規范和加強鄉鎮財政檔案管理工作的策略探究

劉繼敏

摘 要：鄉鎮財政資料作為鄉域財政各個工作階段的信息記錄，對當地財政業務開展非常重要。隨著我國經濟持續快速發展，現代化科學技術的發展也日新月異，財政檔案管理工作也開始采用先進的技術手段。文章將介紹當前中國鄉鎮財政檔案管理工作中所存在的主要問題，并研究總結造成其當前狀況的主要因素，針對問題提出自己的意見與建議，以期進一步提高整個鄉鎮財政檔案工作的現代化水平，進一步推動鄉鎮經濟的蓬勃發展。

關鍵詞：規范；加強；鄉鎮財政檔案管理工作；策略

引言

隨著當前經濟信息資源日益豐富，作為一種經濟信息資源的鄉鎮財務檔案，其重要性也日益凸顯。鄉鎮財務檔案對鄉鎮過去的經濟發展情況進行詳盡記載，是其發展進程的數字化反映，從而對該地區經濟發展情況有一個基本的認識。隨著科技進步，金融文件的現代技術應用逐步普及到整個行業。但由于種種原因，我國鄉鎮財務檔案工作仍存在許多缺陷，亟待加強管理。

一、鄉鎮財政檔案系統在現代化管理工作中存在的問題

1.相關領導對檔案管理工作不重視

當前，部分縣鄉官員對財政檔案管理工作缺乏關注，主要是他們對財政檔案管理工作的意義沒有明確了解。在此影響下，部分農村領導干部對財政檔案保管方面的人力、物力以及財力投入不夠，無法適應財政檔案管理工作的具體要求，在很大程度上直接影響鄉鎮財政檔案管理工作的品質與效果。和紙質檔案文件管理一樣，對財政檔案實行電子存檔，對于部分農村依然是一件比較困難的事情，由于一些管理財政檔案的政府工作人員仍然局限于以往的工作認識，而忽略了將電子檔案加以合理歸檔。

2.檔案管理人員專業素質不高

目前，許多鄉鎮財政檔案管理部門存在檔案管理人員素質較低和人數較少等問題，再加上鄉鎮領導班子對財政檔案管理不夠重視，大部分被分配到檔案館的工作人員沒有掌握相關的法律和檔案管理的專業知識，人數上又無法滿足檔案工作的實際需求，這些都給財政檔案管理工作帶來極大的負面影響。同時，因為鄉鎮財政檔案現代化管理需要應用更高層次的電腦技術，但是目前，鄉鎮的許多財政檔案管理人員電腦技能都不夠熟練，還有一些檔案管理人員連電腦的基本操作都不會，對財政文件現代化管理產生了很大的影響。

3.檔案管理硬件設備設施無法滿足相關要求

要想做好鄉鎮財政檔案的信息化管理工作，計算機等基礎硬件設備設施是不可或缺的。但是，在管理鄉鎮財政檔案的具體操作上，由于縣鄉領導干部對財政資料保管工作重視程度不足，直接造成對鄉鎮財政資料保管項目的投入經費嚴重不足，在一定程度上無法滿足財政檔案管理工作的經費需求。由于沒有相應經費，導致鄉鎮財政檔案管理機構無法提高電腦等設備設施的配置。同時，由于鄉鎮財政文件大多包括很多業務資料和財務文件，由于歸檔工作任務劃分到各業務部門，使得財務資料無法進行標準化的收集、處理和存檔，在很大程度上干擾了鄉鎮財政檔案信息化管理的有效實施。

4.鄉鎮財政檔案信息化管理工作制度不完善

檔案信息化建設是檔案規范化管理工作的重要組成部分，是提高檔案檢索和利用效率的重要手段。鄉鎮財政檔案管理信息化工作大多通過電腦來完成，這在很大程度上給以往的農村財政資料保存與管理方法造成不小的沖擊。當前，鄉鎮農村財政資料數字化管理的使用系統并沒有全部建立起來，主要體現在對財政信息的收集、管理、保管以及使用的各個環節上，在許多重要環節沒有形成系統的操作規范，導致農村財政信息數據的安全性與真實性無法得到保障。除此之外，隨著計算機技術的深入發展和提高，有關計算機技術和網絡等信息技術領域的信息安全問題也日益引起人們重視，對鄉鎮財政檔案的可信度和穩定性產生不好的影響。目前，鄉鎮財政檔案管理現代化建設還沒有形成系統的技術規范和標準，在具體實施過程中也缺乏相應的實施流程，一些縣鄉單位雖然也針對自身的實際情況開發了一些歸檔系統軟件，但系統設計不夠規范，也缺乏一致性和可聯系性。

