淺析工程檔案管理對促進建設工程質量的作用

張煥萍

摘 要：在我國當前的建設領域中，工程檔案管理是一個非常重要的組成部分，能有效加強對建筑工程質量的控制和監督，也可以更好地為建設工程項目提供保障。本文針對工程檔案管理工作的重要性以及作用展開闡述，通過分析目前存在于各單位及部門當中所存在的問題，提出相關解決措施與建議來提升其應用效率，從而保證在當前階段能夠提高建設工程項目的綜合效益，為促進我國經濟的快速發展奠定堅實基礎，具有一定實際意義和參考價值。

關鍵詞：工程；檔案管理；建設

隨著社會經濟的不斷進步，我國建筑工程數量在逐年增長，建筑業也進入新時期。但是，由于國內工程施工技術水平、管理手段等方面還存在不足之處，加強對建設工程質量管理工作非常重要。本文通過分析工程檔案管理的重要性，并結合建筑工程建設中遇到的問題，提出有效的解決措施，從而促進我國建設工程質量得到提高。

一、工程檔案管理的理論基礎

1.建設工程檔案管理的含義

建設工程檔案管理是指建設單位依據國家有關法律法規，在工程質量監督管理部門的統一領導下，對建筑工程項目進行全面和系統的收集整理和保管。其主要工作內容包括：（1）建筑工程項目施工階段中所涉及的相關材料以及設備設施等資源。（2）建筑施工現場當中所有與之相聯系或相互影響而形成的各種文件資料、圖紙及技術規范。建筑工程檔案管理的意義在于：（1）對工程項目施工階段中所涉及的所有信息資料進行整理、收集和保管。（2）在建設工程實施過程當中，有關文件材料以及技術規范等都要及時地予以妥善處理。

2.工程檔案管理的特征

工程檔案管理是對建設工程項目進行信息的收集與整理，并將這些資料運用于項目的建設過程，為后續工作提供參考依據。在實際操作時應注意以下幾點：第一，工程檔案管理內容復雜多變且種類繁多，其中涉及的項目類型眾多，在進行文件的收集與整理時應做好分類管理。第二，工程檔案材料具有一定數量和質量要求。不同種類以及規格，對其性質有著不同程度的要求，從而使得工程建設過程中所需要使用到的資源也不相同。

3.工程檔案的內涵

工程檔案管理的內涵是指對建設工程項目中所涉及的所有資料進行記錄，并通過整理、分類，形成文件。工程檔案具有以下特點：（1）內容廣泛。包括了建筑施工單位和其他相關部門以及有關人員之間在建設過程當中產生的一切活動。（2）數量豐富性與真實性相結合。（3）信息量大且復雜多樣等特征。建設工程項目中所涉及的所有資料都有其自身存在意義，其中包含大量不一樣或者是特定屬性。

工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批、勘察設計、生產準備、施工、監理和驗收等工程建設及工程管理過程形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像和圖紙等各種載體材料，它是基本建設項目管理工作的重要組成部分。

建立與加強工程檔案管理工作，是項目建設管理工作的需要，也是國家和城建部門的共同要求。達不到規定要求的建設項目不能進行竣工驗收。

如果沒有建立相應的工程檔案工作，工程檔案就處于乏人管理狀態，這對工程建設與維護及工程檔案的收集、整理和管理工作都是十分不利的，其結果必然會影響工程的建設、整理與驗收工作，建立工程檔案工作的目的是更好地完成現實與歷史的重任。

4.建設工程檔案的管理方式與范圍

建設工程檔案管理的方式主要是指對工程項目中所涉及的內容進行記錄，并形成文件資料。在施工現場完成相關工作時就可以利用電子計算機來實現資料共享，也能將其與其他信息數據相結合。通過建立專門機構或部門對整個項目的建設過程和情況進行全面了解后，確定檔案管理的對象及范圍、人員等基本要求以及具體操作方式。檔案管理工作的內容一般包括工程施工過程中的資料整理、材料運輸與保管、竣工驗收等方面。

二、建設工程質量管理的現狀

1.建設工程質量管理的基本情況

（1）建設工程項目在建設過程中涉及了很多方面，其中包括設計與施工兩個部分。首先，是對設計方案進行選擇，根據不同方案來確定具體的實施方案。其次，是要將技術交底工作做好并落實到位。最后，監理單位和質監部門等相關人員要認真、負責地完成好各項工程任務及質量管理工作的監督、檢查以及驗收工作，從而確保項目能夠順利完工并且符合合同要求，為業主提供高質量的工程產品。

