大數據時代，流動人員的檔案管理困境與對策初探

摘 要：作為反映流動人員思想品德、綜合能力、工作作風、學習和工作經歷、家庭狀況以及社會關系等情況的歷史記錄材料，流動人員人事檔案是黨委政府和用人單位聯系服務人才的重要載體，如何管理好流動人員的人事檔案成為各級就業人才服務機構的一項重要工作。借助大數據技術優勢，不僅能提升檔案管理部門的服務質量，還能讓流動人員人事檔案管理服務發展呈現多樣化特點，對社會經濟的發展起到積極的作用。

關鍵詞：大數據時代；流動人員人事檔案；管理困境；對策

人事檔案不同于其他檔案類別，它是記載人生軌跡的重要依據，更是個人一生的奮斗證明，這是其他檔案不可取代的，尤其是流動人員在參加公務員考錄和國有企事業單位招聘、辦理政審考察、申報職稱評審和核定社保待遇等事項時的重要依據。對于流動人員人事檔案管理工作，在大數據時代背景影響下，讓其有了很多的發展機遇，但同時也產生了大量新的問題。隨著市場化和多樣化就業模式的發展，維護人事檔案的真實性和嚴肅性，完善人才流動社會化服務體系，對促進人才合理流動具有重要意義。因此，在大數據時代背景下，如何運用現代化的技術手段，充分了解當前流動人員人事檔案管理工作困境，并探究有效的解決措施，是人才服務機構等檔案管理部門急需解決的問題。

一、大數據時代流動人員人事檔案管理分析

1.大數據時代的概念

最早提出“大數據”時代到來的是全球知名咨詢公司麥肯錫，是指利用相關算法對海量數據的處理、分析和存儲，從海量的數據中發現價值，服務于生活與生產。從當前的運用現狀來看，大數據時代信息存儲最少是幾百GB，甚至達到幾百TN，這就要求數據庫的規劃建設有龐大的保存空間。對當前的數據量調查顯示，這是一個極大的單位，短時間內會形成大量數據，而且數據格式趨于多樣化。

五蓮縣公共就業和人才服務中心作為該縣流動人員檔案管理部門，目前存管流動人員人事檔案32000余份，服務代理單位200余家，每年累計向社會提供人才檔案查詢和轉遞等服務2萬余人次。其在管理過程中通過運用大數據技術，不僅能夠高速傳輸相應數據，還以實現共享數據為目的，對流動人員管理效果進行深度優化和調整，有效規避以往在人事檔案管理、查詢利用等多項業務事項中工作效率不高的問題，對后續工作的開展提供了有力支持。

2.大數據時代流動人員人事檔案管理的重要意義

首先，給用人單位培養及使用人才提供有效依據。不管是公務員和企事業單位，在考錄招聘人才的過程中，能夠通過人事檔案充分了解人才的具體狀況，檔案中有個人職業經歷、文化水平、思想品德以及專業技能等信息，可以讓用人單位對人才有綜合性的了解，為人才的培養和利用提供重要參考，也利于人力資源管理工作的順利開展。其次，積極拓展社會人力資源管理范疇。隨著大數據技術的運用，不僅能夠讓流動人員檔案信息更加豐富，而且可以提升整體管理效率和質量。從社會人力資源管理方面來講，還能夠有效延伸具體范圍，這和大數據時代人事管理要求形成一致性。最后，確保了檔案信息權威性。我國的流動人員人事檔案管理機構包括縣級及以上人民政府設立的公共就業和人才服務機構，以及經省人力資源社會保障部門授權的單位，這一規定確保了檔案管理機構的權威性。在大數據背景下，檔案信息管理工作實現數字化，使得任何類型流動人員的人事檔案都能夠利用先進的信息技術記錄在人事檔案信息化數據庫中，這完全突破了以往管理模式的不足，從而確保檔案信息的權威性，也讓檔案更加完善，對后續工作的落實起到推動和促進作用。

二、流動人員人事檔案管理在大數據時代的服務探究

1.流動人員人事檔案管理業務服務分析

第一，大數據應用模式促使檔案管理工作得到較大的改變，特別是流動人員人事檔案管理方面。為實現數據化轉變，應將人員檔案信息錄入至大數據系統，使其形成數字化檔案，保證檔案“收、管、存、用”實現數字化管理，這樣才能讓人事檔案管理服務工作有序推進。大數據技術應用有非常突出的優勢，可以將不同類別的個人信息有效整合，促使各領域的檔案服務更為方便，而且確保服務的有效性，與服務對象數據信息需求形成統一，保證檔案管理服務的高效率。第二，真正推動檔案系統呈現網絡化特點，隨著檔案信息逐漸數字化，需要建立有關局域網（內網）系統，構建“數字賦能、綜合集成、閉環管控”的管理機制，借助檔案數字化和網絡化提升服務質量，其他檔案管理部門可以借助內網系統獲取相應的檔案信息，為檔案管理和使用提供有力依據和安全保障。

