區塊鏈、大數據、人工智能等新一代信息技術在檔案管理中的應用研究

文/劉 瑞（南京市建鄴區退役軍人事務局）

隨著互聯網的飛速發展，網絡與新一代信息技術給人類的生活帶來了極大的便利。由于采用了數字存儲技術和網絡通信技術，很多公司拋棄了傳統的檔案管理方法，把不同載體的檔案資料轉換成數字化的檔案信息，并通過計算機系統進行管理，形成一個有序的數字檔案庫，促進檔案資源共享。

一、新一代信息技術在檔案管理中的應用價值

檔案管理工作是一項系統性的工作，傳統的管理方式對檔案工作的質量有很大的影響。把新一代信息技術運用到檔案管理中去，可以有效地解決傳統檔案管理中的一些問題，不僅可以提高檔案工作的質量，而且還可以使檔案的作用得到最大限度的發揮。檔案管理者要善于運用新一代信息技術進行管理，要有創新的精神，充分發揮新一代信息技術的價值，全面提高檔案管理工作的時效性，推動檔案管理的變革與升級。

二、 新一代信息技術在檔案管理應用中存在的不足

1.檔案信息化管理系統不夠成熟

檔案信息化管理系統建設的好壞，直接影響到檔案管理的信息化程度。然而，由于一些企業的檔案管理人員對現行信息化系統的了解不夠深入，未能根據軟件開發的具體情況制訂具體的應用程序，信息化系統在檔案設計、需求分析等方面不能發揮最大效用，同時也很難保證安全性和穩定性。目前，有些檔案管理系統在實際建設中，由于缺少對系統擴充特性的有效分析，不能根據系統的功能特性進行數據模型的創新設計，無法確保在檔案管理中應用。

2.檔案數據檢索質量較差

資料檢索的質量對檔案利用的水平有很大影響。但是，一些企業在推動檔案數字化管理和推廣信息技術的同時，由于缺少優質的文獻資源，難以從外部獲取優質的信息技術支撐。在一些檔案資料的查詢過程中，沒有充分重視可視化分析技術的應用，不能以圖形的形式來有效地展示檔案資料信息，檔案資料的處理措施不能做出相應的調整和創新。

3.檔案服務能力缺乏有效拓展

由于一些檔案管理部門對檔案服務能力的建設不夠重視，檔案資料在實際應用中的作用不能充分發揮。有些檔案管理部門在服務能力建設中，既不能全面地分析檔案資料所具有的應用價值，也不能精準地滿足資料的整體檢索要求，造成檔案資料的準確性和利用效率難以提高，很難有效地擴展檔案服務的功能。檔案管理部門在運用信息技術時，不注意資料的輸入和歸并，不能合理地設定各種權限，使得檔案資料的存取、整理、歸檔等基本工作流程不能得到改善，檔案資料的備份、系統維護等工作也很難得到信息技術的高水平支持。在建立檔案服務功能系統時，由于缺乏對網絡信息獲取渠道的關注，未能充分發揮網絡資源的作用。

4.檔案信息資源缺乏有效整合

提高檔案管理工作的質量，要強化檔案資源的整合。由于檔案管理系統無法融合，對包含檔案資料的辦公自動化系統進行進一步優化是很困難的。部分信息技術在實施過程中，盡管試圖將檔案信息資源集成起來，但是由于缺乏檔案來源渠道信息，未能對主要信息渠道進行充分總結，檔案信息化管理平臺的應用價值難以得到全面顯現。

三、區塊鏈技術在檔案管理中的應用

1.審查應用環境

一是對現行檔案的管理制度和資源情況進行審核，包括檔案的存檔期限、保密級別等。因為區塊鏈上的信息是無法被徹底移除的，所以在存檔期間，若必須要移除某部分資料，如會造成法律風險及稽核風險的資料，雖然可以利用密碼學方法抹去信息，但隨著密碼技術的發展，是否能夠將其真正地永久抹除，尚需進一步檢驗。區塊鏈技術就是要向所有的節點甚至外界開放，所以不能把機密信息放到鏈上。同時，對機構以外的檔案管理制度也需要進行審核，若區塊鏈的節點分布在其他國家或區域，則需要遵守相關的法律規定。二是對區塊鏈體系和監管措施的審核。訪問區塊鏈的目標可以是一個電子文檔管理系統或一個數字檔案長期存儲系統，又或者是一個私人鏈接。為了解決區塊鏈的數據質量問題，北京網絡法庭發布了《天平鏈應用接入管理規范》和《天平鏈應用接入技術規范》，其中對申請節點的訪問管理過程進行了詳細的說明，對請求節點的訪問管理進行了技術測試。

