信息時代檔案工作意識與能力的創(chuàng)新研究

馬國英

摘 要：信息時代，信息技術(shù)對各行各業(yè)產(chǎn)生了一定程度的影響，機關(guān)事業(yè)單位（以下簡稱“單位”）檔案工作也不例外。比如，單位檔案工作以紙質(zhì)檔案為主，執(zhí)行的是單一化的紙質(zhì)檔案管理模式。在信息時代背景下，單位檔案工作需要向電子化、信息化以及智能方向發(fā)展。與此同時，檔案工作人員作為單位檔案管理工作中非常重要的一部分，提升其工作意識及能力至關(guān)重要。因此，本文以信息時代做好檔案工作的意義為切入點，分析了檔案工作人員意識與能力方面的問題，并提出檔案工作人員工作意識與能力創(chuàng)新的策略，旨在全面提升單位檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案工作；意識；能力；問題；創(chuàng)新；策略

在單位內(nèi)部，檔案管理是一項非常重要的工作，為了做好檔案工作，需要與時俱進(jìn)，了解信息時代特點，合理應(yīng)用計算機技術(shù)、信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等，并利用信息系統(tǒng)平臺，做好檔案資料的收集、分析整理、存儲管理及利用等各環(huán)節(jié)工作。在檔案工作開展期間，需將檔案工作人員的職能作用充分發(fā)揮出來，但從現(xiàn)狀來看，單位部分檔案工作人員的檔案管理信息化意識較為薄弱，且信息技術(shù)應(yīng)用能力不足，難以提高檔案管理工作的效率及質(zhì)量。鑒于此，從提升單位檔案管理工作效率、質(zhì)量及工作發(fā)展等角度考慮，本文圍繞“信息時代檔案工作意識與能力的創(chuàng)新”進(jìn)行分析研究。

一、信息時代做好檔案工作的意義

從單位發(fā)展角度考慮，順應(yīng)信息時代發(fā)展要求，做好單位檔案工作意義顯著。

1.與時代發(fā)展需求相符

在傳統(tǒng)工作模式下，單位檔案管理工作以紙質(zhì)檔案管理為主。信息時代對單位檔案管理工作提出了更高的要求，需從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式向電子化、信息化及智能化方向發(fā)展，在實現(xiàn)電子檔案管理的基礎(chǔ)上，提高檔案管理工作的效率及質(zhì)量。通過網(wǎng)絡(luò)平臺，利用信息技術(shù)，能夠提高檔案資料檢索、瀏覽、閱讀、下載和利用的效率，且在具備相應(yīng)權(quán)限的基礎(chǔ)上，不受時間與空間限制。由此可見，在信息時代背景下做好單位檔案工作的優(yōu)勢顯著，與時代發(fā)展需求相符，能夠使信息技術(shù)、信息系統(tǒng)在檔案管理工作中得到科學(xué)、合理的應(yīng)用。

2.有助于提升單位檔案管理的規(guī)范性，提高檔案管理工作質(zhì)量

單位檔案工作的內(nèi)容較多，包括檔案的收集、整理分析、歸檔、存儲和后續(xù)利用等，各環(huán)節(jié)工作必須規(guī)范。在信息時代背景下，通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)分析技術(shù)等現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的合理應(yīng)用，能夠使檔案各環(huán)節(jié)的工作符合規(guī)范要求，進(jìn)一步促進(jìn)單位檔案管理工作質(zhì)量的提高。

3.有助于單位檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展

順應(yīng)信息時代發(fā)展潮流，在單位內(nèi)部積極開展檔案信息化建設(shè)工作，引進(jìn)信息技術(shù)和電子檔案信息管理系統(tǒng)，能夠改進(jìn)單位傳統(tǒng)檔案管理工作的不足，通過電子檔案備份管理、計算機檢索、共享利用等，有助于單位檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，并為單位其他工作的開展提供有效的參考憑證。

