淺析住房保障檔案管理工作中存在的問題及其策略

王麗

［摘 要］住房保障檔案管理工作具有較強的政策性、專業性及服務性，通過科學的管理工作可以為政府制定決策、出臺政策和保障民生提供參考和借鑒，對于保障基層群眾的權益具有重要價值。但是，當前在開展管理工作中存在些許問題，對管理效率、檔案安全和資源利用帶來一定影響。因此，檔案部門要認識到住房保障檔案管理的重要性，采取科學措施優化檔案管理，提升管理效能、發揮檔案價值。本文主要針對住房保障檔案管理工作中存在的問題進行分析，并提出相關優化策略，希望能夠為檔案管理部門提供一定的參考和借鑒。

［關鍵詞］住房保障檔案管理；問題；策略；分析

［中圖分類號］G27文獻標志碼：A

在我國經濟發展新形勢下，居民的生活水平不斷提升，住房保障工作也不斷完善和優化，滿足了現代居民的居住需求，在提升居民幸福指數、維護社會穩定中發揮了關鍵作用。在開展住房保障工作中會形成大量的資料，包含聲像、圖像及文字等，通過對資料進行收集、整理、歸檔和利用，能夠為政府決策提供重要支撐。因此，當地政府和檔案部門要認識到住房保障檔案的重要性和價值性，結合工作實際不斷創新和改進，發揮檔案的使用價值，推動住房保障工作的可持續發展。

1 住房保障檔案的概念以及歸檔范圍

1.1 住房保障檔案的概念

住房保障是社會養老保障、失業保障和社會醫療保障體系的核心組成部分，是保證房地產市場持續穩定健康發展的關鍵支撐，也是解決中低收入人群住房問題的重要舉措。住房保障檔案主要是指在開展管理服務中形成的具有保存價值和法律效益的聲像、圖表以及文字等形式的記錄資料。住房保障檔案包含限價商品房、經濟適用房以及公共租賃住房等類型。

1.2 住房保障檔案的收集范圍

保障對象歸檔范圍主要包含以下內容。第一，保障對象的財產狀況、收入、住房以及基本情況，對上述材料進行不定期或者定期審核，對違規行為和不良信用記錄進行審查；第二，貨幣補貼協議、房屋買賣以及租賃合同、保障通知書、輪候記錄；第三，申請人的誠信申報記錄、財產說明、住房情況、經濟收入、基本信息以及申請書。

房源檔案歸檔范圍主要包含以下內容。第一，房源管理材料，包含交接手續、房屋入住、上市交易、租售轉換、產權份額、購置價格、房屋購置人、租金收繳、租金標準、租賃期限以及承租人；第二，申請材料，包含房屋面積、戶型、房號以及保障性住房類別、所屬小區、房屋地址、證明材料以及房屋來源等。

2 住房保障檔案管理中存在的幾點問題

2.1 重視程度不高

當前在開展住房保障工作中，對政策落實和居民服務更加重視，忽視了檔案管理的價值和作用。例如，在檔案管理中存在檔案材料收集不全、檔案歸檔不及時、管理理念陳舊等問題。導致重視程度不高的原因較多，包含檔案管理意識薄弱、檔案利用率不高、檔案資源開發程度較低等，影響了住房保障檔案的作用發揮，也不利于住房保障工作的有序推進［1］。

2.2 管理制度存在漏洞和缺陷

制度是開展一切管理工作的基礎和前提，尤其對于住房保障檔案，其具有較強的嚴謹性，如果檔案內容不真實、不完整，會損害群眾的權益，需要管理人員在既定的制度體系下規范管理行為。但是，當前在制定管理制度中存在一定的漏洞和缺陷，難以對管理人員起到規范和約束作用，部分人員在管理中依然存在憑借經驗管理、盲目隨意操作的情況。同時，管理制度體系建設是一個長期且復雜的過程，根據工作的需求而不斷提升，促使制度更具靈活性和彈性。但是，當前檔案部門并沒有對制度進行動態修正，一些不合時宜的制度沒有及時淘汰和修改，影響了管理制度的實用性和適用性。

2.3 紙質檔案安全保管不到位

隨著信息技術的蓬勃發展，數字檔案已經成為檔案事業的主要發展方向，但是紙質檔案的作用性依然不能忽視。紙質檔案的安全保管對檔案室環境、保管方式具有較高的要求，當前檔案部門對紙質檔案安全保管缺乏重視，養護和管理手段陳舊，導致紙質檔案內容出現丟失、損壞以及字跡模糊等問題。例如，檔案部門沒有設置專業的檔案室，環境建設較為滯后，長期保管容易影響紙質檔案的質量；檔案室沒有采取防潮、防火等措施，當發生水火災害后，會為紙質檔案安全帶來巨大損害。

