后勤現(xiàn)代化管理中的信息孤島及應(yīng)對探索——以北京H大學(xué)后勤管理應(yīng)用為例

李建華 張 璋

后勤現(xiàn)代化管理中的信息孤島及應(yīng)對探索——以北京H大學(xué)后勤管理應(yīng)用為例

李建華 張 璋

[北京化工大學(xué)]

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使全社會信息互聯(lián)互通邁入了新的發(fā)展階段。高校作為科研創(chuàng)新的排頭兵，無論教學(xué)還是后勤保障，都逐步納入了各種信息化管理手段。新冠病毒疫情的持續(xù)，對傳統(tǒng)的高校后勤管理提出了創(chuàng)新要求。以往的以人為主、各部門分布管理的體系，需要有機地串聯(lián)，消除信息孤島，實現(xiàn)“大后勤”為視角的集成信息管理平臺。本文以北京H大學(xué)后勤服務(wù)集團架構(gòu)為例，提出搭建集成信息平臺的探索思路，解決部分后勤管理工作中的痛點，從而切實提高后勤保障水平，以期對遇到類似問題的管理部門能有一定的借鑒。

信息化；信息孤島；信息平臺

前言

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使全社會信息互聯(lián)互通邁入了新的發(fā)展階段。以習(xí)近平同志為核心的黨中央緊抓歷史機遇，以高瞻遠矚的眼光，系統(tǒng)謀劃、統(tǒng)籌推進數(shù)字中國建設(shè)進程。2021年，《中華人民共和國國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠景目標綱要》專篇部署“加快數(shù)字化發(fā)展，建設(shè)數(shù)字中國”[1]，要求各地區(qū)各部門扎實推進數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)字技術(shù)和數(shù)字社會建設(shè)。高校作為科研創(chuàng)新的排頭兵，無論教學(xué)還是后勤保障，都已逐步納入各種信息化及數(shù)字化管理手段，這不單是效率水平提升的需求，更是高校獨有的探索創(chuàng)新本質(zhì)的體現(xiàn)。新冠病毒疫情的持續(xù)，對傳統(tǒng)的高校后勤管理提出了創(chuàng)新要求。以往可以隨時面對面交流和溝通的辦公管理模式，被各種APP或網(wǎng)絡(luò)流程替代。在體會其便利性后，逐漸為師生接納并習(xí)以為常。現(xiàn)階段高校集成了行政、科研、教學(xué)、住宿、餐飲、商業(yè)、醫(yī)療、能源、物業(yè)、交通等眾多組成部門，可作為社會的縮影模型。特別是后勤保障部門，業(yè)務(wù)涉及除教學(xué)科研以外的各行各業(yè)，以往的以人為主、各部門分布管理的體系，需要有機地串聯(lián)，消除信息孤島，實現(xiàn)“大后勤”為視角的集成信息管理平臺。本文以北京H大學(xué)后勤服務(wù)集團架構(gòu)為例，提出搭建集成信息平臺的探索思路，解決部分后勤管理工作中的痛點，從而切實提高后勤保障水平。

一、 研究背景

（一）管理架構(gòu)分析

后勤服務(wù)集團采用類似事業(yè)部制管理架構(gòu)，將職能板塊稱為某中心，如食堂業(yè)務(wù)為“餐飲中心”。這種事業(yè)部系統(tǒng)結(jié)構(gòu)在后勤黨總支或集團正副總經(jīng)理為最高領(lǐng)導(dǎo)層集權(quán)的基礎(chǔ)上，根據(jù)業(yè)務(wù)分類建立了多個從事不同業(yè)務(wù)的下級部門。在最高領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)職能部門的總體決策下，各下級部門可實行相對獨立的領(lǐng)導(dǎo)和管理。這樣，整個組織政策的確定和控制是集中的，具體的政策和應(yīng)用又是相對分散的。這種管理架構(gòu)是自上而下的，各下級部門內(nèi)部也采用相同的管理架構(gòu)。以其中的能源動力及維修中心板塊舉例，其架構(gòu)如圖1所示。

