息安全，應積極優化城建檔案管理設備設施，保證其在安全、干燥的環境中運行。同時，做到電力穩定供應、設備網絡暢通，為設備提供備用電源。做好安全防護，建立完善的安全防護體系，紙質檔案與電子檔案管理工作同時推進。對于電子信息管理而言，信息丟失是最為常見的問題，為此，檔案管理部門應認真做好信息的備份與儲存，防止計算機故障、意外停電等問題造成檔案信息丟失，如果條件允許，應對檔案信息進行異地備份。此外，科學、安全、妥善地對紙質檔案進行保管、儲存，尤其是機密與重要檔案，將紙質檔案與電子檔案管理相結合，最大限度地保護城建檔案信息的安全。

8.提升城建檔案管理人員綜合素質

由于城建檔案管理工作涉及諸多內容，專業性比較強，檔案管理人員需要具備扎實的專業知識與豐富的管理經驗，并掌握先進的信息技術、大數據技術以及云計算技術等。作為城建檔案管理部門，要堅持“走出去、引進來”，做好城建檔案管理人員的教育培訓，切實提高檔案管理人員的綜合素質。此外，城建檔案管理部門要積極引進優秀的、高水平的城建檔案管理人才，實現連續的人才輸送，為城建檔案管理工作的持續推進提供保障。同時，強化業務骨干培養，建立完善的培養機制，利用培訓工作使城建檔案管理人員的對標意識得到強化，在日常工作中能夠充分發揮自身的優勢，彌補不足，積極運用大數據、云計算等技術，把握目標任務，強化城建檔案管理技能水平，實現良好的城建檔案信息化管理效果。

五、結束語

總而言之，城建檔案是對城市發展建設中的全部內容進行記錄保存，是城市建設的重要內容和參考依據。城建檔案信息化管理成為重要的發展趨勢，但在實際的管理中，城建檔案的信息化建設還面臨諸多挑戰，需要城建檔案管理部門通過強化城建檔案管理服務意識、密切各部門的聯合、確定信息化管理目標、優化管理制度建設、創新管理方法、創新檔案管理技術、做好檔案安全管理以及提升檔案管理人員的綜合素質等方式，全面強化城建檔案信息化管理水平，為社會和人民提供更加優質的服務。

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（作者單位：凌源市城鄉建設發展服務中心）