全媒體時(shí)代事業(yè)單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

段穎群

全媒體時(shí)代的到來(lái)在很大程度上推動(dòng)了事業(yè)單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。全媒體為事業(yè)單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用提供了平臺(tái)支持。現(xiàn)針對(duì)全媒體時(shí)代事業(yè)單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用及這一過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題，提出建立檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用管理體系，根據(jù)用戶需求實(shí)現(xiàn)交互管理，形成多元化的開(kāi)發(fā)和利用模式等有效路徑。

在2021年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，深入推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)，充分利用檔案開(kāi)展國(guó)家記憶工程被列為現(xiàn)階段檔案工作的主要任務(wù)之一。這意味著檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用工作受到越來(lái)越多的重視。現(xiàn)階段，中國(guó)媒體已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)全新的時(shí)期，信息化、智能化的發(fā)展態(tài)勢(shì)明顯，不同媒介之間不斷進(jìn)行深度融合。在此契機(jī)下，事業(yè)單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用既迎來(lái)了新的機(jī)遇，也面臨著新的挑戰(zhàn)。

全媒體時(shí)代開(kāi)發(fā)和利用事業(yè)單位檔案信息資源的重要性

全媒體的概念

全媒體就是以媒介為載體，在廣播、電視、報(bào)紙、手機(jī)等既有共同點(diǎn)又有互補(bǔ)性的媒介中，采用文字、聲音、影像等多種表現(xiàn)手段，進(jìn)行信息傳播的一種運(yùn)作模式。

全媒體對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的影響

檔案資源是一種信息資源。為了保障檔案信息資源的真實(shí)性、完整性和有效性，促進(jìn)社會(huì)的全面發(fā)展，需要合理應(yīng)用新興技術(shù)，提高檔案信息查找的便捷性、即時(shí)性和聯(lián)動(dòng)性，將檔案信息由靜態(tài)化轉(zhuǎn)為動(dòng)態(tài)化，充分挖掘檔案信息資源的內(nèi)在價(jià)值，對(duì)其進(jìn)行反復(fù)提取和利用，如此才能達(dá)到提高事業(yè)單位社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的作用。事業(yè)單位利用全媒體技術(shù)開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，符合現(xiàn)代用戶獲取信息的習(xí)慣。全媒體時(shí)代背景下，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用需要利用相關(guān)的信息處理技術(shù)和管理系統(tǒng)，使檔案資源的生產(chǎn)、集成、管理和利用環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系起來(lái)[1]，盤(pán)活現(xiàn)有檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用模式，以最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用的客觀要求

有效利用全媒體對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用是事業(yè)單位檔案信息資源全面發(fā)展的基礎(chǔ)，可以保障檔案信息資源的作用最大限度地發(fā)揮出來(lái)，這也是全媒體時(shí)代檔案信息資源融合發(fā)展的必然結(jié)果。隨著時(shí)代的發(fā)展，用戶對(duì)檔案信息資源的需求也發(fā)生了變化，他們不再滿足于單向地接收檔案信息。在這種變化趨勢(shì)下，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用需要運(yùn)用全媒體技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和數(shù)字通信技術(shù)等新興技術(shù)。這不僅可以快速提高檔案管理工作人員的工作效率，還能降低用人成本，對(duì)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義。

全媒體時(shí)代，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用需要摒棄保守、陳舊的落后觀念，樹(shù)立開(kāi)拓創(chuàng)新、包容開(kāi)放、注重效率的先進(jìn)理念，以檔案管理信息化建設(shè)為抓手，轉(zhuǎn)變管理與服務(wù)模式、工作機(jī)制和體系，不斷提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用的現(xiàn)代化水平。

