智慧校園角度的高校財務信息化

李硯超

（武漢理工大學，湖北 武漢 430070）

教育事業發展關系著國家發展，近年來我國高校不斷擴招，劇增的生源給高校帶來了壓力，也給財務管理帶來新的挑戰。隨著信息系統高速發展，大數據、人工智能等技術被普遍應用，給高校發展帶來契機。在當前時代下，高校通過信息技術優化財務工作流程，有效提高高校管理水平。在智慧校園的時代下，通過財務信息化建設有助于讓高校財務管理流程更加科學，大幅提高高校財務工作效率。但是智慧校園時代也給財務信息化建設帶來新的問題，有必要對相關問題進行研究。

一、高校財務信息化的目標與思路

（一）高校財務信息化的目標

在信息化時代越來越多高校開展智慧校園建設，在智慧校園下需要通過優化財務信息化體系，確保高校各項工作都能夠適應時代發展的要求，使財務信息化滿足智慧校園發展的要求，最終實現財務與業務的一體化管理，具體而言，高校財務信息化建設目標包括以下方面。

第一，業務處理信息化。業務處理信息化是在業務各環節通過信息系統開展管理，包括結算方式網絡化、預算控制精確化等。只有確保各環節工作實現規范化、信息化、透明化，重視資源的交互與共享，才能確保財務為業務開展提供必要的支持，確保財務工作流程更加規范。例如通過建立財務信息系統，將科研管理、人事管理等系統和財務系統銜接，構建無縫銜接的數據采集平臺，確保各類數據統一、完整，讓財務為各項業務流程的處理提供信息化支持。

第二，核算的自動化。在智慧校園時代下，財務數據在錄入系統之后能夠自動生成憑證，大幅減少財務人員的工作量。同時通過銀校互聯系統，能夠解決銀行資金電子劃轉的問題，由銀校互聯系統直接劃轉相關資金，大幅降低工作強度，防范風險。

（二）高校財務信息化的思路

智慧校園下高校財務信息化建設是一項長期性工作，也是循序漸進的過程，要結合高校工作的實際情況以及高校的發展戰略，在尊重高校財務工作實際的基礎上，循序漸進推進財務信息化建設。

第一，構建財務信息交換平臺。財務部門作為高校財務信息的中樞，各部門對財務信息都有一定需求。高校要確保所獲取的各類信息的準確，實現對各類信息的高效傳輸與管理，避免信息孤島問題發生的可能性。高校通過建立健全信息溝通機制，讓各類信息能夠得到及時傳遞、整理，通過建立完善的信息管理平臺，讓各部門能夠及時獲取所需要的信息。高校要讓財務部門能夠實現對信息共享以及信息流通的作用，例如通過建立信息平臺的方式，讓財務部門和資產使用部門的信息實現共享，確保相關信息能夠得到及時更新，讓財務部門能夠及時掌握資產的情況，采購部門也能夠據此分析是否需要進行采購。

第二，實現信息系統之間的融合。高校在財務信息化建設時，要讓財務系統和其他系統實現融合。例如將學生收費系統和資金結算系統、獎學金發放系統之間和銀行賬戶信息進行自動更新與傳遞，學生每天的收退費業務事項都能夠傳遞到財務系統中自動生成憑證入賬[1]。又如通過工資系統與財務系統的對接，工資系統自動傳遞、更新職工的相關信息。在工資系統中定義憑證模板，將每次發放工資的數據在財務系統中直接生成憑證。

第三，實現財務系統與校內外相關系統的融合。在財務信息化的模式下，通過建立數據標準與數據共享中心，能夠讓數據和相關主體實現互聯。例如電子離校系統和財務系統互聯，財務系統中的收費系統數據能夠及時傳遞給離校系統，讓中途退學、轉學、畢業的學生不需要拿著單據去各部門蓋章，僅需要由財務未結清的學生到財務窗口辦理結清手續。又如在財務系統與校外系統進行互聯時，通過銀校互聯系統自動開展對賬等業務，提高財務人員工作效率。

