“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)研究與實(shí)踐

文/南京工程學(xué)院檔案館 高文靜；南京工程學(xué)院數(shù)理學(xué)院 王廣勝

伴隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，2015年《政府工作報(bào)告》明確提出要推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”進(jìn)程，以促進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)與各行業(yè)、領(lǐng)域的深度融合、創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新。2018年教育部印發(fā)《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》，穩(wěn)固了“互聯(lián)網(wǎng)+教育”理念在教育領(lǐng)域中的重要地位。地方工科高校作為我國(guó)高等教育體系的主體、產(chǎn)學(xué)研的代表，應(yīng)積極響應(yīng)國(guó)家、政府號(hào)召，借助新的技術(shù)手段，加快信息化建設(shè)發(fā)展。

高校教學(xué)檔案是指在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等載體材料，是教育教學(xué)活動(dòng)中的重要原始數(shù)據(jù)，是衡量學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量管理水平的重要標(biāo)志之一，也是高校檔案工作的主體和核心。高校教學(xué)檔案為學(xué)校決策制定等重大事項(xiàng)提供了數(shù)據(jù)支撐，為教師教學(xué)改革管理提供了經(jīng)驗(yàn)支持。高校在順應(yīng)時(shí)代、結(jié)合自身發(fā)展的情況下，加快教學(xué)檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)有助于學(xué)校信息化建設(shè)發(fā)展。

一、高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀

（一）建設(shè)進(jìn)度緩慢，重視程度不夠。高校檔案管理系統(tǒng)通過(guò)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，利用信息化的手段可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)歸檔滿足不了的、對(duì)信息知識(shí)的“快、廣、深”的要求。但筆者在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，各高校對(duì)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的需求和重視程度不一，并且很多不重視教學(xué)檔案管理的建設(shè)，并沒(méi)有意識(shí)到教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，認(rèn)為現(xiàn)有的傳統(tǒng)歸檔方式已經(jīng)滿足了日常工作需要，并沒(méi)有對(duì)學(xué)校未來(lái)整體體量和升級(jí)發(fā)展做出長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。除此之外，有些學(xué)校的教學(xué)檔案管理規(guī)模與學(xué)校的體量不對(duì)等，教學(xué)檔案管理工作人員配備不足，導(dǎo)致在前期紙質(zhì)歸檔的過(guò)程中存在晚歸、漏歸的現(xiàn)象，做不到檔案收集階段的應(yīng)歸盡歸。盡管此類學(xué)校有推進(jìn)信息化建設(shè)的初衷，并配有專門(mén)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，但由于紙質(zhì)歸檔管理的混亂，數(shù)字化工作難以開(kāi)展到位，導(dǎo)致在實(shí)際工作中利用效率低，建設(shè)進(jìn)度緩慢。

（二）功能單一，流于形式。很多高校配有的檔案管理系統(tǒng)主要解決的就是檔案查詢的問(wèn)題，由操作人員進(jìn)行立卷錄入，并上傳對(duì)應(yīng)的電子文件，操作完成后，便能通過(guò)系統(tǒng)查詢檔案電子文件。由于各教學(xué)單位及教育管理部門(mén)的教學(xué)管理方式不同，產(chǎn)生的教學(xué)檔案各具特點(diǎn)，其涉及范圍非常廣泛，給前期檔案的整理收集工作增加了難度，并且高校教學(xué)檔案管理面向教學(xué)管理人員、教師及學(xué)生，使得教學(xué)檔案的集約化管理受到影響。這些都加大了教學(xué)管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的難度，很難開(kāi)發(fā)出一款兼顧各個(gè)用戶及需求的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)。

（三）系統(tǒng)利用深度不夠，優(yōu)勢(shì)發(fā)揮不足。一是教學(xué)檔案管理系統(tǒng)使用單位與開(kāi)發(fā)單位未明確好各自的需求。使用單位根據(jù)自己所要解決的某些問(wèn)題點(diǎn)提出需求而并不了解系統(tǒng)全面的框架，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)單位則根據(jù)已開(kāi)發(fā)的平臺(tái)模板套用開(kāi)發(fā)而沒(méi)有做出準(zhǔn)確的個(gè)性化調(diào)整，兩者在應(yīng)用需求中存在偏差。另外，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)單位在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完成后未系統(tǒng)培訓(xùn)即交付上線。主要由于使用單位對(duì)系統(tǒng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)重視程度不夠，同時(shí)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)單位在系統(tǒng)培訓(xùn)過(guò)程中存在“走過(guò)場(chǎng)”的行為，致使用戶在后期的實(shí)踐操作中問(wèn)題不斷。三是教學(xué)檔案管理人員在信息化管理中缺乏專業(yè)性，普遍偏向“傻瓜式”的系統(tǒng)操作。這些都導(dǎo)致系統(tǒng)中的很多新功能未被挖掘，系統(tǒng)功能資源利用不足。