在傳統(tǒng)檔案開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程中，檔案大多依靠工作人員手動(dòng)收集，以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存和管理，這就導(dǎo)致檔案查找難度大，檔案安全性低，給檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用造成了一定的阻礙。但是事業(yè)單位的工作相互關(guān)聯(lián)，往往需要跨區(qū)域查找檔案，由于缺乏檔案信息資源共享平臺(tái)，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用受到嚴(yán)重制約。全媒體的快速發(fā)展使這些問(wèn)題得到了解決。利用全媒體技術(shù)和平臺(tái)，查找和調(diào)配檔案信息資源變得方便快捷，同行業(yè)跨區(qū)域查詢和利用檔案信息資源的速度得到了有效提高。借助全媒體平臺(tái)和技術(shù)，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用可以真正做到以用戶為中心，根據(jù)用戶的多樣化需求管理、開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，事業(yè)單位的檔案工作將實(shí)現(xiàn)有序、高效運(yùn)行。

事業(yè)單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)理念相對(duì)落后

當(dāng)前，部分事業(yè)單位對(duì)檔案的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，其檔案管理工作更多是為了服務(wù)于行政工作和學(xué)術(shù)研究，真正面向社會(huì)大眾的檔案信息資源比較少。很多事業(yè)單位的檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用理念落后，在一定程度上阻礙了本單位對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用以檔案匯編為主，工作內(nèi)容多是零散化和低密度的檔案借閱查詢、匯編匯總，這種比較簡(jiǎn)單和單一的工作內(nèi)容使得檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用存在一些比較突出的問(wèn)題，比如服務(wù)作用沒(méi)有顯現(xiàn)，檔案利用率較低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)時(shí)共享等。檔案工作無(wú)法適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需求，就難以滿足事業(yè)單位業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。

檔案信息資源開(kāi)發(fā)方式比較單一

全媒體背景下，事業(yè)單位檔案信息資源的形態(tài)發(fā)生了變化，之前提供檔案原件或基礎(chǔ)檔案信息的傳統(tǒng)檔案開(kāi)發(fā)和利用方式發(fā)生了改變。在此背景下，檔案工作人員應(yīng)該首先了解不同用戶對(duì)檔案的具體需求，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深度加工，變被動(dòng)為主動(dòng)，為用戶提供更高質(zhì)量的檔案信息資源以及優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，讓用戶悅聽(tīng)、悅讀、悅覽，促進(jìn)事業(yè)單位檔案工作的信息化轉(zhuǎn)型。

從目前來(lái)看，事業(yè)單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用方法仍較為落后，還是集中在檔案展覽、專題匯編和文獻(xiàn)編纂等方面，對(duì)檔案內(nèi)容和載體的開(kāi)發(fā)缺乏重視[2]。如何對(duì)檔案信息資源的廣度和深度進(jìn)行挖掘，需要相關(guān)人員進(jìn)一步關(guān)注。

檔案信息資源利用的智能化程度不高

現(xiàn)階段，檔案信息資源利用的智能化程度較低，這也在一定程度上阻礙了檔案信息資源的利用。一是檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)緩慢。各事業(yè)單位檔案系統(tǒng)處在“各自為政”的狀態(tài)，沒(méi)有全面對(duì)接業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)，這對(duì)檔案信息資源的整合、共享產(chǎn)生了較大的影響。二是檔案數(shù)據(jù)分析和管理程度不夠。全媒體時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要積極運(yùn)用新技術(shù)，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，深入挖掘用戶的隱性需求，助力供給服務(wù)模式向需求服務(wù)模式轉(zhuǎn)變[3]。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案工作信息化轉(zhuǎn)型整體處于起步或發(fā)展階段，檔案信息的智能化開(kāi)發(fā)和利用主要處于數(shù)字化平臺(tái)準(zhǔn)備階段，推進(jìn)過(guò)程相對(duì)緩慢。正因如此，檔案數(shù)字化建設(shè)并沒(méi)有使檔案管理工作出現(xiàn)根本性的變革，檔案數(shù)據(jù)之間也沒(méi)有密切的聯(lián)系，檔案信息資源的利用仍然依賴傳統(tǒng)的人工檢索和查閱[4]。三是部分事業(yè)單位在檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用上的技術(shù)、資金和人力投入嚴(yán)重不足，嚴(yán)重阻礙了檔案工作的發(fā)展。

