試論內部控制視角下事業單位財務管理信息化建設

黃丹 湖南省自然資源事務中心

引言

財務管理工作是現代社會背景下事業單位落實各項經營、發展目標的具體過程，是組成事業單位經營、發展結構體系的重要元素之一。然而，由于受傳統管理理念長時間的影響，導致現如今我國事業單位財務管理工作整體成效始終無法達到令人滿意的水平，對建立健全財務內部控制體系和充分發揮各項財務管理措施帶來嚴重制約。因此，事業單位所有工作人員都要從思想和行動層面入手，對內部控制工作具有的重要性給予正確認知和高度重視，采取現代化理念以及多樣化措施，對內部控制工作進行積極改革。在此過程中，推動事業單位財務管理信息化建設，有助于充分發揮信息技術優勢，提高財務管理信息化水平，進一步強化內部控制成效。

一、加強事業單位財務內部控制信息化建設的必要性

內控背景下，為了推動事業單位財務內控體系建設，國家頒布了一系列政策制度。財政部印發了《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會〔2012〕21 號）、《行政事業單位內部控制報告管理制度（試行）》（財會〔2017〕1 號）、《關于開展行政事業單位內部控制基礎性評價工作的通知》（財會〔2016〕11 號）等政策，旨在加快事業單位經濟業務和非經濟業務內部控制建立和實施，以評促建來加快內部控制體系建設和實施，為事業單位可持續發展創設有利條件[1]。由此看來，借助財務管理信息化建設加強事業單位財務內部控制管理，對于事業單位轉型發展十分必要，體現在以下四方面：一是加強財務內控信息化建設，有助于增強各種制度流程執行的剛性，固化事業單位經濟活動的業務流程，將彈性管理變為硬性系統約束，降低財務管理風險，建立統一的事前審批、網上報銷平臺，實現費用報銷標準化，使經濟業務的控制從事后走向事前；二是確保全過程留痕，規范各種經濟活動行為；三是實現信息數據共享，增強各部門溝通和交流，便于實時跟蹤項目資金執行情況，有利于預算編制與預算執行相結合，避免信息孤島以及資金的浪費，而且借助平臺可以反饋單位運營情況，查詢所需要的信息，提升溝通便捷性；四是建立電子會計檔案庫，將各部門工作信息及時歸檔存儲錄入系統，便于隨時查詢，為單位管理和決策提供可靠信息依據[2]。

二、內部控制下事業單位財務管理信息化建設要點

（一）預算管理信息化

隨著預算績效管理的改革，通過信息化和大數據手段，事業單位預算支出管理體系得到了優化，部分事業單位建立了完整的內部控制體系，但內部控制體系的內容和方式并不完整，缺乏頂層設計規劃或信息系統規劃較粗放，使得收支管理和業務審核不全面，預算支出和預算編制不統一，形成預算編制部門化、執行碎片化的現狀，通過財務管理信息化進一步加強預算剛性約束，將外部合規要求轉化為內部管理動力，降低資金支出風險。

（1）加強預算編制控制?；谛畔⒒瘲l件編制預算，所有經費預算均通過預算管理系統報送，設立統一規范和要求，使業務部門的人員參與其中，促使部門預算編制規范化、便捷化開展，履行好項目預算編制和管理的主體責任，切實提升預算的科學性、準確性和合理性，需要從以下兩個方面進行控制：一是要求預算編制精細化。按照財務管理制度上的關于預算管理方面的規定，在系統中對收入預算合法合規、內容全面完整、數字真實準確作出明確規定，要求對支出預算需按項目細化到部門經濟科目。與相關部門協商溝通，確定合理統一的數據標準，各部門依據相同標準來編制預算。二是建立預算開支范圍和標準。開支范圍是指，該預算事項下，哪些經費支出是合理的，即該經費支出是否應該包含在該預算內。開支標準是指該經費支出金額是否合理，即評判額度準確性的依據。單位預算開支范圍和開支標準的缺失，導致內部預算的準確性不足，容易頻繁調整，進而對外部預算編制提供可靠數據造成難度，從而加重內部預算、外部預算無法合理匹配和分解的問題。通過預算管理系統實現設定開支范圍和開支標準，有助于業務部門在編制預算時有方向、有依據，提升預算的精準性。

（2）加強預算執行管控，做好事中控制。為能按照預算批復規定的額度和開支范圍執行預算，各部門負責人需實時了解到預算執行情況。按照預算批復，將相關指標分別導入到不同部門、不同項目的財務內控系統中，在專項資金管理辦法、財務報賬管理辦法等各種相關制度的管理流程內控系統中實現信息化。各部門在使用指標時，通過用款計劃審核、經費報銷審批、形成財務憑證之后，相應指標額度自動減少，系統自動生成一張涵蓋部門、項目、部門經濟科目、指標可用額度、指標實際支付額度、指標結余額度的報表。各項費用都可以在系統中查詢，數據信息直觀、明確、全面。如果用款計劃額度超過了可用預算額度，系統則會發出信息提示，無法繼續后續操作。業務部門可以實時掌握預算執行情況，實時做好調整規劃，合理提升預算執行率。

（二）收支管理信息化

在事業單位日常運營管理中，收支業務是一種基礎業務，也是各類數據來源的主要方向，數據規模大、類型多樣。收支業務在內控背景下，覆蓋人員最廣，充分彰顯了業務內控全員性、全面性。所以，在信息化條件下開展收支業務，除了建立完善的收支內部管理制度，確定具體收支范圍、審批權限外，還應保障財務信息真實、全面，提升資金利用率。

