新醫改下醫院檔案管理的改進策略研究

石佳

摘 要：檔案是醫院發展的重要依據，其不僅可以將相關資料保存分類，且可以通過合理利用推動醫院建設。在當前新醫改背景下，必須要結合醫院實際需求做好后續的管理工作，在檔案管理模式和方法上進行轉變，把握變革趨勢，避免因此而阻礙后續的整體進程。現階段，醫院檔案必須緊跟時代要求進行調整和優化，通過現代技術完善檔案的獲取和管理，以避免資料使用出現問題，文章對新醫改下醫院檔案管理進行分析，并從多方面入手總結了改進的具體策略。

關鍵詞：新醫改；醫院檔案；管理；改進

檔案能夠服務于醫院各項工作的開展，在實際執行中需要遵循新醫改下的各項規定，要靈活運用各類技術手段展開管理工作，從而切實提高醫療服務的整體水平。在新醫改背景下，管理層必須注意醫院檔案管理一體化，除傳統的紙質檔案收錄外，還應數字化存檔備份，通過多方面完善，最大限度地避免檔案原件損壞，有效提高檔案管理水平和管理質量，從而保證管理的精確度。同時，在應用中還需要進行創新，結合信息化技術手段為醫院檔案管理工作探尋出一條可持續發展的道路，讓檔案管理更加規范、合理，以期能夠發揮其根本價值。

一、新醫改下醫院檔案管理概述

1.新醫改政策

新醫改于2009年3月17日提出，要求有效減輕居民就醫費用負擔，著手解決人民群眾看病難與看病貴的問題，在規劃過程中建立健全基本醫療衛生服務制度，使其覆蓋城市以及周邊縣村，并將其確定為長期規劃目標。新醫改關系億萬人民的生活，工作開展中應貫徹落實科學發展觀，以此使醫藥衛生體制改革不斷深化，促進經濟社會全面協調可持續發展，醫院相關人員要充分認識深化醫藥衛生體制改革的重要性，遵循改革基本指導思想，不斷完善體制機制，積極穩妥推進醫藥衛生體制，以此指導醫院管理工作的順利實施，力爭取得明顯成效。

2.檔案管理

醫院檔案管理是發展中的重要組成部分，通過對服務產生的各種醫療文件資料進行整合，工作人員需要了解檔案工作的內容和要求，盡量符合醫院各方面工作的需求。醫院檔案管理涉及醫院管理工作記錄、影像資料及錄音資料等，要確保各項管理的有序性，在強化管理中分析存在的矛盾，且要求檔案部門協調與其他部門的關系，重視檔案資源的存儲方式，改變檔案管理的性質和重點，以此作為發展過程中的重要內容，衡量行業現代化水平相關指標，根據不同醫院管理制度和檔案應用情況，從而緩解醫學現代管理的矛盾問題。

二、新醫改下醫院檔案管理分析

1.信息收集

醫院檔案管理中的信息收集是整個工作的開端，與后續各項環節的開展息息相關，如存在問題會嚴重影響整理和編目，難以滿足后續應用需求。為此，在收集醫院檔案信息時要做好整理工作，配合各類現代化信息技術手段與設備完成收集和整理，包括科研資料、患者檔案和診療記錄等方面內容，如存在特殊狀況則要對其進行獨立歸置，必須要明確各項檔案收集流程及內容，在收集工作完成后由專職人員進行數據錄入與備份，避免出現信息遺漏或偏差的情況。

2.規劃整理

信息收集程序完成后要進行規劃整理，根據分類和檔案組合完成在錄入后進行編號，使檔案儲存能夠“井然有序”，此階段的工作開展是否順利，將會直接影響之后的醫院檔案查閱進度，若在工作中存在偏差，則后續檔案的利用價值會隨之降低。基于此，在醫院檔案管理工作開展中，需要合理應用數據庫系統進行統一規劃，保證各個工作環節之間能夠關聯，完成后應進行二次校驗，從而使管理工作更順利、更規范，進一步提高檔案的應用效率。

3.真實鑒定

在醫院檔案管理工作執行過程中，還需要做好價值分析，判斷所得各類檔案信息數據是否真實有效，為后續的決策與規劃提供幫助。在醫院檔案進行收錄前，要對上級所下達的命令和通知單獨管理，無須保存的資料數據則應及時在庫中對其刪除。同時，為了確保醫院檔案鑒定工作有序推進，需要涉及所有部門積極配合完成審核，落實檔案過程式管理，使其能夠貫穿于整體執行全過程，有效提高服務質量，保證檔案與發展之間能夠相輔相成。

三、新醫改下醫院檔案管理的意義

1.提升服務質量

對于醫院而言，各類檔案是歷史發展的記錄和見證者，具有無可替代的原始憑證作用，在新醫改制度應對管理工作開展進行優化和調整，以此提升整體的檔案信息安全性，為患者與醫務人員提供更好的服務。同時，要求當前部門積極協調與其他部門之間的關系，找準檔案管理的重點，將工作轉向高效開發和利用中，以此作為發展過程中的重要內容，執行中需要根據不同醫院管理制度和檔案應用情況制定制度，保障資源渠道暢通，提高各類資料的利用效率，維護醫院的穩定發展，用事實說話解決問題，以此有效彰顯醫院優良的服務。