二、基層財政檔案管理重要性分析

檔案管理工作是“對歷史負責、為現實服務和替未來著想”的重要工作，基層財政檔案是當前鄉鎮財政單位有關管理工作及其成果的主要記錄，對研究當前鄉鎮財政的管理情況具有重大價值。首先，它是當前鄉鎮財政單位的基本管理數據庫。當前，農村地區有關單位在開展相關檔案管理工作之后，就能夠直接調取這些基層資料，并根據基層檔案資料開展有關研究，從而搞好財政管理工作。其次，它是政策制定的重要參考與依據。當前，鄉鎮單位可以依據基層財政檔案的相關資料，按照當前農村實際狀況，制定涉及財政領域的相關政策。最后，它還能夠正確反映當前鄉鎮財政發展進程。通過建設基層財政檔案，能夠全面反映鄉鎮的財政狀況，針對重要指標規范農村財政管理，以此推動中國農村的健康穩步發展。

檔案管理是基層財政工作的重要組成部分，是財政部門服務民生和服務社會的重要窗口。要發揮好檔案管理在基層財政工作中的作用，就必須加強檔案管理。一是加強基層財政檔案管理，有助于提高基層財政工作人員的檔案意識。作為一名財務工作者，要重視對檔案的收集、整理、保管和利用，通過不斷的學習和實踐，提高對檔案重要性的認識。只有這樣，才能更好地為基層財政工作服務。檔案工作人員要始終把財政資金安全作為第一要務，在做好日常會計核算和監督工作的同時，也要關注資金使用過程中出現的各種問題。通過做好檔案管理工作，將相關資料保存好、存檔好和利用好，有助于規范基層財政資金使用行為，防止因財務管理不規范而導致的違法違紀現象發生。通過做好檔案管理工作，不僅可以為群眾提供便捷、高效以及優質的服務，而且還能為基層政府開展工作提供更加有力的保障。

三、加強鄉鎮財政檔案現代化管理工作的經驗措施

1.提高縣鄉領導班子對財政檔案管理的關注

領導能夠充分認識鄉鎮財政檔案管理工作的重要作用，可以更高效地促進財政檔案管理工作。首先，地方財政部門與檔案管理部門，都要搞好對鄉鎮財政檔案管理工作的科普、宣教和培訓工作，讓鄉鎮領導了解檔案管理的基本知識，以此增強其對財政檔案管理作用的認識，更全面了解鄉鎮財政檔案管理方面的重大作用。其次，鄉鎮領導要十分重視財政檔案管理工作，發揮檔案管理人員的積極性，這就要求檔案管理人員要切實做好基層財政檔案管理工作，以提高檔案資料管理的能力，還要及時向鄉鎮領導反饋有關財政檔案管理的工作情況，并詳細地向領導匯報在財政檔案管理工作上的成果及其出現的新情況，幫助領導更加正確地認識基層財政檔案管理的發展狀況，以便進一步增強領導對檔案管理重要性的認識。同時，還要著力做好財政資料保護管理工作，發揮財政檔案管理的資源優勢，向領導及時提供檔案管理信息，為領導決策提供重要依據，讓鄉鎮領導能夠了解開展基層財政檔案管理工作的必要性。

2.提高鄉鎮財政檔案管理隊伍的綜合素質

鄉鎮單位開展檔案管理工作，必須要有一批專業知識素質和技能水平過硬的檔案管理人才隊伍。在面對鄉鎮財政檔案管理工作人員專業素質相對較弱和電腦操作水平相對低下的情況，鄉鎮單位可以針對檔案管理人員系統開展專業技術培訓，切實提升管理人員的現代化檔案管理能力。同時，針對財政檔案管理工作人員系統開展現代計算機應用訓練，使他們逐漸了解有關現代計算機信息技術方面的新知識，從而提高自身的電腦應用能力，確保鄉鎮財政檔案信息化管理能夠順利開展。此外，鄉鎮單位還要進一步培養財政檔案管理人員的良好工作道德素質，培養他們事業心和奉獻精神，從而提高他們的工作熱情。

3.加大對鄉鎮財政檔案管理工作的資金投入

要想使鄉鎮財政檔案管理工作能夠正常開展，必須要有足夠的資金作為保證，當地政府要加強對財政檔案管理工作的投資，以提高其信息化管理水平。唯有保證相關經費的投入，才能保證財政檔案管理信息化整體工作效率得到提高。此外，適當改善基層檔案管理人員的工作福利，留住專業人才，有利于提升財政檔案管理的工作質量，從而推動現代化財政檔案管理工作深入開展。

同時，根據國家及各級財政部門對鄉鎮財政檔案管理工作的要求，財政部門必須按照文件規定，加大對鄉鎮財政檔案管理工作的資金投入，保障檔案管理工作所需的軟硬件設施建設。在硬件方面，應配置足夠數量和性能良好的計算機、復印機、掃描儀以及傳真機等設備；在軟件方面，應配備專門的檔案管理人員和建立完善的檔案管理制度。為了保證鄉鎮財政檔案管理工作的順利開展，必須配備專業人員從事相關工作，使鄉鎮財政檔案管理工作能夠有序和高效地開展。同時，在現有條件下，鄉鎮財政部門還應積極爭取上級有關部門對檔案管理工作的支持和指導，加大資金投入力度。

