高校實驗室用房改造項目管理研究

趙 春，鄒煜良，姚朋君

（1.北京航空航天大學總務部，北京 100191；2.北京理工大學資產與實驗室管理處，北京 100081）

0 引 言

習近平總書記指出構建新發展格局的一個關鍵問題是提升自主創新能力、突破關鍵核心技術，高校要勇挑重擔，釋放基礎研究和科技創新能力［1］。實驗室是高校基礎研究和科技創新的重要陣地，是保障高校教學、科研和社會服務工作的重要基地［2］。我國高校擴招20 多年以來，校舍面積不斷增大，一所普通高校往往擁有少則幾十萬m2、多則幾百萬m2的校舍面積，截至2020 年我國公辦高校校舍總建筑面積已達9.29 億m2，其中實驗用房1.90 億m2［3］。①隨著房屋老化，很多高校實驗室的建筑防火性能、電氣線路、消防設施存在隱患［4］，實驗室硬件條件不足易導致安全事故［5］；②隨著高校教學科研的發展，實驗室功能變更升級、環境條件改善等需求越來越頻繁，同時隨著高校辦學空間資源的飽和，實驗室用房改造成為實驗室建設的主要手段。因此，當前實驗室用房改造已成為新時代高校實驗室建設管理的一項重要工作，實現實驗室用房改造項目信息化、規范化管理，對保障實驗室功能變更升級和消除安全隱患具有重要意義。

1 高校實驗室用房改造項目管理存在的問題

近年來，高校越來越重視實驗室管理工作，管理流程進一步完善細化，很多高校在傳統實驗室儀器設備管理系統的基礎上增加了實驗室開放管理、安全管理、運行管理等模塊。如，西南交通大學開發的實驗室安全管理平臺實現了安全巡檢、危化品管理、環境監測、特種設備管理等功能，基本實現了以安全管理為主的實驗室管理全覆蓋［6］；東北農業大學開發的實驗室綜合管理系統，實現了實驗室建設規劃、安全管理、開放管理和設備共享的規范化管理［7］；劉永等［8］研究認為高校實驗室綜合管理平臺至少應該包含開放管理、教學管理、信息管理、準入管理及設備共享等功能；郭鑫［9］設計的實驗室綜合管理平臺，包含了實驗室用房改造項目管理功能，但尚未對改造項目管理流程進行深入研究。

當前高校實驗室管理制度主要側重實驗室運行管理，但對實驗室的管理涉及設計、建設、運行等多個方面，高校實驗室用房改造在校級層面涉及的管理部門眾多，財務部門在改造經費落實和后期預算執行進度方面參與管理；基建房產部門在房屋結構、房屋基礎設施等方面參與管理；實驗室部門在環保和技術安全、危化品存儲設施、改造周期及效益等方面參與管理；后勤部門（物業）管理在施工擾民、施工現場安全及施工垃圾處理等方面參與管理；安全保衛部門在安防設施、施工人員來歷及行為等方面參與管理。雖然各職能部門都有對應的制度依據，對實驗室用房改造項目進行管理服務，但實踐中仍存在一些問題。

1.1 多部門協同管理不足、存在管理風險

由于實驗室用房改造涉及職能部門眾多，各職能部門間協同配合不足是普遍存在的問題，給實驗室用房改造帶來一定風險。以改造項目的前期審批為例，涉及復雜的實驗工藝系統（氣路、水路、潔凈室、危化品存儲、防輻射設施、防爆設施、消磁減震等），也有建筑通用的消防、電氣、給排水、通風空調及網絡等專業內容，需要各相關職能部門協同聯動配合開展審批管理，從而實現對實驗室用房改造的全面把關，每個相關職能部門在審批管理中都有著不可替代的作用，一旦哪個部門的審批缺失，就可能出現管理漏洞，帶來不必要的風險。例如，不同類型的實驗室需要建設的滅火設施不一樣［10］，若沒有多部門聯合把關，實驗室用房改造很容易搞錯滅火設施。有學者研究指出高校實驗室消防設施設計存在很多諸如不合規的疏散布局、不合理的滅火設施等缺陷［11］，多部門協同管理不足往往是這些缺陷的根源。

1.2 管理流程不閉環、管理規范性不足

實驗室用房改造項目管理包括立項、施工圖設計、施工許可、施工管理和竣工驗收5 個環節，各環節在管理流程上缺少制約機制，且普遍存在“重前期管理、輕過程管理”的現象，實踐中帶來了很多問題。①開工不規范，雖然各高校一般都明確禁止私自進行實驗室用房改造，但由于各環節缺少管理制約關系，存在項目未經前期審批也能順利開工的情況；②施工隊伍質量參差不齊，高校房屋改造施工單位水平良莠不齊［12-13］，二級學院實驗室團隊對建筑市場不夠了解，很難遴選到優質的施工單位；③項目驗收不規范，如未經后勤部門（物業）承接查驗、未經基建房產部門竣工備案、未經檔案部門檔案驗收的情況下，二級學院實驗團隊自行組織施工單位會簽驗收單，也能完成財務竣工結算。以上這些問題對改造質量和使用安全造成重要影響，導致實驗室功能升級效益受限，改造資金使用效益不高，且很多實驗室用房改造檔案無據可查，后續管理維護困難。

