試論內(nèi)部控制視角下事業(yè)單位財務(wù)管理信息化建設(shè)

黃丹 湖南省自然資源事務(wù)中心

引言

財務(wù)管理工作是現(xiàn)代社會背景下事業(yè)單位落實各項經(jīng)營、發(fā)展目標(biāo)的具體過程，是組成事業(yè)單位經(jīng)營、發(fā)展結(jié)構(gòu)體系的重要元素之一。然而，由于受傳統(tǒng)管理理念長時間的影響，導(dǎo)致現(xiàn)如今我國事業(yè)單位財務(wù)管理工作整體成效始終無法達(dá)到令人滿意的水平，對建立健全財務(wù)內(nèi)部控制體系和充分發(fā)揮各項財務(wù)管理措施帶來嚴(yán)重制約。因此，事業(yè)單位所有工作人員都要從思想和行動層面入手，對內(nèi)部控制工作具有的重要性給予正確認(rèn)知和高度重視，采取現(xiàn)代化理念以及多樣化措施，對內(nèi)部控制工作進(jìn)行積極改革。在此過程中，推動事業(yè)單位財務(wù)管理信息化建設(shè)，有助于充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，提高財務(wù)管理信息化水平，進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)部控制成效。

一、加強(qiáng)事業(yè)單位財務(wù)內(nèi)部控制信息化建設(shè)的必要性

內(nèi)控背景下，為了推動事業(yè)單位財務(wù)內(nèi)控體系建設(shè)，國家頒布了一系列政策制度。財政部印發(fā)了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財會〔2012〕21 號）、《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報告管理制度（試行）》（財會〔2017〕1 號）、《關(guān)于開展行政事業(yè)單位內(nèi)部控制基礎(chǔ)性評價工作的通知》（財會〔2016〕11 號）等政策，旨在加快事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和非經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制建立和實施，以評促建來加快內(nèi)部控制體系建設(shè)和實施，為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)設(shè)有利條件[1]。由此看來，借助財務(wù)管理信息化建設(shè)加強(qiáng)事業(yè)單位財務(wù)內(nèi)部控制管理，對于事業(yè)單位轉(zhuǎn)型發(fā)展十分必要，體現(xiàn)在以下四方面：一是加強(qiáng)財務(wù)內(nèi)控信息化建設(shè)，有助于增強(qiáng)各種制度流程執(zhí)行的剛性，固化事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動的業(yè)務(wù)流程，將彈性管理變?yōu)橛残韵到y(tǒng)約束，降低財務(wù)管理風(fēng)險，建立統(tǒng)一的事前審批、網(wǎng)上報銷平臺，實現(xiàn)費用報銷標(biāo)準(zhǔn)化，使經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的控制從事后走向事前；二是確保全過程留痕，規(guī)范各種經(jīng)濟(jì)活動行為；三是實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享，增強(qiáng)各部門溝通和交流，便于實時跟蹤項目資金執(zhí)行情況，有利于預(yù)算編制與預(yù)算執(zhí)行相結(jié)合，避免信息孤島以及資金的浪費，而且借助平臺可以反饋單位運營情況，查詢所需要的信息，提升溝通便捷性；四是建立電子會計檔案庫，將各部門工作信息及時歸檔存儲錄入系統(tǒng)，便于隨時查詢，為單位管理和決策提供可靠信息依據(jù)[2]。

二、內(nèi)部控制下事業(yè)單位財務(wù)管理信息化建設(shè)要點

（一）預(yù)算管理信息化

隨著預(yù)算績效管理的改革，通過信息化和大數(shù)據(jù)手段，事業(yè)單位預(yù)算支出管理體系得到了優(yōu)化，部分事業(yè)單位建立了完整的內(nèi)部控制體系，但內(nèi)部控制體系的內(nèi)容和方式并不完整，缺乏頂層設(shè)計規(guī)劃或信息系統(tǒng)規(guī)劃較粗放，使得收支管理和業(yè)務(wù)審核不全面，預(yù)算支出和預(yù)算編制不統(tǒng)一，形成預(yù)算編制部門化、執(zhí)行碎片化的現(xiàn)狀，通過財務(wù)管理信息化進(jìn)一步加強(qiáng)預(yù)算剛性約束，將外部合規(guī)要求轉(zhuǎn)化為內(nèi)部管理動力，降低資金支出風(fēng)險。

