人才服務中心做好人事檔案管理的研究

杜艷華

摘 要：人才服務中心做好人事檔案管理的重要性，不僅體現(xiàn)在其是用人單位選賢任能的重要依據(jù)，也是實現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置的重要保障。但是，個別人才服務中心在人事檔案管理工作中存在不當之處，包括對人事檔案管理的資源投入相對有限，且管理形式較為刻板，工作成效也有所不足。這些問題都會不同程度制約人事檔案管理工作提質(zhì)增效。因此，新時期人才服務中心做好人事檔案管理需要提高認識水平并不斷完善制度建設(shè)，充分利用信息技術(shù)降低管理成本，提升工作效能。同時，還需要暢通信息反饋渠道，密切溝通交流，保持彈性優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：人才服務中心；人事檔案；管理

人才服務中心的人事檔案主要來自社會求職者與高校畢業(yè)生，這些檔案往往具有數(shù)量眾多且流動頻繁的主要特點。同時，人事檔案不僅記載著求職者社會關(guān)系、受教育程度和學歷水平等基礎(chǔ)性資料，也反映著一個人的工作能力、職場經(jīng)驗及技術(shù)等級。不少用人單位通過人事檔案了解和掌握目標人才“德能勤績”等主要信息。在城鄉(xiāng)人口加速自由流動的時代背景下，人才服務中心人事檔案管理所處的環(huán)境日益復雜，承擔的任務愈發(fā)繁重。無論是從影響人力資源有序流動的微觀視角，還是從建設(shè)人才強國的宏觀角度審視，新時期，人才服務中心需要做好人事檔案管理，要基于更加系統(tǒng)和規(guī)范的管理實踐，推動人事檔案管理轉(zhuǎn)型升級、提質(zhì)增效。

一、人才服務中心做好人事檔案管理的重要性

1.用人單位選賢任能的重要依據(jù)

人事檔案是記錄人才基本社會關(guān)系、受教育情況、工作經(jīng)歷及職業(yè)技能等主要信息的重要載體。求職者利用人事檔案展示自身能力水平，用人單位則依靠人事檔案選擇符合條件的目標人才。特別是對具有公共性質(zhì)的企事業(yè)單位而言，人事檔案可以對目標人才的德、能、勤、績進行較為全面、立體的展示，從而為用人單位選賢任能提供翔實且客觀的依據(jù)。

由此可見，人才服務中心做好人事檔案管理將為用人單位提供更加準確和可靠的信息參照，不僅有助于求職者盡快找到心儀的工作崗位，也有利于用人單位減少盲目招聘或隨意招工的風險隱患。更重要的是，在國家機關(guān)招考公務員時，人事檔案是嚴格背景調(diào)查不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。人事檔案管理將在很大程度上影響公務員招考的可靠性和有效性，這也是人才服務中心強化人事檔案管理的重要意義。

2.促進人力資源優(yōu)化配置

隨著全社會范圍內(nèi)徹底解除人員自由流動的限制，城鄉(xiāng)之間、地區(qū)之間人員流動不僅愈發(fā)頻繁，且數(shù)量持續(xù)增長。各類人員流動的目的不僅在于滿足對美好生活的向往，也是為了向社會展現(xiàn)自身的才干與能力。不過，相較于專業(yè)機構(gòu)在信息獲取方面的巨大優(yōu)勢，個人的求職活動不僅受到更多因素的限制，也存在更大程度的盲目性和隨意性。

與此同時，用人單位則需要在海量求職人群中挑選符合本單位要求的目標人才。然而，僅僅依靠用人單位自身力量選擇人才不僅耗時費力，且人力資源經(jīng)理的從業(yè)經(jīng)歷、工作經(jīng)驗、情緒心態(tài)等因素具有一定局限性。特別是在完全依靠人力資源經(jīng)理主觀判斷的模式下，“看走眼”的風險隱患始終存在。

因此，求職者、用人單位格外需要人才服務中心發(fā)揮專業(yè)機構(gòu)的專業(yè)性。借助機構(gòu)的資質(zhì)、資源及技術(shù)，人才服務中心能夠以更少成本、更快速度和更高效率尋找目標人才并促進人崗匹配。在此過程中，人事檔案發(fā)揮了至關(guān)重要的橋梁紐帶作用。

