數字化背景下，事業單位人事檔案管理工作的優化研究

摘 要：在我國社會發展過程中，事業單位分布廣泛，關乎整個社會的發展和人民群眾的生產生活。而在事業單位自身的運營發展過程中，人事檔案管理是日常工作體系中的一個重要組成部分，在人事檔案管理工作的幫助下，有利于及時掌握和了解不同部門的工作動態，從而提升事業單位的人力資源配置和各項工作質量。在當前的數字化背景下，使得事業單位的各項工作都具有提升的空間和契機，有利于事業單位人力資源管理工作避免傳統的紙質記錄方式，從而促進事業單位人事檔案管理的數字化發展，這也是數字化背景下事業單位運營發展過程中的一條必經之路，對于事業單位、社會大眾以及國內社會的整體發展都是極為重要的。

關鍵詞：數字化背景；事業單位；人事檔案；檔案管理；優化策略

隨著時間的推移，我國社會保持著高速的發展，進入了數字化時代，數字化技術成功融入社會發展的方方面面，并發揮非常重要的作用。傳統的事業單位人事檔案管理工作模式表現出滯后性，無論是工作質量還是工作效率，很難滿足社會發展的需求，不利于事業單位自身的發展。

同時，傳統紙質的人事檔案管理工作容易出現被篡改、做假的風險，對事業單位和工作人員是極為不利的。在數字化背景下，事業單位的人事管理工作可以得到充分優化和完善，減少其在此項工作中的長遠支出，有利于提升人事檔案管理工作質量，這也是現代事業單位運營發展中所追求的一個主要目標。所以，本文分析了事業單位人事檔案管理的重要性，以及數字化背景下事業單位人事檔案管理優化的可行性，并對事業單位干部人事檔案數字化管理的優勢進行了分析，提出了具有針對性和建設性的意見，希望對人事檔案管理優化起到一定的借鑒和指導作用。

一、事業單位人事檔案管理工作的重要性

人力資源是事業單位組織并運營發展的重要基礎，人事檔案管理工作是事業單位日常運營管理中的一項重要工作。

1.實現員工成長路徑的追蹤

所謂的人事檔案，就是記錄事業單位員工經歷、工作表現及獎懲信息的一個基本載體。從中可以看出，人事檔案內容其實就是員工一生的發展軌跡，做好事業單位人事檔案管理工作，有助于員工具備清晰的個人履歷和工作經歷，借助于人事檔案可以有效實現員工成長路徑的追蹤，事業單位也更加了解和認知員工的優勢，從而使員工具備一個合適的崗位和工作環境。

2.實現事業單位人力資源利用效率的提升

任何工作本質上都是由“人”貫徹和落實的，對于事業單位來說亦是如此，事業單位在實際的運營發展中想要實現工作效率和工作質量的提升，最為重要的一點就是加強人力資源利用效率的提升。其中，事業單位通過檔案資料就可以得到某一個工作人員的綜合評價和工作履歷等信息，以此可以幫助員工找到合適的崗位，從而達到“物盡其用，人盡其才”的效果，這對于事業單位中每一個工作人員來說比較重要。例如，事業單位人力資源管理部門在招聘階段可以利用人事檔案資料，快速了解應聘員工與需求崗位的匹配程度，節約時間，提高效率，促使招聘崗位能夠以最快速度找到合適的人選，這本身就是事業單位人力資源利用效率得到提升的一種表現。

3.實現事業單位綜合管理水平的提升

人事檔案是事業單位人才信息的重要載體，也是人才信息的源泉，人事檔案作為事業單位基本工作中的一個重要組成，其管理質量本身就影響著事業單位的綜合水平。因此，對于事業單位來說，在新時代的建設和發展中，需要注重跟隨時代的步伐，順應數字化的發展規律，促使數字化技術融入事業單位人事檔案管理的流程和環節中，從而提升人事檔案管理水平，提高事業單位綜合管理水平，這也是現階段事業單位人事檔案管理工作的一個主要目標。

4.確保事業單位的合法合規運作

眾所周知，我國是一個高度嚴謹的法治國家，各個領域、各行各業發展講究的都是“有法可循和有法可依”，這一點毋庸置疑。事業單位作為國內公共服務體系的重要組成部分，具有重要的社會責任和使命。事業單位為社會提供教育、醫療、文化、科技等公共服務，承擔著社會穩定、經濟發展和國家建設的重要任務。從事業單位的屬性特征角度上來說，其本身必須要堅持法制，并且作為榜樣在社會中合法合規運作。其中，規范的人事檔案管理制度和流程能夠保證事業單位的合規合法運作，避免因人事檔案管理不當而引發的行政糾紛和法律糾紛，這一點對于事業單位的可持續性發展是極為重要的。以國內市級衛生局為例，其人事檔案管理工作不僅有助于員工職業發展，還有助于提高醫療服務水平和管理效率，保證衛生局的正常運行。同時，規范的人事檔案管理工作也是衛生局履行職責、確保醫療服務質量和安全的重要保障。