（1）加強(qiáng)預(yù)算編制控制。基于信息化條件編制預(yù)算，所有經(jīng)費預(yù)算均通過預(yù)算管理系統(tǒng)報送，設(shè)立統(tǒng)一規(guī)范和要求，使業(yè)務(wù)部門的人員參與其中，促使部門預(yù)算編制規(guī)范化、便捷化開展，履行好項目預(yù)算編制和管理的主體責(zé)任，切實提升預(yù)算的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和合理性，需要從以下兩個方面進(jìn)行控制：一是要求預(yù)算編制精細(xì)化。按照財務(wù)管理制度上的關(guān)于預(yù)算管理方面的規(guī)定，在系統(tǒng)中對收入預(yù)算合法合規(guī)、內(nèi)容全面完整、數(shù)字真實準(zhǔn)確作出明確規(guī)定，要求對支出預(yù)算需按項目細(xì)化到部門經(jīng)濟(jì)科目。與相關(guān)部門協(xié)商溝通，確定合理統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，各部門依據(jù)相同標(biāo)準(zhǔn)來編制預(yù)算。二是建立預(yù)算開支范圍和標(biāo)準(zhǔn)。開支范圍是指，該預(yù)算事項下，哪些經(jīng)費支出是合理的，即該經(jīng)費支出是否應(yīng)該包含在該預(yù)算內(nèi)。開支標(biāo)準(zhǔn)是指該經(jīng)費支出金額是否合理，即評判額度準(zhǔn)確性的依據(jù)。單位預(yù)算開支范圍和開支標(biāo)準(zhǔn)的缺失，導(dǎo)致內(nèi)部預(yù)算的準(zhǔn)確性不足，容易頻繁調(diào)整，進(jìn)而對外部預(yù)算編制提供可靠數(shù)據(jù)造成難度，從而加重內(nèi)部預(yù)算、外部預(yù)算無法合理匹配和分解的問題。通過預(yù)算管理系統(tǒng)實現(xiàn)設(shè)定開支范圍和開支標(biāo)準(zhǔn)，有助于業(yè)務(wù)部門在編制預(yù)算時有方向、有依據(jù)，提升預(yù)算的精準(zhǔn)性。

（2）加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行管控，做好事中控制。為能按照預(yù)算批復(fù)規(guī)定的額度和開支范圍執(zhí)行預(yù)算，各部門負(fù)責(zé)人需實時了解到預(yù)算執(zhí)行情況。按照預(yù)算批復(fù)，將相關(guān)指標(biāo)分別導(dǎo)入到不同部門、不同項目的財務(wù)內(nèi)控系統(tǒng)中，在專項資金管理辦法、財務(wù)報賬管理辦法等各種相關(guān)制度的管理流程內(nèi)控系統(tǒng)中實現(xiàn)信息化。各部門在使用指標(biāo)時，通過用款計劃審核、經(jīng)費報銷審批、形成財務(wù)憑證之后，相應(yīng)指標(biāo)額度自動減少，系統(tǒng)自動生成一張涵蓋部門、項目、部門經(jīng)濟(jì)科目、指標(biāo)可用額度、指標(biāo)實際支付額度、指標(biāo)結(jié)余額度的報表。各項費用都可以在系統(tǒng)中查詢，數(shù)據(jù)信息直觀、明確、全面。如果用款計劃額度超過了可用預(yù)算額度，系統(tǒng)則會發(fā)出信息提示，無法繼續(xù)后續(xù)操作。業(yè)務(wù)部門可以實時掌握預(yù)算執(zhí)行情況，實時做好調(diào)整規(guī)劃，合理提升預(yù)算執(zhí)行率。

（二）收支管理信息化

在事業(yè)單位日常運營管理中，收支業(yè)務(wù)是一種基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，也是各類數(shù)據(jù)來源的主要方向，數(shù)據(jù)規(guī)模大、類型多樣。收支業(yè)務(wù)在內(nèi)控背景下，覆蓋人員最廣，充分彰顯了業(yè)務(wù)內(nèi)控全員性、全面性。所以，在信息化條件下開展收支業(yè)務(wù)，除了建立完善的收支內(nèi)部管理制度，確定具體收支范圍、審批權(quán)限外，還應(yīng)保障財務(wù)信息真實、全面，提升資金利用率。

