互聯網時代，檔案管理數據化轉型分析

摘 要：在信息化不斷發展的背景下，各行各業所產生的數據信息量進一步增加，涉及內容愈加復雜。為提升檔案管理質量，相關部門必須要加大對信息技術的運用，借助互聯網的優勢強化數據統一化的管理。鑒于此，本文將重點圍繞互聯網時代檔案管理數據化轉型加以研究，以此為相關行業發展提供借鑒。

關鍵詞：互聯網時代；檔案管理；數據化

檔案管理是指對檔案數據完成存儲、保留，以此方便后續工作開展。隨著經濟社會的進步，檔案管理中的數據信息內容逐漸呈現多元化的趨勢，加大了檔案管理工作者的工作量以及難度。在此背景下，檔案管理數據化轉型變得尤為關鍵，不僅能夠提升工作效率，而且可以滿足現實所需，為相關行業發展提供保障。

一、互聯網背景下檔案管理數據化轉型背景分析

第一，在大數據時代背景下，檔案管理工作難度逐漸提升，不僅需要完成數據整理和歸納，而且還需要保障后續數據信息調用的安全性與精準度，確保數據信息傳輸不會受到外界影響。因此，怎樣實現高效的檔案資源管理成了相關行業關注的重點。為此，要求工作人員必須要加大對互聯網時代的重視，科學地引入技術形式，從而通過系統軟件完成數據資源的自動整理與歸納。由此可見，數字化轉型是滿足時代要求的必然所需。

第二，數據化改革是檔案管理工作改革的必然需求。目前，時代發展對檔案管理工作提出了更高的標準，信息資源也從原有的紙質版轉換為電子形式。此種大環境下，檔案管理工作的重點不再僅僅是完成信息處理和存儲，而是增添諸多電子檔案管控的內容，這也是數據化轉型的關鍵原因，要求工作人員必須要借助技術優勢，在保障檔案管理基本要求的同時，強化數據價值，深入挖掘效果，為相關行業進步提供幫助。

二、檔案管理數據化轉型的價值意義

第一，強化數據價值運用。數據化轉型最早開始于國外發達國家，是指綜合運用技術強化數據的信息分析與獲取質量，從而最大程度地發揮數據信息的價值，為企業決策與發展提供參考借鑒，提升數據的使用效能，這對于推動檔案管理質量提升具有重要意義。在過去，檔案管理工作僅是簡單的數據分析以及信息轉化，由于全程均是人工操作，因此很多數據在使用的過程中無法保證真實度，難以被合理運用在其他工作中。在數據化轉型的過程中，系統軟件以及互聯網技術的使用可幫助工作人員對數據內容進行智能化分析，并找出不同數據信息的內在關聯，為數據的科學運用奠定基礎，幫助相關部門提高決策的科學性與可行性。

第二，拓展數據服務類型。在檔案管理數據化轉型的過程中，所有的檔案信息都會自動存儲到系統中，用戶可通過關鍵詞檢索等方式調取并運用數據內容，進而減少過去人工查找的難度，提高數據利用的效率。與此同時，在數據化轉型背景下，所有的部門都可以通過系統使用信息，有效地提升數據資源的共享質量。在檢索的過程中不僅可以精準搜集具體數據，還能查詢到所有相關的信息內容，進而發揮大數據優勢，滿足人們的使用需要。正因如此，在實際工作中，部分企業以及單位也會借助數據化轉型構建聯動制度，從而基于數據化轉型的自身特點為不同的工作人員提供個性化服務，從源頭提升各部門職工的工作效率，降低過去數據查詢以及使用的時間成本。

第三，傳統檔案管理中的數據信息會以零散的形式被劃分到不同的類別中，工作人員在調用信息時，需要進入不同的數據管理系統才能夠精準查詢資料信息。而隨著目前檔案資源涉及范圍的不斷擴大，這種零散的管理形式也逐漸被淘汰，要求檔案管理部門應該在現有基礎上對信息資源進行整合，并對不同的信息自動標識，為后續的運用提供幫助。目前，市場上的數據化管理軟件均可滿足以上需要，可通過計算機算法實現資源的快速優化以及整合，為檔案數據資源的后續效能開發創造條件，降低管理難度。