二、數字化背景下，事業單位人事檔案管理工作優化可行性分析

首先，在新時期的事業單位運營發展過程中，人事檔案管理工作依舊是至關重要的一部分，其不僅直接影響單位的人才選拔和人力資源配置，還直接影響事業單位的發展。傳統的事業單位人事檔案管理工作主要以紙質檔案記錄為主，然而，這種管理方式容易出現人事檔案資料遺失、損毀的問題。而在數字化技術的加持下，保存難的問題可以得到有效解決。因此，事業單位領導人員需要清楚地意識到數字化背景下事業單位人事檔案管理工作優化的可行性和必要性，促使數字化技術成為人事檔案管理工作的一個重要基礎，從而提升人事檔案管理工作質量，為事業單位的高質量發展奠定良好基礎，繼而更好地服務社會，服務廣大人民群眾。

其次，處于信息化時代背景下，信息技術和互聯網技術已經滲透各行各業。事業單位處于這個大背景下，需要積極順應時代背景和趨勢，實現人事檔案的信息化建設。目前，國內的事業單位人事檔案管理工作已經取得了初步成果，事業單位內部采購了相對完善的硬件設備設施，布置了專門的辦公區域，這些都為數字化背景下事業單位人事檔案管理工作的優化奠定了很好的基礎，在數字化技術和理念的加持下，有利于促使檔案管理工作效率的全面提升。

三、事業單位人事檔案數字化管理的優勢分析

1.促進檔案管理機制革新

人事檔案管理工作是一項基礎工作，記錄著事業單位不同崗位工作人員的基礎信息和工作履歷等，與事業單位的其他工作具有直接的聯系。伴隨時間的推移，事業單位的規模也具有一定的提升，造成事業單位人事檔案資料和數據多樣化，傳統的紙質檔案記錄方式煩瑣、復雜、難度較高，還容易出現檔案資料不準確和遺失等問題。

在引入數字化人事檔案管理模式之后，傳統紙質檔案記錄工作形式的諸多弊端都可以得到有效解決，通過數字化的資料轉化，相關的人事檔案資料能夠長期保存，并不會出現檔案丟失或是破損等情況，這本身就是檔案管理質量得到提升的一種表現。并且，在數字化技術加持下，使得人事檔案資料查找效率也變得更高，這其實是檔案管理機制的一種革新，對于事業單位的創新發展具有重要的現實意義。

2.保障檔案資料安全

事業單位人事檔案資料的一大特點就是全面、細致，包含基礎信息、家庭信息和工作信息等，而鑒于事業單位自身的性質，其檔案資料需要保障真實可靠，同時，具有保密性。而在傳統的紙質人事檔案管理工作模式中難以實現這一特點，甚至其真實性也無法得到保障。目前，數字化技術已經比較成熟，事業單位人事檔案數字化管理的落實，可以依據自身的需求設置軟件權限，從根本上保障了檔案資料的安全。同時，還可以搭配合適的加密方式，進一步提升檔案信息的安全性，防止重要信息泄露。

3.提升檔案管理效率

在傳統的事業單位人事檔案管理工作中，最為人詬病的一個問題就是工作效率比較低，需要在大量的人事檔案資料中查找，工作效率和工作質量都不理想。而在事業單位人事檔案數字化管理得以實現后，工作人員在檢索相關的人事檔案資料過程中，只需要輸入關鍵詞檢索即可，檔案查閱簡單、直接、準確和有效，這些都是傳統的人事檔案管理工作難以做到和實現的。同時，對于相關的事業單位來說，雖然在事業單位人事檔案數字化管理的相關硬件和軟件設備設施方面會有一定的投入，但是從長遠角度來看，事業單位在人事檔案管理中的整體成本支出是減少的，尤其是人力資本的支出。此外，在事業單位人事檔案數字化管理發展過程中，僅需要針對軟件系統和硬件設備設施更新即可。例如，相關工作人員可以借用計算機、大數據技術對人事檔案信息更新，保證真實、有效的同時，還可以降低數據錯誤的概率，降低檔案管理工作的難度，為搜索和提取人員信息提供便利。

四、數字化背景下，事業單位人事檔案管理工作優化路徑

1.提升重視程度

事實上，在當前的數字化背景下，社會大眾和社會環境本身對于事業單位的人事檔案管理工作提出了嶄新且更高的要求，對于其中的人事檔案管理工作來說，數字化本身就是一個重要的發展趨勢。因此，事業單位在建設和發展的過程中需要保持高度的重視，尤其是領導人員需要高度重視，促使事業單位人事檔案數字化管理建設速度得到保障。

例如，事業單位領導人員需要時常詢問檔案數字化的進度，并在建設階段出現問題的情況下，主動帶領專業人員研討實踐工作過程中的諸多問題，從而保障數字化人事檔案管理優化“又快又穩”。除此之外，事業單位需要意識到，無論硬軟件設備設施的購置，還是邀請專業人士解決問題，都需要加大資金投入，因此，事業單位需要做好資金上的平衡，避免在數字化建設推進過程中受阻。

