新時期高校辦公室督辦工作現狀及優化策略

文/成都理工大學 韋廣

眾所周知，辦公室是高校的綜合行政管理部門，負責協調、督辦、聯絡各項具體工作，可以說是學校穩健、長遠發展的關鍵“支架”。因此，督辦作為高校辦公室核心工作職能，自然要求相關工作人員充分重視并強化督辦工作，正視現階段辦公室督辦工作的不足，而后通過發揮辦公室聯絡、協調、咨詢等基本職能作用，為高校辦公室督辦工作順利開展提供保障，助推高校辦公室工作可持續發展。

一、高校辦公室督辦工作現狀

（一）督查督辦思想認識不足。基于對高校辦公室督辦工作主要內容與工作程序的梳理，深入分析現階段我國高校辦公室督辦工作開展得不足，筆者首先從對辦公室督辦工作的思想認識角度出發，分析新時期高校辦公室督辦工作所面臨的挑戰，而后指出高校辦公室督辦工作開展不力的主要因素。近年來，伴隨我國社會各界對教育事業及教育改革的高度重視，高校工作職能逐步拓展，辦公室督辦工作明顯面臨任務重、挑戰大、難度高等問題。在日益繁瑣的行政管理工作中，學校各級領導與普通教育管理工作者，皆對大量細碎的工作內容應接不暇，無形中忽視了辦公室督辦工作的重要性與必要性，為辦公室督辦工作的系統化落實帶來阻力。同時，少部分高校未在學校辦公室設立督辦科，辦公室督辦工作開展無法“專人專職”，學校督辦工作網絡自然全面建構。如此一來，各職能部門欠缺應有的督辦工作認識，對督辦工作敷衍了事，為學校長足穩健發展埋下隱患。

（二）督辦工作機制較不健全。目前，我國大部分高校的督辦工作由學校辦公室負責。為此，學校還專門成立了督辦領導小組，結合具體督辦工作內容制訂相應的規章機制。然而，細觀實際上的督辦工作開展情況不難發現，許多細化的督辦工作皆流于表面，經不起推敲。如，有部分職能部門對督辦工作隨意回答，形式化匯總，未對督辦進程及督辦結果明確總結經驗并反思，僅以“完成任務即可”的態度對待督辦工作。此外，高校督辦工作的實際督辦管理制度也不完善。只有少數高校可以真正意義上將督辦事項結果視作考核督辦部門以及具體督人員的主要考核指標之一。這樣一來，督辦工作的權威性自然受到影響，不利于后續高校督辦工作的順利開展。具體表現：高校辦公室對督辦事項會下發通報，但將其視作年度考核指標的實際執行力不足。

（三）督辦工作手段有待豐富。在以往的高校辦公室督辦工作中，大多數督辦人員僅使用電話催辦、口頭督辦或者簡單的微信、QQ等平臺催辦方式，對督辦工作予以落實。但是，隨著我國互聯網技術與信息技術的不斷發展，更進一步的“數字化”督辦方式才是真正有效且適當的辦公室督辦工作手段。只是，從此角度反觀現有的高校辦公室督辦工作手段可以發現，大部分高校辦公室督辦工作未能實現線下督辦與數字化督辦的有機結合。如，不少高校辦公室督辦人員仍習慣于線下方式，認為面對面督辦才能真正發揮督辦作用。然而，這樣的督辦方式即便有效，從整體性長遠眼光看，早已不適應新形勢下的高校辦公室督辦工作需求，且不利于系統化的記錄與檢查。同時，高校數字化督辦普及率低，督辦系統設計不合理。

（四）督辦隊伍能力亟待提升。嚴格來說，高校督辦的工作隊伍應包含以下兩種：其一，高校辦公室內專門負責督辦工作的人員；其二，各職能部門負責對接、簽收、反饋具體承辦事項督辦進展的聯絡人員。從高校督辦工作的實質工作要求而言，辦公室督辦人員需要做到的是，對各督辦事項的實際督辦情況的整體了解與掌握，以此確保督辦工作井然有序。而各職能部門聯絡人員則對具體承辦事項的督辦要求了解與理解，為各職能部門間通力協作奠定基礎。換言之，辦公室督辦人員需要理解上級部門批示文件，參與校領導組織的相關會議，對督辦事項及時調研；職能部門聯絡人員則是理解督辦事項具體內容與細節，知曉部門各項細節工作落實情況。但是，細觀高校督辦工作實際開展情況不難發現，無論是辦公室督辦人員還是職能部門聯絡人員，皆受到繁瑣冗雜的日常工作干擾，無法投入更多精力參與督辦工作，督辦隊伍建設仍需重視。

二、高校辦公室督辦工作范圍及面臨的新形勢

作為學校行政管理工作中樞，高校辦公室為有效履行自身各項工作職能，充分發揮督辦工作主要作用，在落實具體的辦公室督辦工作時，應合理完成以下內容：重視黨和國家在新時期背景下的路線、方針、政策，以及具體的文件、精神等在學校教育管理工作中的貫徹落實；著眼于上級部門和學校整體工作規劃、工作部署，將相關規章制度、文件以及決定事項等在學校教育管理工作中的貫徹落實；時刻保持對上級機關和學校領導交辦事項的落實進度的合理關注；對學校領導批示以及具體督辦事項科學督查督辦；仔細審視校長辦公室會議決定，以及各級學校領導召開的專門會議的相關決議落實情況。如此，了解我國高校辦公室督辦工作主要范圍、內涵，再結合上文對我國大部分高校辦公室督辦工作的現狀分析，筆者主張，積極響應黨中央號召，將高校辦公室督辦工作內涵細化于具體的“雙一流”建設目標，是接下來高校可持續發展的重中之重。換言之，繼“211”“985”工程后，高校辦公室督辦職能完善，是高校朝著“雙一流”建設目標穩健邁進的基本保障。而以《教育部財政部關于實施高等學校本科教學質量與教學改革工程的意見》提出的“內涵建設”為導向，發揮高校辦公室督辦工作職能，還需整體提升高等學校教育實力，將高校辦公室督辦工作“內涵建設”具體為人才培養與教育質量有機結合，使提質成為高校發展核心任務。以此，每一項辦公室督辦任務皆落在細節，落實效果有目共睹。