二、高校財務信息化發展問題

第一，人員素養無法適應財務信息化建設。開展財務信息化建設是一項較為復雜的工作，要求人才支持。但是當前部分高校的人員無法適應智慧校園建設要求，各部門成員無法全面參與并配合到智慧校園的建設流程中，智慧校園在建設過程中困難重重。

第二，內控流程不完善。在信息化下內控流程要將內部控制的相關工作由信息系統開展管理，通過信息化的流程有助于讓所有經濟業務事項都借助信息系統進行管理。但是部分高校的內控流程中還存在大量手工操作，無法充分通過信息系統開展管理，工作效率下降。

第三，建設規范不完善。財務信息化建設要規范數據規范、信息標準規范等相關規范，但是部分高校在財務信息化建設的過程中各部門之間信息相互獨立，數據標準不統一。例如在數據傳遞的過程中，很多高校還采用微信、QQ等聊天工具進行傳遞，沒有形成標準化的數據傳遞機制。

第四，軟硬件建設不完善。首先，在軟件建設方面部分高校未建立規范的硬件體系，也不對硬件及時更新。其次，在軟件建設方面部分高校未形成規范且合理的軟件體系，例如針對軟件中的報銷系統等系統建設不力，人員工作量較大。

三、智慧校園角度的高校財務信息化建議

（一）完善人員建設

第一，建立信息化建設的項目領導小組。智慧校園下的財務信息化建設是一項龐大與復雜的工程，在建設過程中要求學校對各部門崗位職責進行細化分類，并對業務流程進行明確。高校應該形成統籌協調的建設規范，有效推進財務信息化建設工作。財務信息化建設不僅涉及財務部門，還包括教務處、后勤處、科研處、教學機構等相關部門，涉及眾多的人員。若各主體各自為政、相互推諉將阻礙財務信息化的建設。高校要成立財務信息化建設的項目領導小組，對建設過程進行統籌領導和管控。項目領導小組的領導成員由校長、分管財務的副校長、分管計算機中心的副校長等參與其中，負責全面領導和統籌安排財務信息化建設。項目領導小組的組員由財務部負責人、計算機信息中心負責人以及其他各部門負責人參與其中，負責對財務信息化工作進行統籌管理，開展信息化建設標準的確定，結合各部門的情況建立信息化的管理流程和數據標準。

第二，重視人才隊伍建設。隨著智慧校園下財務信息化平臺建設，部分教職工可能會對財務信息化建設產生抵觸情緒，部分財務人員可能無法了解財務信息化操作具體要求，因此有必要提升全體員工的專業素養，重視人才隊伍建設。

首先，對普通教職工加強培訓，讓其認識到財務信息化建設的重要價值，擺脫傳統思維限制，通過學習財務信息化平臺操作流程，了解財務信息化平臺的工作要求，給各環節管理帶來便捷性、安全性，讓人員知道只有提高自身能力，才能適應時代發展，避免被社會淘汰問題[2]。其次，對系統操作人員定期開展數據維護與信息升級的培訓，讓其了解財務信息系統技能，并將理論和實踐結合應用到工作中。再次，財務人員要讓其形成愛崗敬業的精神，強化財務人員的服務意識以及數據保密意識，讓財務人員在工作中具有責任心，避免數據管理不當產生的問題和風險，確保高校實現健康發展。最后，高校在對人員進行大力培養的基礎上，還應該重視對人才引進，引進一批既懂計算機專業知識又懂財務知識的復合型人才，讓其了解軟件技術、系統維護、財務流程管理等方面知識，為財務信息化體系的建設提供有力支持。

（二）改進內控流程

第一，預算內部控制信息化。預算信息化作為高校財務信息化中最重要的組成部分之一，預算貫穿于高校各項經濟業務事項，預算內部控制也是內部控制工作的首要環節。在預算信息化中，高校要形成完善的內部控制機制。