后勤服務(wù)集團采用類似事業(yè)部制管理架構(gòu)是由其業(yè)務(wù)板塊多、業(yè)務(wù)面廣決定的。縱向方面可按“政策集中、經(jīng)營分散”原則，處理集團決策層與下屬業(yè)務(wù)中心的關(guān)系。隨著事業(yè)部制的實施，集團決策層可擺脫日常行政事務(wù)，集中精力研究制定后勤集團層面各種戰(zhàn)略和政策，將最大管理權(quán)限下放給各中心，使中心能夠根據(jù)集團整體經(jīng)營目標、政策和制度獨立運作，充分發(fā)揮各中心的積極性和主動性。各中心有自己的管理架構(gòu)并獨立運營，相當(dāng)于一個小而完整的企業(yè)，中心負責(zé)人則可以經(jīng)歷高級管理人員面臨的各種考驗，這樣有利于培養(yǎng)管理人員、發(fā)展儲備干部。后勤集團各中心之間通過年底業(yè)務(wù)考核，有一定的比較和競爭，由此增強集團活力，促進各項業(yè)務(wù)的全面發(fā)展。

事業(yè)部制的管理架構(gòu)下因為各中心業(yè)務(wù)交叉少、經(jīng)營管理獨立，集團決策管理層接受信息來源多，缺乏連貫性。集團的決策管理層如何對復(fù)雜的信息進行分析，為下一步發(fā)展做出正確的判斷，是事業(yè)部制的管理架構(gòu)面對的主要問題。

（二）信息孤島成因

2017年到2021年，我國網(wǎng)民從約7.72億增長到約10.32億，互聯(lián)網(wǎng)普及率也由55.8%升至73%. 隨著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展以及全球數(shù)字化發(fā)展與數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以往傳統(tǒng)的面對面交流和溝通的辦公管理模式，被各種APP或網(wǎng)絡(luò)流程替代。我國電子政務(wù)在線服務(wù)指數(shù)在全球排名已提升至第9[2]，“掌上辦”“指尖辦”等網(wǎng)上辦公服務(wù)使業(yè)務(wù)辦理“最多跑一次”，平均承諾時限壓縮一半以上。疫情幾年加速了數(shù)字化和信息化的進程，有力支撐了疫情下的經(jīng)濟社會發(fā)展和公共服務(wù)業(yè)務(wù)開展。北京H大學(xué)建立的“智慧校園”，以互聯(lián)網(wǎng)平臺為基礎(chǔ)，將校內(nèi)科研、教學(xué)、行政、生活通過各種應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)整合到校園官方主頁。2019年北京H大學(xué)又上線了校園企業(yè)微信，將原有網(wǎng)頁版“智慧校園”與微信端應(yīng)用模塊結(jié)合，大部分網(wǎng)辦事項實現(xiàn)移動辦公。信息化各模塊在建立之初的設(shè)計思路，是某部門根據(jù)所轄業(yè)務(wù)為特定辦事功能服務(wù)。隨著模塊數(shù)量和規(guī)模的擴大，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和標準規(guī)范，數(shù)據(jù)資源和辦事流程以各種形態(tài)割裂在不同的應(yīng)用中，信息化模塊間普遍存在的相對獨立性，容易形成“系統(tǒng)孤島”。高校運行管理事項組成復(fù)雜，各部門推進工作往往需要齊心合力，共同掌握某些信息，再從中摘抄或填報各自所需數(shù)據(jù)。各自為政建設(shè)的信息模塊，其獨立性使某些重復(fù)性數(shù)據(jù)要在不同模塊反復(fù)登錄，信息無法實現(xiàn)互通共享，形成“數(shù)據(jù)孤島”。隨著孤島數(shù)量的增加，管理和維護投入不足，某些系統(tǒng)最終不再維護更新，用戶體驗感的下降，信息化應(yīng)用失去了吸引力。因此信息孤島從本質(zhì)上看，是信息化建設(shè)和系統(tǒng)部署過程中各自為政、缺乏統(tǒng)一規(guī)劃造成的。[3]

（三）工作需求背景

后勤服務(wù)集團承擔(dān)了校園樓宇物業(yè)、基本伙食食堂、能源動力運行、校區(qū)擺渡車輛、文印商貿(mào)管理等后勤保障工作。除日常經(jīng)營生產(chǎn)業(yè)務(wù)，尚需對接校內(nèi)、校外各級行政管理部門，承擔(dān)部分行政職能。集團內(nèi)，物業(yè)接師生報修后對校園維修反饋信息；校內(nèi)，能源數(shù)據(jù)對接國資處和節(jié)能辦，文印試卷和擺渡車頻次對接教務(wù)處；對外，餐飲經(jīng)營對接衛(wèi)生檢疫部門，能源運行對接城管委等。龐大又相互關(guān)聯(lián)的信息流轉(zhuǎn)和數(shù)據(jù)需求，對后勤服務(wù)集團管理決策提出了更高要求，急需通過成熟的信息化管理軟件及模塊提升決策效率。

