淺議班組建設活動提升航天企業檔案管理水平

文/西安微電子技術研究所 靳婷婷

班組建設活動，可以調動檔案管理人員的積極性、創造性，提高檔案管理人員整體能力素質，提升企業的科學管理水平。班組是企業基礎的管理組織，是企業的細胞，航天企業的檔案管理部門將各個檔案管理班組建設納入年度部門工作重點，先提高多個點，從而帶動整體提升企業的檔案管理水平。

一、檔案管理班組建設思路與方法

（一）完善班組現行有效管理制度，加強頂層設計。航天企業由于其特殊性，檔案部門作為航天企業產品保障體系的重要一員，除了保存歷史檔案更要處理大量的現行文件，負責技術文件的歸檔、更改、發放和回收等工作，完善班組現行管理制度，這些工作顯得尤為重要，此項工作是否能完成，需要凝結全班組的智慧，將管理制度逐一進行梳理和完善，既是日后工作的基礎，又是未來工作的提升。目前檔案部門管理了13個門類檔案及現行技術文件材料，該部門下設兩個班組，檔案管理組主要負責文書檔案、基建檔案、設備儀器檔案等檔案管理工作；現行文件管理組主要負責產品檔案以及現行文件處理工作，一個偏重保存“歷史”，一個著重處理“現在”，于是兩個班組根據業務需要，完善符合本班組實際的現行有效管理制度。以現行文件管理組為例：首先，梳理了《崗位分工和工作流程制度》，明確了現行文件崗、檔案管理崗、復印曬圖崗的崗位職責，嚴格規定了各崗位工作流程，讓每一位檔案管理人員明確自己的工作程序，避免因工作流程不規范造成低級錯誤發生。其次，完善了《安全生產管理制度》《保密管理制度》《民主生活會管理制度》等9個班組制度。

（二）制訂班組崗位職責說明書。檔案管理人員除了完成日常工作外，還需身兼多職，于是檔案管理班組又根據工作需要制訂了多個崗位職責說明書，例如：《班長（副班長）崗位職責說明書》《6S管理員崗位職責說明書》《設備管理員崗位職責說明書》《民主管理員崗位職責說明書》等10個班組崗位職責說明書，確定崗位到人，避免了因工作職責不明確發生的推諉扯皮等現象，大家在工作中各司其職，只要團結友愛就能擰成一股繩，把建設一流檔案管理班組的愿景當成最高理想。

（三）建立班組目標任務，強化進取心。1.創建班組目標任務。通過建立班組目標任務這一專項工作，改變以前只是零散地把任務布置下去的方式，秉承“凡事提前”這一原則，重要事情組內提前策劃，將一般可預計的日常工作建立計劃表，工作任務分解落實到年、季度和月。重大任務專項工作建立專項工作計劃表，做到全組專項策劃，按照節點進行有步驟的全組督促和檢查，將日常工作和專項工作進行全組統一管理，通過隨時分配人員增加幫手、協調統籌安排時間等方法，避免工作激增或因人員責任心不到位拖延進度等現象發生，提高工作效率。2.建立復盤思維。在班組建設中，通過創建班組目標任務，將完成成果在每個計劃和策劃時間節點后積極進行專項總結，并在月度、季度、年度進行大總結，建立了全班組的復盤思維，并在不斷總結和復盤過程中，大家集思廣益碰撞出不少火花，在總結2021年6月9日國際檔案日宣傳活動時，大家就提出2022年要提前錄制微視頻，將工作提前布置和策劃，爭取在2022年取得更好的效果。在復盤優化檔案工作流程活動中，提出將信息化與紙質審批流程進行結合，并增加多種現代信息化設備。此后，組內采納建議并積極向上級機關進行申請，提升了全組的檔案信息化水平，在企業取得了較好的效果。

