數字化技術給地質檔案管理帶來一抹新亮色

吐思耐·依不拉音

現立足于我國現階段地質檔案管理現狀，對當前我國地質檔案數字化管理水平較低、發展進程緩慢的原因進行科學系統的分析和探討。同時結合檔案管理實踐經驗，對推進地質檔案管理數字化建設進程提出切實可行的策略。

地質檔案是地質調查研究、礦產勘探過程中形成的檔案，是對地質活動和觀測結果的客觀記錄。地質檔案的形成對我國地質工作的可持續發展起到了關鍵的推動作用。但是隨著地質發掘、考察、研究、分析活動的增加，需要進行記錄、存檔、分析、歸類管理的地質檔案越來越多，而傳統手賬式的記錄方式已經無法適應現代地質檔案管理的要求。因此，地質檔案管理人員要基于大數據時代，結合檔案管理實際情況，因地制宜地開展檔案管理數字化建設，以更好地發揮地質檔案服務社會的價值。

地質檔案管理數字化建設的必要性

順應信息化時代發展的趨勢

在信息化時代，隨著云計算、人工智能、大數據等技術的普及，各個行業與互聯網的聯系變得越發緊密，傳統檔案管理方式的局限性慢慢暴露出來。當前我國的地質檔案浩如煙海、類型復雜，傳統的檔案管理模式查找信息難度大，管理人員需要花費更多的時間，對地質卷宗的利用效率較低。因此，地質檔案管理人員需要發揮大數據和互聯網資源的優勢，使地質檔案管理工作適應我國當前檔案數字化建設不斷推進的發展環境，提高地質檔案管理工作的效率，減少地質檔案管理工作量，這既是互聯網與地質檔案管理融合發展的現實需要，也為今后我國地質檔案管理工作的創新開辟了道路。

保證地質檔案安全性和完整性的需要

傳統的地質檔案管理模式下，工作人員需要花費大量的時間和精力，所有地質檔案的記錄和管理都需要依靠人工來進行，且地質檔案資料的保存需要占用大量的空間。在自然災害等突發情況面前，大量的地質檔案面臨丟失和損毀的風險。因此，加快推動地質檔案數字化建設進程，是確保地質檔案安全性和完整性的需要。基于大數據技術的檔案管理方式既可以提高檔案保存的效率，也可以節約檔案保存的空間，提高地質檔案管理效率。

地質檔案實現信息資源共享的需要

我國保存了大量珍貴的地質資料，對這些地質資料進行歸類和分析對提高我國地質研究水平具有重要的作用，是實現我國地質研究可持續發展的現實需要。傳統手賬式的地質檔案管理模式無法實現地質信息資源的共享，借助大數據和互聯網技術，工作人員可以隨時通過互聯網信息平臺查閱地質檔案，實現地質檔案信息資源的共享利用，這既有利于提升地質工作的效率，也能更好地發揮出地質檔案本身應該具備的共享功能。

地質檔案數字化管理的優勢

提高地質檔案管理效率

傳統地質檔案管理和記錄主要通過人工手記來完成，耗費時間長，效率低，在記錄的過程中還會因為筆誤而出現記錄失真的問題。因此，要想提高地質檔案管理的水平，就必須運用數字化管理手段。將數字化技術應用于地質檔案的形成、分類、傳輸及利用等環節中，能夠極大地提高地質檔案管理效率，節約檔案記錄時間；還能通過大數據分析對記錄失誤的地方進行及時查找和改正，快速提升地質檔案管理工作效率。

確保地質檔案的時效性和機密性

將數字化技術運用到地質檔案管理工作中，既可以使用戶通過查找關鍵詞的方式來查看自己需要的地質資料，提高地質檔案利用的方便性、快捷性；也可以對地質檔案進行密碼設置，通過互聯網對查看地質檔案的人員進行身份驗證，提高地質檔案管理的安全性和機密性。

地質檔案管理數字化建設進程緩慢的成因

管理方式缺乏創新

檔案管理水平的高低影響著地質檔案管理工作的開展效率，將數字化技術運用到地質檔案管理中是當前推動我國地質檔案管理方式創新的迫切需要。但是從現實情況來看，部分地質檔案管理人員的數字化管理意識不強，認為地質檔案管理工作只是對地質檔案進行分類和存檔，是沒有技術性的工作。檔案管理人員沒有充分認識到數字化技術對地質檔案管理工作的重要性，以及投入地質檔案管理數字化建設的資金不足等問題，直接導致地質檔案管理工作粗放、低效。

地質檔案尚未全面數字化

一直以來，地質檔案主要以圖片、文字等形式，依托紙質載體保存，但是諸如標本、礦產等地質資料無法采用傳統文字形式以及利用紙質載體進行記錄。這類地質資料急需借助數字化手段，實現數字化記錄、保存及管理。

地質檔案管理水平較低

當前的地質檔案管理流程依然為接收—歸檔—保管—上交—匯交的傳統流程。傳統的地質檔案管理模式下，工作人員采取手賬式的記錄方式，所以地質檔案查閱效率低下，查找人只能通過紙質目錄進行逐章查閱，無法形成電子借閱記錄。地質檔案數量龐大，并長期堆放在檔案室，占據著大量的存儲空間，且未能得到較好的保護和利用，導致檔案出現了紙張發黃、老化，甚至是被老鼠咬壞等問題。此外，在翻閱查找的過程中，很多原始的地質檔案會因經手人員過多而出現丟失。

地質檔案管理設備落后，有待更新

地質檔案數字化管理的關鍵就是要實現檔案與互聯網信息化設備（如計算機、掃描儀、服務器等）的連接。但從實際的調查情況來看，很多地質檔案管理部門的配套設施嚴重落后，缺少基礎的數字化設施設備，數字化信息檢索和錄用系統不完善等，這些問題嚴重影響了地質檔案數字化建設進程的推進。

