信息系統(tǒng)項目的整體管理淺析

摘要：項目整體管理即對項目中的一系列要素進行綜合協(xié)調(diào)，以實現(xiàn)項目管理的需求。在信息系統(tǒng)項目建設(shè)中，如果整體管理缺乏，那么會造成范圍蔓延、成本超支、進度延期等一系列問題。為了控制信息系統(tǒng)項目的成本、質(zhì)量、進度，管理人員應(yīng)加強項目的整體管理。為此，本文分析了信息系統(tǒng)項目整體管理的必要性、信息系統(tǒng)項目整體管理的階段、需要重點關(guān)注的問題，以及提高信息系統(tǒng)項目整體管理可行性和精準(zhǔn)性的對策。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)；整體管理；項目；控制

在信息化社會，信息的地位和作用愈加凸顯，不斷涌現(xiàn)的大量信息為社會建設(shè)提供了基礎(chǔ)的資源保障。因此，信息系統(tǒng)變成基本的社會建設(shè)項目，國家的現(xiàn)代化發(fā)展少不了信息系統(tǒng)項目的支持。我國的信息系統(tǒng)項目發(fā)展越來越迅速，以往的信息系統(tǒng)項目管理與結(jié)構(gòu)體系建設(shè)越來越不適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的要求，導(dǎo)致項目管理模式跟管理結(jié)構(gòu)的不統(tǒng)一，從而較易形成管理上的風(fēng)險?；诖耍畔⑾到y(tǒng)項目的整體管理是非常迫切和有必要的，逐漸變成社會重視的核心問題。

一、信息系統(tǒng)項目整體管理的必要性

搜集信息零散化是以往信息系統(tǒng)項目管理的特色。信息管理的區(qū)域比較分散，從而使數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性受到影響。例如省級公務(wù)員考試信息系統(tǒng)項目管理，其在以往實施區(qū)域性管理模式，信息管理項目間缺少連通性，各省、自治區(qū)、直轄市負(fù)責(zé)本區(qū)域的考試，各省市的考試時間不同?？忌鷷柚鷷r間差參與若干次考試，可能在一月內(nèi)參與多個省份的考試。這種情況導(dǎo)致多個區(qū)域同時錄取一個考生的現(xiàn)象出現(xiàn)。對于招聘單位來說，此現(xiàn)象會使成本支出增加，并且也使公務(wù)員考試的公正性和公平性受到影響。對于企業(yè)來講，信息管理的分散化導(dǎo)致部門之間的信息溝通受阻，進而難以迅速地收集傳達(dá)市場信息，導(dǎo)致市場排斥和人心渙散?？傊?，以往的信息收集模式已滯后于社會發(fā)展的要求，以及以往的信息收集模式會形成難以扭轉(zhuǎn)的社會危害性，倘若不能很好地優(yōu)化信息收集模式，那么會導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理的封閉性，從而嚴(yán)重影響項目本身。因此，信息系統(tǒng)項目整體管理非常有必要。

二、信息系統(tǒng)項目整體管理的階段

信息系統(tǒng)項目的整體管理有助于項目的成功。信息系統(tǒng)項目的整體管理涵蓋項目啟動、計劃、落實、控制、收尾等若干階段。信息系統(tǒng)項目的整體管理可以推動一系列任務(wù)組織的有序開展，從而使項目能夠?qū)崿F(xiàn)整體最優(yōu)的效果。

（一）信息系統(tǒng)項目啟動階段

項目啟動階段的基本環(huán)節(jié)有立項、審批、可行性分析、論證、評估、招投標(biāo)和簽署合同，有關(guān)環(huán)節(jié)要求各個角色的人員落實。在投標(biāo)后，如果單位中標(biāo)且收到相應(yīng)的通知書，那么應(yīng)實時反饋和簽署合同，后續(xù)項目主導(dǎo)負(fù)責(zé)人開會提出項目工作的要求和指示等，承建方對后續(xù)工作方案做出匯報，且探討有關(guān)事宜，在會上還應(yīng)選出項目經(jīng)理，項目經(jīng)理負(fù)責(zé)之后的相關(guān)事宜。

