辦公自動化在文書檔案管理中的應(yīng)用

文/張彥宗

為解決傳統(tǒng)文書檔案管理工作開展效率不高的問題，本文立足辦公自動化環(huán)境下，分析文書檔案自動化管理出現(xiàn)的變化，并積極探索文書檔案管理創(chuàng)新的路徑，提出具體的創(chuàng)新對策，以期為文書檔案管理人員提供參考，促進文書檔案自動化的處理，最大限度提升文書檔案管理的質(zhì)量和成效

現(xiàn)階段，信息技術(shù)的快速發(fā)展，為文書檔案管理的自動化處理提供良好的基礎(chǔ)。針對傳統(tǒng)文書檔案管理模式中存在的不足，文書檔案管理工作積極開展自動化管理系統(tǒng)的建設(shè)，使管理的對象、管理內(nèi)容、管理要點都發(fā)生較大的變化。如何針對產(chǎn)生的變化，快速調(diào)整文書檔案管理工作，使自動化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用發(fā)揮其作用和優(yōu)勢，促進文書檔案管理實效性的提升，是本文研究的主要內(nèi)容。

一、辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理工作出現(xiàn)的變化

1.促進文本和檔案的統(tǒng)一，提高文書檔案管理規(guī)范性

在傳統(tǒng)管理環(huán)境中，由于企事業(yè)單位在運行發(fā)展中產(chǎn)生的大量文書檔案數(shù)據(jù)，都依靠管理人員的人工操作來完成檔案數(shù)據(jù)的整理和分類，管理工作的效率難以提升，容易造成部分檔案數(shù)據(jù)查找困難。紙質(zhì)文書檔案資料無法共享，更是造成部分資源的浪費和閑置。面對傳統(tǒng)工作模式中普遍存在的問題，在信息時代背景下建立自動化辦公系統(tǒng)，改變文書檔案的物質(zhì)形態(tài)，改變管理工作的對象和內(nèi)容，可最大限度地簡化管理流程，使文書檔案的整理、分類、保存、提取等工作變得簡單易行。特別是文本和檔案的統(tǒng)一，可使管理工作面對一個整體，實現(xiàn)更為統(tǒng)一的管理。具體而言，文書作為檔案的前身，再經(jīng)過管理人員處理過后的文書在歸檔后成為檔案。并不是所有文書都會成為檔案，而檔案也不只有文書這一種形態(tài)，其他檔案類型的存在，使檔案管理工作面對龐大的數(shù)據(jù)群，增加管理的難度。而自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，可模糊文書和檔案的邊界，在管理系統(tǒng)上所有文書都可以按照分類進行快速提取，在使用完成后對文書進行歸檔，使文書和檔案處在相同地位上，成為一個完整的數(shù)據(jù)群，利于統(tǒng)一化的管理和應(yīng)用。

2.辦公自動化使電子文件保存更加安全穩(wěn)定

傳統(tǒng)工作模式中，文書檔案的應(yīng)用和保存，都需要管理人員進行人工操作，部分文書遠(yuǎn)距離的傳輸更是難以保障檔案數(shù)據(jù)傳送和共享的時效，對具體文書檔案的應(yīng)用帶來一定的影響。部分文書在傳遞過程中，容易出現(xiàn)損壞或丟失，更是為企業(yè)人員的應(yīng)用帶來很大的不便。而計算機技術(shù)支持下自動化辦公的建設(shè)，可將文書檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，根據(jù)不同的使用需求，選擇不同的數(shù)字化載體，不但方便數(shù)據(jù)的提取和應(yīng)用，對于這種電子載體的儲存，可最大限度地節(jié)約空間和成本，保障數(shù)據(jù)的完整性和安全性。與此同時，在文書檔案的傳遞和共享中，借助自動化系統(tǒng)可實現(xiàn)隨時隨地的分享，不但使文書檔案的使用不再受外部環(huán)境的影響，數(shù)據(jù)內(nèi)容讀取、傳遞、儲存上的方便快捷，可實現(xiàn)對文書檔案的使用，發(fā)揮文書檔案的價值，凸顯文書檔案管理的實效性。

二、辦公自動化在文書檔案管理中的應(yīng)用路徑分析

1.加強辦公自動化資金投入力度，優(yōu)化文書檔案自動化管理的軟件與硬件設(shè)施

在文書檔案管理中應(yīng)用辦公自動化，必須要注重加強資金投入力度，利用充足的資金支持體系，積極購入先進的軟件與硬件設(shè)備設(shè)施，進一步改善軟件與硬件環(huán)境，完善維修檔案自動化管理保障體系。一方面，改善硬件設(shè)施環(huán)境。需要引進先進的計算機、電子設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)，提高硬件設(shè)施基礎(chǔ)，并通過加強對硬件設(shè)施的維護與管理，定期檢查硬件設(shè)施是否正常運轉(zhuǎn)，保障文書檔案自動化辦公有序展開，切實提高辦公效率；另一方面，合理布局辦公自動化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)，有效提高文書檔案管理時效性與安全性水準(zhǔn)。首先，可通過利用路由器過濾被屏蔽掉的服務(wù)與IP 地址，通過層層分析、調(diào)查與研究，將安全水平較高的地址放行，允許其進入文檔辦公自動化網(wǎng)絡(luò)，查閱相關(guān)文檔數(shù)據(jù)。對于未通過審核的IP 地址，應(yīng)給予警告或查殺，避免因失誤錯放地址而造成文檔損壞或丟失。其次，利用防火墻中的認(rèn)證機制，對文檔辦公自動化網(wǎng)絡(luò)攻擊進行24 小時監(jiān)測與警告。對經(jīng)過防火墻的活動信息內(nèi)容進行記錄，對進出網(wǎng)絡(luò)訪問行為進行實施管理，最大化提高檔案管理保密程度。

