計量檢定原始記錄管理模式探討

【摘要】計量檢定原始記錄是計量檢定過程中所有檢測數據的真實反映，對原始記錄管理必須要科學規范，持續不斷提高管理方法。通過分析計量檢定原始記錄管理現狀，明確相關管理要求，構建原始記錄管理縱向、橫向型管理鏈模式，使原始記錄管理更加制度化、信息化，為現代計量檢定原始記錄管理提供新思路、新方法。

【關鍵詞】計量檢定；原始記錄；管理模式；信息化

【DOI編碼】10.3969/j.issn.1674-4977.2023.02.021

Discussion on the Management Mode of the Original Records of Metrological Verification

SU Shuang

（Fuxin Inspection，Examination & Certification Centre〔Fuxin Metrological Verification and Testing Institute〕，Fuxin 123000，China）Abstract：The original records of metrological verification are the true reflection of all test data in the process of metrological verification. The management of the original records must be scientific and standardized，and the management methods must be continuously improved. By analyzing the current situation of the management of the original records of the existing metrological verification， the relevant management requirements are clarified，the vertical and horizontal chain models of the original records management are constructed， and they are institutionalized and informationized，providing new ideas and methods for the management of the original records of modern metrological verification.

Key words：metrological verification；original records；management mode；informational

1引言

計量檢定工作是工業生產領域的一項基礎性工作，工作過程中的檢定、校準原始記錄和證書的出具等都要求數據真實、過程完整[1]。計量檢定人員要在檢定過程中對數據進行準確翔實地記錄，一旦出現了工作偏差，將會嚴重降低檢定校準結果的可信度，給檢定結果的復核和查驗帶來麻煩[2]。原始記錄中包含原始觀測數據、經處理后的結果、計算公式、常數選取等。合格的原始記錄應該具有真實性、完整性和準確性[3]。在日常計量檢定工作中應加大管理力度，不斷探索新的管理方法和手段，確保原始記錄保存管理的系統化規范化[4]。

2原始記錄管理要素分析

2.1專業技術要素分析

一是，空白原始記錄的編印。空白原始記錄的編印是整個原始記錄的第一步，要按需編制，以保證原始記錄的唯一性。原始記錄需要按照計量檢定系統表、檢定規程以及相關的規范性技術文件等進行編制。不同檢定項目有不同的記錄格式，即使同一檢定項目，隨著計量規程等編制依據的更新，其內容也需要同步更新。規程中推薦使用的記錄格式應根據工作實際進行完善和細化，保證具有可操作性。在原始記錄的編制中，記錄編號和依據出具的證書或報告編號這兩個必填項最容易被忽略，也是在對空白記錄審核時應特別關注的。檢測原始記錄屬于技術記錄，其格式由各檢定科室的負責人組織制定，會同相關人員對其全面性、有效性、實用性進行充分的論證，由業務辦負責人負責審核，報技術負責人批準后，交業務辦備案。

二是，原始記錄的使用。計量檢定原始記錄要保證原始記錄的規范和數據處理的準確。在原始記錄的使用中要注意的內容有：原始記錄的書寫應字跡清晰工整、數據準確無誤；原始記錄應填寫完整，不能有空項，如無可填寫的內容應填“/”或“無”補位；原始記錄應使用專業術語，采用國際標準計量單位，有效數字的取舍應符合規程或規范要求；原始記錄中的數據處理要按照相關的規程規范執行，誤差和不確定度的表達也要按照相關的規范來表示；檢測原始記錄應完整地記錄規程、規范中規定的內容，包括檢測的觀察結果、數據處理、結論，以及影響不確定度的各種因素，確保檢測過程的可復現性；記錄的原始性是指檢測活動時的信息記錄、檢測過程中的結果和數據應在產生時予以記錄，不允許事后補記或追記，原始記錄不允許重新抄寫，如需修改應按原始記錄修改規定進行；當原始記錄出現錯誤時，采取劃改方式予以改正，不可擦掉，以免字跡模糊或消失，記錄人員應將正確值填寫在旁邊，對記錄的所有改動應有改動人的簽名；證書/報告是計量檢定工作的最終產品，證書/報告的結論及不確定度來源于原始記錄，與記錄信息是一致的，內容相符而非文字、數據等完全一致；出具證書/報告后，檢定人員應及時將證書/報告的編號記錄到對應的原始記錄中，保證原始記錄的信息完整，并經整理后歸檔。