（四）政策支持

北京H大學(xué)作為我國最早接入Internet的高校，緊跟國家網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展腳步，堅持推進“智慧校園”建設(shè)。依據(jù)《信息化建設(shè)管理辦法》規(guī)定，為進一步加強學(xué)校信息化建設(shè)項目規(guī)范管理工作，北京H大學(xué)信息辦定期開展年度信息化建設(shè)項目申報。信息化建設(shè)項目重點支持以數(shù)據(jù)共享為核心的信息系統(tǒng)建設(shè)，所建信息系統(tǒng)需向?qū)W校數(shù)據(jù)共享平臺提供數(shù)據(jù)接口，同時需規(guī)劃系統(tǒng)信息安全；并組織相關(guān)部門和校外專家對申報項目的技術(shù)方案和可行性進行評審，以達到切實發(fā)展校園信息化建設(shè)，消除信息孤島的目標。

二、消除信息孤島應(yīng)對探索

后勤服務(wù)集團為降低信息傳遞阻礙，增加信息全面性，消除內(nèi)部信息孤島，提高決策準確性與執(zhí)行效果，探索了不同方法。設(shè)立定期例會制度，集團決策層及各業(yè)務(wù)中心負責(zé)人參會。各中心負責(zé)人按順序通報階段性重點工作開展和完成進度、存在的問題和解決建議、下階段工作計劃及配合需求。決策層研判下階段重點難點工作，向各中心傳達精神、布置任務(wù)并明確質(zhì)量要求。開展定期例會能統(tǒng)一集團整體思想，確保集團決策貫徹落實，協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)中心共同推進業(yè)務(wù)。對于發(fā)現(xiàn)存在的矛盾和疑難，通過交流商討，找到解決措施。例會制度因周期性，對期間偶發(fā)、突發(fā)事件的信息傳遞和決策處置，略顯機動性不足或研判滯后。疫情期間因疫情防控、校園封閉、員工感染等因素，線下周期例會開展有一定難度。線上辦公流程制度，由企業(yè)微信搭建或連接第三方開發(fā)的信息模塊，隨時進行信息傳遞。已建立的信息模塊分為：審批申報類、信息收集類、經(jīng)營預(yù)約類，如表1所示。行政審批申報類主要涉及人事調(diào)動、公文簽章、物資采購等行政方面人、財、物的管理，或自上而下實現(xiàn)重要決策各中心流轉(zhuǎn)簽收，或自下而上實現(xiàn)工作計劃逐層審定批復(fù)，其流程如圖2所示。信息收集類如員工進出校、疫情晨午晚健康監(jiān)測、運行維修巡視記錄等，通過分散填報集中收集，由數(shù)據(jù)需求部門分析計算后，為集團決策層或其他行政部門提供決策依據(jù)。經(jīng)營預(yù)約類如擺渡班車預(yù)約、運動場館預(yù)約、小炒餐廳預(yù)訂等，方便經(jīng)營部門根據(jù)客流需求，調(diào)整經(jīng)營資源，降低經(jīng)營成本。

表1 現(xiàn)有管理信息模塊舉例

類型信息模塊 行政審批申報機關(guān)發(fā)文及文件呈報 采購及報銷申請 加值班及請假申請 信息收集類校園通行申請 后勤員工健康監(jiān)測臺賬 部門及員工評優(yōu)投票 運行巡視記錄 經(jīng)營預(yù)約類校園通勤班車預(yù)約 運動場地預(yù)約

圖2　采購報銷流程示意圖

以上探索的目的，是基于適應(yīng)管理架構(gòu)，梳理手續(xù)流程并簡化信息傳遞中的無效重復(fù)，實現(xiàn)減少信息孤島提升管理效率的目標。[4]因此，加大信息建設(shè)投入，加強平臺頂層設(shè)計，逐步完善系統(tǒng)功能，統(tǒng)一規(guī)劃綜合平臺，鏈接各信息孤島，是下一步主要探索的方向。