（2）在整個項目建設過程中，要嚴格按照合同規定進行，并根據實際情況對質量管理體系進行完善和優化。首先，是施工階段。對于設計圖紙與技術文件等相關內容都應該做好相應的審查工作。其次，就是竣工驗收及交付使用前要對各項資料以及數據加以審核確認后才能夠正式交付使用。最后，是在整個項目建設過程中必須認真遵守國家有關規定要求，確保工程項目的質量得到保障并能夠順利竣工。在整個項目建設過程中，要按照合同規定的要求來實施，確保工程質量符合國家相關法律法規和技術標準要求。在整個項目交付使用前，要對相關資料以及數據進行嚴格審核，確保其符合合同要求，從而為業主提供高質量的工程產品，在項目建設過程中要嚴格按照合同規定的要求來進行質量管理。

2.建設工程質量管理存在的問題

在實際的工程建設中，有很多單位都會出現質量管理問題，其主要原因是沒有建立起相應的文件管理系統，相關人員缺乏對項目進行系統有效地組織和規劃，還有就是施工企業對于檔案管理工作不重視。由于我國當前大多數建筑工程都是由政府機構來主導完成，項目的實施工作以及竣工驗收后才開始開展工作，導致工程建設過程中發生各種安全隱患和質量問題無法及時解決等情況。再有就是在施工現場管理上，沒有建立起相應的文件管理系統，導致施工現場管理存在很多問題，無法及時發現并解決問題，造成了嚴重的安全事故。

在建筑行業投入使用的機械設備的質量尤為重要。在這種高危行業中，機械設備的老化不僅影響工作效益和降低工程質量，更會威脅到人的生命和財產安全。但是，有的施工企業為了減少開支，會購買一些老化或者二手設備，這些行為都會成為未來威脅生命和財產的隱患，建筑設備設施的老化也直接影響工程的順利進行。

制度是一個企業的指導方針，同樣在施工企業中管理制度也一樣重要。施工現場管理制度的不完善將會使施工效率低下從而直接影響施工質量，為后來的安全埋下隱患。一些施工人員會對所從事的工作產生懈怠情緒，在施工過程中容易造成偷工減料現象。

3.建設工程質量管理的實施過程

在建設工程項目實施過程中，要注意以下幾點：首先，做好工程質量管理的前期工作。必須明確建設單位和監理方各自所承擔的責任。其次，是要建立健全相關制度。最后，就是對施工現場進行有效監督檢查，保證其符合設計圖紙要求并按照規范標準執行。另外，還需要制定相應的獎懲措施來加強工作人員之間相互交流與合作意識，這樣才能確保建設工程項目的質量。在實施工程檔案管理的過程中，可以通過對施工現場進行全面系統化和信息化處理，將相關文件及時歸檔、整理以及存檔等工作完成后，才可開展項目建設活動。并且，還要建立健全完善的信息反饋機制，保證其能有效落實到建筑工程項目的各環節當中，使整個管理工作順利展開。在實施工程檔案管理的過程中，要根據實際情況來制定相應的制度，做好相關資料整理以及數據統計工作。

三、工程檔案管理對建設工程質量影響的原因分析

1.政策支持

我國的工程建設項目一般都是由政府主導，而在實際工作中，由于缺乏相關政策支持和法律法規保障等，造成了很多建筑工程項目的質量管理受到影響。因此，要想更好地促進建設工程檔案管理工作健康發展，就必須加強對其相應規章制度、規范性文件以及技術標準進行完善。同時，還要積極處理工程施工過程中所產生的各類糾紛及爭議，建設項目施工合同簽訂前雙方應該充分溝通交流，及時協調處理好各方之間存在的各種矛盾，保證工程建設項目合同的順利簽訂，從而促進建設工程質量管理體系有效完善。

2.制度保障

在工程建設過程中，要對管理制度進行不斷完善，從而保證項目質量。首先，合同簽訂前需要制定相關文件來約束和規范各方面工作。其次，施工現場的管理人員應該嚴格按照要求完成相應任務，及時有效地記錄好各項材料信息并做好監督檢查工作，以確保施工進度能夠滿足業主的需求。另外，還要建立健全責任制、獎懲機制等措施來提高工作人員在工程建設中應承擔的責任，從而保證項目質量達到標準。建筑工程檔案管理制度是一種重要形式，可以有效促進各參與單位對相關工作進行監督。在項目建設過程中，要建立健全檔案管理制度，嚴格要求各項工程資料能夠及時歸檔、整理和存檔等。對于施工企業而言，需要加大內部控制力度并做好相應管理工作。首先，要完善施工現場質量檢查制度與獎懲機制，提高工作人員的自我約束能力以及專業技能水平，從而有效保障建筑工程項目的順利完成。其次，要加大對施工單位內部的監督力度，從而提高工程質量，還需要強化項目部與相關部門之間相互協調合作的能力。