2.完善檔案管理制度優化

沒有規矩，不成方圓。在事業單位的人事檔案管理工作當中亦是如此。依據相關研究和調查來看，國內諸多事業單位已經為人事檔案數字化管理做好了準備，并積極落實，但并未取得預期的效果。之所以出現這一現象和問題，主要原因就是事業單位的人事檔案管理工作制度并未隨之更新。

因此，在數字化背景下事業單位人事檔案管理工作優化過程中，需要注重人事檔案管理制度的優化和完善。首先，傳統的事業單位人事檔案管理仍然具有值得留下和借鑒的內容，在舊的人事檔案管理制度方面需要實現“取其精華、棄之糟粕”。其次，在人事檔案管理工作中，檔案信息資料的“安全性”至關重要，在安全制度的構建上更加需要保持高度重視，避免遇到安全層面的問題。最后，在完善檔案管理制度優化的過程中，還需要注重“動態化”的基本原則，簡單來說，就是依據數字化人事檔案管理現狀進行不斷優化和完善，可以詢問事業單位中人事檔案管理工作人員的感受，并依據此對相關機制進行調整和完善，保證制度和機制實施后能夠真正發揮其應有的作用。

3.更新數字化設備設施

“工欲善其事，必先利其器”。在數字化人事檔案管理工作的優化過程中，為了使人事檔案管理工作達到預期的效果，能跟上時代的發展，需要注重其中使用的數字化設備設施的更新。在這一過程中，由于購置設備設施的資金數量龐大，事業單位的公益性比較強，容易出現資金不足，在這種情況下，事業單位可以積極主動尋求社會力量和資金，必要情況下與第三方企業達成合作，直接引進成熟的技術， 再培養人事檔案管理人才， 以此來滿足檔案數字化管理的需求，這樣不僅可以省去技術開發的資金，也有利于事業單位融入當前的市場環境當中。

4.人才培養

數字化人事檔案管理工作與以往相較發生了比較大的變化，這種變化和差異性給人事檔案管理工作人員綜合素養提出了嶄新且更高的要求。因此，在檔案管理優化過程中，不僅需要注重技術、設備設施以及工作制度等方面的優化，還需要從源頭處著手，重點加強相關工作人員綜合素養的提升。

例如，不同事業單位之間可以加強溝通、合作，邀請成功的數字化人事檔案管理工作經驗的人員，以講座、座談會的方式開展工作，促進成功工作經驗和案例的流傳和共享，有利于快速促進事業單位人事檔案數字化管理的進程。

五、結論

事業單位人事檔案數字化管理是一個必經之路，對于事業單位的人事檔案管理乃至于整體的發展都具有重要的現實意義和價值。但同時也需要意識到，事業單位人事檔案數字化管理的實現不可一蹴而就，在這一過程中，技術更新、設備設施更新以及人才培養都需要提上日程，對于事業單位人事檔案管理的可持續性發展十分重要。

參考文獻：

[1]陳 燕.數字化背景下事業單位干部人事檔案管理工作的思考[C]//重慶市鼎耘文化傳播有限公司.2022社會發展理論研討會論文（二），2022： 125-127.

[2]袁淑珍.數字化背景下事業單位干部人事檔案管理工作優化研究[J].經營管理者，2022（07）：93-95.

[3]段亞寧.數字化背景下事業單位干部人事檔案管理工作優化研究[J].蘭臺內外，2021（30）：37-38.

[4]李萍蘋.數字化背景下事業單位人事檔案管理工作的優化研究[J].黑龍江檔案，2021（03）：192-193.

[5]薛愛芹.新時期背景下企事業單位人事檔案的數字化管理[J].就業與保障，2021（03）：168-169.

[6]蘇怡心.數字化背景下事業單位會計檔案管理工作的優化探討[J].財會學習，2020（08）：152-153.

[7]于 蔚.分析數字化背景下事業單位會計檔案管理工作的優化[J].財富時代，2020（02）：182.

[8]滕秀茹.數字化背景下事業單位會計檔案管理工作的優化[J].黑龍江科學，2019，10（15）：84-85.

[9]張 婧，馬 哲.數字化背景下優化事業單位會計檔案管理研究[J].辦公室業務，2018（04）：129.

[10]王雨楊.數字化背景下的事業單位會計檔案管理工作優化思考[J].世界最新醫學信息文摘，2017，17（57）：189+191.

[11]賈延梅.數字化背景下的事業單位會計檔案管理工作[J].中外企業家，2017（08）：57-58.

[12]張 焱.淺析數字化背景下事業單位會計檔案管理的優化[J].品牌，2015（10）：189.

作者簡介：孫建（1979—），男，漢族，山東青島人，本科，館員，研究方向：檔案管理、檔案信息化、檔案信息資源開發與利用。