中學檔案管理強化之路

王衛(wèi)國

在中學的日常管理工作中，檔案管理是較為重要的一環(huán)，檔案記載了學校的發(fā)展歷程、教學情況與校園氛圍，對學校實現(xiàn)更高層次的發(fā)展具有關鍵作用，學校教學質量的提高、教學方法與教學手段的改善離不開高質量的檔案管理工作。現(xiàn)對當前中學檔案管理的實際情況進行分析，并提出改進方案，借此促進我國中學檔案管理工作質量的提升。

新時期我國教育事業(yè)的改革朝著深度化、全面化的方向推進。在此大背景下，中學的檔案管理工作應符合新時代發(fā)展的要求，只有構建合理、健全的檔案管理體系，才能改善教學方法與教學手段，提高學校教學質量。很多學校對檔案管理工作不夠重視，經(jīng)常出現(xiàn)重要文件遺失或破損等問題，針對以上問題，學校應對檔案管理模式進行改革，使檔案載體更加多元化、多樣化，以便使用者更便捷地檢索所需要的文獻與資料，使學校檔案管理工作有序地開展，滿足新時代的發(fā)展需求。

檔案管理的意義

中學檔案記載了與學生有關的一系列信息，主要包括個人操行評定、是否入團或入黨、畢業(yè)登記表格、個人特長及愛好、參加過的活動、獲獎以及處罰記錄、學習成績、競賽記錄、入學成績與畢業(yè)成績等多方面的關鍵信息。

不論從何種方面進行研究，中學的檔案管理工作都對學校、社會發(fā)展有著重要作用。中學要想實現(xiàn)更高層次的發(fā)展，就必須重視檔案管理工作。學校在發(fā)展過程中通常會形成獨特的管理體系與運行體系，而這些重要內(nèi)容都被記錄在學校的檔案中。同時，檔案在一定程度上也反映著學校的價值觀和校園氛圍，在學校發(fā)展過程中起著重要作用，通過分析并研究檔案，就可以深入了解學校的發(fā)展規(guī)律與改革歷程。對學校的評估一般也基于學校檔案，對相關信息進行系統(tǒng)化搜集，從而對學校的教學水平與教學質量進行客觀評價。

目前我國中學檔案管理工作的改革進程不斷推進，大部分中學都有獨立的檔案室。中學要想獲得更深層次的發(fā)展，就離不開對檔案的研究，對檔案進行深度研究，能提高學校教學質量、教學水平等，確保學校發(fā)展不偏離主路線。

檔案管理過程中存在的問題

管理人員素質不高

隨著我國人口的不斷增加，學生數(shù)量越來越龐大，這使得學校檔案數(shù)量與日俱增，檔案管理工作變得更加復雜。在中學檔案管理工作中，檔案管理工作人員普遍存在綜合素質不高、整體能力不強或一人多職等問題。其一，管理人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識與實踐經(jīng)驗，管理人員的文化水平普遍不高，同時又身兼數(shù)職。其二，學校對檔案管理工作不夠重視，對其投入力度較小，缺乏對管理人員的培訓和考核，致使其管理水平無法提高。檔案管理工作的重點在于管理，若無法對檔案進行有效的管理，就無法發(fā)揮其對學校發(fā)展的促進作用。目前中學沒有對檔案展開全面化管理，導致檔案管理工作難以有效開展。同時，學校對檔案管理工作的重視程度不足，使得員工沒有全身心地投入檔案管理工作中，導致檔案查閱、整理過程中經(jīng)常出現(xiàn)問題。只有學校管理者對檔案管理工作給予足夠的重視，才能促使管理人員提高對檔案管理工作的重視程度。

管理方式有待轉變

在我國社會高速發(fā)展的同時，信息技術也不斷普及，并應用于各行各業(yè)，教育行業(yè)亦是如此。目前，學校的檔案管理工作雖然順應了時代發(fā)展趨勢，與信息技術進行了融合，但其在獲得信息技術帶來的便利的同時也面臨著一些較為重要的問題。例如，通過網(wǎng)絡存儲的檔案存在信息泄露的風險，這也是當下檔案管理工作中最大的隱患之一。因此，檔案管理工作在融合信息技術的同時也需要關注其帶來的安全隱患。

學校對檔案的管理離不開合理、科學、系統(tǒng)化的管理方式與管理制度，只有構建完善、合理的檔案管理制度，才能為檔案管理工作制定規(guī)范的工作標準，使檔案管理工作可以按照標準有序開展，發(fā)揮檔案的重要價值。但實際上，大部分學校尚未建立科學、完善的檔案管理體系，其檔案管理制度既不規(guī)范，也不符合實際發(fā)展要求，即使實施此類管理制度，也無法保障檔案管理工作的規(guī)范化開展。

