工程監理檔案管理標準化、信息化實踐探索

文/河南天池抽水蓄能有限公司 鞠陽 張永剛 董海靈

工程建設過程中，會產生大量的工程資料文件，這些資料文件是工程建設情況的真實記錄，對于后續工程活動的開展以及單位發展具有重要意義。但在具體實踐中，絕大多數工程單位的檔案管理方式依然延續傳統手工檔案管理的模式，目前尚未建立高效、科學的電子文件歸檔和電子檔案管理體系，大量的電子文件無法直接歸檔，仍然需要人工對紙質文件重新掃描成電子文件后歸檔保存，投入大量額外重復性勞動，加之紙質檔案文件不能及時移交歸檔，最終影響工程竣工驗收工作。為此，在全面推進能源互聯網建設的關鍵時期，伴隨無紙化辦公的大勢所趨，更加突顯了電子歸檔和電子檔案文件管理理論、實踐探索的重要性和緊迫性。

一、工程監理文件資料管理的現狀

（一）工程監理文件資料及時性差。當前我國很多工程單位監理文件、檔案資料存在歸檔不及時的問題，所保存的資料信息難以與工程進展保持同步，無法準確對工程狀況進行反映。例如，很多單位仍然存在后補監理文件資料的現象，或者依靠寫回憶錄的方式對監理文件資料進行補充，甚至一些單位在工程竣工之后杜撰監理文件資料。種種因由直接導致了監理文件資料信息缺乏真實性、系統性和連續性，差錯率高，無法實現檔案資源的有效利用和開發。

（二）工程監理文件資料準確性低。準確性是文件資料的靈魂，也是相關工作人員實際工作的落腳點。這就需要監理文件人員認真做好文件資料的保存、收集和管理等每一個環節工作，確保所收集到的每一份資料都真實可靠，不弄虛作假。與此同時，還要保證監理文件資料與施工現場情況相符合，與設計文件、合同文件以及規程規范、技術標準相符合，與有關的施工記錄資料信息等相匹配。但具體實踐中，很多工程監理單位的文件資料不夠準確、不夠真實，產生這一情況的原因主要有：文件資料用語不準確，容易使人產生歧義；引用的標準與規范不準確，容易產生誤差；用語不夠規范，不注重對專業術語的運用；表格信息填寫不規范、不科學，等等。

（三）工程監理文件資料完整性差。工程監理文件資料的完整性，將直接影響工程項目的實施進度及實施效果。當前，我國很多監理單位在運行中對文件資料的管理不夠嚴格、文件資料完整性差，難以真實、清晰、充分反映工程原貌、現狀等諸多情況。本質而言，監理文件資料管理是一項較為系統復雜的工作，不僅信息來源較廣，包括施工單位、建設單位、設計單位等，而且內容牽扯面廣、信息量大，涉及安全生產管理、投資控制管理、質量控制管理、進度控制管理、合同管理等多方面內容。此外，隨著工程施工的持續推進，監理文件資料信息量也會不斷增加，對這些信息進行加工、收集、傳遞、反饋等都需要花費較長的時間，這樣一個動態、延續、變化的過程，加劇了工作的難度和復雜性，導致監理單位工程文件資料管理的完整性較差。具體來看，當前各單位監理文件資料管理不完整主要體現在資料日期與項目進展不協調、資料分類不準確、資料缺項、各工序之間存在沖突等方面，急需改進和進一步提升。

