智能化時代科研院所科研管理對策研究

滕 迪 王 淼 李汶龍 李弘慶 何超凡

中國運載火箭技術研究院

良好高效的科研管理工作是激發科研院所創新活力、提升科研成果質量的重要保障，在推動科學研究過程中發揮著極其重要的作用。目前，基于簡單信息化條件下的傳統科研管理手段與科研院所加快科技創新發展的需求之間存在著一些差距，如信息共享程度低、缺乏有效控制、統計數據標準不統一等，降低了科研管理的效率和質量。智能化時代，將大數據、云技術等智能化技術合理地運用到科研院所的科研管理工作中，能夠有效提高科研管理效率、降低科研管理成本，保障和推動科研創新高質量發展。

一 依據標準化構建科研管理體系

智能化時代在給人們生產生活帶來便利的同時，其海量的數據和繁復的算法也給管理工作帶來了巨大的挑戰。科研院所的科研管理工作管理對象多、階段多、經費多、數據多，應用簡單的信息化管理模式難以適應大數據智能化時代的要求，因此更加需要借助標準化這一手段，構建包括管理架構標準、管理制度標準和管理工作標準等在內的科研管理標準體系。

1. 標準化管理架構

管理架構標準化是科研院所構建科研管理標準體系、實施標準化管理的首要工作。一是厘清工作職責。要依據國家各級標準化工作指南和規定，根據科研院所自身科研工作任務和內部管理要求，厘清領導機關、管理部門、科研團隊等內部機構及人員的相應職責，明確各機構及人員管理的對象、范圍、內容，防止管理職責不清，管理責任不明，管理對象和內容反復交叉，導致管理工作“打亂仗”、管理效率低下。二是明晰層級內容。要圍繞科研院所標準化科研管理目標，運用標準化管理的方法手段，做好標準化管理架構的頂層設計，明確管理架構層級，以及各層級對應的類別和明細，做到層級劃設清晰，各層級標準明確，便于標準化建設和標準化操作。三是運用科學方法。要運用系統科學的觀點，應用系統分析的方法，基于對科研院所長期的科研工作進行大數據分析，使用計算機相關技術和相關算法，依據標準化管理原理，切實聯通科研管理各層級、部門、崗位，構建標準化科學化規范化的科研管理體系架構。

2. 標準化管理制度

管理制度標準化是科研院所構建科研管理標準體系、實施標準化管理的重要保證。科研院所的科研管理制度外接國家相關部委制定頒布的規章，內含科研院所及下設各機構自設的管理規定，內容龐雜，需要將管理制度標準化，便于科研管理的實施。一是要規范管理制度制定標準。要將需要執行的國家、軍隊層面的管理制度作為制定科研院所本級和內部機構相關規定的基礎，在嚴格執行上級制度的基礎上，規范本級和內部機構管理制度制定的權限、程序乃至格式，避免內部制度令出多門、過于隨意。二是要規范管理制度執行標準，定性要求多、操作性差的管理制度是沒有生命力的，特別是過于依靠管理者或執行人責任心的管理制度難以得到科學、精準的執行。科研工作是一項注重科學量化的工作，科研管理制度同樣要對制度執行標準進行具體量化，提高制度的可執行性和可操作性。三是要規范管理制度執行評估標準，管理制度的有效性主要體現在執行和落實層面，而執行和落實的效果需要進行科學有效的評估。因此，科研院所要針對科研管理的特點，規范科研管理制度的執行評估標準，并制定相應的獎懲措施，從而判斷具體管理部門及管理責任人的管理制度執行成效，獎優罰劣，提高全體科研工作人員和科研管理人員執行制度、落實制度的積極性和主動性。

3. 標準化管理工作

管理工作標準化是科研院所構建科研管理標準體系、實施標準化管理的基本依據。管理工作標準一般由科研院所科研管理部門牽頭制定，其直接作用是規范和運行標準化科研管理，在制定管理工作標準過程中主要應注意兩方面的問題。一方面，要注意規范科研院所科研管理的標準化工作流程，要基于標準化科研管理架構，針對不同科研管理對象的特點，規范科研院所所有科研管理事項的程序和方法，解決科研管理人員“怎么干”的問題。另一方面，要注意規范各管理崗位人員的管理內容和標準。要依據科研管理體系中各崗位人員的職責分工，規范所有科研管理人員的管理職責、事項和對應的管理內容，解決科研管理人員“干什么”的問題。通過科研管理工作標準，使全體科研管理人員的管理工作有法可依，既能對現有管理人員的工作情況進行有效的管理和評估，又能對新入職管理人員進行有效的指導和培訓，從而切實提高科研院所科研管理質效。