信息化力度不足，管理意識薄弱

在新時代背景下，信息技術發(fā)展速度不斷加快使工作效率得到大幅提高。從中學檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，其尚未與信息技術完全融合，仍存在一些問題。中學檔案管理信息化建設不完善，軟件建設水平低、硬件不完善等都是阻礙檔案管理信息化建設的障礙之一。對于大部分學校而言，管理層尚未認識到規(guī)范檔案管理工作的重要性會導致信息收集、資料歸檔工作的開展不夠規(guī)范，工作人員存在消極怠工和安全意識薄弱等問題，且經(jīng)常出現(xiàn)檔案遺失的問題，這極大地影響了檔案的查閱與研究。

檔案編撰工作與工作人員的思想觀念存在問題

檔案編撰是檔案管理工作中較為深層次的工作，只有確保檔案編撰工作順利開展，檔案管理工作才能妥善進行。但是在當前學校檔案編撰的過程中，工作人員普遍缺乏實踐經(jīng)驗，致使與教學有關的信息遲遲得不到開發(fā)。同時在實際管理中，一方面，工作人員缺乏經(jīng)驗；另一方面，檔案編撰內(nèi)容太過單一，缺少深層次的內(nèi)容，致使檔案編撰成果較差，檔案管理工作面臨眾多難題。學校不重視檔案管理工作，致使檔案結構單一，無法滿足社會各方面的多樣化需求，并且檔案中與教學有關的內(nèi)容過少，因此無法直接服務于學校建設與社會發(fā)展。學校領導層與管理人員對檔案管理工作的重視程度有待提高，從意識層面看，管理層尚未認識到檔案所具有的重要價值，因此不愿意在檔案管理工作中投入過多的人力與財力，導致其無法在學校建設中發(fā)揮應有的作用。長此以往，檔案管理工作將流于形式。

解決策略

提高管理人員素質

在中學檔案管理工作中，學校必須重視提高工作人員的專業(yè)素質與知識素養(yǎng)。一方面，學校可以建立專門的管理團隊，促使管理人員定期或不定期地進行交流與溝通，確保其有渠道分享自己在工作中遇到的困難。另一方面，學校還需要加強對檔案管理工作重要性的宣傳，確保每一位工作人員都足夠重視這項工作。此外，學校也可以對檔案管理人員展開定期培訓，培訓的流程與方式需要符合新時代發(fā)展的背景，以確保檔案管理人員的專業(yè)素質與知識儲備適應時代發(fā)展的潮流。在檔案管理工作中，檔案管理人員的工作能力與意識都十分重要，領導層要明確檔案對于學校、社會發(fā)展的重要性，如此才可以促使工作人員提高對檔案管理工作的重視程度。在日常工作中，領導層應針對目前學校檔案管理工作中存在的不足進行規(guī)劃，強化工作人員的檔案管理意識，做好示范作用，引導學校全體教職工支持檔案管理工作。學校還可以利用專項資金，通過講座、報刊等方式積極宣傳檔案管理工作的重要性。

學校可以建立相應的工作考核制度，對檔案管理崗位的工作人員進行考核，借此提高其工作質量、效率與綜合素質。對于該崗位的工作人員，學校可以通過物質獎勵、榮譽獎勵與給予晉升機會的方式激勵其積極開展工作，借此提高其專業(yè)素養(yǎng)與工作積極性。

不同檔案管理人員的管理思路不同，因此在實際工作中，檔案管理人員要樹立強烈的責任感與風險意識，具有學習精神與創(chuàng)新精神。對工作人員而言，其一方面要具有與崗位相關的理論知識與專業(yè)素養(yǎng)，另一方面要學習現(xiàn)代化管理技能與方式，不斷提高自身專業(yè)技能，確保可以跟上時代發(fā)展的步伐。

改革管理方式

在日常工作中，檔案管理人員還應完善其管理機制與方法。領導層應建立合理、科學、系統(tǒng)性的管理制度，促進檔案管理工作的制度化與合理化，完善檔案管理工作機制與檔案保存機制，要求工作人員必須嚴格按照所制定的制度對檔案進行管理，避免造成檔案遺失，明確崗位職責，引入檔案追責制度，提高工作人員的責任意識；檔案管理人員應做好檔案的收集、歸檔、保護和利用工作，確保檔案管理工作的順利開展。