（二）信息成系統(tǒng)項目規(guī)劃階段

項目的執(zhí)行需要計劃的支持，項目的相關(guān)工作都應(yīng)基于審核的規(guī)劃開展工作，在此階段項目經(jīng)理應(yīng)制定項目的總規(guī)劃或管理計劃，確保在項目正式執(zhí)行前完成總規(guī)劃。項目規(guī)劃階段依據(jù)項目可行性分析報告、論證、工作說明書、章程等文件，并且還應(yīng)制定其他環(huán)節(jié)的管理子計劃。在制定完以上規(guī)劃之后應(yīng)結(jié)合專家評審、會議等作出肯定或評審，只有獲得批復(fù)的規(guī)劃才能夠充當(dāng)項目執(zhí)行中遵守的基準(zhǔn)（范圍和成本基準(zhǔn)等）。批復(fù)之后的項目基準(zhǔn)不是固定不變的，項目經(jīng)理在之后階段可以根據(jù)招聘合同和要求、項目具體執(zhí)行現(xiàn)狀改進與完善項目基準(zhǔn)，并且在結(jié)束項目之后可以在單位組織過程資產(chǎn)中納入以上的寶貴經(jīng)驗（項目規(guī)劃）。在信息系統(tǒng)項目規(guī)劃階段，能夠邀請有關(guān)項目的干系人員參加，確保項目規(guī)劃有效性的提升，并且也能夠適當(dāng)應(yīng)用相應(yīng)的技術(shù)或工具制定項目規(guī)劃。

（三）信息系統(tǒng)項目執(zhí)行階段

項目執(zhí)行階段的主導(dǎo)管理工作是指導(dǎo)和管理項目，項目經(jīng)理應(yīng)有效落實溝通、人力資源、質(zhì)量等若干管理事宜。其中，在溝通管理上，項目經(jīng)理應(yīng)盡量取得項目各干系人的積極扶持，結(jié)合相應(yīng)的溝通方法提高各干系人的信任感；在人力資源管理上，應(yīng)重點落實項目團隊招募、團隊建設(shè)以及管理等事宜，能夠以多標(biāo)準(zhǔn)決策分析技術(shù)對項目團隊的組成人員進行嚴(yán)格選拔，以及將AB制度應(yīng)用于重要工作崗位，從而防范風(fēng)險；在質(zhì)量管理上，應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)項目基準(zhǔn)落實質(zhì)量管控工作，保障項目的執(zhí)行跟有關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)相符合，并且優(yōu)化和完善執(zhí)行過程以及強化質(zhì)量評審等。

（四）信息系統(tǒng)項目控制階段

在項目整個生命周期中都應(yīng)滲透整體控制工作，其主導(dǎo)事項是：實施監(jiān)控項目的執(zhí)行現(xiàn)狀、加強整體變更控制、注重風(fēng)險管理、加強溝通管理、嚴(yán)格采購控制、注重范圍核實和管控、實現(xiàn)質(zhì)量和成本、進度的控制目標(biāo)。例如，對于風(fēng)險管理工作而言，項目經(jīng)理在項目初期即識別分析潛在的風(fēng)險，并且制定有關(guān)的對策。識別風(fēng)險之后應(yīng)定性分析風(fēng)險，根據(jù)風(fēng)險的概率、影響性開展風(fēng)險的優(yōu)先級排序，且貫徹實施責(zé)任制，結(jié)合SWOT技術(shù)定量分析風(fēng)險。與此同時，風(fēng)險的出現(xiàn)勢必對項目質(zhì)量和成本以及進度形成影響，為此，在風(fēng)險管理中務(wù)必落實需求分析、成本管理、質(zhì)量管理、進度管理、范圍管理等事宜。最后制定應(yīng)對風(fēng)險的計劃，以及審計和再評價風(fēng)險?？傊?，執(zhí)行有效的項目控制奠定了項目有序進行的良好基礎(chǔ)，確保了項目質(zhì)量在指標(biāo)范圍內(nèi)、進度不遲滯、成本不超支、風(fēng)險和變更得以控制等。

