企業實物榮譽檔案數字化加工實踐與啟示

文/劉鈞

本文介紹了開展企業實物榮譽檔案數字化前期準備工作，論述了實物檔案數字化工作流程，總結了數字化加工實踐中一些經驗體會，期望對推進企業檔案工作數字轉型有所啟發

科學技術發展到什么階段，檔案工作就應該提升到相應水平。檔案資源信息化是數字時代檔案工作的發展方向，企業檔案資源信息化是企業檔案工作現代化建設的一項重要內容。實物檔案數字化，是企業完成存量檔案資源數字化的一項工作內容，是企業開展檔案信息化建設的一部分，做好實物檔案數字化工作，對推動企業檔案工作數字轉型具有重要意義。

一、企業實物榮譽檔案數字化的意義

1.企業實物檔案數字化內涵

企業實物檔案主要指企業生產經營及社會活動中制作或取得的具有保存價值的實物，主要包括獎狀、獎杯、錦旗、證書、印章、印模、產品、標本、工具設備等。實物檔案數字化是采用拍攝、掃描的方式對實物檔案進行數字化加工，將其轉化為數字文件，按照實物檔案的內在聯系，建立目錄數據與數字文件關聯關系的處理過程。

2.有效保護企業珍貴實物榮譽檔案

企業實物榮譽檔案在企業傳統載體檔案中數量不是很多，卻是見證企業發展歷史的最好記錄。獎牌、錦旗記錄了企業對社會曾經做出的貢獻，印章檔案記錄了企業的歷史沿革。實物檔案對于企業是一筆寶貴的財富，具有重要價值。然而企業實物檔案大多年代久遠，一旦歸檔入庫，也常常被束之高閣，有些企業由于庫房緊張，會用頂層和地下室的房間存放較大形制實物檔案，由于缺少有效的溫濕度控制，這類實物檔案很容易過早老化損壞。一些年代久遠的獎狀、牌匾、領導題字等珍貴實物檔案，由于八防措施不到位，自然老化速度加快，和原貌相比發生較大變化。比如金屬材質獎牌、獎杯出現銹跡，木質材質牌匾開裂，油漆脫落，字跡變得模糊，錦旗絨布的金箔文字脫落，內容難以辨認，類似情況是實物榮譽檔案管理工作中存在比較普遍的問題，必須加以解決，才能保護好珍貴實物榮譽檔案。開展實物檔案數字化工作，是保護企業實物榮譽檔案的有效途徑。進行數字化加工前，首先對實物檔案進行清點整理，對急需保護的實物檔案要進行登記，對有損壞的實物檔案進行修補、除銹、加固等修復工作，整理修復工作是對珍貴實物檔案進行保護和搶救的有效手段。其次數字化加工過程中，對實物檔案進行掃描、拍照、攝像等，采集數字信息，形成數字影像，并將實物檔案的數字信息保存在計算機中。企業在搞紀念、宣傳活動時，可以使用數字化的實物檔案，減少實體檔案的借用，減少人為損壞，有效保護實物檔案實體。

3.促進企業盡早實現檔案資源數字轉型

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中指出“到2025 年檔案信息化建設進一步融入數字中國建設，檔案管理數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型”。檔案信息化建設，檔案工作數字轉型，是今后企業檔案工作的發展方向。隨著企業紙質檔案數字化工作的完成，實物榮譽檔案數字化工作已經在企業中開展起來，企業實物榮譽檔案數字化是企業存量檔案數字化工作的最后一公里，實物檔案數字化的完成，將有力地促進企業實現檔案資源數字轉型。

二、企業實物檔案數字化前期準備工作

1.摸清庫存實物榮譽檔案基本情況

對實物檔案的類型、數量、材質及形成年代進行完整準確登記，對有損壞的實物檔案進行詳細記錄，根據摸底情況確定實物檔案數字化加工范圍及先后順序。

2.做好組織及人員保障

成立由檔案管理部門牽頭，企業主管領導任組長的企業檔案數字化工作領導小組，協調各項工作，保障實物檔案數字化工作順利完成。配備1名檔案高級職稱專業人員，組織指導數字化工作，對數字化加工人員進行培訓，掌握數字化操作流程、操作規范、技術要求，保證實物檔案數字化工作質量。進行安全保密學習教育，保證檔案信息資源安全。

3.實物檔案的修復工作

對于一般損壞的實物檔案，聯系上級檔案業務主管部門，在專業技術人員指導下，進行檔案修復，比如錦旗絨布上金箔文字脫落等修復。對損害嚴重，修復技術難度較大的實物檔案，應送到專業檔案修復機構做修復處理，比如木質材質牌匾開裂，油漆脫落等修復。

4.制定實物檔案數字化工作方案

在摸清實物檔案各種情況的基礎上，制定《實物檔案數字化工作方案》，明確工作目標、工作內容、技術規范及工作進度等，制定《數字化加工工作人員崗位職責》，明確人員責任分工，確保實物檔案數字化工作達到預期目標。

