目標管理視角下檔案工作者績效考核的問題與優化

文/高楊 鐘天偉

一、目標管理概述

目標管理理論起源于管理大師德魯克（Peter F.Drucker）《管理實踐》一書，德魯克提出目標管理是指為達到某種預期效果或實現某種目標，采取自我控制、過程激勵等管理方式，以充分發揮個人特長，使團體為共同目標努力。[1]目標管理有以下內涵，一方面是以自我控制為主導，即目標管理可以將組織內部的客觀需要轉化為個人的目標，組織內部的工作人員不再只是聽命行事，而是以自由人的身份采取行動；[2]另一方面是以過程激勵為手段，即引導管理者從重視流程、制度轉變為重視組織的目標。

此后，不斷有管理學者對目標管理進行完善和發展，逐漸演化為相對成熟的管理思想、理論和方法。現代管理理論認為目標管理是以目標為導向，以人為中心，以成果為標準，使組織和個人取得最佳業績的現代管理方法。而目標管理大體上分為目標設置、實現目標的過程和測定與評價成果三個階段。[3]具體而言，要求組織建立相對完整的目標管理體系，明確相應的目標和權責，依靠內部自我控制實施管理，最后檢查評價目標管理情況。其中，績效考核起到至關重要的作用，沒有績效考核，目標管理也就無從落地。

目標管理作為管理學領域中一種經典的理論和方法，在現代檔案工作中同樣有其應用空間，特別是基于目標管理對檔案工作者進行績效考核，具有一定可行性。

隨著檔案信息化的不斷推進，社會和組織對檔案工作者的要求越來越高，檔案工作者的績效考核問題也愈發突顯，如何提升檔案工作者的績效成為我國檔案領域面臨的問題之一。本文從目標管理理論出發，闡述檔案工作者的績效考核問題及問題成因，結合檔案工作特點提出涵蓋目標體系設定、目標拆解細化、目標實施督導、目標檢查評價與目標調整更新等環節的績效考核優化策略

二、檔案工作者績效考核存在的問題

1.考核目標有待明確化

考核目標的設置是績效考核的起點，合理的考核目標有利于組織機構績效考核的有序進行。據調研，部分組織雖然已經為檔案工作者建立績效考核機制，但并沒有明確的考核目標，其目標往往是較為宏觀的描述，不夠具體，缺乏可操作性。另有部分組織對于檔案工作者的績效考核更加注重結果，對于目標重視度不足。以結果為導向的績效考核，可能會使檔案工作者忽視工作的過程性，從而降低工作質量。

2.考核過程較少體系化

目標管理理論下的績效考核是一個體系化的流程，部分組織機構的績效考核過程缺乏科學體系。理論上來講，績效考核需要引入全過程管理的思想理念，從目標設置制定到目標實施督導再到目標的實現和評價反饋都需要相應的制度機制來確保流程規范。然而，現階段我國檔案機構或部門少有相對體系化的績效考核流程。

3.目標反饋更新較滯后

目標管理下的績效考核應該有相應的成果評價和反饋。現階段，我國檔案機構或部門設置績效目標后，存在目標反饋滯后和更新不及時的問題。績效考核的目標應該根據組織和檔案工作實際情況不斷變化，才能在復雜的數字化進程中實現管理目標。

三、存在問題的成因分析

1.領導對績效考核重視不足

部分組織機構中的領導對于檔案工作者的績效考核價值認識不足，重視程度有限，因此檔案工作者的績效考核少有納入組織機構戰略規劃和相應機制中。領導層的不夠重視，可能會使檔案工作者的績效管理形式化，脫離考核性質，長此以往，可能損害檔案工作者的工作效益和工作熱情。然而，隨著數字化轉型的推進，我國檔案工作愈發繁重，需要領導重視檔案工作者的績效考核并將其納入常態化管理機制，以促進檔案工作有序開展。

2.缺乏管理理論和理念融入

檔案工作者的績效考核本質上也是一項管理工作，需要組織應用相關理論。例如，將目標管理理論融入檔案工作者的績效考核中，可以培養檔案工作者參與管理的意識和積極性，極大地發揮檔案工作者的主觀能動性。又如，將全過程管理理念融入績效考核中，對績效考核的目標設置、實施等各個環節實現全流程管理，以確保考核質量。再如，融入前端控制思想，在目標設置上嚴格把關，確保后續工作有序開展。然而，現階段我國檔案組織機構或部門在績效考核上少有先進的管理思想理論或理念進行支撐，因此實際工作中績效考核也存在一定問題。