（五）信息系統(tǒng)項目收尾階段

項目收尾階段的管理重點是項目發(fā)起者驗收最終的項目成果，此階段旨在驗收項目、總結(jié)項目、后期運維和評價項目。其中，在項目執(zhí)行階段即要求開展有關(guān)的行政驗收事宜，而在結(jié)束項目時也應(yīng)驗收合同。像是在行政驗收中務(wù)必由項目發(fā)起者確認(rèn)行政驗收簽發(fā)書。在驗收項目時應(yīng)建設(shè)驗收小組，驗收小組成員中需要有相關(guān)專家，以會議形式評審項目執(zhí)行狀況。會議中要求業(yè)主方對項目整體建設(shè)管理情況進行匯報，建設(shè)方應(yīng)匯報項目整體執(zhí)行狀況，涵蓋項目成本、質(zhì)量、進度、風(fēng)險等環(huán)節(jié)，在會議討論之后生成最終的驗收報告，有關(guān)專家和驗收組組長負(fù)責(zé)簽字確認(rèn)。

三、信息系統(tǒng)項目整體管理需要重點關(guān)注的問題

（一）注重信息溝通

信息系統(tǒng)項目建設(shè)中通常牽涉到復(fù)雜、較多的干系人，尤其是大規(guī)模的信息系統(tǒng)項目存在較多的子系統(tǒng)，而人和人之間傳輸和交流信息的關(guān)鍵在于溝通，為此，良好的溝通管理對項目的執(zhí)行效果影響較大，只有注重溝通，才可以確保項目的成功。因此，在項目執(zhí)行中應(yīng)遵循積極溝通、主動溝通的原則，并且，為了確保更加順暢的溝通，應(yīng)盡可能地防范一系列干擾因素，確保彼此之間信息的表達(dá)維持原狀，這樣在信息的發(fā)送與接收后，彼此之間可以反饋和檢查理解情況，從而提升溝通效率和效果。

（二）注重風(fēng)險管控

所謂的風(fēng)險就是項目面臨機會或威脅的一系列不確定性問題，其基本特點是相對性、可變性、不確定性、客觀性。在項目的全生命周期中，風(fēng)險時時處處都存在，項目組成員應(yīng)增強風(fēng)險觀念，項目經(jīng)理也應(yīng)密切關(guān)注風(fēng)險，科學(xué)地評估以及科學(xué)地分析風(fēng)險，注重事前規(guī)劃以及風(fēng)險的識別和定性定量分析風(fēng)險，當(dāng)出現(xiàn)風(fēng)險的情況下可以實時應(yīng)對和持續(xù)監(jiān)控。

（三）執(zhí)行有效變更

在信息系統(tǒng)項目管理中，范圍改變與需求擴大時常出現(xiàn)，因此，項目變更是客觀存在的，做好變更控制顯得非常關(guān)鍵。項目管理中應(yīng)認(rèn)真根據(jù)變更控制流程進行變更，在界定變更需求之后承建方可以對變更申請進行提交，監(jiān)理再初審變更情況，并且項目管委會也需要做出審查，然后各方分析變更事項和制定變更規(guī)劃，組織執(zhí)行變更且對變更執(zhí)行的全程進行監(jiān)控，最終評價變更效果，以及明確變更之后的項目是否有序運行。需要明確的是針對變更問題務(wù)必獲得客戶確定和正式評審，以及形成正式的變更申請書面記錄。如在一次請購流程模塊功能階段驗收會上，采辦經(jīng)理指出需要增加一個審批人員的短信提醒功能，存在請購單據(jù)要求該人員審批的情況，倘若超出相應(yīng)的時限未曾審批，那么系統(tǒng)會自動發(fā)送一條提醒審批者的短信提醒，從而使審批的效率大大提升。