3.經濟效益

在項目建設的各個環節中，工程檔案管理發揮著重要作用，其主要體現在以下幾個方面：第一，有利于提高項目的質量。通過對資料進行收集、整理和分類處理等工作來實現對相關信息的記錄與共享。另外，還能夠將施工過程中所出現的問題及時反饋并解決。第二，促進企業經濟效益提升。隨著社會不斷進步發展以及建筑業市場競爭日益激烈，工程項目建設中必須重視檔案管理工作在其中發揮的作用，這樣才能保證項目的順利實施及質量管理到位。第三，促進企業的經濟效益提高，通過對相關資料進行收集、整理，能夠實現對工程檔案信息的有效管理，從而為項目建設提供有力保障。

四、國外工程檔案管理對建設工程質量的作用及經驗借鑒

1.完善法規

在我國，建筑工程建設管理部門應該制定一套完善的規章制度，并嚴格按照相關法律法規來對施工進行監管。只有建立健全有效的管理機制才能保證工程檔案管理工作順利開展。同時，還需要加強對于項目資料的收集、整理工作，要做到及時記錄和保存好各種材料信息以及各類文件資料等，還要做好材料設備保管與使用情況調查工作等，這些都直接影響項目質量問題的解決程度。所以，在實際操作過程中，必須嚴格按照規章制度來進行施工建設，還要做好各種材料設備的管理與保管工作，要加強檔案資料管理工作，及時發現施工過程中出現的不規范行為，并加以改正。

2.健全制度

健全的制度是保證質量管理體系正常運轉、有效開展工程建設、提高項目效益的關鍵。因此，必須建立和完善與之相適應并能起到一定作用的規章制度。在實際操作過程中，要根據具體情況制定切實可行、具有針對性強且行之有效的文件以及相關工作措施等方面內容來作為規范執行程序。同時，也應注意加大對檔案工作人員的管理力度以保證其責任心得到落實，從而更好地為工程建設提供可靠有力的保障。此外，要加強對相關文件的保管工作，以確保檔案管理能夠發揮其應有作用。

3.建立有效的監督反饋機制

在項目建設過程中，要及時對質量管理體系進行調整和完善，保證項目的順利實施。首先，建立有效的監督反饋機制。通過工程檔案管理系統對施工現場出現的問題、隱患做出全面反應并制定相應解決對策。其次，加強監督機制與考核制度相結合來提高工作效率及質量水平，在項目竣工驗收階段做好工程回訪記錄并定期匯總整理相關數據資料，為后期開展工作提供參考依據和基礎信息支持。最后，要嚴格執行監理合同等有關規定，確保項目的順利實施。

4.實施電子化工作

信息化的建設是時代發展進步必不可少的重要環節，也將成為工程項目管理中一項十分關鍵性工作，在進行信息收集、處理以及傳遞等方面都要實現電子化。檔案管理工作不僅僅需要利用計算機網絡技術來完成其基本功能和作用。同時，還要對相關人員加大培訓力度與教育水平，提高工作效率，這樣才能保證在實際操作過程中有效應用現代化信息技術來開展各項活動。在進行電子化工作的過程中，也要對相關工作人員加強教育，提高其操作能力，這樣才能保證檔案管理工作順利開展。在信息化的建設過程中還要做好網絡安全防護措施和技術保障，檔案管理人員要加強對電子化技術與相關資料進行管理，并將其作為一種有效手段來開展管理工作。

五、結束語

在建設工程項目管理中，建設單位的管理人員應明確工程檔案管理工作，并積極配合相關部門進行有效處理。建設項目的管理者要以施工現場為核心開展工作，對施工過程、質量控制等方面都有詳細了解和把握。同時，還要掌握各階段的技術資料。最后，還必須熟悉與合同有關文件及其規范性要求相關內容以及其他專業知識，以便在今后的項目管理中能更好地利用這些信息來指導工程管理工作順利進行。

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（作者單位：青島市黃島區建筑工程管理服務中心）