換言之，基于人事檔案記錄信息的完整性、準確性和可靠性，人才服務中心可以理性、客觀、全面地做出判斷。經(jīng)過人才服務中心的考察與篩選，求職者與用人單位面對面時往往更加心中有數(shù)，不僅能夠在更大程度上節(jié)省雙方的時間成本和隨機成本，也有助于創(chuàng)造人盡其才、才盡其用的良好局面。這也是新形勢下人才服務中心做好人事檔案管理極其突出的意義和價值之一。

二、人才服務中心人事檔案管理的常見問題

1.資源投入相對有限

作為連接人才需求雙方的中間環(huán)節(jié)，人才服務中心具有至關(guān)重要的公共事務服務屬性。各地人才服務中心大多具有事業(yè)單位的本質(zhì)屬性，且基本依靠行政性撥款開展日常管理與服務工作。因此，不少人才服務中心經(jīng)常需要在不同任務、項目之間統(tǒng)籌權(quán)衡，以使有限的資金用于最緊要、最重要的工作事項。相較之下，檔案管理處于較為后端環(huán)節(jié)，且多數(shù)情況下不存在特別事項或特殊任務，這種工作狀態(tài)常常造成投入人事檔案管理的資金或資源相對較少。尤其一些較偏遠、欠發(fā)達或不發(fā)達地區(qū)的人才服務中心時常受限于資金不足的困境，進而在投入人事檔案管理層面的資源更加捉襟見肘。

正是在這種較為局促的狀態(tài)下，一些人才服務中心人事檔案管理長久以來因陋就簡，在勉強維持基本工作模式的境況下舉步維艱，不僅造成人事檔案管理機制與模式相對陳舊落后，也是阻礙管理工作轉(zhuǎn)型升級、提質(zhì)增效的重要原因。

2.形式相對刻板，成效有所不足

在較長時期難以得到充足資金和資源投入的狀態(tài)下，部分基層人才服務中心在人事檔案管理工作中逐漸形成了較為刻板和單一的工作形式。比如，完全依靠人工作業(yè)處理越來越多的人事檔案，有限的工作人員與持續(xù)增加的檔案數(shù)量逐漸產(chǎn)生尖銳矛盾等。一方面，多數(shù)基層人才服務中心可用于檔案管理的工作人員數(shù)量本就相對匱乏，這會持續(xù)增加檔案管理員的工作負擔，最終超出管理人員工作負荷。另一方面，人手不足導致的后果不僅是辦事效率每況愈下，且人為疏忽造成的檔案缺失、損壞乃至遺失的問題始終無法徹底解決。久而久之，一些基層人才服務中心在人事檔案管理工作領(lǐng)域會形成低質(zhì)低效的不良狀態(tài)。

近年來，隨著信息化管理成為各行各業(yè)管理優(yōu)化創(chuàng)新的主要發(fā)展趨勢，越來越多的基層人才服務中心逐步加快信息化轉(zhuǎn)型與改造。然而，有限的投入同樣制約著人事檔案管理信息化發(fā)展，這一問題不僅體現(xiàn)在硬件設(shè)備設(shè)施更新?lián)Q代層面，也表現(xiàn)在自主開發(fā)軟件能力不足、系統(tǒng)兼容性差及數(shù)據(jù)更新缺乏時效性等多個領(lǐng)域。總之，受到主客觀因素綜合影響，在推進人事檔案管理轉(zhuǎn)型升級過程中，個別基層人才服務中心仍有較多困難和較大障礙。

三、人才服務中心做好人事檔案管理的主要策略

1.提高認識水平，完善制度建設(shè)

與發(fā)布崗位信息和為求職者尋找人崗匹配的職位等窗口服務不同，人事檔案管理處于人才服務中心相對末端的工作環(huán)節(jié)。一些選擇非公單位或自由職業(yè)的求職者往往并不關(guān)注檔案問題。加之社會人員流動日益頻繁，部分人事檔案發(fā)送較為倉促且缺少足夠詳盡的備檔管理，在各種主客觀因素疊加之下，人才服務中心遭遇人事檔案棄檔的情況與日俱增。久而久之，個別人才服務中心對于人事檔案管理的關(guān)注度有所降低，管理品質(zhì)和效率每況愈下的問題漸成常態(tài)。

由此可見，做好人事檔案管理固然需要利用多種技術(shù)手段，但與時俱進的思想觀念卻是最終決定管理有效性的先決條件。因此，人才服務中心推動人事檔案管理提質(zhì)增效需要提高認識水平。只有切實改變得過且過等錯誤觀念，人事檔案管理才能基于科學管理理念逐步提高管理的系統(tǒng)性與規(guī)范化。在此基礎(chǔ)上，要通過完善制度促進人事檔案管理不斷實現(xiàn)標準化、精細化和精準化。

