用清單來(lái)管理工作， 拯救拖延與低效

這是一本戰(zhàn)勝拖延的方法書(shū)，同時(shí)也是一本培養(yǎng)清單思維的入門(mén)書(shū)。說(shuō)起清單，多數(shù)人會(huì)想到在紙上寫(xiě)下的一連串待辦事項(xiàng)，但這并不是清單的全部。清單的本質(zhì)是一種思維方式，它可以協(xié)助我們降低大腦負(fù)荷、分擔(dān)工作壓力，厘清工作和生活中的繁雜秩序，確立待辦任務(wù)的優(yōu)先等級(jí)，確保自己在重要的事項(xiàng)上保持專(zhuān)注。無(wú)論讀者想解決拖延帶來(lái)的困擾，還是想利用清單獲得全新的生活方式，都可以從本書(shū)中受益。

“接到任務(wù)好幾天了，根本不知道該從哪兒著手，很焦慮……”

“銷(xiāo)售二組的新主管雷厲風(fēng)行，很擔(dān)心小組的業(yè)績(jī)會(huì)被趕超。”

“明明是很簡(jiǎn)單的事，怎么被我弄得如此復(fù)雜？”

“忙活了大半天，連口水都沒(méi)喝，卻沒(méi)做出幾件有價(jià)值的事！”

這些亂七八糟的事情不斷地侵襲盧森的大腦，他望著辦公桌上堆放的一摞待處理文件，完全不想動(dòng)，腦子里竟閃現(xiàn)出了辭職的念頭。他意識(shí)到自己產(chǎn)生了逃避的傾向，不知道這樣下去自己究竟還能撐多久，他也想把事情做好，卻陷入了拖延的泥潭，好像怎么也掙扎不出來(lái)了，每天都迷迷糊糊的，經(jīng)常望著一堆文件發(fā)呆。

盧森的問(wèn)題是出在能力上嗎？并不是，在跟他詳細(xì)溝通后，我了解到盧森是從基層職員一路摸爬滾打、過(guò)關(guān)斬將，才被提升為部門(mén)主管的，他的工作能力有目共睹。真正的問(wèn)題在于，他還沒(méi)有適應(yīng)管理者的身份角色和工作方式。畢竟管理一個(gè)人和管理一群人不是一個(gè)概念，且晉升之后的工作量和繁雜程度也和過(guò)去截然不同。

當(dāng)盧森意識(shí)到當(dāng)下困擾他的不是能力問(wèn)題而是思維問(wèn)題時(shí)，我讓他思考了幾個(gè)問(wèn)題：你現(xiàn)在所做的努力，對(duì)于提升小組的業(yè)績(jī)有沒(méi)有幫助？離職能不能讓你的情緒狀態(tài)變好？能否改變拖延、低效的問(wèn)題？如果不能改變的話，離職的意義何在？逐一思考并解答了這些問(wèn)題后，盧森很快厘清了混亂的思緒，并找到了解決之道——改善工作模式。

做事拖延、效率低下的人在工作上往往存在同一個(gè)思維特點(diǎn)，即注意力被一些程序性的東西分散，大量的重復(fù)性、事務(wù)性工作占據(jù)了他們的大腦，引起認(rèn)知力、判斷力和行動(dòng)力的全面下降。當(dāng)體現(xiàn)在結(jié)果上時(shí)，就是為工作耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，卻沒(méi)有像樣的成果。

晉升為管理者的盧森最需要做的是調(diào)整自己的工作重心，把重點(diǎn)放在管理的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上，擬定管理清單。同時(shí)，他不能把時(shí)間和精力都用在無(wú)足輕重、可授權(quán)的小事上，而是要思考如何帶動(dòng)下屬的工作效率。

不僅僅是盧森，任何一個(gè)職場(chǎng)人在這個(gè)分工明確的社會(huì)都不可能獨(dú)掌一切，更無(wú)法在復(fù)雜的現(xiàn)實(shí)中依靠?jī)H有的天分勝券在握。想要從容不迫地應(yīng)對(duì)任何事，都必須在當(dāng)前的知識(shí)、技能以外，擁有更廣闊的視野，并學(xué)會(huì)使用清單。

林莎莎剛?cè)胄凶鰧徲?jì)時(shí)，由于沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)和資歷，在常規(guī)審計(jì)任務(wù)之外經(jīng)常會(huì)被分配一些雜活。某日，單位的同事發(fā)給她一份Word文檔，讓她印5份年度財(cái)務(wù)報(bào)告寄給客戶。

接到這個(gè)任務(wù)后，林莎莎的腦子一片空白：這個(gè)該怎么印呢？到哪兒去印？該找什么人？打印的字體、字號(hào)有什么要求？有沒(méi)有固定格式的模板？對(duì)此，林莎莎一無(wú)所知。

面對(duì)任務(wù)，不知道怎么做不能成為拖延和不做的理由。林莎莎趕緊咨詢派任務(wù)給自己的同事，可對(duì)方告知她也記不清了，只記得印年度報(bào)告的細(xì)節(jié)要求有很多，去年做這件事的時(shí)候把她折騰得夠嗆。最后，同事又補(bǔ)充了一句：“有一件事我記得很清楚，需要帶小貼紙，到三層的印刷室。”同事說(shuō)完就去忙活了，剩下的工作全由林莎莎接管。

由于缺乏流程規(guī)范，林莎莎在那半天的時(shí)間里一直樓上樓下地跑，因?yàn)槊總€(gè)環(huán)節(jié)都有不同的要求。最后，雖然事情處理好了，可過(guò)程極度虐人，且浪費(fèi)了不少時(shí)間。

這次的報(bào)告印完后，林莎莎主動(dòng)做了一件事——她在筆記里梳理了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)流程，列出了一個(gè)印刷年報(bào)的清單，里面詳細(xì)地記錄了所需材料、格式要求、呈遞的部門(mén)與負(fù)責(zé)人等。

雖然這項(xiàng)工作沒(méi)有什么難度，但它包含一系列復(fù)雜的工序和步驟，而這些東西僅靠大腦記憶是不夠的。況且，大腦應(yīng)該用于更有創(chuàng)造性的工作，而不是負(fù)責(zé)機(jī)械性的工作。這樣的工作最適合交給標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序清單來(lái)完成。

有了這個(gè)清單，如果第二年依舊是林莎莎負(fù)責(zé)此事，她便可以準(zhǔn)確、高效地完成，完全不用費(fèi)腦子。如果是其他新人負(fù)責(zé)這件事，林莎莎也無(wú)須花費(fèi)時(shí)間去向其解釋各個(gè)細(xì)節(jié)，拿出這份清單，一切都可以完美解決。

無(wú)論你是工作多年的職場(chǎng)達(dá)人，還是初入社會(huì)的素人小白，一份簡(jiǎn)明扼要的工作清單都是必不可少的。我們要努力工作，但更要聰明地工作，學(xué)會(huì)借助清單高效地利用時(shí)間和完成既定任務(wù)，從而擺脫忙而無(wú)效的疲累狀態(tài)。