人事檔案電子文件歸檔和電子檔案管理研究

何宗哲

摘 要：本文結(jié)合人事檔案電子文件歸檔和電子檔案管理工作現(xiàn)狀，分析存在的主要問題，并從制度建設(shè)、人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)和試點(diǎn)單位三個(gè)方面，構(gòu)建科技興檔時(shí)代人事檔案電子文件歸檔和電子檔案管理的新模式。

關(guān)鍵詞：人事檔案；電子文件歸檔；電子檔案管理

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》及有關(guān)的人事檔案管理文件，人事檔案材料分為10類，移交的形式是紙質(zhì)版檔案材料。數(shù)字化時(shí)代，《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對(duì)人事檔案10類材料的掃描有了明確的規(guī)定和要求。但隨著時(shí)代的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，以及干部人事檔案專審全覆蓋工作的開展，“三齡兩歷一身份”的核實(shí)認(rèn)定，出現(xiàn)一些需要電子文件同時(shí)佐證的人事檔案材料。本文研究的主要是這部分電子文件的歸檔和管理問題。

一、人事檔案電子文件歸檔和電子檔案管理工作現(xiàn)狀

1.我國(guó)人事檔案電子文件歸檔和電子檔案管理基本情況

國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)督管理總局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)于2017年發(fā)布《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，該規(guī)范的適用范圍主要是各機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位等“在處理公務(wù)過程中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理”，該規(guī)范歸檔的電子文件門類包括文書、科技、專業(yè)、聲像、電子郵件、網(wǎng)頁(yè)和社交媒體。在檔案信息化背景下，該標(biāo)準(zhǔn)使各個(gè)單位檔案數(shù)據(jù)化管理有理可依、有據(jù)可循，并促進(jìn)我國(guó)檔案工作向信息化建設(shè)縱深發(fā)展。

人事檔案作為專門檔案的一種，一般情況下，人事檔案材料的移交均為紙質(zhì)檔案。近年來，隨著兩次大型人事檔案專項(xiàng)審核工作的開展，以及人事檔案數(shù)字化工作的開展，移交的人事檔案材料出現(xiàn)電子文件以及需要電子文件佐證的情況。這些人事檔案電子文件如何收和如何管的問題，也開始逐漸凸顯。由于人事檔案的涉密性較強(qiáng)，并有其特殊性，因此，《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》可以作為人事檔案電子文件管理的一個(gè)參考，但有些內(nèi)容并不適用于人事檔案電子文件的管理。

2017年，國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)督管理總局和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T 33870-2017），從范圍、目錄建庫(kù)、檔案掃描、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份和安全管理等12個(gè)方面，對(duì)干部人事檔案數(shù)字化工作進(jìn)行規(guī)范要求。該標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)，為人事檔案數(shù)字化工作指明了方向，明確了工作原則和工作要求，對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)的備份范圍和備份方式提出了具體規(guī)定。同時(shí)，采取有效的安全管理辦法，從環(huán)境安全、設(shè)備安全、訪問控制以及安全審計(jì)等方面進(jìn)行嚴(yán)格管理。特別值得注意的是，在資質(zhì)選擇方面，由于人事檔案數(shù)字化是一個(gè)非常大的工程，大部分單位會(huì)選擇以外包的方式開展此項(xiàng)工作。在這種情況下，該規(guī)范明確指出，人事檔案數(shù)字化工作需選擇“具有國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)的單位”，而且，“管理系統(tǒng)使用之前應(yīng)委托有資質(zhì)的第三方信息安全測(cè)評(píng)機(jī)構(gòu)開展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和檢測(cè)”。至此，我國(guó)人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作得到質(zhì)的突破。

2.我國(guó)人事檔案電子文件歸檔和電子檔案管理存在的主要問題

盡管國(guó)家已經(jīng)出臺(tái)《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T 33870-2017）和《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，但都沒有規(guī)范人事檔案電子文件歸檔和管理的內(nèi)容。人事檔案材料主要移交人事檔案材料的形成部門，并且，移交的材料是紙質(zhì)版的。但是，在工作實(shí)際中我們發(fā)現(xiàn)，有些材料只能通過檔案相對(duì)人本人移交，如學(xué)歷和學(xué)位證書復(fù)印件等。此外，很多高校都有幾個(gè)校區(qū)，并且校區(qū)之間距離較遠(yuǎn)，在向檔案相對(duì)人催交學(xué)歷和學(xué)位等復(fù)印件時(shí)，由于種種原因，檔案相對(duì)人更希望采用的移交方式是將證件掃描件發(fā)給人事檔案工作人員。因?yàn)閷W(xué)歷和學(xué)位信息都可以在中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)查詢，只要核對(duì)畢業(yè)證書和學(xué)位證書上面的編號(hào)即可。

