大數據時代下檔案管理工作思考研究

孫國慶

安徽省能源集團有限公司

在大數據時代下，人們對信息的需求越來越大，開展信息化管理顯得尤為重要，大部分信息管理人員自身也要不斷地完善自我，提升信息處理水平。現階段，在開展檔案管理工作過程中，需要合理運用信息技術，可以在一定程度上提升檔案管理工作的效率，而檔案的查詢、借閱、使用和保管工作都逐漸向著規范化和標準化方向發展，在此背景下，檔案管理人員需要充分發揮自身的工作職能，將信息技術當成載體，及時優化管理模式，創新思想觀念，夯實應用技術根基，以保證在為各部門提供有效服務的同時，還能有序開展檔案現代化管理工作。

一、大數據時代檔案管理的重要意義

最近幾年，由于我國信息技術快速發展，在大數據影響下，數字化已成為了新時代的必然趨勢，而大數據已經在人們生活中與工作得到了有效的應用。在新時代下，檔案信息數量以及檔案信息類型相比于以往，存在著很多差異性，給檔案管理工作的開展帶來了全新的挑戰。當前，不管是檔案資源實體管理，還是檔案資源數字化管理，都遇到了很多的問題，檔案檢索以及服務工作無法有效地順應用戶相關需求。在大數據時代下，檔案管理也進行了轉型，高度重視管理思想以及管理模式的創新，為健全科學檔案管理架構打下了良好的基礎，只有這樣才可以檔案管理工作向著規范化以及科學化方向發展，讓檔案管理工作不再局限于收集與保管中，而是可以充分發揮自身的價值，彌補傳統檔案管理工作存在的不足，以此來保障管理質量以及效率的提升[1]。在大數據背景下，檔案管理工作借助信息技術的力量，能夠有效地收集與保存海量的信息資源。在具體工作當中，檔案管理部門需要合理化使用電子化方法，讓信息資源得到有效地優化，借助計算機網絡技術優勢，能夠讓用戶得到優質的服務。檔案管理部門內部的管理人員，需要充分發揮自身的價值，高度重視大數據開發導致檔案管理工作變化的原因。站在微觀方面而言，檔案數字化不斷地進行深入，對檔案管理人員而言可以提升工作效率，數字化過后的檔案，除了能夠運用計算機開展管理工作，還有利于提升運用效率。

二、大數據時代檔案管理工作面臨的挑戰

（一）檔案管理工作創新不足

現階段，我國數字化檔案管理工作依然存在著很多問題，最為突出的問題就是缺乏創新性、不具備實效性。重點體現在兩個方面，一方面，缺乏完善的數字化檔案管理體制。在大數據時代下，檔案管理工作要有完善檔案管理制度以及獎懲制度加以支持，但大多數部門沒有重視這項工作。另一方面，檔案管理創新驅動力不足。檔案管理人員作為開展創新工作的核心力量，然而根據相關調查得知，部分檔案管理人員自身綜合素質薄弱，無法真正掌握大數據，信息技術能力有待提升，無法有效地開展檔案數字化管理工作。

（二）、檔案信息安全性受到一定挑戰

在大數據時代下，檔案信息保存方式出現了一定的變化，從以往的紙質保存轉變成線上電子保存，在一定程度上給工作人員減輕工作壓力，也減少了資金的投入，為確保管理效率的提升打下了良好的基礎[2]。但由于檔案信息安全性問題不斷涌現。一方面，因保存介質不安全，導致檔案信息不安全。當前，一些檔案管理部門在保存重要資料過程中，經常使用硬件磁盤，若是硬件磁盤出現問題，那么就無法保障檔案信息的完整性，還會丟失大量的信息資源。另一方面，沒有高度重視檔案信息安全保障體系的構建。現階段，大部分檔案部門通過使用大數據技術，搭建了云檔案管理系統。然而因信息安全防護工作沒有落實到位，不管是服務器，還是管理系統，受到了很多的攻擊，進而導致檔案信息不完整，更為嚴重的是丟失大量有價值的信息數據。

（三）檔案管理人員綜合素質過于薄弱

部分檔案部門的管理人員自身能力水平過于薄弱，直接阻礙檔案管理工作有序進行。一些的檔案部門未根據檔案工作情況，配備對應的工作人員，工程過程呈現一定的簡單化，自身的能力水平有待提升。大部分檔案管理人員基本上都是其他部門的人員兼職，自身不具備專業化的技能，職業素養有待提升，導致檔案管理工作一直處于被動狀態。部分單位因的檔案管理人員變動較大，在開展檔案管理工作過程中，經常出現很多的問題，如收集問題、整理問題以及歸檔問題等[3]。

三、大數據時代下開展檔案管理工作的策略

（一）構建健全的檔案管理機制

數字化管理機制作為檔案信息化管理重要組成部分，要想保障檔案信息管理水平的提升。需要從多個方面加以著手：（1）構建健全的檔案數字化管理制度。一方面，加大對規章制度的健全力度。檔案信息化規章制度自身擁有一定的操作性、實踐性以及約束力特點，工作人員及時深化規章制度，就能夠在潛移默化中提升自身檔案管理能力。另一方面，不斷地優化數字化檔案管理操作流程，明確操作細節，完善制度規范，以此來保障檔案管理效率的提升。（2）結合《檔案法》、網絡安全保密條例，構建健全的安全責任防護管理制度。通過有效這個制度，不僅可以明確檔案管理人員工作職責，還能防止因為人為原因出現的信息丟失問題[4]。（3）構建健全的檔案管理人員考核制度，在日常工作中，高度重視檔案工作人員考核工作的開展，合理化使用獎懲制度，針對表現好的工作人員給予對應的獎勵，反之，給予表現不好的人員給予對應的懲罰。

