新時代鐵路建設項目檔案業務指導工作形勢與對策研究

文/王小偉

開展檔案業務指導是做好鐵路建設項目檔案工作的重要手段。檔案業務指導工作開展得如何，不僅關乎鐵路建設項目檔案工作的質量，也是一個單位檔案管理水平的重要體現。本文分析研究了新時代鐵路建設項目檔案業務指導工作新形勢，并提出了相應對策

眾所周知，鐵路作為國民經濟大動脈、重大民生工程和綜合交通運輸體系骨干，是國家重要支柱產業和重要經濟引擎。鐵路工程從籌備、立項審批、勘察設計到施工、竣工驗收，這些過程都要形成大量的有價值的檔案，如何落實好習近平總書記關于檔案工作“四好兩服務”的批示要求，指導參建各方把這些反映鐵路建設發展成就的檔案記錄好、收集好、保管好、利用好，是檔案業務指導人員的重要使命和重要任務。

一、新時代鐵路建設項目檔案業務指導工作面臨的形勢

1.國家對建設項目檔案工作的重視程度越來越高。2015 年底，國家發改委、國家鐵路局聯合印發《鐵路建設項目國家驗收實施辦法》，明確規定鐵路建設項目申請國家驗收的前置條件是檔案通過行政部門專項驗收。2021 年正式實施的新《檔案法》明確規定檔案部門要對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。2021 年國家檔案局印發的《檔案檢查工作辦法》把“未賦予或未明確檔案部門對下屬單位或本企業各部門檔案工作監督指導職能”列為檔案高風險。這些都體現出國家對檔案及檔案監督指導工作重視程度越來越高，鐵路建設項目檔案作為鐵路檔案的重要組成部分，如何指導參建各方更好地做好項目檔案工作，確保項目檔案完整、準確、系統、規范和安全，對檔案業務指導人員提出了更高的要求。

2.鐵路大規模建設帶來鐵路建設項目檔案數量急劇增加。自“八縱八橫”鐵路網實施以來，鐵路投資規模不斷加大，目前我國已經建成了世界上最大的高速鐵路網。近10 年，鐵路建設里程由9.8 萬公里增加到15.5 萬公里，高速鐵路里程由0.9 萬公里增加到了4.2 萬公里。這些鐵路工程形成了大量的項目檔案，特別是近年來，隨著鐵路投融資體制改革的不斷深入，大量社會資本參與到鐵路建設中來，參與鐵路建設的主體明顯增多，給項目檔案業務指導工作帶來一定的難度。另外，隨著鐵路工程管理平臺的逐步推廣應用以及BIM技術在鐵路大規模的應用，隨之產生了大量的電子文件，如何指導參建各方做好電子文件歸檔工作，也是擺在檔案業務指導人員面前的重要課題。

3.鐵路建設項目檔案的特點決定了檔案業務指導工作的難度大。一方面，鐵路點多線長，建設周期長，建設程序復雜，涉及施工、監理、設計、咨詢等單位多，有的參建單位多達幾十家；另一方面，鐵路專業性很強，涉及的專業多，涵蓋橋梁、隧道、路基等20 多個專業，每一個專業都涉及復雜的專業知識。項目文件是項目建設全過程的真實記錄，不同專業、不同階段、不同部門形成的項目文件具有不同的專業性。要在一個長的建設周期，指導多家單位，做好專業的項目檔案工作，這給鐵路建設項目檔案業務指導人員帶來嚴峻挑戰。

二、當前鐵路建設項目檔案業務指導工作存在的主要問題

1.檔案業務指導人員業務素質有待提高。從目前鐵路建設項目檔案業務指導人員現狀來看，個別人員崗位意識不足，對業務指導工作缺乏清晰的了解；個別人員自身業務能力不夠，對鐵路建設項目檔案相關標準和要求不夠掌握；個別人員在開展檔案業務指導的過程中，不注意方式方法，指導方式簡單，指導效果不夠明顯。

2.檔案業務指導人員作用發揮有待提高。從現場暴露出的問題來看，目前鐵路建設項目檔案工作主要存在以下問題：個別單位對項目檔案工作不夠重視，檔案法治意識不強；檔案形成不夠準確、收集不夠完整、整理不夠規范等問題，這些問題一定程度上也暴露出項目檔案業務指導人員指導作用發揮不到位，沒有履行好檔案業務指導的職能，致使項目檔案工作質量不高。