第四，在互聯網發展背景下，檔案管理形式形勢逐漸多元化，方式更加豐富，尤其是在信息化系統運用的過程中，有效降低了檔案管理的工作量以及工作難度，強化了管理質量和效率。在具體工作中，檔案管理人員可以通過一鍵檢索查找各類檔案信息，并完成系統分類，確保答案管理器能夠滿足分類標準又能夠兼備關聯性。與此同時，在互聯網時代，存儲方式也更加多樣化，在傳統紙質文件的基礎上，增設了視頻、音頻存儲，提升了信息數據的精準度。多樣化的檔案管理形式以及平臺運用也為檔案管理機構與企業之間的合作奠定了良好基礎。在社會經濟發展過程中，社會信息逐漸增多，檔案管理需要借助信息化、互聯網等技術形式搭建信息化管控系統，提升數字化水準，優化檔案管控。在系統運行的過程中，檔案人員可以在任何時間和地點進行信息調用，因此，服務空間進一步拓展。此外，在社會發展中，檔案種類的不斷增加，也強化了檔案管控時效性方面的需求，傳統的紙質已經難以滿足現實需要，必須要在現有基礎上進行信息化水準。時效性作為互聯網時代的主要特征，可有效提升檔案的敏感度，強化動態和交互性。因此，檔案管理應強化對信息化系統的關注，借助互聯網、大數據、數據挖掘技術的使用優化管理，提升效率。總而言之，對于互聯網時代發展來講，檔案管理數據化是后續發展的必然途徑。數據優化不僅能夠提升檔案時效性、確保信息數據管理的精準度，幫助工作人員降低數據調取的時間成本，優化信息利用效率，而且還能降低管理人員工作難度和工作壓力，幫助單位管理機構降低人力成本。為此，在后續工作中，需強化信息化、互聯網技術應用，為行業發展創造條件。

三、檔案管理數據化轉型存在的不足

檔案管理工作已經進入新階段，但是在經歷數據化轉型的過程中依舊會受到很多因素的制約，嚴重影響了檔案管理工作的開展。因此，對于檔案管理人員來講，必須要明確注意以下幾方面的不足，從而針對實際情況采取有效的手段加以管控。

第一，數據規模逐漸擴大。數據規模的擴大是時代進步的必然，也是影響數據化改革的關鍵內容，不僅會加大檔案數據運用的難度，導致傳統的檔案數據存儲模式難以滿足存儲需求，還會加大數據丟失、重復錄入的概率。結合目前情況來看，即使部分企業以及檔案管理部門已經開始運用簡單的存儲技術軟件，但是，隨著數據的不斷擴張以及膨脹，依舊無法滿足讀取分析的需求，導致檔案管理工作停滯不前。與此同時，價值分析鑒定是使用數據信息的關鍵，必須要加大對信息數據的關注，才能夠從根本上發揮數據的內在價值。但是，目前的檔案管理依舊停留在高效收集以及存儲方面，鑒定質量整體較差。

第二，工作人員能力水平較差。檔案管理人員的個人情況是影響技術運用以及數字化轉型的關鍵，目前，管理人員的個人能力與素質通常較弱，在遇到新技術時往往不能全方位地加以運用。這種能力的缺失，導致工作人員對檔案管理數據化轉型的認知不足，甚至只能夠簡單轉換數據收集的形式，在整體質量和效率方面沒有明顯的差別。此外，數據的完整性十分關鍵，在技術運用中需要工作人員使用系統進行安全管控，若是工作人員不能了解系統功能，即使引入數據化技術也無法確保數據信息的安全質量，難以分析數據的使用價值。

第三，檔案信息利用率較差。檔案利用是促進社會發展的關鍵，當前檔案數據使用依舊存在被動的狀況，企業以及部門在數據化轉型的過程中依舊會運用傳統的服務模式，導致在數據化轉型中既沒有完善的現代化管理機制加以監管，也沒有從資料使用方式層面對檔案管理進行改革，這也是阻礙檔案管理數據化的重要因素。

四、互聯網背景下檔案管理數據化轉型的具體策略

第一，促進檔案信息數據化。過去，檔案管理改革僅僅是針對紙質資料與電子文案的轉化，使數據信息可以通過圖像的形式加以展現，這是數據化的重要基礎，但并不是數據化改革的全部內容。對于檔案管理來講，不僅要通過技術更改文件資料的存儲形式，還需要強化數據的運用與分析質量。因此，在實際工作中，檔案管理人員可加大對語音識別、光學識別等技術的引入，通過結構化處理的方式實現數據的自動化存儲、調取以及智能化分析效果。例如，在信息化技術的運用背景下，檔案管理人員可將數據信息分解為不同的內容，并將其轉化為所需的格式，通過重新建構的形式將數據信息以表格、圖片、動態圖的形式展現給使用人員，為數據的深度運用奠定良好的基礎。

第二，強化人員數據化理念。以哲學的角度來看，人的主觀能動性是影響工作質量和水平的關鍵因素。因此，對于檔案管理工作人員來講，若想要從根本上完成數據化轉型，應該先樹立正確的思維理念，強化自身的數據化思維模式，科學地看待數據化對檔案管理工作發展的關鍵意義，從而自主地優化自身能力，通過學習、培訓，為檔案管理數據化改革提供人才支持。一方面，企業以及相關部門應該正確看待管理數據化工作，通過為檔案管理人員提供培訓平臺以及學習機會，使檔案管理團隊能夠重視技術運用。在培訓的過程中可針對數據化改革開展專項分析，包括數據化意義、形式以及挑戰、實踐路徑等，從而強化檔案管理人員對資源數據化管理的意識，使其可以在遇到資源數據的第一時間，運用軟件完成相應工作。另一方面，要在招聘環節加大對專業人才的關注，盡可能地引入管理學專業的人才加入檔案管理數據化改革的工作中，這樣也可以降低后續培訓的難度，使其可以自主完成模式創新，構建高效的檔案管理數據化轉型架構。