三、實物檔案數字化加工流程及質量控制

1.建立目錄數據庫

目錄數據庫是數字檔案資源管理的基礎，首先要確定目錄數據庫數據規則，包括數據字段類型、長度及內容，其次結合實物檔案的各種信息，按照目錄數據庫數據規則，確定實物檔案目錄數據內容，包括檔號、保管期限、年度、題名、責任者、材質、形制、互見號等信息。著錄的實物檔案信息，要完整準確，出現不規范著錄或著錄信息錯誤，必須進行修改或重錄，確保下一步對應的圖像數據能夠順利掛接。

2.數字化采集

使用掃描儀、數碼相機等設備對實物檔案進行掃描、拍照形成數字圖像，將數據按照一定格式存儲在計算機中。要對掃描儀、數碼相機等采集設備各項參數進行調試和設置，使采集到的數字影像清晰、完整，最接近檔案原貌。在掃描和拍攝時注意保護實體檔案，獎杯、獎牌要輕拿輕放，外形較大的、材質較脆的實物檔案，搬動時要避免磕碰，以免造成檔案損壞。選擇適合的數據采集設備，獎狀、榮譽證書、印模等使用平板掃描儀，彩色掃描模式，圖像分辨率大于300dpi；獎牌、獎杯、牌匾、錦旗等使用數碼相機彩色拍照模式，精度不低于1600 萬像素。存儲格式采用TIFF、JPEG 格式，方便數字圖像長期保存。一條實物檔案目錄有時會對應多個采集圖像，可以按照檔號加順序號組合方式，對數字文件進行命名，順序號描述一件實物不同角度的拍攝圖像。合理存放文件，文件存儲路徑不能太深，方便后期數據查找掛接。

3.影像處理及數據掛接

掃描形成的圖像既要最大限度展示實物檔案原貌，也要保證圖像表面干凈整潔，符合人們閱讀習慣。因此需要對圖像做糾偏、去污、拼接、裁剪等處理。圖像糾偏的傾斜度小于1 度，去除掃描時形成的黑邊和雜質，保持圖面干凈，但實物檔案在保管時形成的痕跡需要保留，不能去除。幅面較大的領導題字，采用分幅掃描形成多個影像的，要拼接合并成一個完整的影像，視覺上無明顯拼接痕跡。裁剪圖像四周多余部分，縮小文件容量，節約存儲空間。使用檔案管理軟件，將實物檔案影像數據掛接到實物檔案目錄數據庫中，目錄內容和數字影像內容一致，掛接的數字影像能夠正常打開，無漏掛、錯掛現象發生，掛接準確率達到100%。

4.質量控制前置

實物檔案數字化工作環節較多，操作人員對不同采集設備熟悉掌握程度不同，加上實物檔案形狀復雜，都會影響數字化質量。將質量控制前置，在數據庫建立、數字化采集、圖像處理、數據掛接的環節，指定專人進行質量檢查，現場解決出現的質量問題，及時發現糾正錯誤，確保每個加工環節的數字化質量。采用計算機和人工檢驗結合的方式，對數字化成果進行定期檢查，檢查合格率為100%，達不到標準的要返工修改。

四、實物檔案數字化加工安全控制

1.工作場所安全控制。實物檔案數字化工作場所安裝監控系統及門禁系統，配備消防設施設備，選擇溫度濕度有利于檔案實體保護的環境。

2.檔案實體安全控制。實物檔案材質多樣，形狀不規則，一些年代久遠的實物檔案自然老化嚴重，變脆易損，在拿取時要佩戴手套，輕取輕放，避免磕碰造成二次損害。

3.檔案數據安全控制。落實公司《檔案數字化工作管理制度》要求，封閉數字化加工計算機USB 端口，確保數據不被隨意拷貝，加工人員在工作場所，手機統一集中存放，采取一系列安全措施，確保計算機安全，檔案數據安全。

五、幾點啟示

1.統籌規劃，持續推進。要將實物檔案數字化工作納入企業檔案數字化建設工作整體規劃，統籌安排檔案數字化各階段的工作任務，在人力和資金方面持續投入，有序開展企業檔案數字化建設，持續推進企業檔案資源數字化轉型。

2.注重質量，確保安全。高質量的檔案數據是企業實現檔案現代化管理的前提和基礎，在目錄數據庫建設、數據采集及圖像處理的每個環節，加強檢查驗收，確保數據質量和安全是企業檔案數字化工作始終要堅持的重要原則。

3.培養復合型檔案人才。實物檔案數字化工作培養鍛煉了一批既有檔案管理專業知識，又懂數字化加工技術的復合型檔案人才。為加快推進企業檔案工作數字轉型及后期企業數字檔案室的建設奠定了人才基礎。