基于施工企業(yè)視角的工程項目簽證管理研究

楊衛(wèi)超

（上海公路橋梁（集團）有限公司，上海 200433）

工程簽證是指在項目實施過程中，針對經(jīng)濟損失、技術(shù)或設(shè)計臨時性修改以及工期延誤等原因造成的費用問題，由建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位達成共識的合同外補充協(xié)議[1-2]。當前建設(shè)工程施工市場競爭激烈，已經(jīng)潛移默化地形成“低中標、勤簽證、高結(jié)算”的工程管理模式。因此，加強施工企業(yè)工程簽證管理，可以控制項目工程造價，最大程度地保障企業(yè)的合法權(quán)益，為企業(yè)創(chuàng)造效益。

在項目建設(shè)過程中，由于施工單位對工程簽證管理的重視程度不足[2,3]，施工合同簽訂雙方缺乏合同遵循意識[2]，簽證涉及事項復雜、專業(yè)性強[3]，沒有及時完成必要簽證程序[1,4]等原因，經(jīng)常導致簽證內(nèi)容不規(guī)范、不真實、不準確、不完整[1-2]。因此，施工單位在產(chǎn)生合同糾紛時無法提供證據(jù)文件[3]，最終影響項目實施，增加項目成本管理難度，甚至引發(fā)索賠風險[5]。

為了提高施工企業(yè)的工程簽證管理能力，降低工程結(jié)算糾紛和現(xiàn)場簽證風險，學者們多從完善法律法規(guī)[3]、制度及流程[1,2,5]，嚴格設(shè)計管理、現(xiàn)場管控[5]，加強造價知識培訓[1]，提高管理人員素質(zhì)[5]，核查簽證內(nèi)容[2]等方面探索工程簽證管理的有效方法。例如，吳冰和張星（2013）從法律合同的視角，分析工程結(jié)算中現(xiàn)場簽證風險的應(yīng)對措施，重點通過完善法治建設(shè)、加強雙方互諒來控制簽證風險[3]。吳春明（2018）從造價審計的角度出發(fā)，探討簽證的本質(zhì)屬性及審計途徑，總結(jié)審計過程中發(fā)現(xiàn)的簽證問題，提出簽證分類控制、流程控制的管理辦法[6]。但是，這些研究缺少從施工企業(yè)的視角出發(fā)，基于實際工程的內(nèi)部審計和訴訟經(jīng)驗，探討工程簽證的管理問題及解決措施。因此，本研究從施工企業(yè)的視角出發(fā)。結(jié)合實際施工管理中的經(jīng)驗，分析工程簽證管理的問題所在，并有針對性地提出工程簽證的管理策略，以期為施工企業(yè)的工程簽證管理提供經(jīng)驗借鑒，保障企業(yè)經(jīng)濟效益。

1 依托項目背景

河南省G107（二期）工程是政府付費授權(quán)社會資本方主導的PPP 項目，以D-BOT 模式運行，已決算審計金額作為施工結(jié)算的項目。在項目建設(shè)過程中，存在以下幾種變更簽證的風險：①該項目中缺乏中標工程量清單，僅有中標前政府批復的施工圖預(yù)算，公路工程概預(yù)算編制辦法與標準施工工程量清單編制文件有較大的差異，在簽證過程中無法參照合同確定該部分工作的實際單價。②該項目的項目公司為社會資本方控股，政府授權(quán)實施該項目，項目公司的職權(quán)范圍受政府監(jiān)管，對于部分變更簽證的簽字權(quán)限存在模糊性，在審計結(jié)算中存在風險。③該項目為項目公司決算審計，沒有跟蹤審計，變更簽證存在審減風險，且該變更簽證因間隔時間較長，無法補充資料可能導致施工單位經(jīng)濟損失。

2 工程簽證及其問題

2.1 工程簽證的本質(zhì)及形式

工程簽證的本質(zhì)是補充合同，對超出合同中約定的工程量、工期、費用、損失等進行單獨評價，經(jīng)過建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位各方書面確認，可以成為工程結(jié)算的依據(jù)。即在施工過程中必須發(fā)生，但合同、圖紙、變更、預(yù)算或取費中沒有明確包含的部分內(nèi)容，均可以通過工程簽證的形式進行補充。