（1）收入業(yè)務(wù)內(nèi)控信息化管理。收入管理需要因此建立收入業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，明確崗位職責(zé)所在，提升收款、核算等崗位獨立性。另外，加強(qiáng)財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門的溝通，定期收入對賬業(yè)務(wù)部門可以將合同相關(guān)內(nèi)容錄入到系統(tǒng)中，如合同金額、收款方式等內(nèi)容。

（2）支出業(yè)務(wù)內(nèi)控信息化管理。費用支出主要是依據(jù)預(yù)算進(jìn)行，系統(tǒng)支出控制模塊依據(jù)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)建立多維度支出控制體系，能夠?qū)崿F(xiàn)費用支出靈活有效控制。首先，建立統(tǒng)一的事前審批、網(wǎng)上報銷平臺，以費用報銷為核心、全員財務(wù)管控為靈魂，圍繞“費用申請、報銷審批、資金支付、預(yù)算管控”等流程，涵蓋經(jīng)費事前申請、預(yù)算控制、報銷單據(jù)填制審批、影像掃描、發(fā)票驗重、資金支付及賬務(wù)處理等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)報銷核算管理過程電子化，滿足全員實時統(tǒng)一精細(xì)化、實時化、科學(xué)化管理和控制要求，幫助單位進(jìn)行費用事前管理、事中控制、事后分析，提高內(nèi)部管理水平。其次，費用報銷標(biāo)準(zhǔn)化管理，在財務(wù)內(nèi)控系統(tǒng)中預(yù)設(shè)各類標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)根據(jù)各類人員及不同經(jīng)濟(jì)事項自動辨別報銷標(biāo)準(zhǔn)，報銷人員填制報銷單時，系統(tǒng)自動帶出對應(yīng)的報銷標(biāo)準(zhǔn)，以此實現(xiàn)費用標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（三）合同管理信息化

合同管理是事業(yè)單位財務(wù)管理信息化的一項重要內(nèi)容，能夠有效改善傳統(tǒng)合同管理方式的不足，避免合同生命周期風(fēng)險。部分事業(yè)單位合同管理中，審批流程煩瑣復(fù)雜，以手工管理方式為主，缺乏統(tǒng)一協(xié)同平臺，在降低審批效率的同時，也會出現(xiàn)權(quán)責(zé)模糊不清的問題，誘發(fā)巨大的合同風(fēng)險。對此，建立合同業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，應(yīng)注重現(xiàn)代化信息技術(shù)合理化運用，加強(qiáng)合同全生命周期管理，推動合同簽訂和管理全過程電子化。合同簽訂前，依據(jù)采購數(shù)、征信數(shù)據(jù)、集成預(yù)算數(shù)據(jù)等信息，整合成為合同范本。在合同簽訂過程中，根據(jù)合同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的審核規(guī)則，動態(tài)修訂合同內(nèi)容，以此來提升合同完整性、合理性；在合同履行期間，將項目時間、發(fā)票、收付款等數(shù)據(jù)串聯(lián)在一起，實現(xiàn)合同履行全過程監(jiān)管控制，在發(fā)現(xiàn)異常問題時及時發(fā)出提醒信息[9]。合同履行后，依據(jù)收集的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)計分析，并加強(qiáng)財務(wù)報表管理，自動化生成合同保障進(jìn)度報表、預(yù)算執(zhí)行報表等。同時，建立信息預(yù)警機(jī)制，以此來實現(xiàn)合同簽訂、履行全過程監(jiān)管控制，最大程度上消除合同全生命周期的風(fēng)險，保障單位合法權(quán)益。

（四）采購管理信息化

加快政府采購業(yè)務(wù)信息化進(jìn)程，應(yīng)建立比較完善的管理制度，在制度支持下，實現(xiàn)各項工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。建立政府采購監(jiān)管平臺和執(zhí)行平臺，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)流程執(zhí)行，實現(xiàn)各項數(shù)據(jù)傳輸和共享。政府采購監(jiān)管平臺具有合同備案、采購計劃、項目管理、采購監(jiān)督等功能，政府采購執(zhí)行平臺具有招投標(biāo)文件制作系統(tǒng)、輔助開評標(biāo)系統(tǒng)等。基于信息化系統(tǒng)，可以實現(xiàn)項目招投標(biāo)全過程無紙化、網(wǎng)絡(luò)化，使環(huán)節(jié)得到更有效的控制。與此同時，結(jié)合政府部門采購需求定期填報政府采購計劃，能夠直觀、全面反映出政府采購情況、具體預(yù)算額和實際支出額的差值情況。基于此種方式，能夠有效提升招投標(biāo)業(yè)務(wù)流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，并實現(xiàn)各個平臺的信息共建共享，提升政府采購業(yè)務(wù)工作質(zhì)量。