（1）收入業務內控信息化管理。收入管理需要因此建立收入業務管理系統，明確崗位職責所在，提升收款、核算等崗位獨立性。另外，加強財務部門和業務部門的溝通，定期收入對賬業務部門可以將合同相關內容錄入到系統中，如合同金額、收款方式等內容。

（2）支出業務內控信息化管理。費用支出主要是依據預算進行，系統支出控制模塊依據預算標準建立多維度支出控制體系，能夠實現費用支出靈活有效控制。首先，建立統一的事前審批、網上報銷平臺，以費用報銷為核心、全員財務管控為靈魂，圍繞“費用申請、報銷審批、資金支付、預算管控”等流程，涵蓋經費事前申請、預算控制、報銷單據填制審批、影像掃描、發票驗重、資金支付及賬務處理等環節，實現報銷核算管理過程電子化，滿足全員實時統一精細化、實時化、科學化管理和控制要求，幫助單位進行費用事前管理、事中控制、事后分析，提高內部管理水平。其次，費用報銷標準化管理，在財務內控系統中預設各類標準，系統根據各類人員及不同經濟事項自動辨別報銷標準，報銷人員填制報銷單時，系統自動帶出對應的報銷標準，以此實現費用標準化管理。

（三）合同管理信息化

合同管理是事業單位財務管理信息化的一項重要內容，能夠有效改善傳統合同管理方式的不足，避免合同生命周期風險。部分事業單位合同管理中，審批流程煩瑣復雜，以手工管理方式為主，缺乏統一協同平臺，在降低審批效率的同時，也會出現權責模糊不清的問題，誘發巨大的合同風險。對此，建立合同業務管理系統，應注重現代化信息技術合理化運用，加強合同全生命周期管理，推動合同簽訂和管理全過程電子化。合同簽訂前，依據采購數、征信數據、集成預算數據等信息，整合成為合同范本。在合同簽訂過程中，根據合同業務系統的審核規則，動態修訂合同內容，以此來提升合同完整性、合理性；在合同履行期間，將項目時間、發票、收付款等數據串聯在一起，實現合同履行全過程監管控制，在發現異常問題時及時發出提醒信息[9]。合同履行后，依據收集的數據信息進行統計分析，并加強財務報表管理，自動化生成合同保障進度報表、預算執行報表等。同時，建立信息預警機制，以此來實現合同簽訂、履行全過程監管控制，最大程度上消除合同全生命周期的風險，保障單位合法權益。

（四）采購管理信息化

加快政府采購業務信息化進程，應建立比較完善的管理制度，在制度支持下，實現各項工作標準化、規范化。建立政府采購監管平臺和執行平臺，依據標準流程執行，實現各項數據傳輸和共享。政府采購監管平臺具有合同備案、采購計劃、項目管理、采購監督等功能，政府采購執行平臺具有招投標文件制作系統、輔助開評標系統等。基于信息化系統，可以實現項目招投標全過程無紙化、網絡化，使環節得到更有效的控制。與此同時，結合政府部門采購需求定期填報政府采購計劃，能夠直觀、全面反映出政府采購情況、具體預算額和實際支出額的差值情況?；诖朔N方式，能夠有效提升招投標業務流程規范化、標準化水平，并實現各個平臺的信息共建共享，提升政府采購業務工作質量。

（五）資產管理信息化

為了推動事業單位轉型發展，避免國有資產流失，引入信息技術實現國有資產業務信息化變革是必然選擇。但實際上，事業單位國有資產管理中，存在資產管理不到位和不規范的情況，部分國有資產產權模糊不清，嚴重威脅到國有資產安全。因此，為解決事業單位國有資產管理中的問題，亟待推動國有資產業務信息化建設。基于全生命周期實現國有資產信息化管理，對實物購置、取用、轉移、維修、變賣等過程進行有效監管。在信息化條件支持下，及時、全面和準確反映國有資產管理情況，實現國有資產監督管控，最大程度上提升國有資產管理成效[10]。對于事業單位的耗材管理模塊內容，主要是負責單位辦公用品入庫、取用全過程管控，運用平均加權法方式進行資產出入庫管理，并且記錄下相關信息，存儲到系統中。為了實現國有資產精準化、自動化管理，基于系統的標簽管理模塊，為國有資產打印條碼標簽，借助終端設備掃碼即可獲取國有資產信息，實現自動化盤點報表。報表分析模塊可以根據國有資產類別、金額和數量，自動化生成資產報表，并根據實際需要選擇不同方式導出數據報表。由此看來，事業單位國有資產信息化管理，借助信息技術優勢，依據配套管理制度嚴格執行，能夠顯著提升資產管理效率，最大程度上保障國有資產安全[11]。

（六）建設項目管理信息化

通常情況下，事業單位在履行相應職責的同時，也要承擔相應的建設項目，但由于其業務類型多樣、風險大，并具有周期長的特點，所以傳統的財務管理方式已經無法滿足實際工作需要。因此，依據事業單位財務管理信息化建設要求，推動基礎建設業務是必然選擇。在現代管理理論和方法支持下，引入大數據、互聯網、物聯網等技術手段，形成更符合實際的建設項目業務信息化管理模式。建立基建業務管理系統，有助于改善傳統工作模式的不足，推動管理流程優化和完善，實現業務數據信息及時傳輸和存儲，提升事業單位基礎建設業務信息化管理水平。而且通過多角度設立內控風險點，能夠對項目質量、進度和資金的動態化分析，實現項目資金合理化配置與利用。

結語

綜上所述，內部控制背景下，將信息技術合理地運用到事業單位財務管理各環節，有助于推動財務管理模式創新改進，優化管理流程，實現相關信息有機整合、傳輸和共享，在提升財務管理水平的同時，助力事業單位轉型發展。