簽證的形式主要包括工程經(jīng)濟簽證、工程技術(shù)簽證、工程工期簽證三種。工程經(jīng)濟簽證，主要是過程中場地、環(huán)境、涉及變更、施工圖錯誤、合同缺陷、業(yè)主要求等方面造成經(jīng)濟損失的簽證；工程技術(shù)簽證，主要是施工組織設(shè)計方案、技術(shù)措施的臨時性修改，其中重大變化需征得設(shè)計人員同意；工程工期簽證，主要是因材料、設(shè)備進退場時間或者業(yè)主等原因造成的延期開工、暫停開工、工期延誤的簽證，在工期延誤罰款時起著很大作用[7]。

2.2 工程簽證管理問題

（1）重視程度不足

工程簽證作為一種極其重要的履約證據(jù)[2,5]，既是施工合同的補充資料，又是結(jié)算審核的重要依據(jù)，同時也是保證各利益相關(guān)方權(quán)益的關(guān)鍵材料，是項目成本控制的重要環(huán)節(jié)[1]。然而，在實際項目施工過程中，經(jīng)常出現(xiàn)施工企業(yè)忽視工程簽證管理的問題。在面對設(shè)計變更、工期延誤以及技術(shù)方案修改等情況時，施工企業(yè)在完成業(yè)主單位的指示后，并沒有及時地完成工程簽證的流程。在后期整理與簽證相關(guān)的材料時，依靠回憶、估計來補充缺失內(nèi)容，導致簽證的可信度下降，甚至結(jié)算時無法提供簽證證據(jù)資料，影響結(jié)算審核及項目的成本控制。

（2）簽證描述模糊

由于施工企業(yè)人員對于總包合同以及分包合同不夠熟悉，在工程簽證發(fā)生時，無法區(qū)分簽證內(nèi)容與合同義務(wù)內(nèi)容是否重復，無法判斷施工內(nèi)容是否在合同規(guī)定的范圍內(nèi)，造成簽證認可重復計價。同時，在工程簽證流程中，有審批人會在審批單上描述“同意，以最終結(jié)算為準”或“以公司結(jié)算為準”，對于該開放式的審批意見，容易引發(fā)不必要的爭議。此外，現(xiàn)場簽證經(jīng)常出現(xiàn)簽字蓋章不全、手續(xù)不全、雙方意見不清晰、工程量變更情況未審核、實際報價材料缺失等問題，這些簽證內(nèi)容的不規(guī)范增加了工程結(jié)算的難度，損害了簽證單的嚴肅性。

（3）簽證內(nèi)容缺失

由于工程簽證涉及的事項復雜、金額大小不一，在簽證管理工作中涉及多項證據(jù)材料的整理，包括簽證申請表、簽證審批單、編制清單、建設(shè)單位會議紀要、設(shè)計變更圖紙、現(xiàn)場影像資料等。工程簽證管理工作需要完整的信息留痕，而簽證資料缺失、不完整等現(xiàn)象卻屢見不鮮。例如，現(xiàn)場經(jīng)常出現(xiàn)簽證只包含發(fā)生的工程量，但是缺少簽證原因、地點、時間的相關(guān)記錄，對于費用、工程量的計算，缺少計算公式、計算依據(jù)以及詳細的計算過程。當工程簽證缺少必要的原始支撐憑證時，會導致簽證無效，最終影響簽證的真實性和完整性。

3 工程簽證策略

3.1 樹立簽證留存意識

簽證的描述及留存對于簽證能否順利簽批、反饋施工事實、足額獲得簽證金額至關(guān)重要。施工單位作為工程簽證流程的發(fā)起者，要重視工程簽證的描述及留存工作。施工單位需要在保證事實的基礎(chǔ)上做到會描述、會留證，方便后期計價，以應(yīng)對嚴苛的結(jié)算要求。

簽證留存要帶有舉證意識。施工單位要以維護自己權(quán)益為出發(fā)點，隨時隨地地搜集、整理有利于辦理簽證的各類現(xiàn)場資料和證據(jù)。首先，會議指令要存案。簽證的獲取可能需要項目管理人員數(shù)以萬計的溝通。例如，某項目針對一份設(shè)計變更召開了十一次會議，可知該過程是很艱難且煩瑣的，對于這種簽證更需要提高警惕，對過程中建設(shè)單位指令、工程聯(lián)系函、設(shè)計變更單、會議紀要等予以留存。其次，重要工序、工藝的變更，需要拍照留痕，照片拍攝要有細節(jié)、有周期，周期包含事前、事中、事后階段。最后，在建設(shè)工程簽證構(gòu)成對建設(shè)工程合同實質(zhì)性變更的情況下，雙方當事人應(yīng)及時根據(jù)法律的規(guī)定或者合同的約定辦理相關(guān)備案手續(xù)，避免構(gòu)成黑白合同的法律風險。施工單位保留的不僅僅是資料，而是預(yù)期收益和利潤。因此，施工單位要具備舉證意識，重視過程資料的留存以及相關(guān)手續(xù)材料的辦理，這樣才能為未來結(jié)算時甲方拒簽及結(jié)算爭議做好準備。