2.流動人員人事檔案管理服務理念創新分析

檔案管理理念應當不斷創新與優化，突破傳統的流動人員人事檔案管理服務觀念，充分融合大數據技術，進一步確定人事檔案應用與管理目的，通過有效加工后發揮更高價值。在此過程中，應該針對有關工作人員進行業務培訓，轉變服務理念，與時代接軌，增強工作人員的大數據服務思維，并根據流動人員的具體需求，為其提供針對性的檔案服務。同時，還應積極掌握各類檔案管理方式，推動一體化平臺建設，統一管理模式，促使檔案數據信息真正達到共建共享。

3.流動人員人事檔案管理服務資源多樣性分析

流動人員人事檔案管理服務已從傳統的人事檔案管理向為社會和政府提供多元和多維的人力資源服務方向轉變。通過數字化方式完成檔案材料的整理和歸納，進而獲得流動人員不同時代全方位的數據信息，其數字提取功能可以按照行業、職業、性別、專業以及年齡等內容將檔案歸類，實現用人單位對每名員工“精準分類”，幫助員工精準規劃職業生涯，從而增強員工對單位的歸屬感。同時，分類提煉的大數據也能為政府和用人單位的決策者提供更為詳細的人才統計數據，對轄區人力資源結構構架提供精準的信息支撐，更好地為地區的營商環境提供人力資源服務保障。

三、大數據時代流動人員檔案管理工作的開展方向

1.無紙便捷化

通過對計算機和網絡技術的實際應用，促使流動人員人事檔案管理模式發生了質的改變，由以往的紙質檔案管理直接過渡為無紙化形式，不僅能夠對龐大的檔案信息進行有效保存，更能從根本上縮減管理財力的投入，杜絕資源的大量消耗，讓流動人員人事檔案管理和應用更為方便。

2.微縮數字化

隨著大數據技術體系的不斷成熟和發展，充分運用微縮攝像與數碼影像技術。流動人員人事檔案管理大量的傳統文件資源被有效壓縮，特別是數碼縮微技術的運用，通過對信息實現高清晰度處理，將其轉換成電子文件，促使檔案管理工作越來越數字化。信息技術除了能夠有效存儲和辨別電子化文件信息，也能夠建立起健全的人事檔案數據庫，保證檔案實現無線傳輸，達到共享目的，有利于用戶更便捷地調取數據資料，實現對數據信息的循環使用。

3.網絡信息化

對于人事檔案與文件資料的安全和可靠性方面，我國相關政府部門和檔案管理部門都以此建立了完善的局域（內部）網絡系統，而且明確要求單位內部局域網不能與互聯網平臺連接。對于傳統紙質和電子文件簽署方式都可以選擇特定的標識，不可直接體現簽署人身份資料，有效杜絕文件被篡改和丟失等情況發生，確保人事檔案的安全。

4.智能多元化

大數據技術的發展與應用，促使流動人員人事檔案管理介質越來越向智能化和多元化發展。以往流動人員人事檔案管理存儲主要以檔案室和檔案館為主，當前通過檔案數據平臺或信息系統存儲，不僅符合時代發展需求，也讓流動人員人事檔案管理向多元化發展。信息化的管理模式，有效避免了傳統紙質檔案安全性不夠、利用效率低、信息容易出錯、流程無法追溯以及無法協同的問題。

四、大數據時代流動人員人事檔案管理面臨的困境

1.檔案信息不夠集中

受傳統思想影響，在檔案管理工作落實過程中，很多地區使用的檔案管理模式還較為落后和單一，造成人員和檔案分離的狀態，這種問題較為普遍。人事檔案存放部門的管理理念和管理模式等都有所不同，導致人事檔案信息不能有效傳輸，更難以實現信息共享，這對流動人員檔案信息的流通具有一定的阻礙性，而且缺乏便捷性。有的單位在給流動人員辦理就業和調檔等業務時，需要對人員數據信息真實性仔細核查，通常會發生實體檔案轉遞交接等問題，促使跨地區和跨行業存檔過程中難以達到信息共享，人事檔案管理平臺也難以統一，而且，流程過于復雜，致使檔案調取需要花費大量的時間。比如，受疫情影響，近幾年實體檔案轉遞經常出現快遞停滯、堆積或是被退回等現象，極易出現檔案遺失或影響流動人員就業和入職政審等問題。

2.檔案管理制度還需優化

隨著人事制度在時代的推動下不斷更新，造成流動人員人事檔案管理工作難上加難，以往的檔案管理制度存在的缺陷日漸凸顯，產生的負面問題也非常突出。再加上流動人員人事檔案管理本身沒有相對完善的制度，導致工作質量不能達到預期目標。不同區域的管理機制存在極大差異性，有的單位沒有配備專業的檔案人才，不熟悉檔案管理規范，致使檔案信息過于分散，檔案資料不齊，與實際信息不相符等現象時有發生，導致在日常管理過程中漏洞百出，甚至出現檔案遺失現象。