地質檔案管理人員專業素養及綜合素質有待提升

隨著信息化技術的快速發展，地質檔案管理工作也逐漸向數字化、智能化方向轉變。推進檔案管理數字化建設進程需要依靠先進的配套設施，儲備高素質的地質檔案管理人才。地質檔案管理人員應掌握地質檔案管理的專業知識，同時能夠運用數字化技術開展地質檔案管理工作。然而，目前有一些地質檔案管理人員仍然保留著傳統的管理理念，沒有認識到開展數字化建設的必要性，思維老化，不重視自身能力及綜合素質的提升，缺少進取心，導致地質檔案管理數字化建設進程受到阻礙，地質檔案管理水平較低。

推進地質檔案數字化建設進程的對策措拖

運用先進管理理念，加快地質檔案管理數字化建設

推動地質檔案管理的數字化建設，需要檔案管理單位的所有工作人員轉變思想觀念，樹立數字化管理理念。一方面，地質檔案管理單位的工作人員要轉變傳統的管理理念，與互聯網接軌，充分認識到數字化手段對提高地質檔案管理效率的重要性。另一方面，要通過引進信息化、數字化設備，逐漸實現地質檔案由依靠人工記錄到依靠電子計算機設備記錄的轉變，將數字化技術貫穿地質檔案管理工作的始終，提高地質檔案管理效率。

加快地質檔案數字化建設步伐

傳統地質檔案資料的記錄方式多種多樣，地質檔案資料的內容繁雜，導致很多紙質檔案無法轉變為數字化檔案。將傳統紙質檔案轉變為數字化檔案需要一個相當長的周期。檔案管理人員要推動地質檔案數字化進程，按照檔案工作進度完成檔案數字化任務。這就需要檔案管理人員結合檔案的使用情況，先對重要的地質檔案進行數字化掃描，對于有污漬的紙質檔案資料，可以借助高分辨率的掃描儀進行數字化掃描。

完善地質檔案數字化管理的軟硬件配套設施

地質檔案資料數字化進程的加快離不開先進的計算機和數字化配套設施，所以，地質檔案管理部門要及時淘汰落后的軟件系統和硬件設備，與生產先進專業設備的公司進行合作，購買先進的檔案數字化管理的軟硬件配套設備。此外，一方面要加強對地質檔案管理人員的數字化知識與技能培訓，培養專業、高素質的檔案數字化管理人才，為推進地質檔案管理數字化建設進程創造條件。另一方面，地質檔案管理部門需建立數字化的信息交流平臺，利用信息平臺實現數字化地質檔案資料的資源共享，使使用者能方便快捷地查閱相關地質檔案資料。同時，也要加大檔案管理軟硬件系統的開發、更新力度，利用數字化信息交流平臺提升檔案管理人員對數字化設施的運用水平。

大力開展地質檔案數據庫建設

數字化技術的應用能夠使工作人員快速、便捷地獲取地質檔案資料，對檔案信息的有效性進行驗證，且能簡化程序，具有操作便捷、可追溯源頭、全程有據可尋、經濟合理等優點。所以，將數字化技術應用于地質檔案管理工作中，能使地質檔案管理工作效率得到大幅度提高。地質檔案數據庫的建設能讓地質檔案的安全性和保密性得到更好的保障。因此，檔案管理人員要重視地質檔案數據庫的建設，同時還要對數據庫結構進行不斷的優化，明確地質檔案數據庫的建設目標，完善地質檔案的收集和記錄方式，進而保證地質檔案數據庫的完整性。此外，要嚴格遵循地質檔案數據庫收錄的規定要求，對檔案目錄的檢索方式進行優化，并與數字化技術相結合，使地質勘探部門和相關建設部門能夠通過搜索關鍵詞的方式及時查找到檔案，從而使地質檔案資源實現整合與共享。

地質檔案數字化管理實踐

眾所周知，地質檔案管理數字化建設是一項長期的工程，也是一項非常有意義且富有挑戰性的工作。地質檔案管理工作量大，需要耗費大量的人力、物力、財力，從地質資料收集、管理到保存，需要通過互聯網或數據庫進行目錄輸入、掃描檢查、存儲備份及后期的細節收尾處理等工序，這些環節環環相扣，因此，要形成一套完整且有序的檔案數字化管理體系和完善的檔案數字化管理制度。例如，如果地質檔案資料索引目錄導入出現錯誤，將會導致地質資料原文掛接失敗或者掛接到錯誤位置，使工作人員在后期工作中需要大量改正前期的失誤，進而影響地質檔案數字化管理工作進程。目前，為加快實現地質檔案管理數字化建設，地質檔案管理人員大力開展數據庫建設，對地質檔案進行數字化掃描，開發加密登錄系統；同時在掃描過程中，組裝或下載各種有關地質檔案管理的軟硬件程序或架構，以提高掃描效率。此外，為了更好地改善硬件架構與提升軟件效率，檔案管理人員需要不定期地與計算機專業團隊進行合作，采用數字化技術，保證地質檔案數據的安全性以及完整性。

綜上所述，應用數字化管理手段是新時代推動地質檔案管理工作創新和發展的必然要求。受歷史客觀因素的影響，以前我國的地質檔案記錄方式以手賬記錄為主，現隨著地質勘測活動的增加，這種傳統的記錄方式已經無法適應現代地質檔案管理的需要。因此，要想提高我國地質檔案數字化管理水平，檔案管理人員必須樹立運用數字化手段開展檔案管理工作的意識，學習地質檔案管理數字化建設的相關知識，構建地質檔案數字化管理體系，從而推動我國地質檔案事業更好更快發展。

（作者單位：新疆地礦局第一水文工程地質大隊）