（五）資產(chǎn)管理信息化

為了推動事業(yè)單位轉(zhuǎn)型發(fā)展，避免國有資產(chǎn)流失，引入信息技術(shù)實現(xiàn)國有資產(chǎn)業(yè)務(wù)信息化變革是必然選擇。但實際上，事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理中，存在資產(chǎn)管理不到位和不規(guī)范的情況，部分國有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)模糊不清，嚴(yán)重威脅到國有資產(chǎn)安全。因此，為解決事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理中的問題，亟待推動國有資產(chǎn)業(yè)務(wù)信息化建設(shè)。基于全生命周期實現(xiàn)國有資產(chǎn)信息化管理，對實物購置、取用、轉(zhuǎn)移、維修、變賣等過程進(jìn)行有效監(jiān)管。在信息化條件支持下，及時、全面和準(zhǔn)確反映國有資產(chǎn)管理情況，實現(xiàn)國有資產(chǎn)監(jiān)督管控，最大程度上提升國有資產(chǎn)管理成效[10]。對于事業(yè)單位的耗材管理模塊內(nèi)容，主要是負(fù)責(zé)單位辦公用品入庫、取用全過程管控，運用平均加權(quán)法方式進(jìn)行資產(chǎn)出入庫管理，并且記錄下相關(guān)信息，存儲到系統(tǒng)中。為了實現(xiàn)國有資產(chǎn)精準(zhǔn)化、自動化管理，基于系統(tǒng)的標(biāo)簽管理模塊，為國有資產(chǎn)打印條碼標(biāo)簽，借助終端設(shè)備掃碼即可獲取國有資產(chǎn)信息，實現(xiàn)自動化盤點報表。報表分析模塊可以根據(jù)國有資產(chǎn)類別、金額和數(shù)量，自動化生成資產(chǎn)報表，并根據(jù)實際需要選擇不同方式導(dǎo)出數(shù)據(jù)報表。由此看來，事業(yè)單位國有資產(chǎn)信息化管理，借助信息技術(shù)優(yōu)勢，依據(jù)配套管理制度嚴(yán)格執(zhí)行，能夠顯著提升資產(chǎn)管理效率，最大程度上保障國有資產(chǎn)安全[11]。

（六）建設(shè)項目管理信息化

通常情況下，事業(yè)單位在履行相應(yīng)職責(zé)的同時，也要承擔(dān)相應(yīng)的建設(shè)項目，但由于其業(yè)務(wù)類型多樣、風(fēng)險大，并具有周期長的特點，所以傳統(tǒng)的財務(wù)管理方式已經(jīng)無法滿足實際工作需要。因此，依據(jù)事業(yè)單位財務(wù)管理信息化建設(shè)要求，推動基礎(chǔ)建設(shè)業(yè)務(wù)是必然選擇。在現(xiàn)代管理理論和方法支持下，引入大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段，形成更符合實際的建設(shè)項目業(yè)務(wù)信息化管理模式。建立基建業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，有助于改善傳統(tǒng)工作模式的不足，推動管理流程優(yōu)化和完善，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息及時傳輸和存儲，提升事業(yè)單位基礎(chǔ)建設(shè)業(yè)務(wù)信息化管理水平。而且通過多角度設(shè)立內(nèi)控風(fēng)險點，能夠?qū)椖抠|(zhì)量、進(jìn)度和資金的動態(tài)化分析，實現(xiàn)項目資金合理化配置與利用。

結(jié)語

綜上所述，內(nèi)部控制背景下，將信息技術(shù)合理地運用到事業(yè)單位財務(wù)管理各環(huán)節(jié)，有助于推動財務(wù)管理模式創(chuàng)新改進(jìn)，優(yōu)化管理流程，實現(xiàn)相關(guān)信息有機(jī)整合、傳輸和共享，在提升財務(wù)管理水平的同時，助力事業(yè)單位轉(zhuǎn)型發(fā)展。