全媒體時(shí)代事業(yè)單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)路徑

事業(yè)單位檔案管理部門(mén)應(yīng)堅(jiān)持以人為本的原則，從用戶的需求出發(fā)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息資源的開(kāi)發(fā)路徑和方向，主動(dòng)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，在全媒體時(shí)代搭建多元的傳播渠道，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行全方位的開(kāi)發(fā)，進(jìn)一步提升檔案信息資源的利用效果。

建立全媒體檔案信息資源管理體系

傳統(tǒng)檔案存在和展現(xiàn)的方式主要是紙張、照片、膠片等。全媒體時(shí)代，檔案信息資源更多以文本、音頻、視頻、圖片等形式展現(xiàn)，并依靠全媒體平臺(tái)實(shí)現(xiàn)快速傳輸和多維度使用。因此，事業(yè)單位在開(kāi)發(fā)檔案信息資源的過(guò)程中，應(yīng)該主動(dòng)使用全媒體技術(shù)，將其應(yīng)用到檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用的各個(gè)環(huán)節(jié)，通過(guò)信息化管理，進(jìn)一步挖掘檔案信息資源的潛能。

在全媒體背景下，事業(yè)單位要想推動(dòng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，必須建立一個(gè)全新的檔案信息資源管理工作模式，積極推動(dòng)不同部門(mén)的檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)兼容。首先，構(gòu)建完善的檔案信息資源管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)檔案的整理分類、安全管理、便捷存取和高效利用；構(gòu)建統(tǒng)一的全媒體平臺(tái)，促進(jìn)電子檔案、音像檔案等不同形式的檔案通過(guò)全媒體平臺(tái)發(fā)揮本身的作用，實(shí)現(xiàn)內(nèi)容整合、資源共享、傳播互通，有力推動(dòng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。其次，在檔案信息資源管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)協(xié)同建設(shè)的過(guò)程中，需要對(duì)檔案管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，使檔案信息資源管理系統(tǒng)更加科學(xué)化、一體化，便于檔案信息資源的檢索和利用。最后，拓寬檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用的廣度和深度。全媒體平臺(tái)不僅是融合多種媒介的立體宣傳矩陣，還是突破檔案信息單向傳播局限性的有效手段。工作人員可以利用VR、3D等技術(shù)，多維度地展示檔案利用開(kāi)發(fā)情況和實(shí)體場(chǎng)景環(huán)境，為用戶提供沉浸式體驗(yàn)和全方位感受。

定位用戶需求，實(shí)現(xiàn)交互管理

全媒體技術(shù)為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用帶來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)，社交媒體的交互性功能在檔案信息資源傳播中體現(xiàn)出了極大的優(yōu)勢(shì)。因此以用戶需求為導(dǎo)向，挖掘檔案內(nèi)容，主動(dòng)為事業(yè)單位的發(fā)展和管理提供信息支撐，成為檔案管理工作新的發(fā)展方向。在對(duì)事業(yè)單位檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用的過(guò)程中，工作人員要著重了解用戶的實(shí)際情況，可以對(duì)用戶進(jìn)行劃分，如將其劃分為機(jī)關(guān)人員、研究人員、一般公眾等，根據(jù)用戶的不同需求設(shè)置檔案信息全媒體平臺(tái)的接入口和模塊，提供特色服務(wù)，提高用戶的體驗(yàn)感。通過(guò)開(kāi)發(fā)留言、投票、分享功能，工作人員可以在推動(dòng)檔案信息資源二次傳播的同時(shí)，在全媒體平臺(tái)上及時(shí)了解用戶的意見(jiàn)，加強(qiáng)檔案工作人員和用戶的交互。檔案工作人員可以根據(jù)用戶反饋的信息，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行更有針對(duì)性和目的性的開(kāi)發(fā)和利用，精準(zhǔn)定位用戶的需求，注重提高用戶的參與感、獲得感、滿意度，并在此基礎(chǔ)上開(kāi)展編研工作，提高事業(yè)單位檔案編研成果的質(zhì)量。