（四）不斷完善班組質量安全生產管理。1.班組安全生產管理。航天產品檔案有別于普通檔案，記載了我國的航天發展史，默默守護著我國的領海、領土和領空，有些門類檔案呈現利用周期較長等特點。檔案管理一定要建立班組完整的安全生產管理體系，將班組的危險源進行統計，并根據規定頻次進行點檢，安排專人進行班組的安全生產會議記錄、環境和職業健康相關管理和記錄，建立班組安全生產突發事件應急預案，并組織班組成員進行演練，每年我們都會組織班組成員進行火災、水災、地震等專項演練，防患于未然，提高全班組的抗災能力。2.班組設備管理。將班組的設備建立臺賬并由專人進行管理，航天企業的檔案部門管理班組除了有庫房內的密集架、光盤柜、也有辦公區的電腦等日常設備，還專門劃定區域為保障科研生產配備的工程復印機、曬圖機、疊圖紙機、膠印機、掃描儀等專業設備。由于航天企業的特殊性，很多設備都帶有密級，屬于涉密設備，這就要求班組在維修、保養等工作中一定要做到心中有數，一手抓安全，一手抓保密，維修人員要符合相關保密規定。3.班組物資管理。做好班組物資管理是班組建設的基礎工作之一，班組擁有多少物資一定要進行日常盤點，做到賬物相符，統一存放合理規劃，尤其是日常檔案封皮、存放底圖的袋子，航天產品檔案進館上報專用硬質封面等物資領用流程合理規劃，做好發放記錄，避免因為人為原因造成浪費。4.班組保衛保密管理。部分航天產品檔案涉及保密管理，這就要求航天企業檔案部門相關班組將班組保衛保密一定要做到管理到位，把涉密文件、檔案根據密級的不同放置密碼保險柜、保密要害部位等保密安全地方。將班組的安全保密職責進行分解，認真落實班組保密管理制度，班組保密員做好班組涉密會議管理和涉密人員管理，還要根據保密要求做好24小時視頻監控、24小時安全保衛、安裝防盜報警裝置等，尤其是節假日，一定要將節日值班安排好，準確記錄安保巡檢維穩巡查記錄。5.完善班組質量管理。班組建設很重要的一個環節就是注重班組質量管理，航天企業檔案班組每天要處理大量的現行文件，涉及現行文件的接收、更改、分發等程序，于是我們根據業務需求重新修訂了《質量體系文件管理程序》和《技術文件控制程序》，規定了各部門的職責范圍，通過規定質量管理體系文件的編制與批準、文件編號、文件分發、保管與補發、文件更改、作廢控制、文件歸檔、質量記錄與技術文件的控制，完善了質量體系文件管理流程；通過《技術文件控制程序》對設計文件、工藝文件、軟件文檔、研究試驗文件以及偏離單等方面進行管理。QC小組活動加強企業內部交流、溝通、輔導的同時，可以進一步將QC活動與質量基礎建設工作相結合，于是檔案部門在班組建設初期就將成立QC小組作為一個專項工作去策劃，充分調動班組成員積極對這一未知領域進行開發，完成必要性分析，對人員構成、技能和資源條件、存在風險及對策進行充分地論證，制訂了QC活動計劃節點和實施方案，將QC小組課題定為《提升歸零報告檔案開發再利用的水平》，將歸零報告、檔案開發再利用、QC小組活動這幾個關鍵詞進行有機結合，每月一次小組活動，遵循計劃階段（P）、執行階段（D）、檢查階段（C）、處理階段（A）循環程序進行，在活動中，檔案班組加強了質量基礎建設。

（五）做好班組的成本控制，為企業節能減耗貢獻力量。班組建設初期，我們將優化檔案工作流程作為班組成本控制重要的工作去做，由于受客觀現實制約，我們檔案信息化建設確實起步較晚，直到檔案管理班組建設初期，檔案利用者查閱或者借閱檔案前需要拿著紙質的各種表單經過層層審批，才能完成檔案的利用或者現行文件的分發。所有人都形成了“大家不是在跑單子，就是在跑單子的路上”這個口頭語。于是，在班組建設初期，就把優化檔案工作審批流程這項工作作為專項工作去策劃和實施，通過整個班組的策劃，檔案管理人員聯合信息化管理人員，將《外調技術文件申請表》《檔案查（借）閱申請表》《文件發放任務單》《質量管理體系文件發放申請表》《信息檔案網發布申請表》等表格放到OA系統的綜合管理模塊中，進行電腦自動審批流程；又將文件的復印、掃描業務放入企業微信進行審批，大大節約了航天企業的時間成本、人力成本。