四、提高信息系統(tǒng)項目整體管理可行性和精準(zhǔn)性的對策

（一）應(yīng)用技術(shù)方式提升信息系統(tǒng)項目整理管理可行性和精準(zhǔn)性

信息系統(tǒng)項目整體管理具備前沿性特色，我們應(yīng)分析其整體發(fā)展趨勢。信息系統(tǒng)項目整體管理能夠提升信息管理以及協(xié)作水平，在信息搜集中可以拓展搜集范圍，以及提升信息搜集的精準(zhǔn)度。為此，企業(yè)應(yīng)提升信息系統(tǒng)項目整理管理可行性和精準(zhǔn)性，以及重視信息搜集和處理技術(shù)水平的提升。在信息搜集中，企業(yè)能夠應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、中央處理器技術(shù)、監(jiān)控器等，這是由于相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用能夠提升信息搜集精準(zhǔn)度。從而使信息搜集中的失誤率降低，最終提升信息系統(tǒng)項目整理管理可行性和精準(zhǔn)性。

（二）吸收和培養(yǎng)人才

盡管信息系統(tǒng)項目整體管理應(yīng)用的技術(shù)設(shè)備日益簡單化，使信息集成化水平不斷提升，企業(yè)應(yīng)吸收高素質(zhì)的人才。高素質(zhì)的人才能夠迅速開展系統(tǒng)管控，在系統(tǒng)存在缺陷的情況下能夠?qū)崟r完善和控制，以及再建構(gòu)和再發(fā)展信息系統(tǒng)，確保信息管理系統(tǒng)變成可以實時適應(yīng)一系列內(nèi)部和外部環(huán)境的動態(tài)化系統(tǒng)。因此，企業(yè)應(yīng)關(guān)注信息搜集人員綜合素養(yǎng)，以及吸收和培養(yǎng)大量的人才，確?？沙掷m(xù)發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)。

（三）以信息系統(tǒng)項目整體管理有效性的提升確保信息系統(tǒng)項目整體管理可行性和精準(zhǔn)性的提升

信息系統(tǒng)項目整體管理有效性的提升能夠推動信息系統(tǒng)項目整體管理可行性和精準(zhǔn)性的提升。首先，企業(yè)應(yīng)關(guān)注數(shù)據(jù)有效性的提升。如在突發(fā)情況的處理中，信息數(shù)據(jù)可以凸顯非常大的價值，有助于企業(yè)實時、有效地應(yīng)對各種突發(fā)情況，這也為后續(xù)相似問題的處理打下了良好的基礎(chǔ)。其次，企業(yè)應(yīng)關(guān)注信息系統(tǒng)項目整體管理后續(xù)有效性的提升，確保信息系統(tǒng)項目可以預(yù)測和管理后續(xù)的發(fā)展，以及可以制定應(yīng)激問題的解決規(guī)劃，在解決規(guī)劃中應(yīng)凸顯前瞻性設(shè)計。最后，企業(yè)應(yīng)實時評估風(fēng)險，以及有效地控制風(fēng)險，只有做到“未雨綢繆”，才可以促進企業(yè)的穩(wěn)定與健康發(fā)展。當(dāng)信息系統(tǒng)項目的質(zhì)量跟進度存在矛盾的情況下，企業(yè)應(yīng)探究適宜的平衡點，以及先兼顧信息系統(tǒng)項目的質(zhì)量，盡量地減小其存在的成本超支風(fēng)險和質(zhì)量問題概率。當(dāng)然，企業(yè)在數(shù)據(jù)搜集中也應(yīng)關(guān)注數(shù)據(jù)的完整性與真實性，如此才可以確保信息系統(tǒng)項目整體管理的有效性。

