基于預算的醫(yī)療設備全生命周期質量管理*

湯國平,周慶利

(浙江大學醫(yī)學院附屬第四醫(yī)院,浙江省義烏市 322000)

雖然越來越多的醫(yī)院已經實現(xiàn)醫(yī)療設備資產、維修、維護等工作信息化管理,但整體信息化水平程度不高。另外,預算和合同仍然處于手工管理,或者在不同的系統(tǒng)中完成,醫(yī)療設備管理“信息孤島”的現(xiàn)象未能得到根本解決,最終導致醫(yī)療設備資產的賬卡不一致、合同與資產管理不連貫等現(xiàn)象[1]。本文對醫(yī)療設備全生命周期管理過程中的難點進行分析,包括:預算管理、成本效益分析、采購與合同管理、資產管理和質量管理等,提出改進方案、設計醫(yī)療設備全生命周期管理信息系統(tǒng),構建“三級醫(yī)院醫(yī)療設備管理信息化成熟度模型”, 解決醫(yī)療設備管理“信息孤島”的現(xiàn)狀,大大提升醫(yī)療設備管理水平。

1 預算和成本效益分析管理

預算管理作為公立醫(yī)院大型醫(yī)療設備精細化管理的重要管控手段,是對醫(yī)院各科室的設備資源進行全面論證、合理配置和科學控制,以便有效地管理和協(xié)調醫(yī)院的設備診療活動[2]。但在傳統(tǒng)的醫(yī)療管理體系中,預算管理往往受到忽視,即使有50萬元設備可行性分析,編制過程也是流于形式,缺乏采購后的跟蹤分析,不能很好地指導整個采購工作。另外,年度計劃采購無計劃性,不能合理安排整個采購工作的進度。

針對以上問題,本研究對預算和成本效益分析管理進行了重塑(詳見圖1)。

圖1 醫(yī)療設備預算和成本效益分析管理

(1)重視預算的可行性分析,對50萬元以上的醫(yī)療設備開展采購后的追蹤分析,從表1所示的幾個方面予以賦分,其分值將作為年度預算審批重點參考依據(jù)[2]。(2)通過接口,將醫(yī)療設備信息化平臺與實驗室信息系統(tǒng)(Laboratory Information System,LIS)、醫(yī)學影像存檔與通訊系統(tǒng)(Picture Archiving and Communication Systems,PACS)、醫(yī)院信息系統(tǒng)(Hospital Information System,HIS)等醫(yī)療業(yè)務系統(tǒng)進行關聯(lián),運用成本效益模型實時、動態(tài)監(jiān)控相關醫(yī)療設備的運營情況、收入和支出[3-4]。(3)經醫(yī)學裝備委員會論證,院長辦公會、黨委會同意的醫(yī)療設備形成次年設備采購計劃,設備采購人員結合設備可行性分析,按設備效益和需求緊急情況進行排序,制定合理的采購計劃時間。

表1 50萬元以上醫(yī)療設備年度預算賦分表

2 采購與合同管理

采購管理是根據(jù)年度預算具體執(zhí)行相關采購工作,具體包括招標文件的制定與匯簽、采購合同的制定與匯簽及采購驗收等工作。傳統(tǒng)采購管理以線下紙質手工為主,近些年有些醫(yī)院雖然通過辦公系統(tǒng)(OA)實現(xiàn)了線上匯簽[5]。但是,以上兩種模式相關采購信息與資產管理系統(tǒng)相互孤立,信息很難交互。本研究將資產管理系統(tǒng)采購的審批流,通過釘釘接入,實現(xiàn)合同的釘釘線上審批,最后上傳正式合同的掃描件。同時采購合同和預算進行關聯(lián),從而實現(xiàn)預算進度的實時監(jiān)控,有利于采購人員對年度預算執(zhí)行情況的合理安排。

