標準引領破解企業新建檔案室入門難
——以江西大唐撫州電廠2×1000MW新建工程項目為例

文/江西大唐國際撫州發電有限責任公司 蔡菲

企業檔案是指企業生產、經營和管理活動中形成的對國家、社會及企業有保存價值的各種形式的文件材料。基于此，為確保企業可持續發展，企業在建設初期往往著手同步搭建企業檔案室，保存對自身發展有查考利用價值的檔案資源。但由于一切從零開始，如何建立企業檔案室？如何收集檔案資源？特別是對于一些投資大，建設周期長，專業技術要求高，涉及專業多，又有新材料、新工藝、新技術、新設備等應用的項目企業，寵大而復雜的項目檔案資料，無一例外都牽涉“歸什么、誰來歸、怎么歸、歸在哪、及時歸”的“五歸”問題，并且還要做到“要有的該有、要能快速查找、要符合要求”的檔案“三要”問題。

江西大唐撫州項目規劃裝機4臺100萬千瓦機組，一期工程新建2臺100萬千瓦超超臨界燃煤發電機組，由大唐集團和法國電力公司按照比例共同出資建設。該項目于2013年7月9日獲得國家發改委核準, 2013年9月10日獲得大唐集團公司開工批復。2014年2月23日開工建設。跟大多數新建企業一樣，撫電項目檔案工作遇到的難題首先是建立企業檔案室，本文擬將建室過程中“見招拆招”的招式簡陳如下，以資共同探討。

一、新建企業檔案室面臨的主要難題

（一）第一招：管理難與入門難并存。萬事開頭難，新建企業檔案工作開頭尤其難。一個新建項目，從項目立項到項目開工，涉及部門、領域繁多，但許多企業為節省成本，往往前期投入人力不足。就拿撫電項目來說，從2008年跑立項，到2014年開工建設，6年時間，總共人力投入不足20人，這20人需要完成項目立項、設計、招投標、征地拆遷、資金概預算、合同簽訂、開工前期準備等各項項目管理工作，而這些工作產生的文件資料大都是項目建設的支撐性文件，時間跨度之長，重要程度之大，人員更迭之多，都給檔案收集工作留下了極大隱患，加之管理場所簡陋，無專業檔案管理人員，給檔案工作埋下了極大安全隱患。

（二）第二招：推進難與監管難互現。企業建設之初，前期人員工作重心往往在項目進度上，他們往往身兼數職，既要重視工程造價，又要監管工程安全，檔案管理只能是兼職中的兼職，幾乎無法兼顧，更不用說制訂合理的項目檔案管理機制、制度，檔案工作就自然無法順利開展，檔案管理無章可循，檔案監管處于“空心”，檔案管理工作推進異常艱難。

二、尋求破解新建企業檔案室難題的鑰匙

國標GB/T2000.1—2002《標準化工作指南第1部分：標準化和相關活動的通用詞匯》對“標準”的定義是：為了在一定范圍內獲得最佳秩序，經協商一致制定并由公認機構批準，共同使用和重復使用的一種規范性文件。從定義中可以看出，標準是一種規范性文件，制定要以科學、技術綜合成果為基礎；并且經充分協商一致，具有共同使用和重復使用特征，經由公認機構批準，它對本行業發展具有絕對的參考指導價值。可見，國內任何一項已公開發布的標準對本行業發展來說都可稱之為“他山之石”，具有絕對“可以攻玉”的參考和指導價值。因此，新建企業檔案室假借本行業“他山之石”體系標準之長，無疑能破解建室路上難題“玉”之短。

（一）拆招第一式：以標準引領，建立檔案工作管理體制機制。撫電項目開工建設之初，為實現檔案與工程同步建設目標，項目綜合部檔案人員根據《中華人民共和國檔案法》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等國標，及《火電建設項目文件收集及檔案整理規范》（DL/T241-2012）、《火電工程達標投產驗收規程》（DL/5277-2012）等行標，結合《中國大唐集團檔案管理整理規范》《大唐國際基建工作檔案管理辦法》等規定，出臺了《基建工程檔案管理實施細則》，次年又據實際運轉情況，修訂出臺《基建工程檔案管理實施細則（第二版）》，根據細則，項目成立了由業主、監理及參建單位三方組成的四級項目內、外兩條循環的基建檔案管理網絡體系，明確了撫電項目檔案歸口部門和領導體制機制。如果說檔案工作管理體制機制的建立可以標準為引領搭建，那么體制機制正確、有效運轉實施則需要人來完成，為保障項目檔案高效按標準要求運轉，2014～2016年三年時間，共送出專職檔案員、兼職檔案員和參建單位檔案員、項目資料員共16人次，前往北京、南昌等地進行檔案專業崗前取證培訓，奠定了項目檔案體制、機制標準化運轉的人力基礎。