二、工程監理資料管理標準化與信息化的路徑

（一）明確監理文件資料分類。1.明確歸檔范圍。明確歸檔范圍，是檔案管理工作的基本職責，也是檔案標準化、信息化的客觀需求。因此，工程監理檔案資料的管理，要對歸檔信息進行詳細分析，根據不同工程項目的分類號、類目名稱、歸檔內容、主要歸檔文件、責任單位（監理類型、監理單位、監理資質、保管期限、監理機構設立及人員工作范圍、責任劃分、分工）等情況予以列表分類。同時，還要設定詳細的歸檔標準，明確具體的歸檔條件、依據等，為檔案管理者落實歸檔流程、做好歸檔工作提供準確的參考。2.梳理檔案分類和監理文件資料對應關系。對檔案分類進行梳理，并明確其與監理文件資料的對應關系，是工程監理資料管理標準化與規范化的又一個重要步驟。為了提升監理文件資料分類管理的效果，要結合實際情況對各類信息進行存放，并做好這些信息的篩選，將屬于同一類的資料信息存放于一起，必要的話還可以對這些資料劃分小類，進一步明確歸檔具體事項。同時，還要詳細分析不同類型檔案信息與監理文件資料之間的關系，協調好各文件資料的歸檔信息匹配，為后續的文件資料歸檔及后期檔案管理做好基礎而重要的鋪墊。3.做好監理過程記錄。在對監理過程進行記錄的過程中，主要涉及監理旁站記錄、監理會議紀要、監理施工管理等要素，每一項均會與全過程監理工作密切相關，因而要對其進行科學記錄和保存。這就需要構建完善的監理過程記錄管理規范。同時，還要結合實際情況對有關資料信息進行適時和必要的補充，對詳細信息進行及時記錄，避免出現信息不清或者內容混亂等問題。在記錄完成之后，還要對記錄結果進行反復檢查，一旦發現問題或者漏洞要及時進行彌補。

（二）規范歸檔流程。只有使歸檔流程規范和科學，才能夠對監理資料進行科學化保存和管理，這就需要制訂規范、統一、科學的過程控制表格，并建立系統的工作流程。一是擬定科學、合理的管理流程，明確界定總監理工程師、監理員、監理工程師、專職文檔資料管理員等相關人員職責，并依據對應的工程特點科學劃分監理文件資料信息，使各位人員能夠各司其職、相互協調與配合；二是確保監理文件資料與施工資料在表格形式、資料要求等有關方面保持協調一致，為強化文件資料信息標準化和信息化建設提供有力支撐；三是清晰設定歸檔流程，明確不同監理文件信息的詳細歸檔步驟，進一步提升歸檔的科學性；四是重視監理文件收集整理工作，精準實施各類文件的收集和存放，避免出現遺漏或空缺。

（三）引入可視化技術。在監理行業中，隨著國家相關政策規范的不斷完善，工程監理人員所面臨的工作壓力愈來愈重，且很多問題難以得到可視化查看分析，導致難以界定職責，影響績效考評等結果。通過在監理工作中引入可視化技術，可以有效解決以上問題。目前，我國很多行業開始引入可視化技術，例如建筑企業通過運用BIM技術開展可視化建設，并將其運用到性能分析、設計成果模型分析、建筑功能模擬等方面，還可以對施工工藝進行模擬、對施工組織進行模擬、對進度進行可視化管控等。在工程監理檔案管理中對可視化技術進行運用，能夠提升檔案管理的準確性和完整性，從而規避諸多麻煩。因此，各監理單位可以結合現實狀況對可視化技術進行運用，通過各種先進的技術使監理資料得到可視化查看，高效推動監理工作。

（四）開發監理文件管理系統。通過開發監理文件管理系統，能夠將監理文件從紙質流轉流程轉變成電子文件在線流轉流程，從而實現電子文件的標準化和信息化保存。筆者所參與的河南天池抽水蓄能電站工程數字檔案一體化管控監理文件子系統項目（以下簡稱“天池工程檔案監理子系統”）在研究中旨在開發一套完善有效的電站工程項目檔案管理系統，目標在于通過數字化和智能化技術的運用，進一步完善電站施工管理，實現電站工程數字檔案全過程管控，并對建設項目文件進行全面歸檔和收集。即通過構建監理文件一體化管控體系實現監理檔案從生產、生效、審批、歸集、組件、組卷、移交、歸檔、利用等全信息全過程系統管控，達到工程建設檔案的無紙化管理，最終促進工程檔案業務從傳統向現代管理的轉型。其中，構建了業務系統到檔案管理系統的融合，實現監理文件從施工單位到監理單位，再到業主單位的全流程管控，在審批過程中集成電子簽章技術，最終形成符合歸檔標準的工程監理檔案。改變了目前松散的管理方式，提高了工作效率。