3.部門之間溝通協調不順暢

績效考核往往由組織內的人事部門或人力資源管理部門負責，績效考核的過程和結果也往往由相關負責人員決定。然而，相關負責人員可能并不了解檔案工作者的工作情況，可能無法給予其相對中肯的評價，加之評定標準未見得準確，因而績效考核的效果存在偏差可能。實際上，績效考核不應該僅僅由單一主體主導進行，應該加強部門間的協同分工，讓績效考核在多部門的監督和合作下進行。

四、檔案工作者績效考核的優化策略

1.目標體系設定

設定成體系化的目標是目標管理的首要工作，由組織的遠景、使命、價值觀等多方面決定。由于檔案工作的效益具有社會性、隱蔽性和滯后性的特點，[4]因此不能將檔案工作者的績效僅與經濟效益關聯，也不能只考慮眼前利益，忽略長期效果，更不能單純以結果為導向設定目標體系。對此，要結合組織的具體情況，并兼顧檔案工作的內容、特點進行目標的設定。另外，在目標體系設定時，部分檔案工作者的績效考核過程中，常出現績效目標設定標準過高或過低的問題，以至于檔案工作者完成績效考核過于輕松或是無法完成績效考核。針對此類問題，建議相關負責人員采用一定的管理原則，進行前端控制，在目標體系設定前對相關情況做足充分的調研和準備。有了相對合理的目標，檔案工作者的績效考核就有了清晰的方向。

2.目標拆解細化

在實際工作過程中，目標體系常常過于龐大而無法操作，對此，需要進一步將目標進行拆解和細化。可以將存在一定難度的目標分解成一個個具體可操作的小目標，分步或階段實現，進而實現總體目標。由于單一主體的力量往往有限，因此需要組織考慮不同層級的部門職責和人員構成等情況，加強協同，相互配合，共同完成拆解細化后的目標。檔案工作者也應積極配合考核負責人員，共同完成績效考核的目標。

3.目標實施督導

一方面，需要落地實施。將目標拆解細化后，需要將責任落實到具體的負責人，只有這樣，目標才可能實施；另一方面，需要加強督導。所謂督導，是對績效考核過程進行監督和指導。由于績效考核可能涉及跨部門協同工作，因而需要監督，必要時對工作進行催辦、幫辦。另外，需要培訓專門性隊伍和人才，對于該項工作進行指導。在績效考核結束后，相關負責人應該及時地整理和分析考核結果，并將考核結果反饋給檔案工作者，使之了解自身工作的情況，掌握自身的優勢和劣勢，以便為后續的努力提供方向。

4.目標檢查評價

在對檔案工作者的績效考核中進行目標檢查與評價，一方面是看績效考核的目標效度如何，考核標準是否合理，有無優化空間；另一方面是了解績效考核對檔案工作者自身和組織發展是否有促進作用。對于目標的完成情況，要按照一定期限進行檢查與評價，檢查與評價的方法可以根據組織自身情況靈活設置，可以自檢或者互檢，也可以成立專項小組進行檢查與評價，還可以依據檢查與評價的結果，適度對檔案工作者進行獎勵或處罰。

5.目標調整更新

由于檔案信息化建設是一個不斷發展的過程，這也意味著檔案工作者的績效管理也是一個不斷調整更新優化的過程。組織應該根據實際情況，決定經過評價后的績效目標更新設定，可以超越原有目標，但不可冒進，也可以降低績效考核目標與檔案工作者實際工作相適應，但也應適度。

總之，組織的領導應當認識到對檔案工作者實施績效考核的重要性。只有結合組織自身實際情況，同時兼顧檔案工作的性質和特點，建立較為合理的績效考核目標體系，對績效考核進行全過程管理，才能保證檔案工作者實現個人目標的同時推動組織目標的實現。因而，開展有效的績效考核工作并使之納入機制對現階段的檔案工作至關重要。