比如，完善檔案抽檢制度。在傳統(tǒng)模式下，人才服務中心人事檔案管理相對缺乏嚴密的質(zhì)量跟蹤監(jiān)測機制，也就是對人事檔案提交、保管、傳送等相對缺乏監(jiān)管，這會在很大程度上導致人事檔案管理各環(huán)節(jié)潛藏風險隱患。一旦形成積弊，人事檔案管理會產(chǎn)生難以估量的工作盲區(qū)與空白，將直接阻礙人才服務中心履職盡責。

完善檔案抽檢制度的具體內(nèi)容應包括適當增加抽檢頻率或數(shù)量，如將每年抽檢一次改為半年或按季度檢查，有需要的情況下也可以每月抽檢一次。抽檢人事檔案管理不僅需要檢查檔案的完整性，也要檢查提交、保管和傳遞檔案等步驟與環(huán)節(jié)記錄的全面性。

又如，結(jié)合本地實際完善閉環(huán)管理機制。盡管不同地區(qū)人才服務中心在人事檔案管理制度設(shè)計方面存在一定差異，但從求職者提交工作申請到最終被錄用，人事檔案最終應當落地為用人單位。因此，從人才服務中心收到檔案直至用人單位落實保管責任，人事檔案才算完成一次閉環(huán)管理，這也是人事檔案管理部門落實職責使命的全部過程。不同地區(qū)人才服務中心應結(jié)合本地實際進一步細化人事檔案管理各項機制，要盡快完善承上啟下、環(huán)環(huán)相扣的鏈式制度體系，最終實現(xiàn)點到點、端到端的閉環(huán)管理，這也是人才服務中心人事檔案管理防止人為疏忽導致各種錯誤問題的重要措施。

2.充分利用信息技術(shù)降低管理成本，提升工作效能

在信息時代大背景下，信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)加快管理升級的根本前提與最強抓手，只有盡快將紙質(zhì)檔案實現(xiàn)全面數(shù)字化，人事檔案管理才能從根本上杜絕人工作業(yè)低質(zhì)低效的不良現(xiàn)象。不僅如此，在信息技術(shù)支持下，人才服務中心人事檔案管理能夠最大限度地降低管理成本并提升工作效能。這是由于信息化管理模式能夠?qū)⒔^大部分簡單、機械、重復性勞動遷移至平臺，由平臺預設(shè)程序?qū)崿F(xiàn)自動化管理，使有限的工作人員可將大部分時間和精力用于監(jiān)督、檢測系統(tǒng)運行狀態(tài)。

一方面，原有紙質(zhì)檔案盡快實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換。即要將傳統(tǒng)模式下用紙質(zhì)載體記錄的人事檔案全部轉(zhuǎn)換為信息化模式。無論是通過數(shù)字文檔轉(zhuǎn)換還是利用掃描技術(shù)，無紙化將是人事檔案管理的未來趨勢與根本要求。

另一方面，深化與地方政府管理部門合作，從源頭開展電子檔案填制與報送管理。各地人才服務中心應深化與當?shù)卣芾聿块T的協(xié)同合作，由地方政府牽頭，聯(lián)絡本地區(qū)各高校、社區(qū)及街道，全面推廣人事檔案電子版本。求職者可從政府網(wǎng)站和人才服務中心公眾號等多渠道下載電子檔案標準格式，填寫后提交至人才服務中心檔案管理平臺。人才服務中心檔案管理中心負責收集、整理并做好存貯保管。一旦求職者得到工作崗位并簽訂勞動合同，用人單位即刻向人才服務中心發(fā)送請求信息，人才服務中心隨即向用人單位傳送人事檔案電子信息。

在越來越多新興職業(yè)層出不窮的狀態(tài)下，非傳統(tǒng)的工作機制與模式在一定程度上弱化了人事檔案的關(guān)鍵作用，但在信息化管理大背景下，電子版本的人事檔案也能以更為低廉、便捷和安全的方式緊隨求職者工作變動而調(diào)動。一旦求職者需要向用人單位提出職務申請，電子版本的人事檔案便能在最短的時間內(nèi)送達用人單位，這對求職者本人及用人單位而言都有極其重要的作用與價值。