三、 集成信息平臺構(gòu)建設(shè)想

后勤服務(wù)集團決定以修繕工程中心為試點，構(gòu)思搭建集成信息平臺。修繕工程中心承擔(dān)北京H大學(xué)三處校園的供排水、供冷暖、供電的基礎(chǔ)能源動力運行保障以及校園日常維修工程。按照類似事業(yè)部制管理架構(gòu)，分三校區(qū)運行班組、技術(shù)工程師、人事財務(wù)庫房行政辦公室。中心在疫情期間開始進行信息化辦公探索，已建成的信息平臺及需求如表2所示。

表2 修繕中心已有模塊及數(shù)據(jù)需求

已有模塊模塊數(shù)據(jù)需求使用部門 集團用章申請人員、文件內(nèi)容辦公室、工程師 中心采購及報銷審批人員、物資、資金辦公室、工程師、班組 中心工程開工及驗收結(jié)算審批物資、審計、資金、地點辦公室、工程師 中心設(shè)備巡檢記錄人員、設(shè)備、運行數(shù)據(jù)、地點工程師、班組 校園維修報修服務(wù)人員、物資、地點、完工班組 中心加值班審批人員、時間、事件辦公室、工程師、班組 公共浴室洗浴人員、時間、能源數(shù)據(jù)工程師 設(shè)備設(shè)施統(tǒng)計平臺設(shè)備、地點工程師、班組 中央配電室電力監(jiān)控系統(tǒng)設(shè)備、地點、能源數(shù)據(jù)工程師、班組 校園樓宇自控平臺設(shè)備、地點、能源數(shù)據(jù)工程師、班組 校園節(jié)能監(jiān)管平臺設(shè)備、地點、能源數(shù)據(jù)工程師、班組 GIS校園管網(wǎng)地圖系統(tǒng)地點、能源數(shù)據(jù)工程師、班組 中心資料電子檔案系統(tǒng)人員、物資、設(shè)備、圖紙辦公室、工程師、班組 中心庫房進銷存管理系統(tǒng)人員、物資、資金辦公室、工程師、班組

基于統(tǒng)計表分析，修繕工程中心現(xiàn)具有一定數(shù)量規(guī)模的信息系統(tǒng)，模塊面對中心不同的職能用戶，調(diào)取的數(shù)據(jù)具有很多共通性，具備整體規(guī)劃搭建統(tǒng)一信息平臺的條件，消除部門內(nèi)部信息孤島，設(shè)計思路如圖3所示。最后，整合后的統(tǒng)一信息平臺尚需設(shè)置集成展示頁面，展示關(guān)鍵數(shù)據(jù)變化，顯示異常數(shù)據(jù)警示，引導(dǎo)不同用戶準確快捷進入所需模塊。

四、 結(jié)語

本文針對北京H大學(xué)后勤服務(wù)集團后勤服務(wù)管理水平提升中遇到的信息化建設(shè)及隨之產(chǎn)生的“信息孤島”問題進行了分析，并對某一業(yè)務(wù)板塊的“信息孤島”提出了一體化信息平臺建設(shè)設(shè)計思路。未來網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將繼續(xù)由信息化向智能化發(fā)展，計算機輔助建模將更加有利于一體化信息平臺的設(shè)計，減少軟硬件平臺維護成本，提高運行管理效率，提升后勤服務(wù)保障能力。希望通過本文的探索，為高校后勤信息化建設(shè)提供一些有益的思路，為未來辦公智能化發(fā)展建立良好契機。

[1]王春暉.加快數(shù)字化發(fā)展，建設(shè)數(shù)字中國[J].經(jīng)營管理者,2021(05):1.

[2]張嘉毅.國家網(wǎng)信辦發(fā)布《數(shù)字中國發(fā)展報告（2021年）》[J].科技中國,2022(09):103.

[3]林志明,宋君.當(dāng)前地方政府?dāng)?shù)字治理的困境與突破路徑[J].中國管理信息化,2022,25(19): 213- 218.

[4]郭金元,陳志霞.信息技術(shù)治理繁文縟節(jié)的二元悖論及其反思[J].電子政務(wù),2022(04):101-113.

（責(zé)任編輯：胡新龍）