三、改進高校辦公室督辦工作的策略

（一）深化對辦公室督辦工作的認知。根據前文分析，為辦公室督辦工作優化探尋可行路徑與方法。首先，要深化學校全員對督辦工作的深層認識，明確督辦工作的根本原則。即專人轉向全員，綜合運用聯合督辦、專項督辦等方式，將督辦與服務相互結合，“明確責任”“改進作風”為督辦任務落實的主要推手。這樣一來，無論是校領導、職能部門負責人還是普通教職工，都要對督辦工作的內涵有深層的認知，支持并主動參與到督辦工作之中，確保督辦力量不再單薄，各單位之間相互配合，分級督辦。如，校領導親身督辦具體項目，親手抓，親手查，對學校各類督辦工作進度全面知悉。職能部門負責人作為督辦工作管理責任人，將督辦思想統一至學校全局部署，為具體督辦人員提供支持。督辦人員積極參與重要會議，及時了解督辦熱點問題，抓好督辦事項調研、檢查機會，發揮“承上啟下”銜接作用。同時，提高自身站位，面對督辦工作敢管敢抓，樹立正確的督辦工作態度和價值觀。

（二）完善辦公室督辦工作機制。在“依法治校”背景下，提升高校督辦工作效率，高校不僅要建立動態督辦工作體系，還要針對性健全辦公室督辦工作制度，促使高校督辦工作“從末端走向前端”“從問責走向問效”“從直線管理走向閉環管理”。具體而言：首先，為防止“人走政息”問題出現，建立高校督辦工作責任明確制度。使高校督辦工作落實形成包含校領導、辦公室、各級職能部門等皆在內的分級閉環，便于一級抓一級，環環相扣，職責明確。如，校領導為督辦工作第一責任人，緊抓校黨政；辦公室主任為督辦工作管理人，根據分工負責職責范圍內的督辦任務。其次，建立高校督辦工作監督管理制度與相應的評價考核制度。打破辦公室督辦部門“只督不管”的現象，獎懲明確。如，在本學期督辦工作任務量、辦結率統計通報中，辦公室依規對失職督辦人員追責，對高效督辦人員予以表彰，從制度上解決督辦人員執行力不足的問題。

（三）創新辦公室督辦工作方式。毋庸置疑，線上督辦與線下督辦緊密結合，是當前階段以及未來發展趨勢下最適宜的高校辦公室督辦工作手段。所以，在傳統的口頭督辦、電話督辦、《催辦單》督辦等形式外，督辦人員還需積極利用新興技術，從“數字化”建設角度積極改進低效督辦。如，推廣“無紙化辦公”，利用信息技術與網絡平臺，通過小程序督辦、督辦系統督辦等，將“檢查、催辦、跟蹤、查詢”等具體功能智慧化、精細化，確保督辦工作落實效率高、落實點多、落實線長。久而久之，得益于信息化手段革新，高校辦公室督辦工作增效減負，成果顯著。不僅督辦人員可以從橫縱雙向出發，將督辦任務系統梳理，還可以實時總結督辦感受，在接下來的督辦任務開展過程中，進一步平衡好線上督辦與線下督辦，對特殊的督辦任務因勢利導、因情施策。如，對必要性督辦事項，督辦人員報請校領導同意后，除常規督辦手段外，應直接到施工現場完成督辦。

（四）重視并加強督辦隊伍建設。歸根結底，確保督辦工作取得顯著成果的關鍵是人才。只有人才隊伍建設到位，高校辦公室督辦工作才能水到渠成。所以，高校制訂并明確督辦工作目標時，必須堅持“督辦工作無小事”，科學加強高素質督辦隊伍建設，培養辦公室督辦業務專家。首先，定崗。校級辦公室指定督辦人員，由其負責全校范圍內各項督辦工作間信息互通、協調；院級辦公室指定督辦人員，由其負責對具體承辦項目的落實進度反饋，動態增強督辦工作合力。其次，培訓。定期組織高校督辦人員專題培訓，提高督辦人員思辨認識。如開展“督查人在行動”“做合格的新時代督辦員”培訓活動，通過專題指導，加強督辦人員業務素質與督辦能力。抑或為督辦人員提供交流機會，使督辦人員通過實踐啟導，逐步掌握高效督辦方法。最后，防止脫離實際的隊伍建設傾向，根據學校需求確定督辦隊伍應有的規模。不再盲目“求全求大”，不搞“面子”工程，根據學校實情指定1～3名督辦員。

四、結語

綜上所述，高校要想獲得高效的運行與發展，就必須在學校日常行政管理工作中，加強對辦公室督辦工作的重視與關注，以推進有效的辦公室督辦工作為依托，將高校辦公室工作職能全面梳理。正視當前階段辦公室督辦工作存在的問題，在實踐督辦過程中總結經驗與教訓，繼而創新督辦工作方式，對學校辦公室督辦工作不足之處做到“心中有底”“解決有方”，為后續辦公室督辦工作順利開展厘清思路、打好基石。