為了保證服務、維保類合同服務過程有監(jiān)督,系統(tǒng)根據(jù)服務、維保合同約定的周期和內容自動發(fā)起任務,相關責任工程師釘釘上收到考核任務提醒,責任工程師和設備使用科室根據(jù)合同約定逐一考核,對服務商的服務情況進行評分,考核結果及時反饋給服務商,及時改進,必要時可根據(jù)合同約定解除合同,保證醫(yī)院利益。

3 資產管理

醫(yī)院資產是國有資產的重要組成部分,如果固定資產管理不力,極易造成國有資產流失。傳統(tǒng)資產管理模式,僅限于資產入庫和出庫,對過程的管理十分欠缺。人員流動、交接不清、資產位置的隨意變動和缺少專人管理等因素導致盤點工作難度大。針對傳統(tǒng)資產管理的難點,重塑資產管理流程(見圖2),出庫、轉科等流程實現(xiàn)電子簽收,上傳固定資產標簽粘貼照片,通過釘釘和短信提醒資產管理人員資產變動情況,確保每個資產的身份識別標簽及時粘貼、每個資產有人管理。

圖2 資產管理流程圖

經過系統(tǒng)改造,每個資產向上可以溯源到采購合同,向下可以追溯到管理人員。固定資產標簽為FRID標簽,通過超高頻FRID讀寫器實現(xiàn)非接觸式盤點,大大提高了盤點的效率和準確度[6-7]。資產在線報廢時可以清晰地看到設備歷史維修記錄和維修費用,系統(tǒng)自動給出建議,有助于設備管理人員的判斷與審批。

4 質量管理

根據(jù)等級醫(yī)院評審的要求,建立院科兩級的醫(yī)療設備質量管理體系至關重要。通過醫(yī)療設備維修、預防性維護(PM)、計量、巡檢、日常使用登記等,建立了醫(yī)療設備質量管理體系[8-9]。

最后筆者就孩子的安全問題，建議家長每天放學時盡量接送，如果沒有辦法做到也要隨時關心孩子的安全，教育他不到危險的地方玩，放學后馬上回家。平時多與孩子交流一天的學習和表現(xiàn)，與教師及時溝通。

設備維修通過掃描固定資產二維碼,可實現(xiàn)設備故障信息的快速、準確傳達給維修人員。同時,在設備管理科室大屏上可實時顯示保修列表,有利于管理人員和報修人員追蹤設備維修進展。對產生維修費用的情況,維修人員可以預估維修費用后發(fā)起審批流程,完善了整個維修過程的閉環(huán)管理。

設備驗收階段,根據(jù)廠家說明書的建議,對設備預防性維護(PM)內容和周期(通常生命支持類6個月,有源性設備12個月,無源性設備2年)進行配置,設備驗收完成后,系統(tǒng)自動按周期啟動預防性維護工作,并通過釘釘提醒。

醫(yī)療設備的計量是保證其臨床檢測和治療的重要保證,根據(jù)《中華人民共和國計量法》和各省市計量管理工作的具體要求,制定全院強制檢定和校準的目錄,根據(jù)目錄對字典屬性進行維護,建立全院醫(yī)療設備計量清單,通過設定系統(tǒng)到期自動提醒,確保計量工作保質保量完成。

設備的每月巡檢及時發(fā)現(xiàn)設備日常運行過程中遇到的問題,是管理科室和使用科室信息交流的重要途經,設備的維修進展、預防性維護等客觀數(shù)據(jù)每月追蹤完成情況。通過巡檢,管理人員可以規(guī)范使用人員的設備操作流程,使用科室也可以將設備使用過程中遇到的問題反饋給管理人員。

日常使用登記是使用科室對醫(yī)療設備日常使用情況的登記,通過每日及時登記可以及時發(fā)現(xiàn)問題,及時反饋給管理科室,從而實現(xiàn)設備質量管控的閉環(huán)。