因此，人事檔案電子文件的移交程序需要同步進(jìn)行增加和修改。《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》明確了紙質(zhì)版人事檔案10類材料的掃描要求、糾偏方法和存儲(chǔ)方式，但缺少對(duì)移交的電子文件的約束與規(guī)定。人事檔案管理的電子文件如何歸檔與如何管理是時(shí)代提出的一個(gè)新問題。

二、科技興檔時(shí)代人事檔案電子文件歸檔和電子檔案管理新模式

1.將移交的電子文件融入人事檔案制度建設(shè)

（1）立足檔案工作重點(diǎn)，以制度為抓手，構(gòu)建人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展新格局

2023年2月16日，在國(guó)家檔案局局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上，明確了當(dāng)前和今后一段時(shí)間全國(guó)檔案的工作重點(diǎn)，積極推進(jìn)科技興檔工程。同時(shí)，加快檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型也被提上日程。會(huì)議指出，全國(guó)將形成“東部引領(lǐng)、中部崛起、西部跨越”的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的新格局。可以預(yù)見，檔案的智慧管理、智慧利用和智慧發(fā)展成為檔案今后工作開展的主旋律。人事檔案作為檔案的重要組成部分，如何與時(shí)俱進(jìn)地做好這些新增人事檔案電子文件的歸檔和管理工作，是目前迫切要解決的問題。從人事檔案基層工作人員的視角來看，要使電子文件管理工作得以順利開展，最核心與關(guān)鍵的是國(guó)家能在頂層設(shè)計(jì)上制定有關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)和工作要求，這是開展一切人事檔案工作的根本和保障。因此，結(jié)合當(dāng)前全國(guó)檔案工作重點(diǎn)，以制度為抓手，將移交的人事檔案電子文件的歸檔和管理工作納入國(guó)家層面的人事檔案制度建設(shè)，自上而下地構(gòu)建人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展新格局，成效會(huì)更顯著，工作也更容易開展。在國(guó)家制度的保障下，各單位有針對(duì)性地開展單位的人事檔案電子文件歸檔和管理工作，可以達(dá)到事半功倍的效果。

（2）人事檔案制度建設(shè)與實(shí)踐工作相結(jié)合

2018年，中央組織部在全國(guó)施行《干部人事檔案工作條例》，并在第二十三條中首次提出了“干部人事數(shù)字檔案”的概念。同時(shí)，對(duì)掃描的數(shù)字檔案要求保證其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。數(shù)字檔案是紙質(zhì)檔案的完整再現(xiàn)，二者要保持一致。

《條例》提及了移交的紙質(zhì)人事檔案材料的數(shù)字掃描和存檔，但沒有涉及人事檔案?jìng)€(gè)人移交的電子文件，如在人事檔案專審全覆蓋工作中，有部分檔案相對(duì)人由于缺少以前單位的勞動(dòng)合同和解除勞動(dòng)關(guān)系材料，而原單位已經(jīng)不存在，或者時(shí)間久遠(yuǎn)，材料無法找尋。碰到這樣的情況，我們可以通過當(dāng)?shù)厣绫C(jī)構(gòu)查詢當(dāng)年繳納的社保情況，判斷檔案相對(duì)人在原單位的工作時(shí)間。目前，很多省份的社保繳納情況已經(jīng)聯(lián)網(wǎng)，檔案相對(duì)人只需登錄相關(guān)網(wǎng)站即可查詢，網(wǎng)頁(yè)打印出來的材料也有社保局的公章。因此，很多檔案相對(duì)人申請(qǐng)?zhí)峤淮蛴〖⒏缴暇W(wǎng)絡(luò)查詢網(wǎng)址給人事檔案工作人員進(jìn)行核實(shí)。這種情況就類似于在學(xué)信網(wǎng)查詢學(xué)歷、學(xué)位證書的真實(shí)性。特別是涉及異地查詢社保的情況，如果在網(wǎng)絡(luò)就能查詢，便可省下很多人力和時(shí)間。諸如此類的材料和電子文件，建議將移交的電子文件要求和移交的注意事項(xiàng)融入《干部人事檔案工作條例》，使該類工作的開展有章可循。檔案相對(duì)人移交的電子文件，人事檔案工作人員在核實(shí)該電子文件的真實(shí)、有效性后，可按照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》中對(duì)數(shù)字檔案的要求進(jìn)行規(guī)范調(diào)整、保存。因此，將移交的電子文件融入人事檔案制度建設(shè)是非常有必要的。