3.棄檔現象過于普遍

以高校畢業生為例，每年總有一些畢業生不知道自己的檔案該如何存放，最終成為“棄檔族”，導致其后續就業和評職稱等環節遇到諸多不必要的困難。通過當前的檔案管理實況分析發現，很多單位和個人缺乏檔案管理意識，特別是私企的流動人員根本不考慮這方面的問題，認為不屬體制內人員，只要做好工作，能夠積極參加單位績效考核即可；部分企業為了防止崗位人員發生流失，有時會扣留員工人事檔案，甚至員工離職后也不為其辦理轉檔手續，沒有實現“檔隨人走”。還有的流動人員個人檔案意識淡薄，覺得放在自己手中最安全，時間久了會出現存放不當、檔案丟失、去向不明以及轉檔困難等現象。一些流動人員雖然會將檔案保存到相應的人力資源服務機構，但因未及時和檔案管理單位聯系，長期處于“無人監管”狀態，極易造成棄檔現象的發生，而且這種問題非常普遍，導致人才服務機構出現大量檔案沒有人認領的情況。

4.檔案管理模式較為傳統

為保證檔案信息的安全性，人事檔案管理部門都會針對查閱和借檔等設置相應的規定和要求，如當本人要借閱時需到現場，根據相關規定提供有關身份等證明，由于使用的管理模式比較滯后，導致流動人員檔案信息難以實現有效共享，而且信息查閱過程過于復雜，不能保證檔案信息有效的循環利用，增加了檔案管理難度。

五、大數據時代流動人員人事檔案管理的有效策略

1.構建綜合性的大數據平臺

當前的流動人員檔案管理缺乏統一的管理平臺，作為檔案管理部門需要合理使用先進信息技術，實現集中統一管理，建立綜合性的大數據平臺，加強流動人員檔案信息傳輸成效。還應該借助互聯網技術建立流動人員檔案管理與業務相一致的經辦平臺，對流動人員提供統一的檔案服務，另外，借助大數據和互聯網等新技術，構建綜合的檔案信息查詢系統，規避以往“信息孤島”等問題，真正讓流動人員檔案達到跨區域和跨行業的數據共享目的，這些都能夠給后續檔案規范管理奠定良好的基礎。例如，2022年山東省就在全國率先建成“兩臺一庫”，并搭建起全省統一的網上辦事平臺，實現了流動人員人事檔案業務跨地區網上辦理，做到數據向上集中，服務向下延伸，有力促進了社會化人才的有序流動和配置。

2.構建完善的流動人員檔案管理機制

為保證檔案管理工作能夠正常運行，需要構建科學的檔案管理體系，確保檔案的服務效率和服務質量。首先，要重視人才的培養，積極構建一支綜合素質強的人事檔案管理員隊伍，并通過開展多元化的培訓，使檔案管理人員具備扎實的專業知識，進一步提升檔案管理人員的信息素養，以此來推動流動人員人事檔案管理信息化建設。其次，要科學運用檔案托管和人事代理制度，創新和提升服務管理模式，借助單位和個人需求等提供針對性的社會化服務，提升檔案管理水平，保證檔案管理工作順利進行。最后，應該以流動人員檔案管理水平為基礎，建立相匹配的監管體系和考核獎懲制度，進一步提升檔案管理人員的工作積極性，為提升流動人員人事檔案管理工作的質量和服務水平奠定堅實基礎。

3.多元化規避棄檔現象

首先，要充分體現人事檔案在國家檔案和社會信用體系中的重要性，把檔案與個人信用體系聯系起來，增強人們的檔案管理意識。作為高校檔案管理部門，要加強高校學生人事檔案管理意識，積極宣傳相關人事檔案管理內容，讓學生能夠清楚地意識到人事檔案對自己未來發展的重要影響。其次，加強用人單位和員工的檔案知識宣傳，用人單位應對于離職人員人事檔案及時調轉，個人也要對檔案的去向做好跟蹤監督。最后，檔案管理部門要加快推進檔案管理服務職能整合，實現統一部門管理，大力清查違規保管檔案的單位和組織，按規定及時納入各級公共就業和人才服務機構管理。對于扣檔情況，要積極協助被扣檔人員與扣檔單位有效協商，必要時幫助申請勞動仲裁等法律援助，保證流動人員的合法權益。

六、結束語

上述研究內容充分表明，雖然，大數據時代促使流動人員檔案管理工作發生了本質上的改變，不斷優化與創新，但是，還存在較多問題。所以，在開展該項工作期間，應該滿足人力資源市場發展需求，構建完善的人事檔案管理機制，更新管理理念與模式，加強檔案管理工作效率，進而促使流動人員檔案信息管理更加數字化和智能化。

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作者簡介：王崗（1980—），男，漢族，山東五蓮人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理和人事檔案管理。