5 其他功能

正確的操作是保證醫(yī)療設備精準診斷和治療的前提,醫(yī)療設備操作培訓至關重要。但是廠家人員的現(xiàn)場培訓很難普及到每位醫(yī)護人員,因此操作文檔的管理十分重要,通過操作文檔和操作視頻,能解決大多數(shù)情況下快速操作設備的目的。將通過資產管理系統(tǒng),將設備說明書、簡易操作手冊和視頻上傳至系統(tǒng),臨床使用人員只需要掃描設備二維碼即可實現(xiàn)設備文檔和操作視頻的快速獲取。

為了提高設備使用率,設備租賃管理是一個很好的解決方案。通過該系統(tǒng)可以實現(xiàn)設備的在線租賃,設備管理科室工作時間定時配送。緊急情況下,使用科室可通過自助智能柜直接取用并自動計時,也可自助歸還[10]。

6 系統(tǒng)構建

本系統(tǒng)采取微服務架構,各個服務之間職責相對單一且耦合度極低,每個服務都可以獨立穩(wěn)定運行容器之上。前端采取客戶端和瀏覽器兩種模式,滿足新老客戶不同的需求。系統(tǒng)通過接口實現(xiàn)與釘釘對接,實現(xiàn)采購申請、合同、維修、巡檢等多個流程的線上審批,通過角色管理確保各類查閱和審批流的權限精準控制,確保信息安全。如圖3所示,系統(tǒng)主要包含基礎管理模塊(組織機構管理、權限管理、角色管理、人員管理、字典管理、配置管理、短信管理)、設備管理(設備驗收、設備入庫、設備出庫、庫存管理、設備維修、設備保養(yǎng)、設備報廢、設備運行監(jiān)控)、設備采購(采購預算、采購計劃、采購申請、采購審核、采購合同、維保考核),財務對接(支付單、付款憑證、轉賬憑證、對賬管理、調賬管理、對接財務支付能力)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(維修分析、保養(yǎng)分析、報廢分析、采購分析)等模塊,實現(xiàn)對資產購置計劃、招標、合同、審批、付款、安裝調試、使用、計量、維修、保養(yǎng)、提取折舊、報廢進行全程的記錄和管理[11],實現(xiàn)對各個環(huán)節(jié)的相互監(jiān)控與有效管理,對醫(yī)療設備的全生命周期的追蹤,以此來提高醫(yī)療設備的利用率、降低使用風險、更加智能地管理設備的整個生命周期。

圖3 基于醫(yī)療設備全生命周期管理信息系統(tǒng)架構圖

7 討論

預算編制為醫(yī)療設備生命周期中的“孕育”期,采購、合同管理為醫(yī)療設備生命周期中的“成長”期,驗收和使用過程管理為醫(yī)療設備生命周期中的“成年”期,最后經報廢管理(“死亡”期)完成整個生命周期管理[12]。傳統(tǒng)醫(yī)療設備全生命周期管理的各個階段未能完全信息化,或分散在多個信息平臺中,導致出現(xiàn)醫(yī)療設備管理出現(xiàn)“信息孤島”的現(xiàn)象,最終導致醫(yī)療設備管理的精度不高、信息不對稱。

結合《三級醫(yī)院評審標準》《三級公立醫(yī)院績效考核指標》《醫(yī)院智慧管理分級評估標準體系(試行)》等評價監(jiān)管體系中對醫(yī)療設備的管理的要求,本文從設備預算編制開始,圍繞醫(yī)療設備生命周期中的各個管理結點展開分析,通過構建“三級醫(yī)院醫(yī)療設備管理信息化成熟度模型”,解決了傳統(tǒng)醫(yī)療設備管理孤島現(xiàn)象。最終實現(xiàn)以醫(yī)療設備臺賬(資產編號)為中心,向上可追溯到采購預算和合同,向下可以追溯到醫(yī)療設備維修、維護及報廢記錄,醫(yī)療設備全生命周期精細化管理水平得到大大提升。