（六）提前策劃班組攻關創新，期待共同進步。想要建設一個優秀的班組，不能僅僅滿足于維持日常工作的順利運轉，更要能在自己的檔案業務范圍進行深耕，不僅要開拓檔案業務的廣度，更要能挖掘檔案業務的深度，所以檔案部門的班組建設過程中，一定要發揮攻關創新帶頭作用。人都喜歡經歷熵增這一過程，一直待在自己的舒適區，挑戰一些有難度的課題，經歷熵減的過程必然會感覺痛苦，但是沒有經歷這一過程，班組以及組員就不會由點滴進步而走向優秀，于是我們圍繞檔案管理這一個大的范圍，要求班組成員進行編研課題研究，將日常的檔案管理進行總結，撰寫檔案學術論文，并積極鼓勵將技術創新項目成果進行應用轉化，將成果納入專項加分，計入績效崗貼和獎金分配基數，將成果與收入進行掛鉤，鼓勵班組成員不斷進取，取得更好的成績。

（七）凝心聚力加強班組團隊建設。沒有團隊意識的班組，勢必是一盤散沙，于是檔案班組在班組建設中必然要將班組的團隊精神訓練涵蓋在內，我們班組組織行走了梁家河，定期組織書籍閱覽心得，采納班組成員合理化建議，定期進行員工培訓，增加學術、技能交流與技能比拼等諸多活動，在互動和良性競爭下，班組凝心聚力。我們除了加強建設檔案業務能力，把班組成員的運動、民主管理、扶貧幫困、五必談五必訪等活動進行詳細記錄。全方位加強班組文化建設，讓班組成員有家的感覺。

二、班組建設提升航天企業檔案管理水平新思考

（一）班組建設活動提升檔案部門形象。班組活動自始至終圍繞著班組基礎管理、目標任務、質量安全、成本工程、攻關創新、團隊建設六大版塊進行建設，由于參與的項目較多，需要和航天企業各部門進行緊密合作，改變了以前對檔案部門清凈悠閑的刻板形象，當我們組織檔案編研課題立項評審時，邀請的專家驚嘆“檔案部門居然還要撰寫編研課題，太不可思議。”我們參加航天企業的QC活動注冊時，經常被QC組織者提起：“連檔案部門都成立了QC小組，大家一定要好好努力。”在大家的驚嘆聲中，除了壓力更是進步的動力，在全班組的努力下，在踏實的工作中積累提升了檔案部門的形象。

（二）建立績效考核制度，提高工作的積極性。以前大家認為自己的崗位和別的檔案管理人員一樣，工作量以及難易程度差不多，大鍋飯的平均主義收入分配容易造成大家產生“干多干少都一樣”的錯誤思想，導致班組出現“惰性”而包庇“懶人”。班組建設重要的一項就是績效考核公開制度，每月將每個人的工作量分為日常工作和專項工作，還要從工作技術難度和工作態度等方面進行差異化考核，將收入進行按勞分配并公開，不能讓班組內的“能人”流血、流汗又流淚，將獎勤罰懶的政策執行到底，通過班組內工作，提高大家工作的積極性。

（三）加快工作效率，提升管理水平。以前的檔案工作就是做好檔案管理和現行文件日常管理，為航天企業做好服務和保障工作，在班組建設中，不僅需要不斷完善和補充頂層設計，更是要將各項分支做好，在高標準、嚴要求的工作態度下，相較以前增加了數倍的工作量，僅以2021年為例，我們組織了本單位航空航天卷的撰寫、完成了QC活動、6月9日國際檔案日宣傳活動，對班組進行詳細的2021年工作策劃，策劃和實施了優化檔案工作流程、報送科研項目歸檔數據、編研課題的立題和評審活動、保科研保生產策劃、向職工進行《中華人民共和國檔案法》宣傳活動、庫存檔案的數字化策劃工作、號召班組成員撰寫學術論文投稿等一系列的工作。工作量劇增，要求檔案管理人員不能再按照以前的工作方式工作，不僅需要開動腦筋讓檔案利用者少跑路，更要用高度的責任心做到身兼多崗多職，在加快自身工作效率的同時，努力提升檔案管理水平。

三、結語

班組建設是一項大工程，只有通過班組每一位成員的共同努力，加強企業基礎組織管理，從而提高檔案管理水平，提升企業核心競爭力，用“檔案人”的力量推動航天企業飛速發展。