2.提供參考依據

醫院在日常經營過程中，會產生大量的檔案資料，檔案管理不但要完成對患者就醫信息的記錄處理，還需要準確記錄各項活動與規劃，使各類檔案信息能夠作為參考依據，加速醫院的創新進程，在后續工作開展中發揮更重要的作用。同時，醫院檔案管理還應注重實踐方面的提升，創建創新醫療管理，將財力、物力和人員配置投入實際建設過程中，通過配合現代手段規劃醫院檔案資源，快速查詢患者的就醫信息，第一時間完成事件的分析與判斷，結合實際采取有效的治療方式，讓醫療工作能夠將檔案數據作為保障，減少醫療矛盾的出現。

3.保證競爭能力

在當前新醫改背景下，醫院在競爭上也變得激烈起來，而開展檔案管理工作不但可以實現各個科室之間的信息共享，還會強化醫務人員與患者之間的溝通與交流，為此，需要結合現代化技術手段深入挖掘檔案的價值，改變傳統檔案檢索應用的方式，從而使管理更全面、更完整，切實提高檔案利用率。同時，結合實際對管理模式進行后續的優化和調整，最大限度地避免檔案原件損壞，提高檔案管理水平和管理質量，使檔案管理發揮其根本價值，以此顯著提高醫院的整體競爭能力，最終在眾多醫院之中脫穎而出，避免出現脫節的情況。

四、新醫改下醫院檔案管理的現狀

1.缺少管理認知

醫院的功能在于為人民群眾提供醫療衛生服務，有些工作人員對檔案管理工作未能充分認知，沒有認識到檔案管理工作開展的重要性，執行中僅僅是表面走流程，沒有太多的實際意義，且基本沒有專職人員負責檔案工作，雖然進行了檔案管理工作，但無法為后續發展起到積極作用。就目前檔案管理情況來看，執行中可能會忽略某些問題，認為不會對發展造成影響，但長此以往必然會留下管理漏洞，埋下一系列的建設安全隱患。同時，由于醫院方面缺少管理認知，部分管理人員認為檔案工作只是對資料的整理，各項內容執行也只是象征性地完成，導致執行長期處于被動的局面，再加上各項制度未能做好約束，使效率隨之降低，造成工作滯后，隨著時間的推移，檔案管理會逐漸處于邊緣位置。

2.管理制度缺失

醫院檔案管理工作較為繁雜，會涉及資料收集、整理、歸類和存放等方面的工作，且在新醫改下各類數據信息隨之增多，需要配合信息技術與設備設施才能完成各項任務。目前，部分醫院在進行檔案管理時，制度上并沒有進行調整，仍然沿用原有的體系完成工作，但傳統制度具有一定的滯后性，如僅針對紙質檔案設定了規范，對于各類電子檔案并未有著明確的規定，使得執行并不能滿足當下的需求，在一定程度上制約了未來的發展。同時，雖然很多醫院結合新醫改對管理制度重新設定，并且運用到實際中，但都是關于醫療、護理和人事等方面，對檔案管理工作缺少約束，并沒有完整的工作流程，這一情況會使得檔案工作開展雜亂無章，久而久之便會與現階段發展出現脫節，對后續工作造成嚴重影響。

3.人員素質較差

在醫院檔案管理工作中，工作人員的專業知識儲備量不足和技能不過關，會對后續各項內容開展帶來消極影響，主要原因在于檔案管理隊伍沒有經過培訓，缺少專業的管理知識，且由于部分醫院檔案管理隊伍建設水平不達標，使得執行難以發揮作用。隨著醫療水平的不斷提高，應該相應地提高檔案管理水平，但是，現在很多醫院都是從內部調工作人員做檔案管理工作，只是把檔案管理工作當作一個流程，認為只要有這個工作步驟就可以，工作人員流動性大，人員變換頻繁，對檔案管理工作不夠了解，影響了檔案管理工作的效率。在一些地區，檔案管理人員基本以兼職為主，從其他崗位抽調而來，崗位變動甚是頻繁，很多檔案管理人員從未有過系統化的檔案管理經歷，大幅削弱醫院檔案管理工作成效。

五、新醫改下醫院檔案管理的改進策略

1.加強檔案管理認知

加強認知是檔案管理全面優化的重中之重，在實際工作開展中，領導應加大重視程度，有必要改變固有的工作概念，深刻意識到檔案管理的意義，結合當前工作情況改進執行方法，促進管理方式創新，以此有效提高檔案管理水平。執行中嚴格遵守規章制度，給予檔案管理部門對應職權，并構建一個標準化與制度化的數據管理系統，從而進一步提高檔案管理工作的整體質量。若想進一步提高醫院檔案管理水平，在優化過程中要根據當前情況加以改進，通過培訓教育讓管理人員加強對檔案工作的認知，積極工作，從而切實發揮管理工作的作用。