2.4 檔案管理信息化程度不高

近年來，信息技術蓬勃發展，已經在社會各個行業和領域得到廣泛應用，成為推動社會發展的核心力量，基于“互聯網+”戰略，檔案管理也逐漸趨于信息化和智能化方向發展。當前在住房保障檔案管理中，雖然應用了一些信息設備，但是整體信息化管理水平較低。例如，檔案部門沒有建立檔案數據庫，對數字檔案沒有進行集中管理和保管、信息化管理硬件投入程度不高等，難以充分發揮信息化管理的優勢。同時，部分管理人員缺乏創新意識，沒有在管理中嘗試應用新興信息技術，檔案管理效率也難以提升。

2.5 管理人員崗位能力不足

住房保障檔案管理具有較強的專業性，對管理人員的綜合素質、崗位能力、業務能力和職業素養要求較高，但是當前部分管理人員不具備勝任崗位工作的能力，具體體現為管理人員缺乏專業背景，自身的能力和素質難以滿足崗位工作要求；管理隊伍年齡偏大，在工作中沿用舊思維、舊手段和舊方法，不注重知識更新和管理創新；管理人員缺乏信息化意識，在工作中沒有應用新興技術，甚至對新技術存在一定的抵觸心理。導致這一情況的主要原因為檔案部門對管理隊伍建設存在認知偏差，隊伍建設較為滯后，也沒有注重加強人員崗位培訓［2］。

2.6 檔案資源開發利用程度不高

檔案資源的價值在于利用，尤其是住房保障檔案，其作為重要的民生檔案，具有較高的利用價值、參考價值及借鑒意義，通過檔案挖掘可以將其中有價值的信息提煉出來，為政府制定決策以及保障民生提供參考。但是當前在開展檔案管理中，存在重視保存而忽視利用的弊端，大部分檔案在歸檔保存后利用率較低，管理人員也沒有充分利用新興技術進行檔案資源挖掘，住房保障檔案的社會價值無法充分體現。

3 住房保障檔案管理優化策略

3.1 提升檔案管理重視程度

住房保障檔案具有較強的實用性和法律性，是開展各項工作的基礎和前提，也能夠為政府決策提供重要指導和參考。因此，當地政府和檔案部門要提升對檔案管理的重視程度。首先，相關領導要轉變以往的管理理念和管理思維，充分認識到檔案的價值性，高度重視檔案管理，并且積極參與到管理工作中，發揮領導的帶頭和示范作用，激發其他人員開展檔案管理的熱情和積極性；其次，結合住房保障檔案的特點，引進先進的管理理念，在單位內部形成濃郁的管理氛圍，鼓勵各個部門的人員積極參與到檔案管理中，與檔案部門形成良好的配合機制，通過高效的配合完成管理任務；最后，住房保障檔案管理需要大量的資金作為支撐，檔案部門要積極爭取上級部門的資金和財政支持，通過專項資金的形式加大投入，保證各項管理工作的有序推進［3］。

3.2 加強管理制度體系建設

住房保障檔案管理需要以完善的制度體系作為支撐，通過科學的制度對管理行為進行約束和規范，保證檔案內容的真實性和完整性。因此，檔案部門要結合實際工作需求，加強管理制度體系建設，突出制度的權威性和嚴肅性，為管理工作提供指導和規范。首先，所有人員都要積極參與到制度體系建設中，通過全員參與不斷優化和細化制度，制度應包含檔案管理的諸多方面，包含信息收集、資料整理、材料歸檔以及安全保管等環節，促使管理工作做到有據可依、有章可循；其次，在完成制度建設后，組織所有管理人員學習管理制度，樹立制度意識和規范意識，嚴格按照制度的要求開展相關工作，嚴禁存在違法制度的情況，如果發現要給予管理人員以相應的處罰，維護制度的嚴肅性；最后，住房保障檔案屬于一項社會基礎性工作，而隨著市場經濟的發展，其工作內容也不斷發生變化，檔案部門要根據工作需求靈活地調整制度內容，刪除和修正不合時宜的制度條文，鼓勵管理人員提出自己的個性化建議和意見［4］。

3.3 加強紙質檔案安全保管

紙質檔案安全保管對環境條件要求較高，在長期的住房保障服務中，形成了大量的紙質檔案，其作為原始檔案具有較強的參考價值和法律效益，檔案部門要提升對紙質檔案安全保管的重視程度，避免其在長期保存中遭受損壞。首先，檔案部門要根據《中華人民共和國檔案法》的要求，設置專業的紙質檔案保管室，包括防火門和防盜門，安排專職人員負責檔案室的日常清掃和衛生工作，保證室內衛生條件良好，為紙質檔案保管創設良好的空間環境；其次，針對紙質檔案的特點做好防潮、防火、防水以及防蟲蛀工作，避免紙質檔案長期處于陽光的照射下，容易導致紙張在紫外線的照射下而出現字跡模糊；最后，對檔案查閱權限進行科學設計，在紙質檔案調檔查閱中，要做好來訪者登記，檔案不能帶出檔案室，使用者需在管理者的陪同和監督下查閱檔案，嚴禁損壞和篡改檔案內容。

