淺談新時代檔案管理的創新發展之路

文/張蓉

在我國經濟高速發展的今天，各行各業都要順應時代潮流進行相應的變革和創新。檔案管理是推動新形勢下促進市場與社會各個部門協調發展的重要一環，為此，企業在新形勢下，提出了新要求、新應對措施，并根據目前實際情況，對其進行全面的思考。在此基礎上，本文針對新形勢下檔案管理工作所提出的新要求，提出了相應的解決措施，并對我國檔案管理工作的重要作用進行了全面的分析，從而提高檔案管理工作的水平

隨著時代的發展，檔案管理工作不再局限于一個具體的領域，而是涉及各個行業、企業、事業單位的實際運作，檔案管理是推動國民經濟發展的重要一步。在新的歷史條件下，檔案管理不僅要創新管理，還要創新經營模式，還要創新管理模式和管理方式，并根據具體情況，以增強其在各個單位運作中的利用率，以適應時代的需要。

一、新時代檔案管理創新的意義

1.推動檔案管理工作發展

檔案管理必須充分利用現實社會發展的過程中，充分發揮其應有的功能，社會本身是一個不斷變化和發展的過程。就需要不斷地進行創新和改革。創新是一切事物發展的基本動力，在一個單位內，有關的文件已經發生了變化，相應的檔案管理方式與方法也必須進行變革。要使檔案工作健康發展，必須不斷地進行改革，全面引進信息技術，發揮我國的現代化優勢，建設好檔案管理環境，全面提升檔案管理工作的效能。

2.提升檔案管理工作效率

由于各部門在運行時所涉及的各方面和工作范圍比較大，因而能夠生成的文件資料種類和數目也比較寬泛；檔案管理工作是一項復雜、工作量很大的工作，而隨著時間的推移，各部門在發展的過程中也出現了一些新的、傳統的檔案管理模式和新的檔案管理方法之間的矛盾，使檔案管理工作更加困難；而在新時期，在新的歷史條件下，檔案工作的創新，是提升檔案工作效能的一個關鍵途徑。

二、新時代檔案管理工作面臨的問題

1. 工作交替造成管理工作存在的問題

近幾年，由于各部門在發展的同時，與檔案有關的資料日益增多，各部門的管理者也漸漸意識到了檔案工作的重要意義。盡管有著多年的工作實踐和工作經歷，但其自身的不足之處也很突出，即：傳統的檔案管理觀念已被定型，難以更好地進行有效的創新；而80 后、90 后人員擁有強大的信息技術背景，他們更傾向于更高層次的管理職位，而缺乏相關的工作經歷；目前，我國大部分的檔案工作人員還處于比較保守的管理模式，導致了我國的檔案工作與經濟發展的不協調。

2.經費緊張與基礎設施建設落伍

有些單位對檔案管理工作不夠重視，導致檔案管理工作的環境和設備都比較陳舊，檔案的基本設施也不能滿足檔案工作的需要。這樣的話，相關的工作人員就不能用防盜等手段來保護文件。傳統的檔案管理方法，在進行檔案管理的時候，會因為時間和外部環境的原因而造成資料遺失、損毀，而數字化檔案工作雖然可以有效地解決這些問題，但也會帶來一些潛在的風險。由于存在的網絡問題，電子文件中存在著諸如網絡黑客、電腦病毒等安全問題。企業的內部檔案資料在企業的實際發展中具有舉足輕重的地位，如果檔案資料泄漏，將會給企業的發展造成巨大的影響，甚至造成無法挽回的損失。我國的檔案管理模式起步比較晚，最近幾年才意識到，這種管理方式有很大的潛在風險，很容易導致檔案管理工作中的信息泄露等問題，企業應加大對檔案管理人員的綜合素質和職業能力的培養。

三、新時代檔案管理工作質量提升的對策

1.健全管理體制

檔案管理是一個單位在新的發展階段中的一個重要環節，它直接關系到企業的戰略決策和未來的發展。要根據單位的實際操作，完善相應的制度，以便有關人員在檔案的實際管理中有法律依據。在建立相應的制度時，必須明確各個部門的職責和責任，確保有專門的人員負責，防止出現任何突發事件。

2.加強檔案管理人員培訓

在確保單位內的檔案管理工作已經形成規模的情況下，應加強對檔案工作人員的相關能力的關注，增加對檔案管理的資金分配比例；從內部引進和外部學習兩個方面來提高有關人員的業務素質和實踐技能，拓展檔案管理人才隊伍，提高其綜合素質，使其工作能力與業績掛鉤；通過采取相應的措施，將個人和單位的利益聯系起來，促進了檔案管理人員的自主學習、管理創新。在提高檔案管理人才的整體能力方面，必須根據企業的實際情況，根據不同的崗位特點，制訂有針對性的培訓計劃，使其發揮最大的效用。

3.營造競爭環境

一是采取相應的措施，促進檔案管理部門的工作積極性，在單位內部創造一個競爭環境，以增強管理層對檔案管理工作的關注程度；二是要有相應的管理人員在檔案管理機構內部采取相應的應對措施。促進各個崗位的相互競爭，并采取適當的獎勵等手段來刺激員工的工作熱情與動力。

4.完善檔案管理制度

檔案管理制度目前缺乏一套完整的、獨立的管理和考核體系，原因是各單位內部管理檔案的人員數量較少。檔案管理工作越來越受到重視，管理部門要根據具體情況，建立相應的考評機制，強化相關工作人員的責任意識，不斷完善檔案管理制度。在建立檔案管理制度和相應考核制度的同時，確保管理制度精細化、規范化、人性化，還要考慮檔案管理工作的特殊性，考慮到本單位的實際運行情況。

5.加大經費投入力度

經濟基礎決定上層建筑，因此，要使其發揮最大的作用，使檔案管理工作在單位的運轉中更有效地發揮作用。一是隨著國家科技的進步，無論是軟件技術還是硬件設備，都需要足夠的先進性，才能通過信息化技術的引進，提高檔案管理工作的整體工作質量；所以，在檔案管理信息化方面，企業管理層一定要加大投入。此外，目前，我國有些企業內部管理人員在工作中有一定的責任心和相應能力，是因為工資水平比較低，未能調動員工的工作積極性。對此，必須提高檔案管理人員的工資待遇，投入一定的經費對行政管理人員進行專業技能培訓。

6.建設完善的信息化管理平臺

由于檔案館的工作內容比較繁雜，要提高整個工作的工作效能，必須建立健全信息化管理平臺，確保各個環節以及各個環節實現信息共享。由于信息采集的過程涉及各個部門，所以必須建立一個完整的信息系統，以確保所采集到的信息的準確性。安排專人負責信息系統的維護與升級，提高員工的創新能力。

總之，在信息技術飛速發展的今天，各個部門都要進行現代化管理。隨著檔案工作的品質和效率的提高，檔案管理過程中出現的問題也會得到相應的改善。傳統的檔案管理方法已經不能滿足新時期社會對檔案工作的要求，因此，相關部門要結合實際情況，加強對檔案的管理工作的重視；同時，通過引入信息化手段來提高檔案管理的整體效能，充分發揮其在實際運作中的功能，進而促進本單位以及社會的健康發展。