（二）拆招第二式：以標準引領，落實檔案設施設備建設。根據公司十年發展長遠規劃，公司綜合檔案室將位于綜合辦公樓六樓。此樓比項目總體開工晚了9個月，直接結果是：大量項目資料堆積在項目工程三間20多平方米項目臨建辦公室內，六排三層簡易貨架是所有已組好、未組好案卷的全部管理場所，一臺掛壁式空調是檔案的全部安全保障系統，管理環境之簡陋，給項目檔案帶來極大的安全隱患，為徹底解決隱患，項目綜合辦公樓開工之初，公司領導即責成檔案人員拿出企業檔案室建設標準安全及設備設施添加必要清單。檔案人員根據《中華人民共和國檔案法》《檔案館建筑設計規范》，參考兄弟單位做法，開出以下清單：1.根據《檔案館建筑設計規范》，請項目土建技術人員著重核實檔案庫房所在樓層樓面，庫房用密集架樓面均布活荷載是否達到承重要求，庫房門、窗及近電梯、檔案用房是否達到四分開要求，各門類檔案庫內布置及庫房總體布置是否滿足檔案管理要求。2.根據大唐集團公司檔案“九防”要求，向公司物資部提出增添檔案設備物資計劃單。3.項目檔案裝具統一采購、統一分發，以保證裝具的統一。4.提出引進紫光檔案系統，實現檔案管理信息化發展要求。四單開出，為撫電項目檔案在設備、設施上達標打下了堅實的管理基礎。