二 基于大數據優化科研管理流程

當前，科研院所的科研管理至少包括項目管理、成果管理、人員管理、經費管理等類別。僅項目管理這一個類別，又包括從項目申報到立項評審、必要的開題和中期檢查在內的項目跟蹤管理、項目驗收以及成果登記和評價等整個階段；在這些階段中還包含著財務管理、合同管理、人員管理、成果管理等多項內容。如此多的管理類別、管理內容和管理信息，依靠傳統的登記造冊乃至簡單的計算機管理已完全不能應付，需要借助智能化時代的大數據技術，對科研管理流程進行優化和改造。

1. 做好流程優化頂層設計

進行科研管理流程優化，需要科研院所科研管理人員針對智能化時代科研管理的特點，結合大數據等技術，對科研管理流程進行深入、細化的研究。一是要理順科研管理流程各個環節的內在聯系。在已經建立好的科研管理架構的基礎上，對縱向和橫向及相互交叉的每個具體環節之間的相互關系進行細致梳理，分析和評估每個環節的必要性和可替代性，在既有行政架構和管理制度的基礎上，從頂層設計的角度，對管理流程各環節進行重新組合，保證管理流程運轉順暢。二是要重視科研管理流程內部各種信息的高效流轉。科研管理流程優化的直接目的是提高管理效率，而信息的高效流轉是提高管理效率的基本保證。要對科研管理流程內涉及的相關信息進行科學的收集整理，使科研院所的科研管理各層級管理人員和科研人員能夠根據設定的權限，進行信息數據的輸入、輸出、檢索和提取使用。

2. 在管理流程中充分運用大數據技術

大數據的技術環境可為科研院所科研管理工作提高可靠支撐，在管理流程的各階段各環節要注意充分運用大數據技術。以一個具體科研項目在立項申報、中期檢查和結題驗收的3個典型管理環節為例：在項目申報管理階段，科研管理人員可以利用國內外現有的科研信息檢索平臺，建立所在科研院所的相關研究數據庫，運用大數據技術，分析判斷申報項目的成熟度、創新性和可行性，為立項批準和后續管理提供科學依據；在項目研究過程階段，科研管理人員在中期檢查等過程性管理中，可以運用大數據技術，實時掌握項目研究過程中的階段性成果、經費使用、合同執行實時進展情況，對相應階段與項目任務書的符合度和研究過程合理性進行有效評估分析，實現對項目研究過程的檢查，保證科研項目按計劃開展；在項目結題驗收階段，科研管理人員可以運用大數據技術，將研究成果與項目任務書要求以及申報立項和過程性檢查中的專家意見建設進行比對，判斷研究成果的完成度與技術路線的符合度；將研究成果與國內外現有相關成果進行比對，判斷研究成果的創新性和先進性；將經費執行情況與相關財務規定和預算進行比對，判斷研究經費使用的合理性和規范性。通過上述對科研項目全過程的管理，科研人員可以更直觀清晰地掌握科研項目各方面具體情況，切實保證和提高科研項目質量和科研管理效益。

三 應用云技術開發科研管理系統

一是注重系統設計。科研管理系統是科研院所科研管理人員對科研信息進行收集、整理、存儲、使用與維護的綜合性平臺，在系統總體設計、功能設計和具體模塊設計方面，要注重設計的科學性、完整性和使用便捷性。例如，在總體設計上，要注意設計科研信息管理、信息統計、信息查詢以及系統管理模塊；在具體模塊設計上，如科研信息管理模塊，要包括信息錄入與統計、信息訪問與查詢等功能，并注意要涵蓋該項目人員、經費、成果等各方面信息，便于不同類別、不同權限的人員上傳、使用、分析各類科研管理信息。

二是合理選用關鍵技術。云技術是為適應科研院所科研管理人員和科研人員工作地點相對分散、大量科研管理信息需存儲和使用的特點，通過云計算和虛擬化技術等手段，構建大規模計算和存儲服務云環境，其中，云計算需要能夠進行動態拓展，支持數據的遠程讀取和使用；所依托的架構需要具有分布式特點，使得科研人員和科研管理人員的管理系統計算機都能夠成為分布式架構中的一個節點，并針對不同使用對象需求提供管理和使用權限；而虛擬化技術主要是通過網絡將底層物理硬件分區并重組，通過構建虛擬機，為用戶提供遠程服務，并解決物理硬件老舊更迭造成的資源浪費。在智能技術迅猛發展的時代，要根據科研院所自身實際情況，合理選擇關鍵技術，研發穩定成熟的科研管理系統。

三是積極促進研管融合。從管理學理論的角度說，科研管理人員是科研管理的主體，科研人員及科研項目等是科研管理的客體，二者存在一定的“主從”關系。但對于科研管理系統而言，科研管理人員和科研人員都是其用戶和服務對象，而且只有科研管理人員和科研人員共同發揮主觀能動性，科研管理質量才能得到有效提高。因此，在科研管理系統構建中，要充分重視科研管理人員和科研人員兩類用戶需求，邀請科研院所的科研專家充分參與系統設計，甚至結合自身研究能力參與系統研發，積極促進科研工作和科研管理工作相融合，從而充分發揮科研管理系統對科研工作的服務保障作用。