二、信息時代檔案工作人員意識與能力方面存在的問題

在信息時代背景下，要想做好單位檔案管理工作，需要重視檔案工作人員意識與能力的提升。但從現(xiàn)狀來看，部分工作人員的檔案意識較為薄弱，能力有所不足。

1.檔案管理人員信息化意識較為薄弱

在信息時代背景下，單位檔案管理工作特點鮮明且復(fù)雜程度高，具備全員化、標(biāo)準(zhǔn)化、先進(jìn)性三大特點，需要全員參與、崗位責(zé)任明確，保證檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，并能夠合理使用先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，如信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)等。在此基礎(chǔ)上，對檔案工作人員在檔案管理信息化意識方面提出了較高的要求。但現(xiàn)狀是，部分檔案工作人員的信息意識較為薄弱，具體表現(xiàn)為：一方面，一些檔案工作人員受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的影響，未能與時俱進(jìn)樹立全新的檔案管理意識，仍選擇使用紙質(zhì)檔案管理模式，檔案管理方式方法比較滯后，未能緊跟時代的步伐，從而降低了單位檔案管理工作的效率及質(zhì)量。另一方面，部分檔案工作人員安于現(xiàn)狀，對檔案信息化管理存在一定的抵觸心理，自主學(xué)習(xí)的意識不強，從而阻礙了信息技術(shù)、信息系統(tǒng)在單位檔案管理工作的應(yīng)用，難以提升單位檔案管理工作的質(zhì)量和水平。此外，部分檔案工作人員的檔案服務(wù)意識、安全意識薄弱，使檔案管理工作水平及安全性難以得到有效提高。

2.信息化應(yīng)用能力不足

檔案管理工作開展期間，通過信息化技術(shù)、信息系統(tǒng)的應(yīng)用，可以提升檔案管理工作的效率及質(zhì)量。但是，如果檔案工作人員的信息化應(yīng)用能力不足，缺乏對信息化技術(shù)、信息系統(tǒng)的了解，則難以提升單位檔案管理工作質(zhì)量。一方面，部分工作人員的自主學(xué)習(xí)能力不足，未能及時學(xué)習(xí)檔案電子化、信息化和智能化管理的技術(shù)方法，對檔案管理信息系統(tǒng)了解不足，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理思維理念的影響下，便難以使自身檔案管理能力得到提升。另一方面，單位工作繁忙，工作內(nèi)容較多，決策層在單位檔案管理工作環(huán)節(jié)投入的精力和資源有限，在人力、物力、資金不足的情況下，難以及時開展培訓(xùn)教育活動，使檔案工作人員缺少參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機會，從而使其信息化思維能力難以得到有效提升。此外，單位檔案工作人員還要具備專業(yè)能力、信息溝通交流能力、團(tuán)隊協(xié)作能力等，但因?qū)W習(xí)意識薄弱、積極性及主動性不高，加上缺少管理制度規(guī)范約束等情況，難以提升檔案管理人員各方面的能力，導(dǎo)致單位檔案管理工作的質(zhì)量水平難以得到有效提升。

3.檔案安全管理工作存在缺陷

從現(xiàn)狀來看，受到諸多因素的影響，檔案安全管理工作存在缺陷。一方面，單位檔案管理人員仍延續(xù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的方式方法，未能及時革新檔案管理方法理念，未能合理利用信息技術(shù)做好檔案安全管理工作，使部分檔案資料處于失管的狀態(tài)，這樣便難以保證單位檔案資料的完整性。另一方面，在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，檔案管理人員未能及時引進(jìn)安全密鑰技術(shù)、防火墻技術(shù)及軟件，使系統(tǒng)運行容易受到黑客入侵、病毒感染等影響，進(jìn)而影響單位檔案資源的管理安全。

三、信息時代提升檔案工作人員意識與能力的創(chuàng)新策略

為了提升單位檔案工作人員的意識及能力，需以信息時代特點為依據(jù)，落實有效的創(chuàng)新策略。

1.檔案工作意識方面的創(chuàng)新

在信息時代背景下，為提升單位檔案工作人員的素質(zhì)水平，需從其學(xué)習(xí)意識、服務(wù)意識和安全意識等方面進(jìn)行創(chuàng)新。