第三，不斷創新檔案服務。首先，要強化檔案服務的知識性。知識性是指要運用語音識別等技術形式，對檔案數據信息進行拆解與處理，以更加符合使用需要的形式加以展示，滿足用戶的檔案調取需要。其次，要加強合作。合作是強化檔案資源整合、促進社會進步的重要內容。例如，對于高校來講，在檔案管理的過程中會面臨多種多樣的教育數據以及信息資源，內部包括諸多文化內容。因此，在后續的工作中，高校可以與當地的博物館以及教育基地合作，共享知識資源，強化檔案管理內容的知識性。最后，設計不同類型的個性化服務。不同的用戶在使用檔案資源信息的過程中，所看重的也存在一定的差異。因此，檔案管理部門需要借助大數據及時了解用戶需求，并結合用戶對檔案資料的實際需要設計服務內容，強化服務質量。

第四，完善檔案數據安全管理。在信息化時代，數據資源運用的安全性十分關鍵。因此，安全管理也成了檔案管理數據化中非常關鍵的內容。例如，對于企業來講，檔案管理中涵蓋大量的機密文件以及重要資料，一旦安全管理沒有發揮作用，便會加大資源信息泄露的風險，不僅會給企業的后續建設帶來損失，甚至可能會給企業的生存帶來威脅。因此，在檔案管理的過程中必須將安全管控放在首要位置。例如，在實際工作中，要求檔案管理的上層領導部門應該結合檔案管理內容以及數據范圍的實際情況制定完善、科學的安全管控制度，并通過加強防火墻技術質量的形式，強化系統數據信息調取和使用的識別標準。在此過程中，所有工作人員在調取數據信息以及過往檔案資料時，均需要數據工作賬號以及密碼進入。為進一步優化安全管控質量，幫助工作人員規避風險，在共享資料時，用戶還需要進行人臉以及密碼識別，上傳個人信息到管理系統中，待系統認定之后才能夠進入資料數據庫中完成數據信息的共享。在此過程中，所有信息的處理以及調取內容都會自動記錄在后臺安全管理系統中，且不會受到外界因素干擾及進行人為更改，一旦數據存在問題，管理人員可根據之前的數據調取以及共享記錄追究責任。此外，在防火墻設置中還添加了入侵檢測技術，此技術可及時針對外網攻擊采取保護以及反擊措施，在保障數據安全性的同時，降低系統出現病毒的可能，并為后續的法律程序推進提供重要信息。

第五，加大前期資源投入。檔案管理中的資源存在多元化的特點，內容包括多個領域，整體較為復雜，這也對數據化轉型過程中的信息化管理軟件開發提出了更高的要求。要求相關研發單位必須要加大對人力、資源以及資金的投入，這樣才能夠提升信息化系統構建的質量，為檔案管理數據化轉型奠定良好的基礎。在資金運用方面，應該設置專項資金，并積極引入專業性人才進行軟件系統研發，從而為檔案管理數據化改革轉型奠定良好的基礎。

第六，優化檔案數據化機制。結合現階段的檔案管理工作情況來看，數據規劃管理制度嚴重缺失，在內容以及體制建設方面存在嚴重的不科學、不完善的狀況。例如，根據相關數據顯示，75%的檔案管理部門在規章制度方面只進行了簡單的介紹，對于安全管控細則方面并沒有明確的規定，甚至部分制度是照搬行業的要求，導致制度內容存在嚴重的不合理現象，甚至存在“形式大于實際”的情況。與此同時，監督管理不到位，制度貫徹落實之后沒有管理監督人員分析落實質量，以至于在數據化軟件運用方面也會產生大量操作不規范、不標準的狀況，嚴重影響了檔案管理數據化的質量。

總而言之，對于檔案管理來講，數據化轉型是未來實現行業發展的關鍵，無論是對于企業還是機關單位，在處理檔案管理工作時均需要強化技術引入，加強工作人員數據化理念，并結合實際所需落實好制度建設問題，這樣才能夠從源頭上發揮檔案管理數據化的價值，降低工作人員處理繁雜數據信息的難度，使檔案在不同的時間段發揮作用價值，幫助企業以及機關單位強化決策質量。為此，在后續的工作中要求相關部門要正確看待數據化改革工作的重要性，并積極組織技能培訓，幫助檔案管理工作人員熟練運用軟件系統，為促進時代發展提供有力保障。

五、結論

綜上所述，檔案管理數據化已經成為滿足時代發展需要的重要內容，可以使資料轉化為多種可用形式，增強系統存儲量，保障資料的安全性，規避丟失、遺漏、重復等情況的產生。因此，在后續的工作中應該進一步強化技術的運用，積極組織互聯網技術教育培訓，提升工作人員的能力水平，使其形成數據化理念，為推動檔案管理升級奠定良好的基礎。

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（作者單位：煙臺市體育運動學校）

作者簡介：曹青（1969—），女，漢族，山東煙臺人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理相關研究。