2.移交的人事檔案電子文件歸入檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理

（1）優(yōu)化檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)板塊

由于一些單位所管理的人事檔案卷數(shù)較多，如果開展干部人事檔案數(shù)字化工作，一般情況下會(huì)選擇采用外包的形式。在人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，每一卷人事檔案都要進(jìn)行掃描，形成新的圖像信息，而這些圖像信息則需要經(jīng)過一定的程序進(jìn)行安全的信息存儲(chǔ)。根據(jù)《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求，數(shù)字檔案必須存儲(chǔ)在具有加密技術(shù)的管理系統(tǒng)，確保存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的安全。結(jié)合人事數(shù)字檔案系統(tǒng)本身的優(yōu)點(diǎn)及移交的人事檔案電子文件的特點(diǎn)，可以調(diào)整數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)模塊，增加人事檔案電子文件接收、利用等業(yè)務(wù)板塊（具體見圖1），使人事檔案管理系統(tǒng)得到優(yōu)化，電子文件各項(xiàng)管理工作得以有序開展。

（2）在人事檔案電子文件移交過程中引入電子簽名技術(shù)

根據(jù)《中華人民共和國(guó)電子簽名法》第十四條規(guī)定，“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。因此，在人事檔案電子文件移交的過程中，除了要對(duì)其真實(shí)性核實(shí)外，還要運(yùn)用電子信息技術(shù)手段，引用電子簽名技術(shù)，讓移交人進(jìn)行電子簽名，確保責(zé)任落實(shí)到位，保證所送交的電子文件是真實(shí)可信的。同時(shí)，還要在紙質(zhì)版《人事檔案材料移交登記簿》上填好移交的材料內(nèi)容。移交手續(xù)辦完后，人事檔案工作人員整理好人事檔案電子文件，并將其保存至人事檔案管理系統(tǒng)中個(gè)人對(duì)應(yīng)文件夾，存儲(chǔ)于“檔案接收”里的“電子文件”中。

通過電子簽名技術(shù)進(jìn)行移交的電子文件，提升工作人員人事檔案材料移交的責(zé)任意識(shí)，從源頭上杜絕虛假檔案材料進(jìn)入人事檔案。同時(shí)，使用電子簽名技術(shù)，也提升了人事檔案材料移交的工作效率，避免發(fā)生工作斷層現(xiàn)象。

（3）擴(kuò)建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)功能

人事檔案管理系統(tǒng)功能強(qiáng)大，綜合了人事檔案安全存儲(chǔ)、保密、數(shù)據(jù)提取、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)采集、檔案信息利用等多方面的功能。隨著人事檔案數(shù)字化工作的開展，對(duì)系統(tǒng)的要求會(huì)愈加全面、專業(yè)、具體化，對(duì)其安全性能要求也更高。對(duì)于新增加的人事電子文件，要擴(kuò)建人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)功能，強(qiáng)化對(duì)移交電子文件的管理。首先，在利用方面，因?yàn)橛行┤耸聶n案材料要結(jié)合電子文件內(nèi)容綜合研究，需要在審批程序里增加查閱電子文件內(nèi)容。其次，在數(shù)據(jù)分析一欄，可加入對(duì)電子文件的研究，如有些電子文件涉及社保繳納年限、工齡計(jì)算等，有些涉及獎(jiǎng)勵(lì)和榮譽(yù)類等，通過對(duì)這些電子文件的分析，了解當(dāng)前一些職能部門的管理要求和管理方向，有助于今后檔案材料的收集和整理。最后，在數(shù)據(jù)備份方面，要加強(qiáng)對(duì)電子文件的安全管理，除了對(duì)數(shù)字檔案要進(jìn)行備份外，新存儲(chǔ)的電子文件也要進(jìn)行同步備份，可采用離線形式存儲(chǔ)于涉密硬盤、光盤中。通過對(duì)人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)功能擴(kuò)建，使移交的人事檔案電子文件得到有效的存儲(chǔ)和保管、利用，并最終服務(wù)于組織工作的開展，服務(wù)于單位的發(fā)展。