2.制定風險預案

區塊鏈技術還處在發展階段，一些應用上的問題還沒有完全暴露出來，因此，需要有相關的風險規劃。另外，在分散的背景下，檔案保管權、所有權和使用權再分配等問題也需要引起人們的關注。在中央體制下，檔案的保管權、所有權和使用權都是高度集中的，而在完全分散的社會環境下，檔案的保管權、所有權和使用權可以屬于獨立的個人。然而，目前的區塊鏈應用還沒有實現以上理想的分散狀態，檔案的保管權、所有權和使用權呈現出更加復雜的形態，應用企業必須采用更先進的技術和管理方法來加強區塊鏈技術的創新和應用。

四、大數據技術在檔案管理中的應用

1.提高檔案利用率

當前，大數據技術主要應用于檔案資源的查詢、檔案資料的個人化維護、檔案資料的定制化處理等，能夠為使用者提供在線下載、在線查閱檔案資源等服務。要提升檔案的管理效能，就要積極引進云存儲技術，做好海量檔案資源的儲存，比如在網上建立云存儲庫或定制的云存儲服務器，保證檔案的上傳并兼具保密性，增強檔案的處理能力。運用云計算技術，有效地提高檔案資源的使用和管理。

2.評估和分析檔案信息

利用大數據技術，可以實現對信息的自動評價，從而提高評價的準確度和科學性。大數據技術能夠對復雜的信息進行識別，更快地為用戶提供相關的信息服務。大數據還可以實現數據的集成，對大量的數據進行分析，并在數據之間建立起某種聯系，為用戶提供更及時的數據服務，讓他們能夠在最短的時間內獲得所需的資料。大數據技術在檔案管理中是一種新興的技術，可以將人工智能技術與大數據技術結合起來，將專家系統融合到信息管理系統中，對數據進行分析，以提高數據處理的準確度和速度，從而為決策提供有力支撐。

五、人工智能技術在檔案管理中的應用

1.電子檔案的智能收集管理

檔案管理工作的首要環節，就是檔案獲取和檔案累積。電子檔案的迅速發展和普及，使檔案成為一種以計算機硬盤或其他裝置儲存，與紙張檔案相對應，相互關聯的通用電子影像檔案，其爆炸式的增長和廣泛分布使公共檔案管理面臨巨大的壓力。所以，通過人工智能技術，可以有效地提高信息采集環節的工作效率，并使電子文檔的智能化采集成為可能。Agent 技術是一種被封裝在特定的環境中，為了達到設計目標，能夠在該環境中自由工作的系統。該系統高度自治，具有自主意識，能夠按照檔案員制訂的搜集規則，靈活地獲取電子檔案。當前，許多搜索引擎利用Agent技術來實現文檔的智能化采集，并將其轉化為符合使用者要求的格式。

2.檔案信息的智能檢索

利用人工智能技術和知識圖譜技術，借助檔案館的文件資源，可以實現檔案智能化搜索。檔案的科學著錄是實現檔案資料智能化查詢的重要條件之一。一方面，利用文字辨識技術，將資料或影像中的信息轉化為可編輯的文字，取代手工輸入，提高著錄工作的效率。在此基礎上，采用基于自然語言的方法，實現對文本中的關鍵字和名稱的自動標識，為今后的智能檢索工作奠定基礎。另一方面，利用Agent 技術，將使用者的搜索記錄、借閱習慣、喜好等與資料庫中的數據進行比較，為使用者提供更有針對性的推薦，提高整個公眾數據的品質和檔案質量。

3.檔案庫房的智能管控

智能化庫房的管理主要包括自動上架、智能化監控、圖形倉庫、人員監控等。檔案的自動上架是由RFID 和智能機器人共同完成的。按照檔案的分類規則，利用RFID 技術，將檔案的數據進行智能收集，經過識別，確定倉庫的位置，再由機器人進行上架。智能化監控是通過對原視頻進行背景建模、識別、跟蹤等一系列的算法，對倉庫內的溫度、濕度、“十防”進行實時監控。圖形倉庫是以3D 模擬技術為核心，通過對庫房實際狀況的分析，確定庫房的布局方式，并給出庫房編號的一鍵標引，將庫房的排、列、節、層、正反面等信息以直觀的方式顯示出來，方便用戶查詢。人員監控是將指紋、人臉識別等技術應用于公共檔案室的門禁系統中，既保證了進出人員的安全，又提高了檔案管理人員進出的便利性。使用人員首次進入檔案館時，需先進行指紋采集并核對身份信息，下次查檔時，僅需輸入指紋，既方便又快捷。

六、結語

將新一代信息技術運用在檔案管理工作中，不僅滿足了現代化檔案工作的需要，而且滿足了企業對檔案管理工作“及時、方便、易用”的要求，既能有效地提升管理效益，又能促進時代的發展，還可以提升檔案管理人員的職業素質，為當代檔案事業的可持續發展提供強大動力。