（四）以完善或完整的信息系統(tǒng)項目整體管理提升信息系統(tǒng)項目整體管理的可行性和精準(zhǔn)性

信息系統(tǒng)項目整體管理并非一蹴而就的，其需要不斷完善，應(yīng)構(gòu)建長期性管理結(jié)構(gòu)體系，而在結(jié)構(gòu)體系中應(yīng)重視其完整性，這是由于結(jié)構(gòu)體系的支柱在于完整性。倘若缺少了完整性，那么會導(dǎo)致信息系統(tǒng)項目整體管理可行性和精準(zhǔn)性的降低，從而使信息系統(tǒng)項目整體管理面臨風(fēng)險，形成尤為固化、分散的信息系統(tǒng)，最終難以使整體管理目標(biāo)實現(xiàn)。因此，重視信息系統(tǒng)項目整體管理的完整性是非常關(guān)鍵的。企業(yè)應(yīng)補充人才資源，以此來提升信息系統(tǒng)項目整體管理的完整性水平。一是信息系統(tǒng)項目整體管理中應(yīng)防范企業(yè)執(zhí)行“能人管理”模式，這是由于“能人管理”模式往往忽視信息系統(tǒng)項目整體管理的完整性。進入一系列部門的能人會改進與完善本部門，而在改進與完善的進程中不重視信息系統(tǒng)項目的整體性，盡管暫時能夠使企業(yè)的市場競爭優(yōu)勢增加或使企業(yè)的社會影響力提高。可是縱觀長遠(yuǎn)而言，企業(yè)的信息系統(tǒng)業(yè)已處在分散的狀態(tài)，這種情況下再開展信息系統(tǒng)項目的整體管理將更加困難，并且一系列部門間面臨的沖突也會影響企業(yè)整體。因此，企業(yè)應(yīng)防范“能人管理”模式的出現(xiàn)，如此的管理模式不利于企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展，只有實現(xiàn)信息系統(tǒng)項目整體管理模式的持續(xù)完善，并且以此對一系列部門的特色化發(fā)展予以協(xié)調(diào)，強化企業(yè)一系列部門的互動溝通，才可以確保一系列部門逐步適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。二是在競爭越來越加劇的當(dāng)前時期，一系列部門間只有懂得如何協(xié)作，才可以使共贏的局面形成。倘若企業(yè)一系列部門僅僅關(guān)注自身的發(fā)展，而不重視跟其他部門的合作，那么也會忽視信息系統(tǒng)項目整體管理的完整性，從而阻礙企業(yè)整體發(fā)展。企業(yè)一系列部門在不斷競爭中應(yīng)有效整合，確保很好地互動溝通信息，提升企業(yè)內(nèi)部信息溝通的精準(zhǔn)性，實現(xiàn)有效統(tǒng)一信息系統(tǒng)項目平臺和信息，實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟效益最大化，改進與完善的結(jié)構(gòu)，奠定企業(yè)信息系統(tǒng)項目整體管理后續(xù)發(fā)展和信息平臺建設(shè)的堅實基礎(chǔ)?？傊?，只有關(guān)注信息系統(tǒng)項目整體管理的完整性，才可以提升信息系統(tǒng)項目整體管理的可行性和精準(zhǔn)性。

五、結(jié)束語

綜上所述，在信息技術(shù)不斷進步和發(fā)展的形勢下，信息在社會發(fā)展中日益凸顯其價值和作用。信息系統(tǒng)項目管理已變成社會的基本建設(shè)項目，因此社會也非常重視信息系統(tǒng)項目的管理問題。信息系統(tǒng)項目整體管理在管理執(zhí)行中遵循綜合性的原則，如此能夠發(fā)現(xiàn)潛在的問題或風(fēng)險，從而能夠在形成風(fēng)險或問題加重前做好有效的應(yīng)對規(guī)劃或措施，并在信息系統(tǒng)項目協(xié)調(diào)工作中應(yīng)合理劃分有關(guān)人員。只有如此，才可以保障信息系統(tǒng)項目的成功。

作者單位：陳實 山推工程機械股份有限公司

參? 考? 文? 獻

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陳實（1985.12.15-），男，漢族，山東濟寧，本科，助理工程師，研究方向：計算機信息系統(tǒng)集成項目管理。