二、高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)的總體思路

（一）加快系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)度，助力高校信息化發(fā)展。教學(xué)檔案管理對(duì)高校穩(wěn)定發(fā)展具有不可或缺的作用，高校管理部門(mén)應(yīng)對(duì)此高度重視。高校在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程中，教學(xué)檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮了積極的作用。因此，對(duì)檔案信息化的建設(shè)應(yīng)落到實(shí)處：一是制定規(guī)范有效的制度，保障教學(xué)檔案管理工作的順利開(kāi)展。在檔案收集前期，有效的制度約束能夠更好地促使檔案歸檔。二是有效的人員分配提高檔案工作效率。教學(xué)檔案管理工作涉及的范圍很廣，尤其是前期的歸檔工作主要是由各教育教學(xué)單位的教學(xué)檔案管理人員來(lái)完成，教學(xué)檔案管理人員的責(zé)任心和其崗位的穩(wěn)定性都能決定檔案后期工作的進(jìn)度和效率。三是適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)激勵(lì)。檔案管理工作是一個(gè)較為枯燥和繁瑣的工作，尤其是面對(duì)龐雜而繁復(fù)的教學(xué)檔案時(shí)，學(xué)校應(yīng)當(dāng)重視教學(xué)檔案工作人員的辛勤工作，并予以肯定，激發(fā)管理人員的工作熱情。

（二）加速系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，綜合拓展系統(tǒng)功能。“收”“管”“存”“用”是檔案管理過(guò)程中四個(gè)重要環(huán)節(jié)。“收”是檔案的來(lái)源，在傳統(tǒng)檔案管理中，收的是紙質(zhì)的檔案，而“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案管理要求紙質(zhì)和電子雙軌歸檔，在保證紙質(zhì)檔案應(yīng)收盡收的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化加工。除了數(shù)字化加工生成的電子文件，教學(xué)檔案管理系統(tǒng)還與第三方系統(tǒng)對(duì)接，比如教務(wù)系統(tǒng)等推送過(guò)來(lái)的自動(dòng)歸檔的電子文件，都是教學(xué)檔案管理系統(tǒng)所要收集的教學(xué)檔案。“管”是檔案生命的源泉，沒(méi)有經(jīng)過(guò)管理的檔案是一堆廢紙、一串符號(hào)亂碼。因此，要開(kāi)發(fā)高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的在線管理功能，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的信息化、自動(dòng)化，為檔案工作注入活力。“存”是檔案安全的保障，利用電子文件長(zhǎng)久保存系統(tǒng)有效備份存儲(chǔ)文件數(shù)據(jù)，建設(shè)安全高效的教學(xué)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案電子數(shù)據(jù)的安全性和完整性。“用”是檔案發(fā)展的保證，多元化的高校教學(xué)檔案查檔利用服務(wù)系統(tǒng)有助于教學(xué)檔案利用和開(kāi)發(fā)，發(fā)掘教學(xué)檔案的功能和潛力。“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校教學(xué)檔案管理過(guò)程如圖1所示。

圖1 “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校教學(xué)檔案管理過(guò)程圖

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提升綜合能力。教學(xué)檔案管理，需要教學(xué)檔案管理人員具備專業(yè)的管理水平和檔案知識(shí)，尤其在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，教學(xué)檔案管理有了信息化的平臺(tái)，這對(duì)教學(xué)檔案管理人員提出了更高的要求。高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)通常是面向高校各教育教學(xué)單位中負(fù)責(zé)本部門(mén)教學(xué)檔案的管理人員、教師及學(xué)生，系統(tǒng)用戶身份不同，需求以及操作能力也參差不齊。因此需要加強(qiáng)系統(tǒng)使用培訓(xùn)，規(guī)范系統(tǒng)使用手冊(cè)。升級(jí)后的新系統(tǒng)試運(yùn)行時(shí)，對(duì)于各類用戶應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以培訓(xùn)指導(dǎo)，給出具體的使用規(guī)范和操作手冊(cè)，并且在用戶使用后及時(shí)收取反饋信息，對(duì)系統(tǒng)做相應(yīng)的優(yōu)化調(diào)整。在操作中指導(dǎo)用戶使用，同時(shí)在用戶的使用中優(yōu)化系統(tǒng)，形成一個(gè)有效的循環(huán)。而綜合素質(zhì)過(guò)硬的教學(xué)檔案管理專業(yè)人才就可以憑借自身豐富的知識(shí)和操作能力指導(dǎo)用戶使用，保障系統(tǒng)安全運(yùn)行。

三、地方工科高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)的實(shí)踐

（一）落實(shí)系統(tǒng)建設(shè)的保障措施，完善制度規(guī)范。高校教學(xué)檔案管理在信息化進(jìn)程中，完善的基礎(chǔ)保障措施可以促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。充足的資金投資保障，配套的設(shè)備設(shè)施保障以及健全的制度規(guī)范保障都是高校需要重視的基礎(chǔ)保障措施。而制度保障又是所有基礎(chǔ)保障的前提，學(xué)校完善檔案管理系統(tǒng)工作制度，除了進(jìn)一步完善電子檔案管理制度、電子文件歸檔制度、電子檔案利用制度等制度規(guī)范外，在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，還完善了檔案數(shù)據(jù)安全維護(hù)和網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的制度規(guī)范。在檔案管理過(guò)程中，自檔案形成、流轉(zhuǎn)、歸檔及存儲(chǔ)和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都由制度規(guī)范進(jìn)行保障，而進(jìn)入檔案系統(tǒng)中，所有的檔案都變成二進(jìn)制代碼，這些數(shù)據(jù)的安全保障在檔案管理系統(tǒng)中尤為重要。有效的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全管理制度可以為檔案管理系統(tǒng)安全提供保障。