3.4 合理應用現代信息技術

基于住房保障檔案的特殊性和嚴謹性，在開展檔案管理中要合理應用現代信息技術，充分發揮信息技術的管理優勢，以技術為支撐提升管理效率和管理質量，保證檔案資源的安全和完整。首先，檔案部門要積極落實“互聯網+檔案管理”的戰略，將信息化、網絡化作為檔案管理的必然發展方向，所有管理人員都要樹立正確的信息化意識，在日常檔案管理中主動探索以信息技術為支撐的新型管理模式，同時，檔案部門的領導還要加大內部宣傳，創設濃郁的信息化管理氛圍；其次，信息化管理需要大量的軟硬件設備作為支撐，如管理系統、打印機、計算機、復印機等，檔案部門要加大信息化建設資金投入，與當地軟件開發公司合作針對住房保障檔案特點制作管理軟件，為檔案信息的收集和管理提供便捷；最后，將紙質檔案轉變為數字檔案，由于紙質檔案數量較多，其工作量較大，檔案部門要妥善組織管理人員，分步驟落實相關工作，將數字檔案集中保管，尤其要做好安全防護措施，利用防火墻技術、生物識別技術、密匙技術等，保證檔案在保管和傳輸過程中安全可靠，對于重要檔案資源要及時備份［5］。

3.5 建立完善檔案管理隊伍

管理人員是開展住房保障檔案管理工作的人才支撐，在知識經濟時代下，人才是檔案部門開展工作創新和服務創新的核心力量，基于住房保障檔案管理的工作需求，檔案部門要建立一支能力強、素質高、懂業務的現代化管理隊伍，提升管理人員的綜合素質和崗位能力，促使其更好地勝任崗位工作。首先，檔案部門要根據工作需要面向社會和高校公開招聘具有一定從業經驗、崗位能力和專業背景的管理人才，充實以及完善管理隊伍，更新隊伍的知識結構、能力結構和年齡結構，適當提升入職門檻和工薪待遇，吸引更多的現代化人才加入；其次，定期組織現有的管理人員進行專業培訓和崗位教育，內容應包含信息技術操作能力、檔案管理知識、住房保障檔案信息收集流程等，通過系統性的培訓提升人員素質，實行培訓考核制度，端正管理人員參與培訓的態度；最后，鼓勵管理人員在平時開展技術創新和管理創新，尤其在檔案信息挖掘以及檔案信息化建設方面，要大膽創新、敢于實踐，將創新作為推動檔案管理工作的原動力。

3.6 提升檔案資源利用開發效率

住房保障檔案具有較高的利用價值，通過檔案資源挖掘能夠將其中有價值的信息提煉出來，對于發揮檔案的社會職能具有重要價值和積極意義。因此，檔案部門要積極轉變以往重視保管、忽視利用的陳舊思想，通過各種途徑和方式提升檔案資源的利用開發效率。首先，鼓勵管理人員在收集檔案信息中注重信息提煉和挖掘，要求管理人員按照既定的規范和標準開展管理工作，保證檔案內容的真實性；其次，從以往的被動服務向主動服務轉變，增進與業務部門的溝通，結合其工作需求開展檔案管理工作，并且將收集和提煉的信息提供給業務部門，為其開展各項工作提供信息支撐；最后，合理應用現代化信息技術進行檔案資源利用開發，如應用大數據技術、云計算技術以及人工智能技術等，這樣能夠適當釋放勞動力資源，緩解管理人員的工作壓力，將其中有價值的數據信息高效提煉出來，對于提升檔案開發效能具有重要意義［6］。

4 結束語

總而言之，檔案是社會發展中形成的寶貴資源，具有較強的借鑒性、價值性及指導性，可以為制定各項決策提供資料支撐。住房保障檔案管理具有較強的專業性，檔案部門要認識到管理中存在的不足和問題，采取科學措施不斷優化，保證檔案信息的真實性、完整性及可靠性，發揮檔案的應用價值，為基層群眾提供更加滿意的服務。

參考文獻

［1］鄧婉文. 住房保障檔案管理工作現狀與改進策略分析［J］. 人才資源開發，2016（12）：175-176.

［2］陳海燕. 如何做好住房保障檔案管理工作［J］. 中國房地產，2016（28）：30-32.

［3］馬建林. 加強城鎮廉租住房保障檔案管理工作［J］. 決策與信息（中旬刊），2016（9）：232.

［4］戴婭妮. 分析住房保障檔案管理工作現狀與改進對策［J］. 房地產導刊，2019（33）：12.

［5］瑪合塔那提·哈森. 淺議住房保障檔案管理工作中存在的問題及其對策［J］. 房地產導刊，2018（15）：19.

［6］沈衛東. 依托住房保障檔案構筑和諧美好民生——論做好中國特色住房保障檔案管理工作［J］. 山東檔案，2008（1）：23-24.