首先，成立預算管理委員會對高校各項預算工作負責統籌領導，審議預決算的相關規定和流程，針對預算工作進行分析，促使預算能夠得到全體員工配合。其次，高校要建立完善的預算管理信息系統，讓各部門數據能夠在信息系統進行查詢。各部門可以在信息平臺開展預算編制，并通過預算數據庫查詢預算的相關數據，確保所編制的預算更加科學。最后，按照公開透明的原則，結合各項資金管理要求對預算項目進行合理分類，將預算分為不同的類別。在預算管理中，通過信息系統對預算形成規范、嚴謹的控制機制。在預算項目支出時，要由分管領導進行審核，并由財務部門進行二次審核。在審核的流程中，相關人員能夠通過信息系統查看預算余額、已發生額等信息，通過對預算信息形成嚴格的監督控制機制，確保預算管控流程更加規范且科學。

第二，收支業務的內部控制信息化。首先，在收支流程中要由信息系統根據不同的金額進行分類別審批。通過完善支付制度，明確相應的報銷規則和審核方案，有效控制管理中可能出現的風險。高校要建立收支管理信息系統，將信息系統和銀行系統銜接，自動核對收入。在支出管理中，要形成以票控費的管理機制對各類票據審核實現信息化。其次，在報銷審批流程中，要由報銷人員提出申請，并經過分管領導審批之后才能執行相關事項。在執行后應在信息系統中根據系統提示填寫申請，經過審批提交至財務部門審核。例如差旅費的報銷中，要在系統中由出差員工提出申請，由直管領導與分管領導批準之后才可執行。差旅費的報銷要明確人員的報銷限額。例如在北京市出差，住宿費報銷標準為：部級每日1100元，司局級每日650元，其他人員每日500元。最后，在支出流程中要在信息系統中確保相關支出信息經過備案且符合預算，在事項發生之后能夠在信息系統中走報銷流程，提高報銷效率。

第三，采購內部控制信息化。在采購信息化流程中，相關人員要了解采購規定及預算執行規定，嚴格按照預算項目開展采購。首先，加強對人員的管理。在開展政府采購中，要針對集中采購、零星采購的相關規定進行培訓，并要求在驗收環節由專人對貨物的質量進行檢驗，以保障采購質量。其次，建立完善的采購信息系統、在采購信息系統中，資產使用部門在提出采購申請之后，要由采購部門討論并給出相應的評價，確實需要采購的開展采購，確保采購流程得到規范化管理。在采購工作開展之前，要在信息系統中錄入相關資料，包括供應商資料等信息。與供應商簽訂合同之后，將合同錄入信息系統，以便日后查詢。采購的貨物到達高校并經過驗收之后，要及時登記并錄入信息系統中。

（三）明確建設規范

第一，建立數據交互的規范。高校在傳遞數據時，要轉變傳統由紙質傳遞之后人工錄入電腦的方式。長期以來很多高校在傳遞各類信息時，還通過QQ、微信等方式以傳統的渠道發送Excel表格傳遞數據，不僅可能存在信息泄露的風險，還存在耗時長、效率低的問題，且不同部門所需要數據的內容有較大差異，各部門數據不能通用，造成數據反復收集的問題，可能導致高校師生產生抵觸情緒。建立信息交互平臺有助于適應高校的發展，是智慧校園下健全財務信息系統的必要措施。在傳統的模式下，存在招生處的報道數據和教務處注冊學籍數據不一致，財務處繳費數據與招生處教務處等不一致等問題。在智慧校園下建立財務信息系統，有助于建立以財務信息為中心的數據交互平臺，將不同的信息有效結合，實現信息的共享，滿足各部門對數據的需求。

第二，明確信息化建設標準。高校在管理工作中，教學、科研、人事、財務等各部門都要采集數據。傳統的模式下各部門數據相互獨立，且由于數據采集渠道不同，可能會產生數據不準確等問題，在這一過程中耗費大量人力核對數據，并排查數據中所存在的問題。在智慧校園的時代下，要通過在校內建立統一的信息化規范，建立標準的信息系統，以學校現有的信息資源為基礎，從各部門數據需求出發做好統一規劃，避免校各部門之間由于系統數據標準不一樣導致無法銜接的問題[3]。高校在建立信息系統時，要從人、財、物的視角全面出發，分析各環節的問題與缺陷，按照信息化標準改進問題，并通過加強標準化建設形成通用的數據，實現信息的整合。