三是，原始記錄的保存。原始記錄的保存主要包括：按專業和授權項目由各檢定室主任對原始記錄進行負責，并安排專人統一保管，督促檢定人員將檢定記錄及時整理、裝訂；每年一次將整理后的原始記錄交相關管理人員存檔，并認真履行交接手續；記錄管理人員應及時登記、編目，以方便檢索查閱，存檔的記錄未履行審批手續不得更改、查閱；原始記錄的保存期可根據實際情況確定，一般以一個計量標準的復查周期為準；存放記錄的場所要保持干燥整潔，注意防光、防蟲、防盜、防火，室內嚴禁吸煙或存放易燃易爆物品，外來人員未經許可不得進入。

2.2管理人員要素分析

一是，檢測人員和核驗人員。原始記錄中應包括檢測人員和結果核驗人員的簽名，表明簽字人已對該原始記錄進行了校對及審核，是對該原始記錄信息、數據及結果的確認。核驗員的作用是能夠發現檢定員的失誤，并督促檢定員及時糾正，發現的問題均應在出具證書報告之前予以解決，必要時進行復測，以確保數據的準確無誤。

二是，質量負責人。在計量檢定原始記錄管理中，質量負責人是重要的體系和程序落實的監督者，尤其負責各類內外部質量評審、過程控制、投訴處理、過程糾偏等工作，并對其實施過程效果進行有效評價。

三是，技術負責人。計量檢定工作技術負責人是體系文件和制度的具體實施管理者，不僅要熟悉計量技術服務機構的技術活動，掌握相應專業技術法規和標準規范，還能將這些技術法規和標準規范具體貫徹于實際計量檢定工作全過程中，通過不斷完善改進具體工作和開拓檢定校準服務，提高機構技術檢測能力。

四是，部門負責人。計量技術服務機構按照專業劃分，通常下設很多部門，實行扁平化管理。這些負責人在技術、質量等部門擔任一定職務，以確保本專業工作的具體實施。他們是檢測人員的第一管理者，對計量檢定工作質量提升起著舉足輕重的管理作用，為此在原始記錄管理中必須加以重視。

五是，機構負責人。計量技術服務機構負責人是本單位最高管理者，全面負責本單位技術、質量責任。機構負責人有義務通過會議、教育培訓等方式提高機構全體成員的質量意識和法治觀念，制定和實施質量方針、目標，開展管理評審等活動，持續提高機構計量檢定水平和能力。

六是，授權簽字人。計量檢定授權簽字人是機構一切檢定校準活動的報告或證書的簽發負責人，必須具備較強的法律和專業綜合知識，嚴格履職盡責，其工作必須對機構負責，同時也對客戶負責。

3原始記錄管理工作要求

原始記錄管理工作除了按照國家法規政策和標準規范要求外，還要包括如下內容：一是，所有管理者必須具有與其職責相匹配的法規和專業技術技能水平，實施、保持和改進管理體系的有效運行，及時發現管理體系、檢定校準、檢測程序實施過程中存在的問題，采取積極措施加以改進提高。二是，制定相應的質量保證體系和管理制度，在確保正常運行的條件下，加強內部考核和評審，強化監督抽查和隨機檢查，提高制度的有效實施。三是，提供與開展項目相適應的計量基準、標準裝置和配套保障設備，制定和完善原始記錄表，提高原始記錄保存條件，在確保計量檢定原始記錄完整、可追溯的前提下，提高原始記錄管理的信息化水平。四是，完善計量檢定原始記錄、原始數據資料的保密工作，安排專人專管，嚴格按照國家相關保密要求開展工作，確保原始記錄和數據的安全可靠。

4原始記錄管理模式構建

4.1設計思路

通過梳理分析計量檢定原始記錄管理要素和管理流程，以系統思想為原則，統籌各類技術、設備、人員和環境條件，構建基于體系文件的自上而下和自下而上的雙重監督管理機制，形成原始記錄管理縱向型管理鏈；同時，以技術檢測部門為單位，建立基于“查培結合”的部門互查機制，形成部門間的橫向型管理鏈，構建雙鏈互動管理模式，實現計量檢定原始記錄全方位、全鏈條管理。