（1）學(xué)習(xí)意識。在信息時代背景下，檔案工作人員必須提升學(xué)習(xí)意識，樹立終身學(xué)習(xí)意識，養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣，不僅要學(xué)習(xí)檔案管理信息技術(shù)，還要能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)合理應(yīng)用檔案電子化以及信息化管理工作過程當(dāng)中，并利用信息技術(shù)處理檔案收集、存儲管理、利用等環(huán)節(jié)的工作，以此促進(jìn)檔案管理工作水平的提高。與此同時，在日常學(xué)習(xí)過程中，還要學(xué)習(xí)有關(guān)電子檔案管理的法律法規(guī)知識，提升自身法律素養(yǎng)，能夠按照規(guī)范要求做好電子檔案管理工作，保證單位檔案工作有序開展。此外，在日常學(xué)習(xí)過程中，檔案工作人員需要具備“互聯(lián)網(wǎng)＋”思維，在了解信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，通過學(xué)習(xí)掌握互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用方式方法，樹立“互聯(lián)網(wǎng)＋”思維，將掌握的信息技術(shù)巧用在檔案資料處理工作當(dāng)中，革新單位檔案管理工作方式方法，促進(jìn)單位檔案管理工作水平的提高。

（2）服務(wù)意識。檔案工作具備服務(wù)屬性，在傳統(tǒng)工作模式下，單位檔案管理工作以收集、整理、存儲管理檔案為主，檔案資料的利用等服務(wù)環(huán)節(jié)則顯得較為薄弱。顯然，在此情況下難以將單位檔案工作的服務(wù)屬性有效凸顯出來。在信息時代背景下，為提升工作人員的檔案服務(wù)意識，需要在做好檔案的收集、分析整理和存儲管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步注重檔案資料的利用服務(wù)。一方面，了解用戶的檔案資料服務(wù)需求，結(jié)合用戶的訪問權(quán)限，為其提供相應(yīng)的檔案檢索、瀏覽、閱讀、下載等服務(wù)，滿足用戶的個性化需求，提高用戶對檔案服務(wù)工作的滿意程度。另一方面，工作人員需要重視檔案服務(wù)的創(chuàng)新，主動與相關(guān)用戶進(jìn)行溝通交流，了解用戶的具體服務(wù)需求，并通過計算機技術(shù)、信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息平臺等應(yīng)用，滿足用戶的檔案信息服務(wù)需求，進(jìn)一步促進(jìn)單位檔案服務(wù)工作水平的提高。

（3）安全意識。在我國《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)中，明確要求各單位做好檔案的保密工作，以此確保單位檔案資料信息管理可靠及安全。從單位檔案工作人員角度考慮，需要在檔案保密工作開展期間，增強自身安全意識。一方面，單位在實行“紙質(zhì)檔案＋電子檔案”雙軌制管理的基礎(chǔ)上，針對紙質(zhì)檔案管理環(huán)節(jié)，需要做好紙質(zhì)檔案交接、存儲管理工作，預(yù)防檔案資料缺損、盜竊等安全隱患問題。針對電子檔案，需要做好備份管理，以免受到黑客入侵和病毒感染等影響。另一方面，檔案工作人員管理機密檔案文件時，需要按照規(guī)范要求進(jìn)行獨立歸檔管理，了解機密檔案類型、安全管理要求，避免此類檔案遺失以及遭遇竊取等。

2.檔案工作能力方面的創(chuàng)新

為提升單位檔案工作人員的工作能力水平，需要從專業(yè)能力、信息技術(shù)應(yīng)用能力、信息溝通交流能力以及團(tuán)隊協(xié)作能力等方面進(jìn)行加強。

（1）專業(yè)能力。只有提升檔案工作人員專業(yè)能力的水平，才能夠?qū)崿F(xiàn)對單位檔案資源的規(guī)范管理。一方面，需提升檔案工作人員的歸檔能力，確保收集、整理好的檔案資料能夠順利歸檔，保證歸檔檔案的時效性、完整性，避免出現(xiàn)遺落、重復(fù)等問題，進(jìn)一步保證檔案資料的真實性。另一方面，提升檔案工作人員的檔案分類能力，結(jié)合信息時代對單位檔案分類管理的要求及標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建完整的檔案分類制度，按照制度要求對單位的各類檔案進(jìn)行合理分類，進(jìn)而保證提高檔案管理工作效率。此外，還需提升單位檔案工作人員檢索檔案和檔案信息核驗等專業(yè)能力，確保能夠在檔案管理工作中將自身專業(yè)能力充分發(fā)揮出來，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的全面提高。