3.2 規(guī)范簽證內(nèi)容描述

關(guān)注簽證內(nèi)容及流程。首先，需要避免簽證內(nèi)容與合同義務(wù)重復。簽證發(fā)生的原因及背景描述應(yīng)明確具體，變更理由應(yīng)避開合同文字描述中已經(jīng)約定應(yīng)預(yù)見的風險范圍。同時，施工總包合同在主要條款之外，還約定了承包人很多排他性的義務(wù)條款，需要確認哪些是歸屬于施工單位的風險范圍，避免產(chǎn)生簽證與相關(guān)條款矛盾。此外，需要審查簽證單各方的意思表達是否完全統(tǒng)一，從業(yè)主、監(jiān)理到施工單位都要清楚表達各方的意思，并在簽證單上盡可能地詳細體現(xiàn)。

明確簽證工程量及價格。首先，對于合同清單內(nèi)未明確的項目進行重新組價，常按照當?shù)囟~計價，報價需要提供詢價資料、信息價、采購發(fā)票等支持性資料。其次，工程量變更要體現(xiàn)數(shù)量，應(yīng)提交有設(shè)計單位蓋章的且體現(xiàn)工程量變更的圖紙。若總包合同約定可調(diào)價格，則簽證必須確定工程量變化。若總包合同約定固定單價，則簽證要約定工程量及單價。若總包合同約定固定總價，由于簽證無任何參考，需要約定工程量、單價、費用，從而防止漏項與扯皮。

3.3 審查簽證的完整性

根據(jù)項目的審計經(jīng)驗可知，在面對審計時，項目管理人員需要對合同、招標文件、竣工圖紙等施工初期的資料十分熟悉。同時，要注意會議紀要、地質(zhì)資料、技術(shù)資料等內(nèi)容與施工合同的關(guān)聯(lián)度，查缺補漏。另外，針對隱蔽工程，審計機關(guān)還會要求施工現(xiàn)場影像資料的留存。在實際審計過程中，審計機關(guān)通過走訪詢問相關(guān)條線的工作人員，研究施工、竣工圖紙及各項資料，分析施工、監(jiān)理、驗收記錄，并依據(jù)上述材料，從合理性、邏輯性兩個方面對建設(shè)工程項目進行綜合審核，同時確定工程簽證的真實性與合理性。

依托項目審計的整體思路，應(yīng)用于施工企業(yè)日常的簽證工作管理中。施工企業(yè)需要對簽證的完整性進行審查，如圖1 所示。首先，施工企業(yè)應(yīng)在簽證的審批程序上查看簽證手續(xù)是否齊全。從工程簽證的程序、權(quán)限、內(nèi)容等入手，對簽證單是否有施工單位、監(jiān)理單位和建設(shè)單位等進行共同簽章確認。為了避免職務(wù)越權(quán)行為，需要對簽名者的職責分工進行核查，通過比對合同約定的建設(shè)工程，簽證雙方授權(quán)簽字代表人，審查落款簽名是否真實有效。其次，通過檢查簽證資料的完整度，確認簽證是否符合要求。簽證單往往有多份佐證資料，形成閉合的證據(jù)鏈條，包括簽證申請表、簽證審批單、編制清單、建設(shè)單位會議紀要、設(shè)計變更圖紙、現(xiàn)場影像資料等，它們是一份完整的簽證依據(jù)。因此，施工企業(yè)要重視過程檢查，保障工程簽證的完整性。

圖1 簽證審查步驟

4 結(jié)語

工程簽證既是施工合同的補充資料，又是結(jié)算審核的重要依據(jù)，同時也是保證各利益相關(guān)方權(quán)益的關(guān)鍵材料。針對工程簽證管理中存在的重視程度不足、描述模糊、內(nèi)容缺失等問題，施工企業(yè)需要樹立簽證留存意識，規(guī)范簽證內(nèi)容描述，審查簽證的完整性，保證簽證的真實性、合理性。在此后的研究中，可以引入信息集成和管理技術(shù)，將工程簽證涉及的所有資料進行集中統(tǒng)一管理，從而形成完整的證據(jù)鏈條，保障施工企業(yè)的合理權(quán)益。