（四）強化軟硬件建設

第一，重視硬件建設。高校要建立健全硬件系統，考慮高校各項工作特殊性，通過硬件網絡對信息進行傳遞。高校要及時更新各類硬件，確保信息安全。同時高校對各類數據要進行及時備份，通過硬件備份方式保障數據安全。

第二，重視軟件平臺建設。在智慧校園的背景下，高校要將財務信息化建設作為重點，首先，將核心業務流程實現信息化管理。高校的核心業務流程包括經費收支、核算等方面。在業務流程的信息化管理中，要立足于智慧校園建設注重財務與相關職能部門之間的溝通，以此提高財務人員工作效率，解放大量人員。高校財務處理的信息較為復雜，采用手工處理方式無法適應時代發展的要求。通過對業務流程進行改革的方式，有助于讓高校有效利用各類數據。通過建立開放性良好、安全性高的身份認證系統，讓各系統之間實現無縫銜接以及信息共享，確保數據統一。

例如高校可以讓財務部門和科研部門的信息系統建立接口，讓財務部門和科研部門進行溝通，讓財務部門及時對研發工作進行監督。同時，要借助信息系統開展數據分析，讓高校能夠全面使用各類信息實現信息資源的共享，通過財務系統為人員提供多維度的信息查詢，包括工資查詢、經費查詢、學費查詢、經費到賬查詢、網銀支付信息查詢等，并且可以讓高校決策部門借助信息系統及時了解高校各項資源情況，對各類數據進行分析，掌握高校管理動態。

其次，要建立多功能的應用平臺。為響應智慧校園建設給高校師生帶來的便利，高校財務信息化建設應滿足多方位服務需求，包括開展薪酬查詢、報銷進度查詢、信息公開等方面服務，并通過財務信息網將高校的教務處、資產處、人事處、學工部等各部門之間系統實現銜接，解決信息孤島問題。

再次，建立網上預約報銷系統。網上預約報銷系統的作用能夠為報銷人開展預約報銷，解決高校存在的單據填制錯誤被打回或領導出差等原因無法審批，導致報銷效率低下、報銷困難等問題。在網上報銷系統中，報銷人員登錄系統后能夠填寫報銷內容，并由財務人員在網上審核或通過移動端進行審批，審核通過之后到指定窗口辦理業務。通過這一方式大幅縮短了報銷人員報賬時間，同時報銷人員在網上報銷時能夠在信息系統中查詢相關項目以及報銷額度，報銷人員的報銷效率更高。在報銷人員的報銷項目經過審核之后，能夠通過信息系統自動生成憑證，大幅降低了財務部的工作量，并提高了各項數據處理的效率。網上報銷系統還有助于自由預約，避免報銷人排隊的問題，以此大幅提高教職工和財務人員工作效率。

最后，建立銀校互聯系統。在智慧校園下開展財務信息化建設，要通過銀校互聯，讓財務部門和銀行實現有效銜接，實現銀行資金劃轉的自動化，有效提高轉賬效率，避免在轉賬中親自排隊或報銷時間過長的問題，并通過減少憑證流動、降低操作工作量等方式，提高工作效率。在對賬時不需要人工操作，僅需要將記賬數據與銀行賬單進行自動校對，有助于提高核對規范性，形成更便捷管理流程，大幅提高工作效率。

四、結束語

本文對智慧校園下的財務信息化建設進行分析，認為財務信息化作為高校信息化的重要組成部分，是智慧校園建設重要環節。通過建立符合高校要求的財務管理信息系統，有助于解決財務工作中所存在的問題。在為高校開展財務信息化建設中，要充分利用智慧校園建設帶來的機遇，構建更科學、完善的財務信息化體系，解決傳統財務管理工作中所存在的問題，為高校財務工作效率的提高奠定基礎。