（二）系統(tǒng)功能升級(jí)優(yōu)化，發(fā)揮使用效能。系統(tǒng)從原來(lái)的Struts+Spring+Hibernate（SSH）技術(shù)框架升級(jí)為新的SpringCloud技術(shù)框架，新技術(shù)框架具有更快的頁(yè)面響應(yīng)速度和檢索速度（如表1所示）。地方工科高校教學(xué)檔案包括學(xué)生錄取名冊(cè)、成績(jī)單等教學(xué)管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類材料。隨著教研活動(dòng)、人才培養(yǎng)以及素質(zhì)提升等各方面工作的日益龐雜，需要?dú)w檔和管理的檔案資料日益增多。新服務(wù)器的磁盤(pán)容量由原來(lái)的4T擴(kuò)容至28T，可以滿足高密度、大容量的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份要求。新系統(tǒng)的條目導(dǎo)入功能實(shí)現(xiàn)了線下數(shù)據(jù)錄入后批量上傳至系統(tǒng)中的功能。解決了原系統(tǒng)需逐條手動(dòng)著錄的費(fèi)時(shí)費(fèi)力，以及網(wǎng)絡(luò)故障或者系統(tǒng)登錄異常時(shí)，著錄工作就無(wú)法進(jìn)行的尷尬問(wèn)題。升級(jí)的電子文件批量掛接功能是將待掛接的電子文件通過(guò)與系統(tǒng)條目信息的匹配對(duì)應(yīng)，按照規(guī)則執(zhí)行掛接操作，使電子文件全部掛接到對(duì)應(yīng)檔號(hào)的條目下。新增的OCR識(shí)別功能可將電子文件自動(dòng)識(shí)別轉(zhuǎn)換成可編輯的文件狀態(tài)，便于檔案工作人員進(jìn)行編研編纂等相關(guān)工作。當(dāng)電子文件在網(wǎng)絡(luò)傳輸時(shí)，由自定義設(shè)置水印功能對(duì)檔案電子文件添加的電子水印起到文件溯源的作用，保證電子文件傳輸?shù)陌踩浴Ｕ谏w式打印可以自由選擇遮蓋電子文件的敏感信息。當(dāng)查詢打印的頁(yè)面上不可避免地涉及多人信息時(shí)，遮蓋式打印可以很好地解決暴露他人信息等問(wèn)題。新的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)還新增了與第三方系統(tǒng)的對(duì)接功能，可以將學(xué)校其他部門(mén)的電子發(fā)文進(jìn)行自動(dòng)歸檔，減少了大量人力移交工作，同時(shí)保證了文件歸入的完整性。

表1 新老系統(tǒng)性能對(duì)比表

（三）制定系統(tǒng)使用手冊(cè)，合理開(kāi)展人才建設(shè)。學(xué)校在教學(xué)檔案管理系統(tǒng)升級(jí)后應(yīng)安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的管理和維護(hù)。專業(yè)系統(tǒng)管理人員前往系統(tǒng)開(kāi)發(fā)單位學(xué)習(xí)新系統(tǒng)知識(shí)，并在系統(tǒng)試運(yùn)行階段進(jìn)行操作測(cè)試，根據(jù)實(shí)際需要對(duì)系統(tǒng)所存在的問(wèn)題與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)單位進(jìn)行溝通交流，再進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。專業(yè)系統(tǒng)管理人員結(jié)合多次實(shí)踐操作制定出針對(duì)不同用戶使用的操作手冊(cè)，更加人性化地解決了不同用戶在操作磨合期的困難。同時(shí)，對(duì)各個(gè)層面的用戶合理開(kāi)展專業(yè)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，除針對(duì)系統(tǒng)操作所做的相關(guān)培訓(xùn)外，還定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，創(chuàng)建長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制。另外，在人員招聘上，多注重招聘人員的綜合能力，尤其是在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下所需的大數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)等信息化背景及能力。

四、結(jié)語(yǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)需順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，結(jié)合自身發(fā)展需求，依托信息通信技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，助力學(xué)校信息化建設(shè)，促進(jìn)“產(chǎn)學(xué)研”深度融合。要堅(jiān)持以需求為導(dǎo)向，以制度、法規(guī)為基礎(chǔ)，建立完善的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全平臺(tái)，推進(jìn)高校教學(xué)檔案管理建設(shè)科學(xué)化、規(guī)范化、智能化，構(gòu)建出“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的新模式。