3.依托制度和系統(tǒng)，在部分單位開展試點(diǎn)工作

（1）全過程、全方位對(duì)人事檔案電子文件進(jìn)行管理

目前，由于人事檔案歸檔的是紙質(zhì)檔案，人事檔案電子文件是信息化時(shí)代各行業(yè)逐漸出現(xiàn)的用以佐證紙質(zhì)檔案的材料。我們可以依托修改的人事檔案電子文件和電子檔案管理制度，以及人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，先在部分有人事檔案管理權(quán)限的單位開展試點(diǎn)工作。試點(diǎn)單位從人事檔案電子文件的收集、整理系統(tǒng)著手，嚴(yán)格對(duì)標(biāo)數(shù)字檔案掃描的標(biāo)準(zhǔn)，從圖像的色彩模式、圖像分辨率、圖像處理和優(yōu)化等方面對(duì)人事檔案電子文件實(shí)行嚴(yán)格的系統(tǒng)管理。同時(shí)，對(duì)電子文件的管理、利用進(jìn)行全過程跟蹤、研究，對(duì)每個(gè)階段出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)記錄和調(diào)整。

（2）以人事檔案電子文件安全為著力點(diǎn)，對(duì)其實(shí)行風(fēng)險(xiǎn)防控管理

人事檔案電子文件安全管理問題，要結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)防控要求，對(duì)每一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行排查，做好每日電子追蹤記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)電子檔案風(fēng)險(xiǎn)源并進(jìn)行有效干預(yù)，從源頭杜絕人事檔案電子文件安全事故的發(fā)生，確保人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)安全、電子文件信息安全。成立數(shù)字檔案和電子文件安全信息工作小組，對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)源要及時(shí)開會(huì)討論，研究解決的對(duì)策。試點(diǎn)單位從人力、物力、財(cái)力等方面給予人事檔案數(shù)字化管理的支持，使人事檔案電子文件各項(xiàng)工作得以有序開展。

（3）強(qiáng)化監(jiān)管，促使人事檔案電子文件工作規(guī)范化運(yùn)轉(zhuǎn)

在開展試點(diǎn)過程中，紀(jì)律檢查部門要介入監(jiān)管，從人事檔案電子文件業(yè)務(wù)工作的開展，到人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)的管理，要保證電子文件管理的整個(gè)流程合法、合規(guī)，符合人事檔案數(shù)字化管理規(guī)定，符合國(guó)家對(duì)檔案工作的安全要求，切實(shí)維護(hù)人事檔案工作權(quán)威，使電子文件各項(xiàng)管理工作規(guī)范化、科學(xué)化和有序化。

（4）重視隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)化檔案團(tuán)隊(duì)

科技興檔時(shí)代，需要一支高素質(zhì)與專業(yè)化的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)。人事檔案電子文件作為新生事物，有其特殊性，更需要專業(yè)化的人事檔案工作人員對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理。在《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》中，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行管理的主要有“三員”：系統(tǒng)管理員、安全保密管理員和安全審計(jì)員。這三位員工的職責(zé)是分開的與獨(dú)立的，每個(gè)人都有其工作任務(wù)，互相監(jiān)督，形成人事檔案電子文件工作管理的閉環(huán)機(jī)制，使人事檔案電子文件管理工作得到有效落實(shí)，電子文件存儲(chǔ)、利用工作得以有效開展，構(gòu)建人事檔案電子文件良性循環(huán)的工作狀態(tài)。這種工作狀態(tài)從選人、用人角度考慮則是對(duì)人事檔案工作人員新的工作要求和能力要求。人事檔案員不僅要有過硬的檔案管理知識(shí)，還要有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作水平，能系統(tǒng)地掌握人事檔案掃描、存儲(chǔ)要求，并能對(duì)檔案圖像進(jìn)行合理的糾偏處理。此外，人事檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)大工程，需要檔案員要有較強(qiáng)的組織、溝通能力，獲取單位對(duì)這項(xiàng)工作的支持，需要較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力去應(yīng)對(duì)數(shù)字化過程中碰到的難題，需要較強(qiáng)的心理素質(zhì)去平衡、化解檔案工作中的“疑難雜癥”。

人事檔案管理員除了完成每年90個(gè)課時(shí)的專業(yè)學(xué)習(xí)外，還可以通過中國(guó)知網(wǎng)、萬(wàn)方等網(wǎng)站學(xué)習(xí)人事檔案最前沿的知識(shí)，豐富自身的檔案知識(shí)儲(chǔ)備，提高工作創(chuàng)新力和實(shí)際操作能力，不斷深化人事檔案電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

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（作者單位：廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院）