4.2縱向管理模式構建

由主要負責人或授權簽字人、質量負責人、技術負責人、審核人員和檢測人員組成縱向管理鏈，實施自上而下監督考核，在體系運行的同時，自下而上的人員進行開放式問題反饋，提出工作建議和意見，以此不斷豐富和完善體系文件，實現原始記錄管理過程的持續修正。在現實運行中通過相互監督、相互促進，發現原始記錄的管理不足，使體系文件更加符合實際，運行更加暢通。

4.3橫向管理模式構建

計量技術服務機構以專業為單位，設置了長度所、熱工所、力學所等部門，建立定期互檢制度，每兩個部門結成對子，派人實行相互抽檢，以此為序進行部門輪換，構建部門間橫向型檢查機制，在檢查的同時分享部門間優秀管理方法，代為培訓宣講好經驗、好方法。在現實運行中通過相互檢查、相互培訓，極大提高了部門人員的工作熱情，增進對彼此業務的了解，提升了整體原始記錄管理水平。

5原始記錄管理制度建設

好的經驗和做法必須通過建立制度才可以鞏固成果，實現可借鑒、可復制的工作方法，做到廣泛的推廣和應用。計量技術服務機構要在既有管理體系文件中豐富和完善原始記錄縱向型管理鏈、橫向型管理鏈相關制度。縱向型管理鏈涉及的主要制度包括原始記錄監督管理制度、體系考核制度、信息和問題反饋制度、制度修正規則等；橫向型管理鏈涉及的主要制度有部門互查制度、部門交叉培訓制度、問題整改跟蹤制度、經驗分享制度、獎勵制度等。制度的良好執行和落實才是制度建設的根本。計量技術服務機構必須強化教育培訓，及時將相關理論和方法貫穿于原始記錄管理日常工作，做到制度閉環管理，充分體現原始記錄管理模式的實用性和可操作性。此外，在工作中還可以通過起草地方標準等方式，進一步豐富和完善原始記錄縱向型管理鏈、橫向型管理鏈相關制度建設。

6原始記錄管理信息化建設

電子化管理系統因其獨特的快捷性、準確性等優點，正逐漸成為許多機構處理日常事務以及數據的首選方式，也是我國大力推進機關標準化和信息化建設的一項重要工作內容[5]。原始記錄管理信息化建設是對縱向型管理鏈、橫向型管理鏈相關制度的固化。對原始記錄的電子化、信息化管理，不僅可以保證原始記錄的規范性以及數據的準確性，還可以減少數據差錯，提高工作效率。以某計量測試所構建的《計量管理系統》為例，在符合相關計量標準和規范的同時，也具備保留修改痕跡、界面簡潔友好、使用權限靈活以及模板共享等功能。這些功能使這套系統具有快捷查詢、資源占用小、存儲可靠等優點，進而大幅降低了證書的差錯率，極大促進了檢定機構內部管理水平的提升。

7結語

原始記錄既能為計量監督檢查、巡視抽查等提供原始證據，也是我們檢定人員合法、合規開展檢定工作的證明。在計量技術服務機構推廣計量檢定原始記錄縱向、橫向型管理鏈模式，可以快速提高原始記錄管理質量，進一步夯實技術機構基礎建設。此外，雙鏈交互管理模式除了在原始記錄管理中進行應用，同時也可以拓展到計量管理的不同環節中。

【參考文獻】

[1]劉靜.做好檢定原始記錄是計量檢定工作的關鍵[J].計量與測試技術，2011，38（3）：8+10.

[2]張娜，梁彥.淺述檢定原始記錄及歸檔的重要性[J].宿州教育學院學報，2016，19（6）：176.

[3]李妮，林子午，鞏智鵬.提高計量檢定工作質量的有效措施[J].黑龍江科學，2014，5（12）：271.

[4]薛春燕，楊廣宇.原始記錄如何有效管理[J].現代測量與實驗室管理，2014，22（2）：60-61.

[5]高健.實現計量檢定機構原始記錄的全面電子化管理[J].儀器儀表標準化與計量，2018（3）：46-48.

【作者簡介】

蘇爽，女，1969年出生，高級工程師，學士，研究方向為質量體系運行的綜合管理。

（編輯：李加鵬）