4.建立健全鄉鎮財政檔案管理制度

伴隨著計算機和互聯網信息技術的廣泛應用，辦公自動化時代的到來為鄉鎮財政檔案管理工作帶來了前所未有的挑戰，傳統的檔案管理模式已經不能滿足鄉鎮財政檔案管理工作的要求。所以，必須進一步提升鄉鎮財政檔案管理工作水平，以適應在新形勢下鄉鎮財政檔案管理工作的需要。鄉鎮財政檔案管理工作必須進一步保障資料的完整性和信息安全。所以，要有效促進鄉鎮財政檔案信息化管理，必須對傳統財政制度做出相應的變革。為此，必須建立健全基層財政檔案管理信息化體系。一方面，現代化的財政資料保管系統必須注重計算機安全保障方面，注重做好對計算機軟硬件的維護管理工作，保證基層財政檔案的安全。另外，在財政資料的搜集、處理、保管和利用各環節中要遵循合理的工作標準，可以有效防止財政資料在運用中發生數據流失的現象，有利于保障財政檔案電子文書的原始性和真實性，提高財政資料的現代化管理水平。

5.構建現代化管理制度，規范工作標準

合理的制度可以讓管理工作事倍功半，可以達到人力資源的合理分配，有效起到管理的實際效果，推動鄉鎮地區的持續發展。因此，鄉鎮單位必須根據實際需要，形成一套科學有效的現代化管理體系，指導和制約員工的言行，規范其工作標準。鄉鎮在建設管理制度進程中，要隨著時間變遷，對自身的管理制度做出完善和調整，再根據實際狀況，聽取管理人員建議做出制度的初步設計。然后，再聘請相應制度專家，提供比較全面和正確的建議，協助鄉鎮單位逐步健全相關的規章管理制度。在鄉鎮單位必須設置監督部門，監管規章制度貫徹落實的具體情況。同時，可以適當使用現代信息技術，記錄和控制檔案管理人員的操作情況與作業狀態。因此，鄉鎮部門應配備一定的高新技術設備設施，大大提高其工作效率，并對其操作的計算機實施分級控制，確保基層財政檔案的安全。鄉鎮監管部門必須設置電子攝像頭，形成電子聯網，使領導能夠準確了解員工的業務動向，采用電子簽到管理系統，將它融入管理制度中，幫助職工完成上下班的簽到，避免遲到早退等情況的發生。采用信息化管理體系，能使職工全心全意投入財政檔案管理服務中，以此推動檔案管理工作順利開展。

6.完善評估考核制度，充分調動員工工作積極性

想要調動檔案管理人員的工作積極性，鄉鎮單位應根據他們的具體需要，不斷完善評價激勵機制。首先，可以利用現代信息技術，收集員工的平時工作情況，包括工資信息和福利待遇等，并做好數據的綜合研究，給出具體的業績評語，進行適當的獎懲措施。對于工作成績比較好的人員，根據情況予以鼓勵，如創造升職機遇、帶薪假期、禮品卡和改善工資待遇等，以此來調動他們的工作積極性。但對于成績不好的人員，則應及時批評，并相應給予口頭警告、降薪處罰和暫停工作等處罰。采用這種評估方式，能夠調動職工內部競爭能力，避免他們在工作中發生渾水摸魚和消極怠工的不良行為，促使他們著眼于單位的持續發展，可以積極學習，不斷完善和提升自己的專業能力，可以利用最小的資金，花費最少時間和精力取得最完美的工作效益，從而推動鄉鎮財政檔案管理工作開展。此外，加強硬軟件設備設施投入與管理，不斷增強檔案意識，努力提高檔案工作管理水平，以高度的事業心和責任心做好基層檔案管理工作，加快應用現代化的手段科學管理檔案，充分發揮檔案在鄉鎮財政管理各項工作中的作用。

四、結束語

綜上所述，隨著現代科學技術水平不斷進步，鄉鎮財政檔案現代化管理方式將代替傳統的檔案管理方式。鄉鎮財政檔案管理系統可以更有效地記錄不同發展時期的鄉鎮經濟數據，通過加強對鄉鎮財政檔案工作現代化管理，可以更好地促進鄉鎮經濟工作快速發展。但是，在基層財政檔案現代化管理過程中，仍然存在各種各樣的問題，嚴重阻礙了鄉鎮財政檔案現代化管理工作的正常開展，必須針對這些問題采取多方面的有效措施，切實提高鄉鎮財政檔案的現代化管理水平。

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（作者單位：山東省菏澤市鄄城縣鳳凰鎮人民政府）