三、工程監理資料管理標準化與信息化的應用

2020年3月，國家電網有限公司（以下簡稱“國網公司”）確立了“具有中國特色國際領先的能源互聯網企業”的戰略目標。計劃于2020年至2025年，基本建成“具有中國特色國際領先的能源互聯網企業”，國網公司部分領域、關鍵環節和主要指標達到國際領先，中國特色優勢鮮明，電網智能化、數字化水平顯著提升，能源互聯網功能形態作用彰顯。

本項目結合國網新源公司抽水蓄能電站工程檔案單軌制建設規劃與天池電站工程建設檔案管控目標，通過開發工程數字檔案一體化管控監理文件子系統，實現工程建設檔案無紙化管理，促進工程建設檔案業務從傳統向現代轉型，實現工程建設檔案的全過程管控，最終使工程檔案管理達到規范化和高效化。該子系統具有電子文件自動整理、自動組卷、自動編目、預歸檔、案卷審核等業務，與國網新源公司基建智能管控系統、電子檔案管理系統進行了融合共享，突破了業務系統與檔案系統之間信息不流通的問題，實現了檔案管理全過程閉環。其功能有如下幾個：第一，系統配置功能。具有機構人員權限配置審核、模板文件配置、賬號審核、歸檔文件目錄體系預設、審批流程配置、施工監理單位歸檔文件目錄定制等功能。第二，行文簽批管理功能。能夠對行文簽批進行管理，對所有施工監理文件開展全過程管控，且具有文件模板引用、行文編輯、目錄引用、電子簽名簽章、歷史文件聯動指引等功能。第三，文件歸檔管理功能。具有施工監理文件自動預立卷管理功能，能夠對各類施工監理文件進行在線自動組件、采集、組卷等。且能夠對施工監理文件進行自動歸檔，并做好文件的自動編目、自動整理、案卷分類、案卷審核等。還可以開發檔案案卷目錄及文件系統內外數據交換功能，及時對案卷文件整體導入導出等，確保檔案文件具有較高的安全性。第四，檔案文件利用管理功能。可以對檔案信息進行借閱，實現借閱登記、文件拷貝禁止、借閱簽審簽批等，為檔案文件利用提供專門渠道。第五，檔案文件備份管理。對系統文件實現線上和線下備份功能。第六，系統數據同步對接功能。與國網新源公司電子檔案管理系統和基建智能管理系統數據同步，促進工程檔案同步轉移、無縫對接。第七，教學功能。在系統中嵌入教學功能，納入教學視頻或者教學文件，使系統有更高的易用性，為更多人員提供便利。

在單位運行中引入該系統，為相關人員開展工作提供了極大的便利，各位人員能夠各司其職，共同協調，工作效率大大提升。同時，工程監理人員還可以通過系統對有關監理資料信息進行查看和保存，促進了監理信息的完善，也提升了監理工作效果，節省了很多人力資源。在以往狀況下，監理資料信息十分零碎，對資料信息進行整理面臨較大的困難，而隨著系統的投入運用，各類信息匯總變得十分簡單，且可以運用大數據、云計算等技術對信息進行篩選和分析，為監理工作的開展明確重點。總之，在該系統作用下，河南天池抽水蓄能電站檔案管理及監理資料信息管理取得了顯著效果。

四、結語

在互聯網快速發展的新時代，工程監理資料信息管理迎來了新的機遇，充分運用互聯網技術提升工程監理資料管理的效果，促進工程監理檔案資源管理現代化，是順應時代大趨勢的有效方法，同時也是提升工程項目效率的重要途徑。不過工程監理資料管理標準化與現代化不是一蹴而就的，需要一個適應期，還需要硬軟件建設及充裕資金等方面的有力保障。本文針對以上內容進行分析的同時，結合河南天池抽水蓄能電站的實際情況提出一些具體策略，希望通過理論探究、案例分析等為相關研究及有關單位提供參考和借鑒，讓珍貴的檔案資源能更好地服務人民、服務社會、服務發展。