1.3 信息化建設滯后、師生辦事意見較大

在高校內部職能部門分工高度細化的大背景下，由于實驗室用房改造項目涉及管理部門眾多，二級學院實驗團隊在實施實驗室用房改造項目時會面臨諸多難題。①難以分清不同的改造內容應歸屬哪個部門審批或每個環節需要提供哪些審核材料等；②由于各部門往往辦公地點不集中，需要開啟頻繁“跑腿”“填表”模式，如到財務部門跑預算、到招標部門跑采購、到合同部門跑合同、到實驗室部門跑工藝方案、到基建房產部門跑建設方案、到后勤部門（物業）跑開工手續、到安保部門跑工人進校手續等，每個部門都要填表、申報、審批，各類基礎信息需在各個部門重復填寫，辦事體驗較差，師生意見較大。

2 高校實驗室用房改造項目管理流程構建

實驗室設計和建設水平低是實驗室功能效益發揮不足的重要原因之一，也是實驗室事故發生的重要原因之一［14］。實驗室用房改造建設作為實驗室設計和建設的重要內容，應加強消防等設計管理，將不安全因素消滅在初始階段，對項目全過程各環節做好預控［15-16］。為解決實驗室用房改造建設管理中存在的難題，學校制定了一套房屋改造項目多部門協同、全過程閉環管理的管理流程，并配套開發了管理系統，充分發揮各職能部門的智力資源和技術優勢對實驗室用房改造全過程進行管理服務，有效提升了實驗室改造建設管理水平。

根據實驗室用房改造項目全過程管理需要，系統流程設置立項管理、施工圖設計管理、施工許可管理、施工過程管理及竣工驗收管理5 個功能模塊，每個功能模塊根據實驗室用房改造的特性和建設工程管理的共性又包含若干個功能事項，整體流程架構見圖1。

圖1 實驗室用房改造項目管理流程架構

5 個管理環節縱向上嚴格按照先后執行的邏輯順序，前一個環節未完成則無法進行下一個環節的工作，橫向上用戶可以實時查看所開展項目當前狀態、各環節所需資料及操作要求等。

3 實驗室用房改造項目管理系統功能分析

根據高校內設職能部門職責分工，一般來說，目前國內高校內設職能部門在實驗室用房改造項目中職責分工如表1 所示。

表1 高校職能部門在實驗室用房改造項目管理分工

3.1 立項管理

立項是項目獲得批準的依據，管理重點包括經費來源、改造的必要性、可行性、安全及環境影響等內容。二級學院實驗室團隊在系統中申報建設項目，并直接填報項目基本信息，包括項目名稱、經費預算及來源、項目位置、改造規模、計劃開工及竣工時間、項目負責人及聯系人等信息，同時上傳項目建議書，項目建議書內容包括房屋現狀用途、擬改造內容、改造的可行性及必要性、安全及環境影響、改造對水、電、氣、暖、網等基礎條件的要求、房間布局調整簡圖及預期改造效益等。學校各職能部門根據自身職責反饋審核或指導意見，同時，系統中集成施工圖設計通用的指導意見選項庫，例如施工圖設計單位資質要求、履行政府施工圖審查要求等，職能部門可以在系統中直接勾選，確保二級學院實驗團隊在施工圖設計中不犯原則性錯誤。此環節結束，二級學院才可以開展設計單位的采購，系統方可進入施工圖設計管理環節，確保立項內容合理、合規、可行。

3.2 施工圖設計管理

施工圖設計是實驗室用房改造工程實施的依據，管理重點包括設計單位資質、設計內容、設計概算及建筑物基礎條件承載力等內容。二級學院實驗室團隊在系統中填報設計單位名稱、資質等級并上傳原件掃描件，同時填報施工圖設計概算、設計范圍、設計規模等，系統支持分專業上傳施工圖CAD 版本和PDF 版本。學校各職能部門根據自身職責反饋審核或指導意見，同時，系統中集成施工許可管理通用的指導意見選項庫，例如施工單位及監理單位資質要求、是否需要辦理政府施工許可證等，職能部門可以在系統中直接勾選，幫助二級學院實驗團隊有效準備開工條件。此環節結束，二級學院才可以開展施工單位的采購、支付設計單位相關設計款項，系統方可進入施工許可管理環節，確保設計內容及概算符合立項批復要求，建筑物基礎水、電、氣、暖、網設施滿足改造需求，設計內容滿足消防、節能、環保等政府要求的強制性規范。