3.暢通信息反饋渠道，密切溝通交流，保持彈性優(yōu)化

人事檔案伴隨求職者職業(yè)生涯全周期，即使在很長時期內(nèi)不曾發(fā)揮明確作用，但關(guān)鍵時刻不可或缺。作為人事檔案集中管理的專業(yè)機構(gòu)之一，人才服務中心做好人事檔案管理，不僅需要遵循本單位內(nèi)部章程要求，也需要緊跟時代發(fā)展步伐。尤其當求職者、用人單位等需要人事檔案發(fā)揮更多獨特作用時，人才服務中心當順應環(huán)境變化客觀要求，與時俱進，優(yōu)化創(chuàng)新。這就需要人才服務中心人事檔案管理不斷深化與求職者及用人單位的聯(lián)系，要通過暢通信息反饋渠道始終保持與各方的密切溝通交流。在此基礎(chǔ)上，要始終保持對人事檔案管理機制與模式彈性優(yōu)化，從而不斷提升人事檔案管理的品質(zhì)與效能。

比如，不斷豐富線下與線上溝通交流的形式與內(nèi)容。一些基層人才服務中心雖然預留了咨詢電話和電子郵箱等聯(lián)系方式，然而，電話頻繁占線和郵箱回復滯后等問題較為突出。這些問題不僅嚴重阻礙人事檔案管理優(yōu)化工作方式方法，也會在很大程度上降低求職者和用人單位的感知體驗。在電話和郵箱基礎(chǔ)上，盡快開通微信公眾號和人才服務中心網(wǎng)站，打造本地人才服務中心App。此外，應實現(xiàn)移動端與固定端同步更新，確保數(shù)據(jù)信息傳輸及時、完整和準確，對關(guān)鍵數(shù)據(jù)與核心內(nèi)容可實現(xiàn)文字與語音的自由轉(zhuǎn)換，充分利用并不斷優(yōu)化智能客服機器人功能，確保最大限度地滿足同一時段大量用戶的相同需求等。

應視本地情況實現(xiàn)分級服務。即可結(jié)合歷史經(jīng)驗按個人、單位的問題或意見分為普通處理、緊急處理和加急處理等若干級別，如錯誤信息更正和傳送時效要求高等特殊請求，可列入緊急或加急處理級別。各級別處理時限可按一定比例縮減，但均需堅持首問負責制。同時，每處理完成一件咨詢或申請任務后，應間隔適當時間網(wǎng)絡回訪或電話回訪。其中，列入緊急與加急級別的事項應當主要采用電話回訪，并做好電話回訪的錄音存證。

每隔一段時間，人才服務中心應召集包括檔案管理、部門經(jīng)理、主管領(lǐng)導等在內(nèi)的機構(gòu)與人員組成考核評價小組，針對個人與機構(gòu)的咨詢、提問及回復情況等開展分析研判。若發(fā)現(xiàn)其中存在人事檔案管理機制或模式方面的缺陷或漏洞，應在考評過程中提出整改或完善方案，待考評結(jié)束后及時優(yōu)化處理。

四、結(jié)束語

與計劃經(jīng)濟模式下人事檔案管理一板一眼的嚴苛不同，市場經(jīng)濟環(huán)境中自由擇業(yè)模式，不僅促使人事檔案流動更加頻繁，也在很大程度上改變了人們對于人事檔案的觀念與看法。尤其在越來越多新興職業(yè)層出不窮、自由職業(yè)愈發(fā)流行的當下，人事檔案一定程度上失去了不可或缺的核心地位。然而，在較為傳統(tǒng)的行業(yè)及一些特殊機構(gòu)、重要單位里，人事檔案依然發(fā)揮著選賢任能的根本作用。因此，新時期人才服務中心做好人事檔案管理的前提在于端正思想、提高認識，要始終秉承以人為本基本原則，并為有需要的個體與單位最大限度地提供所需要的服務。在此基礎(chǔ)上，人事檔案管理也需與時俱進，加快自身在信息化發(fā)展道路上的全面轉(zhuǎn)型。只有從根本上實現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，人才服務中心人事檔案管理才能徹底超越傳統(tǒng)工作模式的陳舊與落后，才能最大限度地幫助有需要的求職者與用人單位實現(xiàn)精準匹配和優(yōu)化配置。這不僅是新時期人才服務中心切實履行人事檔案管理職責使命的根本道路，也是新形勢下人才服務中心全心全意為人民服務、加快人事檔案管理可持續(xù)發(fā)展的必由之路。

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（作者單位：巨野縣公共就業(yè)和人才服務中心）