建設項目檔案管理存在的問題及改進對策

文/劉小艷

建設項目是國家經濟發展的引擎，項目的重要性決定了伴隨產生的檔案的重要性。

一、項目檔案管理存在的問題

1.檔案工作與公司管理、業務程序脫節：比如檔案工作計劃不能融入公司發展計劃，文件歸檔職責沒有融入崗位職責，檔案部門不能參加生產協調會、設備開箱、課題結題驗收、項目竣工驗收等。

2.收集難：項目檔案所涉及部門和參建單位較多，資料員流動大，文件材料收集不好控制。

3.時間緊：伴隨著項目周期持續時間短，不同階段都有相應的任務，參建方以簽訂合同為期，合同終止就撤，檔案工作相對滯后，很難與工程建設同步進行，容易造成脫節情況。

4.整理難：項目程序復雜，項目檔案專業性強，檔案移交單位較多，形成的檔案各門類載體多樣化、數量更加龐大。要對檔案規范化、系統化整理有一定難度。

二、建設項目檔案管理對策

1.要從項目資料形成的源頭上進行控制

1.1 將項目資料收集納入項目前期工作、項目招投標、單位工程開工、施工、竣工驗收的各項管理程序；納入公司的竣工驗收、年度及每月計劃和公司有關人員的工作計劃；納入到各職能部門的職責范圍及有關領導和工作人員的崗位責任制。

1.2 專、兼職檔案人員要參加工程招投標會、單位工程月進度及質量驗收、工程竣工驗收會；參加設備儀器開箱、項目各階段及各單項工程竣工驗收會。同時，公司在下達各項任務及計劃時，一定要提出檔案資料收集及歸檔要求。

1.3 公司每次在檢查計劃進度的同時，必須檢查文件材料積累和收集情況；公司在評定各項技術成果、驗收項目單位工程、驗收設備儀器質量的同時，要驗收其所形成資料的完整、準確、系統情況；項目試生產的同時要制定試生產過程中資料形成及積累的要求，進行試生產工作總結的同時要檢查、驗收試生產過程中形成資料的完整、準確、系統情況；單項驗收進行的同時檔案人員要及時、準確、完整地收集單項驗收形成的檔案材料。

項目檔案是項目建設全過程的真實反映，不僅對項目生產建設、運行管理、維護維修、改擴建等具有憑證、查考作用，而且為政府審批部門及審計、稽察單位對項目的監管、事故調查和社會監督提供有力支撐。但在實際工作中建設項目檔案管理存在一些突出問題，本文針對這些問題提出了一些改進措施

2.根據項目資料收集的實際情況，定期或不定期地對項目檔案資料收集積累存在的問題進行考評，而且獎罰分明。

2.1 明確監理單位及建設單位相關部門及相關人員對施工資料收集、監督責任，要明確因責任心不強引起資料收集的不完整、不準確所承擔的責任及獎罰措施。

2.2 要把檢查施工單位工程資料形成是否與單位工程進度同步作為制度，對于不同步的情況要進行制止和處罰。

2.3 用合同來約束各參建單位對項目檔案資料的移交。公司與勘察、設計、施工、監理及設備購置等單位簽訂有關合同、協議時，要設立專門條款，明確提出其歸檔職責及紙質文件和電子文件的歸檔范圍、質量要求、整理標準，提交套數、時間等。

2.4 用經濟手段對項目資料的移交進行約束。“檔案管理部門簽字認可”需納入合同的結算程序。凡是檔案資料沒有整理或不符合要求，沒有辦理項目檔案資料移交手續的，檔案室沒有簽字認可，財務部門不予結算。

3.檔案人員要重視自己業務水平的提高。施工單位資料員必須要了解單位工程概況，必須對每一個單位工程都應該收集哪些資料做到心中有數；要清楚單位的施工范圍，有哪些分部，每一分部包括哪些項，每一分項包含哪些檢驗批，應該產生哪些施工記錄，只有這樣才能保證施工資料完整準確。

4.施工單位資料員要熟悉工程資料的涉及范圍、內容、格式。

4.1 建設單位各部門的兼職檔案管理人員要搞清楚所負責收集項目資料的來龍去脈，要清楚一個主要文件形成后面有哪些支持性文件，要檢查是否齊全。

4.2 施工單位資料員要認真閱讀工程施工質量驗收技術資料的各種表格填制說明，按要求認真填報。

5.檔案人員要提高自己對檔案有效性的認識。檔案具有參考、憑證作用，因此，檔案人員在收集資料的時候心里要有一把尺子，要清楚所收集的文件是否具有參考和憑證作用。同時，檔案人員不但要對檔案的作用有深刻的認識，還要有很強的責任心。

綜上所述，要做好建設項目檔案管理工作，就要通過不斷優化制度、規范標準、過程監管等具體舉措，形成“齊（門類齊全）、準（內容準確）、快（快速收集）、新（創新利用）、嚴（考核嚴格）、實（實效明顯）”六個特點。將文件材料的收集歸檔工作貫穿到生產經營及項目建設全過程，納入公司的考核體系和工程整體質量管理中，納入到各參建單位的合同管理中，并適時追蹤，查缺補漏，緊扣企業發展的實際情況，不斷進行創新，力爭打造特色突出、效益明顯的檔案管理新局面。