2.建立健全檔案管理制度

醫院檔案管理制度決定了執行效果，如未能按照規范執行，容易出現檔案登記不符合規定的情況，若想進一步契合時代發展，必須以真實性、安全性和完整性為基本原則，構建標準規范的體制進行約束，在建立醫院檔案管理制度的過程中要明確主體內容，避免風險問題的出現，防止數據被惡意竊取或丟失。檔案管理制度中除了約束主管部門外，還需要對各科室進行約束，要求將日常所得有效檔案資料進行收集和整理，備份好信息后上報至主管部門核查，各個科室之間應強化交流和配合，更好地為病人服務，為新醫改醫療事業做出貢獻。

3.強化檔案信息建設

醫院檔案管理要重視信息系統的開發和應用，應從簡單以及高效這兩點入手進行優化，通過強化檔案信息建設進行拓展，簡化工作執行的流程，有效規避偏差問題的出現。同時，要以互聯網技術的發展為標準，加快文本檔案向電子檔案的轉化，執行過程中需要結合醫院檔案管理的現狀，提高創新發展水平，有效發揮信息交流平臺的作用，及時排查安全風險，盡可能保證檔案信息的安全。此外，在現有平臺上開發相應的平臺，結合現有檔案管理經驗，發揮區域醫院聯合體的綜合優勢，提高醫院檔案管理系統的應用效果，避免出現意外情況。

4.做好條件設備設施規劃

在醫院檔案管理網絡化過程中，專業設備是保證工作落實的關鍵，為此，需要著手提升基礎設備設施，結合醫院的實際運行情況，平衡好醫院病歷檔案管理、人事檔案管理及其他各項檔案之間的關系，營造良好的辦公條件。同時，醫院要適應發展需要，必須根據實際情況，從體制、設備設施、人員和管理等方面入手進行優化，依據醫院自身實際狀況與社會發展趨勢，加大對醫院檔案管理設施方面的經費投入，進一步完善醫院數字化建設，從而提升醫院信息化管理技術，為創新管理提供有效支撐。

5.提高人員綜合素質

醫院檔案管理工作量巨大，需加強工作隊伍建設，認識到引入檔案管理人才的重要性，針對不同科室的實際情況進行檔案的建立和管理，要求嚴格按照標準執行，根據不同部門檔案的特點總結計劃，實現信息檔案資源的協調共享，保證醫院的檔案管理符合時代需求。在此過程中，要結合制度標準來約束自己的行為，讓管理人員學習新的理論和新的技術，以知識武裝自身，不斷開闊視野，提高自身的專業水平和綜合素質，防止檔案信息處理不及時和檔案分類不合理等現象的發生，為后續醫院發展奠定堅實的人才基礎。

6.構建監督執行體系

若想加強醫院檔案管理，就必須建立監督體系，全過程做到規范編制和嚴格審核，出現錯誤及時更正，提高檔案的準確性。同時，還需要對檔案編制及審核工作做好相應的規劃，強化監督的主體責任，合理調配事業單位內部監督資源，以此不斷完善醫院檔案管理架構，提高事前審核、事中監督功能，反映當前的實際情況，保證工作實際開展的全面性。醫院要設置獨立的檔案管理部門，確定領導分工和職責，安排專職、專業檔案人員進行管理，嚴格把握醫院檔案的建立、歸檔和存放等各環節，定期對檔案管理進行整理及檢查，保密性高的檔案文件要在正規規章制度下進行查閱及外接，從而確保檔案實體安全。

7.重視檔案利用工作

正確利用檔案才能為醫院的發展提供信息和資料，為患者的治療提供更好的參考方案，為此，要拓寬醫院檔案的范圍，將那些有價值的病歷檔案信息劃入管理范圍，充分發揮檔案的作用，實現資源的深入開發和再次利用，為臨床醫學研究工作提供更有價值的資料，更好地為患者服務。在此基礎上，還需要建立合理的檔案利用安全制度，把信息安全工作納入基本準則，按照流程和權限執行，使檔案能夠有效應用于醫院后續各項工作的開展中。

8.實現檔案統一管理

醫院檔案管理需始終堅持規范化的管理理念，通過增加醫院檔案信息管理的存儲空間，依據醫院自身實際發展狀況與社會發展趨勢，進一步完善醫院數字化建設，提升醫院信息化管理技術。同時，還需積極研發檔案檢索系統，有助于統一檔案管理目標的實現，為檔案管理系統的更新打下良好基礎，也為集約化管理營造良好的氛圍，從而為醫院自身發展提供廣闊前景。

六、結束語

在新醫改背景下，醫院應該提高對檔案管理工作的重視，以更高效的水平服務于各項工作，在執行中必須結合醫院發展的實際情況，做好優化和調整，做到與時俱進，使檔案管理更加高效、實用，提高醫院的競爭力。

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（作者單位：遼陽市傳染病醫院）