（二）構建完善的信息化檔案管理系統

在大數據時代下，為了讓檔案管理工作有序進行開展，就需要依靠信息化檔案管理平臺系統，只有這樣才可以確保檔案管理工作效率的提升。但在大數據背景下，檔案管理工作在開展過程中，依然面對著十分復雜的外部因素，因此搭建信息化檔案管理平臺突顯的非常關鍵，能夠有效地提升工作質量。一方面，在搭建平臺系統過程中，應該結合系統性資源對接便利這個因素，讓搭建的信息管理系統，可以有效地呈現出信息共享性。檔案管理部門應該根據實際情況，有針對性構建健全的系統平臺，以此來呈現一定的整體性、兼容性。同時這個平臺內部需要設置檔案信息功能，確保每一個檔案管理工作內容都實現一體化。此外，應該讓平臺上面的數據接口，都能夠讓其他的子平臺進行接入[5]。如此一來，信息管理系統可以充分發揮自身的作用，進一步順應檔案信息管理相關需求，促使每一個區域之間以及每一個部門的數據都可以進行有效連通，在沖破數據壁壘的同時，還能夠進行資源共享。

（三）創新檔案管理工作觀念，構建檔案大數據

加大對大數據服務理念的優化力度，創新檔案管理工作觀念。在實際工作過程中，借助計算機技術的優勢，落實檔案信息收集工作以及檔案信息整理工作，為開展檔案信息歸納處理工作打下了良好的基礎。此外，還需要高度重視檔案信息處理加工能力的提升，確保檔案信息資源可以進行合理化使用。尤其在大數據時代下，檔案管理人員就應該充分發揮自身的工作職能，及時創新思想觀念，及時認清大數據技術融入檔案管理工作的重要價值，在開展工作過程中進行有效地運用，在一定程度上能夠確保檔案管理效率的提升。樹立正確的檔案大數據思想，便于更好的構建檔案大數據[6]。在具體工作工作，注重加快傳統檔案數字化進程速度，設計科學合理的規范制度，從而加強檔案數字化建設。將電子材料接收工作以及電子材料歸檔管理工作落實到位，確保檔案信息管理系統與辦公自動化實施銜接，對電子文檔進行有效地保存，統一開展歸檔工作，在保障檔案信息資源完整性的同時，還有利于為用戶查找自身想要信息提供一定的便利性。

（四）創新檔案服務內容，整合檔案資源

檔案信息數據需要經過服務才可以凸顯出價值，所以以往的檔案管理工作中，要想將檔案資源價值呈現出來，檔案部門就應該充分發揮自身的價值，及時對檔案信息資源加以開發，將檔案資源服務工作落實到位，完善檔案服務理念，讓其將人性化以及智能化作用展示出來，搭建檔案數據庫，在一定程度上可以讓用戶體驗到良好的檔案服務。在實際檔案服務工作中，通過合理化使用新興媒體，為開展檔案服務工作提供堅實的保障。在大數據背景下，檔案管理工作應該樹立良好的大檔案觀，結合不同類型的檔案信息資源，將收集工作落實到位，掌握用戶實際需求，加強檔案資源建設[8]。此外，在整合檔案資源期間，需要結合本地具體情況，將檔案資源收集工作落實到位，加大對檔案資源收集方式的優化力度。在具體檔案管理工作之中，除了要樹立正確的檔案管理理念，還應合理化運用計算機技術，便于構建電子檔案管理工作機制，促使檔案管理工作以及檔案服務工作向著數據化以及智能化方向發展。

（五）打造高素質、高水平的檔案管理人員團隊

要想打造一直高素質、高水平的檔案管理人員團隊，就需要落實好招聘工作，盡可能引入能力水平高、專業技能強、大數據應用水平高的人才。其次，定期開展培訓活動，引導工作人員參與到其中，有效地提升自身信息收集能力以及數據庫信息處理能力。在開展培訓過程中，需要合理化運用于混合式培訓方式。在開展線上培訓活動過程中，需要招聘專業人才開展講座，便于對檔案管理人員實施全方位的培訓。在開展線上培訓活動過程中，需要運用視頻把經典大數據檔案管理案例展示出來，便于幫助檔案管理人員加深對全新知識內容的了解。最后，高度重視對檔案管理工作人員創新能力的提升，讓檔案管理人員及時掌握先進的管理理念以及檔案管理技術，為實現檔案管理數字化建設提供堅實的保障[9]。

四、結束語

綜上所述，在大數據時代下，檔案管理工作主要包括信息收集、信息整理、信息保存、信息檢索以及信息運用，各個工作都呈現出一定的復雜性。以往運用的檔案管理工作效率偏低，而合理化使用大數據技術，開展檔案管理工作，就能夠彌補以往的不足，確保了對檔案信息內容實現數字化管理。根據現階段檔案管理工作情況得知，檔案管理工作人員在開展工作過程中，遇到了很多的問題，進而不利于檔案信息化管理效果的提升。為了有效地解決遇到的問題，需要及時構建健全的檔案管理制度，搭建檔案信息化管理系統，優化檔案管理工作理念，創新檔案服務內容以及打造高素質、高水平的檔案管理人員團隊等措施加以應對，為讓檔案管理工作有序進行創造有利條件。