（2）信息技術(shù)應(yīng)用能力。在信息時代背景下，單位檔案管理工作的開展，需要合理、科學(xué)的應(yīng)用信息技術(shù)，以此確保單位檔案管理工作能夠跟上時代的發(fā)展。檔案工作人員需要提升信息技術(shù)應(yīng)用方面的能力。一方面，在單位電子檔案管理工作開展期間，合理應(yīng)用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，提升電子檔案管理工作效率及質(zhì)量，確保電子檔案能夠快速、高效的存儲、檢索及利用等。另一方面，檔案工作人員還要根據(jù)電子檔案管理信息系統(tǒng)的特點，合理引進(jìn)并應(yīng)用防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)和各類殺毒軟件等，保證信息系統(tǒng)運行的可靠性及安全性，避免出現(xiàn)黑客入侵、病毒感染等問題，保證單位檔案資料的安全，避免出現(xiàn)被盜竊、遺失等情況。

（3）信息溝通交流能力。檔案工作人員需要重視自身信息溝通交流能力的提升，一方面，加強與上級領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通交流，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的檔案管理任務(wù)，按照規(guī)范要求做好單位檔案的收集、分析整理、存儲管理等工作。另一方面，加強與各部門同事之間的信息溝通交流，如在檔案收集方面，明確自身工作職責(zé)，收集各部門的檔案，避免和同事發(fā)生工作交叉重復(fù)收集檔案資料的情況。此外，還需加強與用戶之間的溝通交流，以網(wǎng)絡(luò)社交媒體平臺為渠道，建立微信群，與用戶進(jìn)行溝通交流，結(jié)合用戶的權(quán)限，為用戶提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，滿足用戶權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息服務(wù)需求。

（4）團(tuán)隊協(xié)作能力。檔案管理工作依靠單人很難完成，尤其是在信息時代背景下，相關(guān)部門及單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作提出了越來越高的要求。因此，需要發(fā)揮檔案工作人員的協(xié)作作用，提升檔案工作人員的團(tuán)隊協(xié)作能力，工作人員只有互相合作，才能高效完成檔案工作任務(wù)。一方面，需要重視檔案工作人員合作意識及合作能力的提升，使其明確自身的崗位職責(zé)，能夠積極主動與各部門工作人員進(jìn)行溝通交流，通過良好的合作，使檔案工作流程銜接更加順暢。例如，在檔案編制工作環(huán)節(jié)，檔案工作人員需要明確自身編制任務(wù)，加強與團(tuán)隊其他成員的協(xié)作，共同完成檔案編制任務(wù)，確保檔案信息分類的標(biāo)準(zhǔn)化，避免出現(xiàn)檔案編制內(nèi)容重疊、遺漏等問題。另一方面，團(tuán)隊成員需要互相合作，通過溝通交流、信息互換，了解檔案編制、分類、歸檔存儲管理、利用等工作環(huán)節(jié)存在的問題，若存在檔案資源遺失或缺損等，需要及時溯源，查缺補漏，并做好各項檔案資料的備份管理，保證單位檔案信息資料的完整性、真實性，進(jìn)一步確保檔案信息資料利用價值得到有效提升。

四、結(jié)語

綜上所述，在信息時代背景下，做好機關(guān)事業(yè)單位檔案工作的意義顯著，與時代發(fā)展需求相符，有助于提升單位檔案管理工作的規(guī)范性，并促進(jìn)單位檔案管理工作的創(chuàng)新和開展。檔案工作人員需要遵守工作原則，培養(yǎng)其學(xué)習(xí)意識、服務(wù)意識、安全意識等，提升檔案工作人員的專業(yè)能力、信息技術(shù)應(yīng)用能力、信息溝通交流能力及團(tuán)隊協(xié)作能力，以此全面提升其管理意識與專業(yè)能力，促進(jìn)單位檔案管理工作順利開展。

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（作者單位：濱州市全民健身服務(wù)中心）