2.采取辦公自動化技術(shù)提高電子檔案安全水平，促進文書檔案管理安全化發(fā)展

在文書檔案管理中應(yīng)用辦公自動化，雖然能夠有效提升檔案管理質(zhì)量和效率，但由于網(wǎng)絡(luò)中存在諸多不確定因素，極有可能會損壞或盜取文書檔案。所以，為真正實現(xiàn)文書檔案的辦公自動化管理，必須要采取有效措施，提高電子檔案安全水平，加強電子文書檔案的安全管理，以此來真正實現(xiàn)文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化、自動化、規(guī)范化與安全化發(fā)展。首先，應(yīng)采用縮微技術(shù)將字跡模糊、帶有手跡或印章的文書檔案轉(zhuǎn)化成網(wǎng)絡(luò)電子文件，以防止文件信息被篡改或盜取。其次，運用專業(yè)軟件加強電子文檔保密處理，通過設(shè)置密鑰與口令，加強對電子檔案的保密管理力度。在通過采用驗證與備份措施，永久性保存電子文件，防止文件失真或丟失。此外，利用防火墻、病毒查殺軟件、路由器等措施，將辦公自動化的內(nèi)外網(wǎng)進行隔離，以增強文書檔案的保密性。

3.加強文書檔案管理人員職業(yè)技能培訓(xùn)，提升管理人員的綜合素質(zhì)與技能水平

管理人員作為開展一系列文書檔案管理工作，落實相應(yīng)工作任務(wù)，保證文書檔案管理實效的重要因素，自身所具備的職業(yè)素養(yǎng)、工作能力、業(yè)務(wù)能力、信息技術(shù)應(yīng)用能力等水平的高低，都會在一定程度上影響著文書檔案管理中辦公自動化的應(yīng)用質(zhì)量和效率。因此，在應(yīng)用辦公自動化推進文書檔案管理改革創(chuàng)新進程中，若想真正發(fā)揮辦公自動化作用和功能，必須要注重提高檔案管理人員綜合素質(zhì)與技能水平，是指自身所具備的技能與知識能夠更好地服務(wù)于文書檔案辦公自動化發(fā)展。在具體實踐中，管理層應(yīng)加強此方面的重視，針對文書檔案辦公自動化管理，除了要求管理人員要掌握相關(guān)技術(shù)方法，熟悉設(shè)備操作流程，還需要引導(dǎo)管理人員將檔案管理與計算機管理有效結(jié)合，來真正提高辦公自動化效率。為實現(xiàn)此目標(biāo)，可通過積極采取“內(nèi)培外引”措施，加強內(nèi)部人員培訓(xùn)力度，引進優(yōu)秀創(chuàng)新型人才，擴充人才隊伍，完善人力資源保障。

一方面，加強內(nèi)部人員培訓(xùn)力度。第一，相關(guān)企業(yè)應(yīng)定期組織開展辦公自動化專題討論會、培訓(xùn)活動、技術(shù)比拼大賽，根據(jù)比賽結(jié)果、培訓(xùn)結(jié)果與具體表現(xiàn)，對表現(xiàn)良好者給予獎金、福利、外出進修等獎勵。有利于在企業(yè)內(nèi)部形成競爭氛圍，激發(fā)人員工作積極性，使之主動參與各項培訓(xùn)活動，不斷完善自身知識結(jié)構(gòu)，提升工作能力。第二，鼓勵檔案管理人員利用業(yè)余時間自主進行學(xué)習(xí)，根據(jù)工作需要不斷擴展知識面，提升自身技能與知識儲備，使之能夠更好地勝任文書檔案辦公自動化工作任務(wù)。第三，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)激勵機制，將管理人員學(xué)習(xí)質(zhì)量與成果作為考核衡量標(biāo)準(zhǔn)，激發(fā)管理人員學(xué)習(xí)意識。

另一方面，可通過積極調(diào)整文書檔案管理人員的薪資、待遇、福利，吸引外界更多優(yōu)秀人才前來應(yīng)聘。并通過對應(yīng)聘者辦公自動化水平、信息技術(shù)應(yīng)用能力、信息素養(yǎng)、職業(yè)素質(zhì)等方面的綜合考評，從源頭上把控好人才隊伍質(zhì)量。

總而言之，傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的文書檔案管理工作，存在著管理效率不高，文書檔案數(shù)據(jù)安全性和完整性難以保障的問題。在網(wǎng)絡(luò)時代下，辦公自動化系統(tǒng)的出現(xiàn)，使傳統(tǒng)文書檔案管理模式被全新的管理技術(shù)所取代，自動化文本檔案管理模式成為行業(yè)發(fā)展的重要方向。對此，在傳統(tǒng)文書檔案管理向現(xiàn)代化管理發(fā)展的進程中，企事業(yè)單位需要加強對文書檔案管理的重視，并逐步加大在自動化管理系統(tǒng)開發(fā)和建設(shè)上的投入，優(yōu)化自動化管理的軟硬件設(shè)施，為各項工作的開展提供基礎(chǔ)保障。同時，需要針對自動化辦公環(huán)境下文書檔案管理出現(xiàn)的變化，加強對管理人員的培養(yǎng)，不斷提升管理人員的技術(shù)水平，保障檔案管理工作有序地開展，促進文書檔案管理效果的顯著提升。