檔案管理方式如果存在問題，將會影響學校的日常運轉，降低教學質量。學校領導層不能忽視檔案管理工作的重要性，檔案管理人員的管理職責與管理范圍也不能混亂化、無序化，良好的檔案管理方式是確保檔案管理人員順利開展工作的關鍵，也是提高學校綜合實力的關鍵性因素。學校還應該探索符合時代背景的檔案檢索方式，減少檔案檢索需要花費的時間與精力，提高工作效率。對于學校的整體發(fā)展來說，檔案資料是十分重要的輔助因素，因此學校在進行檔案管理方式改革時要明確其他單位的檔案使用權限，避免造成不必要的問題。對于某些具有保密性的資料，學校不僅要做好相應的保密處理，還需做好基本的管理工作。

除以上方法外，學校之間可以相互聯(lián)合，引進相關專業(yè)人員，建立一個檔案管理聯(lián)盟，集合多所學校的檔案管理資源，共同解決共性問題。專業(yè)管理人員可以對檔案管理工作進行規(guī)劃、落實與監(jiān)督，從而提高檔案管理工作的質量，推動檔案管理工作的協(xié)同發(fā)展。

推進檔案管理信息化建設

在推進學校檔案管理信息化建設的過程中，學校可以建立檔案信息化管理平臺，實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化、信息化管理，提高檔案管理的效率與安全性；還可以采用電子化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化管理，將紙質檔案轉化為電子檔案，提高檔案的可訪問性與可管理性。另外，要加強檔案數(shù)字化建設，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化處理、存儲、檢索和利用等。

針對檔案管理工作，學校還可以應用云儲存技術，實現(xiàn)檔案信息的備份與共享，一方面解決傳統(tǒng)紙質檔案易丟失、損壞的問題，另一方面保證檔案信息的安全性。推進檔案管理信息化建設可以通過加強宣傳與推廣的方式進行，提高工作人員對中學檔案信息化管理的認識，營造支持中學檔案信息化建設的良好氛圍，促進中學檔案信息化建設工作的順利進行。

考慮到工作人員可能對信息設備不熟悉，學校可以加強檔案技能培訓，提高工作人員的信息化素養(yǎng)與操作技能，以便促進檔案信息化建設。學校與學校之間可以加強信息的共享與交流，并建立一個檔案交流平臺，實現(xiàn)對檔案資源的信息化管理，實現(xiàn)檔案信息的互通與共享。

針對檔案信息化改革，學校可以聘請專業(yè)人員對檔案進行管理，進一步提高檔案管理工作的效率，促進學校檔案信息化建設，推進數(shù)字教育與信息化教學，使檔案信息可以更好地運用到課堂教學與學校管理中，促進學生信息素養(yǎng)與創(chuàng)新能力的提升。

改革檔案編撰方式

學校檔案與其他單位的檔案有著明顯差別，其更具特殊性，是學校教職工教學活動的綜合體現(xiàn)。學校可以針對檔案的編撰制定編撰規(guī)范與標準，加強對編撰人員的培訓，提高其檔案編纂意識與編撰技能；還可以加強對檔案編撰過程的審查與監(jiān)督，建立完善的檔案編撰質量評估體系，對不合格的檔案編撰內(nèi)容進行及時糾正和改進，提高檔案編撰的質量與效率。在進行檔案編撰之前，學校可以建立檔案資料庫，實現(xiàn)對其的合理利用，這樣可以有效避免對檔案的重復編撰，提高編撰的效率，并減輕工作人員的工作量；還可以增加檔案編撰的時限與頻次，及時更新與完善檔案信息，制定檔案編撰的周期性目標與階段性目標，按照預先制訂好的計劃與要求開展檔案編撰工作，但在編撰過程中需要加強檔案的安全保密工作，建立完善的審查制度和保密制度，加強對重要檔案信息的保護與管理，避免其在借閱過程中遺失，導致后期無法開展正常的檔案信息更新工作。

中學檔案管理工作十分重要，其與學校、社會的發(fā)展息息相關。新時代背景下，中學檔案管理工作包括多項內(nèi)容，其中最重要的就是提高對其的重視程度及其保密性。檔案資料是十分寶貴的財富，對學校的改革與發(fā)展、社會的穩(wěn)定運行都起著十分關鍵的作用。因此，加強對檔案管理工作的創(chuàng)新與研究，對學校、社會以及時代發(fā)展具有非常重要的意義。