3.3 施工許可管理

施工許可管理是把控項目是否已履行各項合規程序的有效手段，管理的重點包括采購情況、施工單位及監理單位資質、施工合同、政府施工許可手續辦理情況、現場情況等。二級學院實驗團隊在系統中填報施工單位及監理單位的名稱、資質并上傳營業執照和資質證書掃描件，填報采購情況并上傳中標（成交）通知書，填報合同關鍵信息并上傳合同掃描件，填報擬改造房屋現場情況并上傳現場照片，需要辦理政府施工許可證的項目還要填報施工許可證信息。學校各職能部門根據自身職責反饋審核或指導意見，同時，系統中集成施工過程管理通用的指導意見選項庫，例如施工時間要求、噪音要求、施工車輛及人員進出要求、施工用水用電要求、施工垃圾清運要求等，職能部門可以在系統中直接勾選，幫助二級學院實驗團隊有序組織施工過程。此環節結束，二級學院方可組織施工單位進場施工，支付施工單位相關預付款，系統方可進入施工過程管理環節，確保二級學院實驗團隊不會違規開工。

3.4 施工過程管理

業主方項目管理決定著項目的最終成果［17］，管理內容包括施工質量、進度、投資及安全文明施工全過程。二級學院實驗團隊在系統中實時填報和上傳進度計劃、安全生產方案、工程變更洽商記錄、材料進場情況、產值、過程質量驗收記錄等信息。職能部門在系統中對施工過程進行實時把關，發現重大偏差及時叫停整改，確保施工又好又快開展。此環節結束，二級學院方可支付施工單位最后一筆進度款，系統方可進入竣工驗收管理環節。

3.5 竣工驗收管理

竣工驗收是評價施工質量的重要手段，包括消防驗收、質量驗收、保修管理、檔案驗收、承接查驗等內容。二級學院實驗團隊在系統中上傳消防設施檢測報告、電氣防火檢測報告、工程竣工驗收報告、工程竣工驗收記錄、房屋建筑工程質量保修書、工程檔案歸檔證明、物業承接查驗合格證明等材料。職能部門對材料完整性和真實性進行審核，審核通過的項目，系統生成竣工查驗合格證明書，二級學院實驗團隊可憑竣工查驗合格證明書辦理財務竣工結算手續。

4 實踐成效

實驗用房改造項目管理流程在我校實行1 年多，全校共開展實驗室用房改造項目150 多個，幾乎每周都有實驗室用房改造項目開展，實驗室用房改造項目管理已成為我校實驗室建設管理的一項重要常態化工作。通過分析150 多個項目的實際情況，涉及電氣線路、房屋布局或消防設備等內容項目有134 個，占項目總數的85%，這些改造內容直接關系到實驗室用房的使用功能，也關系到實驗室用電及消防安全。通過推行該管理流程，學校實驗室改造建設管理水平得以明顯提升。

4.1 實現多部門協同聯動，降低了管理風險

所有實驗室用房改造項目從立項開始到竣工驗收，都由表1 中的多部門協同參與管理，各部門根據自身管理職責和專業特長，對項目進行把關指導，有效降低了管理風險。項目建議書、設計方案、施工過程及竣工驗收都得到了有效管理，影響安全的改造方案，被消滅在萌芽階段，不合理的設計方案、影響投資效益的施工方案以及施工質量缺陷得到了修正和完善，施工管理水平和竣工驗收水準得到進一步提高，施工檔案得到了有效存儲，竣工項目根據要求完成規范的第3 方消防設施檢測、電氣防火檢測，杜絕了實驗室內部私搭亂建及私拉亂接電線等問題，有效降低了項目投資、施工質量、施工安全及工期等方面的風險。

4.2 實現全流程閉環管理，提高了管理效益

受管理系統閉環流程的制約，所有實驗室用房改造項目的立項、施工圖設計、施工許可、施工過理及竣工驗收環節得到了有效管理，每個環節都環環相扣，前一個環節未完成則無法進行下一個環節的工作，有效杜絕了二級學院實驗團隊違規開工、私自改造實驗室等情況，同時，竣工驗收管理等不再發生職能部門缺位的情況，有效確保了項目施工質量合格，杜絕了未經規范驗收就能結算付款等情況，實現了項目全過程的閉環管理，避免了管理漏洞，提高了管理效益。

4.3 優化了管理服務流程，提升了師生辦事效率

通過信息化的管理手段，有效避免了師生在實驗室用房改造項目過程中東奔西跑，真正實現讓師生少跑腿，讓數據多跑腿。項目開始前，師生只需要進入系統按照提示填報相關信息，查看相關流程，無須耗費精力到各個部門咨詢，也無須查閱各類枯燥的管理制度，所有基礎信息在系統內填報1 次，后續流程在系統內均有對應的提示，職能部門審批與提示均在系統內進行，全過程不產生紙質文件，提高了實驗室用房改造的設計與建設效率，師生評價反響較好。

5 結 語

實驗室用房改造項目管理流程關注點是實驗室的設計與建設，旨在服務于實驗室的基礎硬件設施功能提升和安全隱患整治，是當前各類實驗室運行管理系統的重要補充，我校推行的全流程管理，解決了目前高校實驗室用房改造項目管理普遍存在的一些共性難題，可望為其他高校的實驗室建設管理提供新的思考。