三、做好鐵路建設項目檔案業務指導工作對策研究

1.專業投入是做好項目檔案業務指導工作的前提。業務指導人員的業務素質和能力直接決定和影響檔案業務指導的質量和水平。打鐵還需自身硬，對于從事檔案業務指導工作的人員來說，做好鐵路建設項目檔案工作，不但要“專業”而且要“投入”。“專業”就是除了要掌握鐵路建設項目檔案專業知識以外，還需要掌握鐵路工程專業相關知識，做到“既懂工程又懂檔案”。要把國家、鐵路有關檔案工作的法規、標準、規范吃準吃透，充分掌握和理解國家、鐵路對于項目文件形成、收集、整理以及項目檔案移交、保管、驗收等各項管理要求。同時，還要掌握鐵路建設程序、各階段形成的文件內容以及鐵路各門類檔案管理要求等。“投入”就是要能夠全身心投入到項目檔案工作中去，鐵路建設項目檔案工作繁雜，不但涉及的單位多，時間周期長，而且項目檔案工作涉及的問題也比較瑣碎，項目檔案的工作性質也決定了業務指導人員還要經常性地深入到各參建單位、標段，甚至工點等最“前線”進行面對面的指導。這就需要檔案業務指導人員耐得性子、鉆得進去、沉得下來。

2.依法從嚴是做好項目檔案業務指導工作的保障。一是堅持依法指導。目前，鐵路建設項目檔案工作已經建立了一套完備的制度體系，但是在對標、落標上還存在一些差距。在開展檔案業務指導的過程中，業務指導人員首先要增強依法治檔、依法管檔的意識，善于運用《檔案法》開展業務指導工作，在指導的過程中，要注重加強檔案法治宣傳，提高檔案人員知法、守法、用法的能力和水平。二是堅持從嚴指導。我們常說，上邊松一尺，下邊就可能松一丈。如果檔案業務指導人員放松了標準和要求，標準的執行和落實就會大打折扣。開展項目檔案業務指導工作，目的是檢查規范、標準是否落實，促進各方落實責任，推動項目檔案管理質量提升。因此，項目檔案業務指導工作的重點應該放在標準的落實上，通過檔案業務指導，促進參建各方更加規范地開展項目檔案工作。

3.突出重點是提高項目檔案業務指導針對性和實效性的關鍵。一是突出項目特點。由于每個鐵路建設項目建設模式、工程特點等都有所不同，對于不同的項目，檔案業務指導的側重點也會有所不同。業務指導人員要結合工程的實際情況，善于抓住工程的特點，有針對性地開展項目檔案業務指導工作。要通過開展檔案業務指導，促使建設單位抓住檔案管理的重點和關鍵。二是增強指導的前瞻性。檔案業務指導人員要針對可能影響項目檔案工作質量的關鍵環節，特別是著力解決項目檔案的形成收集整理與工程建設不同步、項目檔案管理制度落實不到位、檔案安全保管不到位等問題，抓住開工前、組卷前等關鍵節點和有利時機，及時主動開展指導，確保項目檔案工作與項目建設同步。

4.創新方式是提升項目檔案業務指導效果的抓手。一是科學指導。做到提前指導、過程指導和重點指導。提前指導是在工程開工前就要對項目檔案工作提出要求。要指導參建各方將檔案工作納入相關合同、協議，開展人員培訓，健全制度體系，制定檔案工作方案，開展檔案交底等；過程指導是在施工過程中，要全過程、動態監督指導制度的落實情況。要指導參建各方做好項目文件的形成、收集和預立卷工作；做好項目文件的安全保管等。重點指導是要抓住薄弱環節、薄弱單位、關鍵階段，有針對性地進行重點指導。比如工程初驗前，要指導參建各方做好項目文件的整理立卷工作。工程初驗后，要指導建設單位做好項目檔案驗收的自查、驗收申請及驗收準備工作。二是創新指導。檔案業務指導人員要不斷創新項目檔案指導工作方式方法，運用科學的指導思維，積極探索研究提高項目檔案工作質量的有效手段。要合理運用有限資源，善于借助“外力”推動項目檔案工作。要加強與建設管理部門、運營管理單位等人員的密切合作，通過樹立典型、聯合開會、聯合培訓、應用試點、印發文件等方式，高質量推進項目檔案工作。

5.做好項目檔案業務指導經驗的總結。經過不斷實踐和探索，很多鐵路建設及參建單位積累并形成了一些項目檔案工作的好做法、好經驗。如在建設過程中實行要件表管理、開展檔案交底、典型引領等，對于項目文件同步收集、同步歸檔都發揮了重要的作用。在開展項目檔案業務指導過程中，檔案業務指導人員應該善于交流、發現、總結這些好的經驗和好的做法，形成系統化、規范化的指導思路。通過總結經驗，可以統一和優化項目檔案業務指導的做法，提高檔案業務指導的能力和水平。同時，將好的做法和經驗推廣到其他鐵路建設項目，從而更好地促進鐵路建設項目檔案管理工作。