采取多樣化的檔案信息資源開(kāi)發(fā)方式

全媒體時(shí)代，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)方式正由傳統(tǒng)單一、封閉的方式變得具有多元性和開(kāi)放性。這種新的檔案信息資源開(kāi)發(fā)方式既能滿足全媒體時(shí)代用戶對(duì)檔案信息資源的多樣化需求，又能豐富檔案信息資源的種類。首先，拓寬事業(yè)單位檔案信息資源的傳播渠道。通過(guò)廣播、電視、報(bào)紙、手機(jī)等多種媒介，拓寬檔案信息資源的傳播渠道。其次，構(gòu)建自媒體平臺(tái)。工作人員轉(zhuǎn)變檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用方向，從原來(lái)的注重“編”轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅亍把小保e極利用全媒體技術(shù)，在對(duì)事業(yè)單位的檔案信息資源進(jìn)行編研的同時(shí)，還要對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行深度挖掘和分析，提煉精華，撰寫(xiě)專題檔案資料，生成電子檔案展品，根據(jù)“一次開(kāi)發(fā)，多次產(chǎn)出”的原則，通過(guò)微信、微博等平臺(tái)，把具有更高思想高度和研究?jī)r(jià)值的檔案提供給用戶。最后，加強(qiáng)與相關(guān)機(jī)構(gòu)的合作，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息資源的服務(wù)范圍。通過(guò)構(gòu)建線上線下多種服務(wù)模式，形成以用戶為中心的跨媒介、個(gè)性化服務(wù)模式，積極與新聞媒體、檔案館、科技博物館等相關(guān)單位合作，學(xué)習(xí)這些文化機(jī)構(gòu)在檔案編研、展覽舉辦、文創(chuàng)開(kāi)發(fā)等方面的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)事業(yè)單位的專業(yè)性、特色性檔案信息資源進(jìn)行梳理，運(yùn)用音、視、像方面的技術(shù)，豐富檔案信息資源的開(kāi)發(fā)形式，編研出具有本單位、本行業(yè)特色的專題檔案成果，并通過(guò)全媒體平臺(tái)進(jìn)行有效展示和傳播，讓檔案“活起來(lái)，走出去”，更好地滿足用戶對(duì)不同檔案信息資源的需求，使用戶更全面透徹地了解某個(gè)事業(yè)單位在某一時(shí)期的歷史文化、經(jīng)營(yíng)狀況、科研成果等信息。這樣既彰顯了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)價(jià)值，又提高了事業(yè)單位的影響力。

促進(jìn)檔案管理高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)

全媒體時(shí)代，提高檔案工作人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案工作人才隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作將起到極大的推動(dòng)作用。通過(guò)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)、建立高校聯(lián)合培養(yǎng)機(jī)制、設(shè)立人才基金等方式，可以激勵(lì)檔案管理人員在不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理理論和新媒體技術(shù)的基礎(chǔ)上，樹(shù)立先進(jìn)的檔案工作理念，加快創(chuàng)新開(kāi)展高質(zhì)量、深層次的檔案開(kāi)發(fā)工作，挖掘檔案中蘊(yùn)含的重大價(jià)值。這對(duì)提升事業(yè)單位檔案管理部門(mén)的工作能力具有積極的作用。

事業(yè)單位檔案信息資源作為事業(yè)單位的知識(shí)庫(kù)和信息庫(kù)，在推動(dòng)事業(yè)單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中發(fā)揮著不可替代的作用。在全媒體不斷發(fā)展的趨勢(shì)下，事業(yè)單位應(yīng)該深刻認(rèn)識(shí)檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用的重要意義，逐步建立起完善的檔案信息資源管理體系，更精準(zhǔn)地定位用戶，滿足用戶需求，為發(fā)揮檔案資源的作用作出更大貢獻(xiàn)。

（作者單位：湖南省遙感地質(zhì)調(diào)查監(jiān)測(cè)所）