（三）拆招第三式：以標準引領，規范各項檔案管理工作。常言道“沒有規矩，無以成方圓”。項目檔案是全面反映工程質量的重要依據，是工程驗收的必備條件，是日后維修改建的重要憑證，是工程實體質量的真實寫照，是實體建設過程管控情況、規范標準及強制性條文執行情況等的反映。早在2012年，電力檔案專家王黎平先生就在《電力檔案標準化管理實施指南》中提出了電力項目工程檔案標準化建設思路：“事先介入、事中控制、事后嚴把驗收關”。據此思路，為確保撫電項目檔案的完整、準確、系統、規范性，項目以標準引領，做實檔案管理各大環節。1.收集與整理。項目建設初期，根據《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T28—2002)、《企業檔案工作規范》（DA/T42-2009）、《建設工程文件歸檔規范》（GBT50328）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）《檔案數字化光盤標準規范》(DA/T52-2014)、《火電建設項目文件收集及檔案整理規范》（DL/T241-2012）及《中國大唐集團檔案管理整理規范》《大唐國際基建工作檔案管理辦法》《大唐國際0-5分類方案》《大唐國際6-9分類方案》，出臺了《撫電科技檔案整理規范》《撫電基建工程檔案管理實施細則》《撫電檔案工作“三納入”“四參加”“四同步”制度》《撫電檔案分類及保管期限表（0-5大類）》《撫電檔案分類及保管期限表（6-9大類）》《撫電文書檔案整理規范》《撫電科技檔案整理規范》《撫電聲像檔案管理辦法》《撫電實物檔案管理辦法》《撫電電子文件歸檔管理辦法》等制度，從制度層面規范了各門類檔案收集、整理工作。項目建設中期，又根據檔案管理實際運轉情況，修訂并發布《撫電工程檔案管理實施細則（第二版）》《撫電新建工程檔案管理指南》等制度。每發布一項制度，即組織參加單位和各部門相關人員進行宣貫、交底培訓，以確保制度有效落實。對于施工文件，建立單位工程文件包管理制。《撫電新建工程檔案管理指南》在制度上明確本項目實施對單位工程施工文件責任制管理規定，從文件形成源頭上杜絕施工文件收集不齊全情況。同時，促進資料統一和規范。為保證施工文件組卷質量，文件整理之初，項目檔案人員即按專業制出組卷模版發向監理，由監理統一向各施工單位傳達、下發、執行；文件整理之中，業主與監理又定期、不定期聯合下沉到各參建單位檢查組卷情況，并建立起檔案工作閉環管理機制，對檢查監管過程中發現的問題，開出管理整改單，保證過程組卷資料分類的正確性和組卷質量。對于設備文件，根據《中國大唐集團物資管理辦法》，與項目物資人員商定，修改設備資料開箱單及流程，在設備資料開箱單中加入專業、載體類別等勾選內容，以保證設備資料紙質版和其他載體類別設備資料及時歸檔。勾選的加入為檔案人員的整理節省了組卷時間。對于特殊載體類檔案的收集整理，有以下方法：一是制訂、下發特殊載體檔案有關管理辦法，明確歸檔要求、歸檔范圍和整理規范。二是參照最新國標，統一特殊載體檔案標準，每張光盤統一為8G容量，統一照片檔案冊，統一照片檔案六要素小標簽，統一字體大小，統一格式；實物檔案采用專用的盒子或絨布包好，做好標識。三是紙質檔案組卷與特殊載體檔案同步進行，一定數量的紙質檔案對應相應的特殊載體號（光盤號、照片冊號）。四是專人把控項目檔案的互見號，避免特殊載體檔案重號現象發生。對于竣工文件，依據《電力工程竣工圖文件編制規定》（DL/T5229-2005），在竣工圖編制之初，就從出圖深度、時間、標識及出版等內容向設計院提出具體編制要求，并要求設計院將設計變更、工程聯系單、圖紙會審記錄以及其他設計更改文件等在竣工圖中反映。竣工圖組卷初步結束后，又將施工圖與竣工圖做對比。同一專業，卷冊號有差別，都要求設計單位確認差別原因，保證了竣工圖與現場實際的真實性、有效性。所有竣工圖設計單位都提供了PDF、CAD各一式三份，既滿足了檔案工作需要，又滿足了生產管理需要。項目168試運行結束后，為確保案卷移交質量，又參照行業和集團規定，下發了《關于嚴格項目檔案審查與驗收要求的通知》，要求各參建單位嚴格執行《工程檔案實施細則（第二版）》相關條款，加大案卷審查力度。正式移交前，所有案卷必須經編制單位技術人員、檔案人員、監理專業工程師對文件的齊全性、準確性及規范性進行審查，檢查合格后，方可編目、輸入、掃描、裝訂。2.檔案保管與保護。檔案保管保護工作是維護檔案完整與安全、最大限度延長檔案壽命的工作。撫電項目根據《中華人民共和國檔案法》《檔案館建筑設計規范》《企業檔案工作規范》（DA/T42-2009），先后發布了撫電公司《撫電檔案保密工作管理辦法》《檔案庫房消防管理制度》《檔案保管制度》《檔案管理系統運行維護制度》等制度辦法。將檔案保管保護“九防”要求、檔案系統運行維護要求寫入制度中，并在日常工作中落實。撫電項目檔案主要有紙質、電子版兩種貯存方式，紙質檔案分別保管在綜合文檔庫和科檔庫內，庫房占地面積322平方米，庫房內配有密集架、火災自動預警系統和大型七氟丙烷氣體滅火柜，聲像柜、電子溫濕度器、抽濕機、空調等設施設備，庫內存儲容量滿足使用30年以上。紙質檔案的排架按照電力檔案0～9大類順序排架，每層中預留了20%。科檔庫房分為正本區、副本及資料區。招投標因有些涉密文件材料，單獨集中放置在帶門上鎖密集柜中，由專人管理；探傷底片本著“加強重點，照顧一般”檔案保管保護要求，建設當中優先收入綜合檔案室，單獨集中放置于加裝層板、柜門的防磁設備中。撫電項目檔案注重檔案信息化建設，所有可拆除文件都作了PDF格式處理，并在紫光系統中掛接，項目各類載體檔案都刻錄成光盤歸檔。光盤檔案全部實施ABC三套制（A為封存，B為查閱，C為異地保管）保管。撫電項目檔案在日常工作中，嚴格按照“九防”及相關檔案制度規定，堅持勤巡查，做好日常溫濕度、庫房出入庫記錄等臺賬工作，保障了檔案實體和信息安全。3.檔案移交與利用。撫電項目檔案移交分為內部移交與外部移交兩部分：內部移交，嚴格按照設備開箱單接收文件材料，規范化填寫科技檔案移交目錄，收入庫房組卷。外部移交指的是各參建單位移交工作，外部移交嚴格按照《工程檔案實施細則（第二版）》文件標準執行。移交過程中，嚴格執行竣工檔案審核驗收制度，檔案部門參與控制結算款及質保金支付工作。撫電項目建設初期注重圖紙等施工資料的及時發放，保證了工程施工質量與進度。項目檔案全部組卷工作結束后，向各專業人員提供了本專業所有案卷目錄電子版一份，方便專業人員對資料的查詢。考慮到檔案信息化發展趨勢，對所有檔案紙質資料做到應掃盡掃，并進行系統掛接，目前，永久卷電子化率95%，整體電子化率86%。為未來電子檔案快速融入企業內部局域網，實現檔案資源共享奠定了基礎。撫電項目始終以國家、行業標準及集團公司檔案管理規定為引領，結合工程檔案管理工作實際，先后出臺了各項檔案管理制度，涵蓋了從收集整理到移交驗收等全過程管理，有效地促進公司檔案工作標準化、規范化運作，破解了新建企業檔案工作的入門難、管理難、推進難、監管難“四難”問題，至2018年底，撫電項目已建立起文書、科技、會計、印章等7大門類檔案。

三、結語

隨著新建企業檔案工作“四難”問題在工作中的逐步破解，撫電項目檔案室于2017年8月11日通過了項目檔案整體驗收；2018年12月5日通過了江西省“檔案工作規范化管理省一級單位”認定；撫電項目檔案管理案例獲得了國家檔案局2018年度全國企業檔案工作管理創新優秀案例優秀獎；同年，制作的檔案管理視頻《連接歷史與未來》也獲得國家檔案局2018年基建檔案管理視頻優秀獎。