高校人事檔案大數據管理模式與應用研究

文/中國音樂學院 劉子凡

大數據時代背景下，各行各業都深受大數據環境的影響，高校人事檔案管理工作也不例外，為了更好地滿足高校人事檔案管理的需求，推進高校人事檔案信息化建設，有必要對高校人事檔案管理模式進行創新。數據管理簡化了檔案管理流程，提升了檔案管理效率，節省了檔案管理時間，減輕了檔案管理人員壓力。從這一層面看，高校在人事檔案管理過程中有必要將大數據與高校人事檔案管理深度融合，打造高校人事檔案大數據管理模式，并在實踐中加以探討和完善。

一、高校人事檔案大數據管理模式及應用體現

高校人事檔案管理工作在其中發揮著重要作用，為進一步提升高校在人才選拔任用方面的科學性和合理性，有必要對高校人事檔案管理模式進行創新，通過大數據、云計算等技術應用，形成高校人事檔案大數據管理模式，實現對高校人事檔案信息的合理利用，為高校人事方面決策以及選人、用人提供全方位的數據支持。

（一）高校人事檔案收集與大數據。傳統高校人事的信息收集主要以紙質材料為主，不僅會影響人事的信息收集效率，也難以確保人事檔案信息收集的系統性和全面性。高校人事檔案大數據管理模式的應用，能夠使原來靜態的紙質檔案逐漸轉變為動態的信息檔案收集，進一步提升了人事檔案信息收集的客觀性、全面性。在人事檔收集過程中，能夠對教職工的教學、科研、社會服務、薪酬待遇、考勤、技能、職業資格等相關信息進行自動收集。同時，還能夠對教職工的興趣愛好、特點、家庭背景、社會關系、健康狀況等信息進行采集，更加真實客觀地反映高校教職工的成長情況以及在高校任職的工作情況。這些信息不僅為高校人事安排和人力資源開發提供全方位的數據支撐，同時也能夠形成內容更為寬泛、具體、真實的高校人事檔案數據庫。

（二）高校人事管理決策與大數據。高校人事管理決策是高校人力資源開發的重要組成部分，合理的人事管理決策能夠進一步提升高校人力資源開發效果，促進高校可持續發展。高校人事檔案大數據管理能夠實現高校人事檔案管理與大數據的深度融合，通過對高校人事檔案信息的深度挖掘，能夠更加準確地預測高校人力資源的未來發展趨勢。在此基礎之上，為高校人事管理決策提供依據。借助大數據技術可以對高校人事大數據庫信息進行聚類分類和相關性分析，找到不同數據之間的關聯性，更好地分析崗位需求與人才的匹配關系、教師招聘與高校發展之間的關系、離職因素與高層次人才穩定之間的關系，進而為高校高層次人才引進、教師招聘、人力資源規劃提供全新思路，更好地實現人崗精準匹配，進一步提升師資隊伍建設水平，有效消除教師離崗因素，穩定高層次人才隊伍，進而促進高校全面發展。

二、高校人事檔案大數據管理模式的應用困境

大數據與高校人事檔案管理融合，有助于提升高校人事檔案管理水平。當前，部分高校在推進人事檔案大數據管理模式創新方面存在一些亟待解決的問題，特別是現有的制度機制建設不完善，人事檔案信息收集渠道過于單一，人事檔案信息數據分析水平偏低，這些因素都不利于高校人事檔案信息數據功能和作用的發揮，也難以體現出高校人事檔案大數據管理模式的特點和優勢。

（一）現有人事檔案數字化管理機制不完善。當前，部分高校在人事檔案大數據管理模式創新過程中沒有給予人事檔案制度機制建設足夠的重視，特別是一些經濟欠發達地區的高校，因預算不足導致與人事檔案數字化管理相關的硬件設施資金投入不足。同時，沒有建立起相對先進的人事檔案大數據管理系統，在人事檔案數據開發、利用方面能力有限。從制度機制落實層面看，由于當前部分高校在人事檔案數字化管理制度機制建設方面存在弊端和不足，這在客觀上導致了很多制度機制落實缺少環境和對象，很多制度機制形同虛設，難以為高校人事檔案數字化管理提供制度支持，也無法為高校人事檔案大數據管理模式創新提供依據。

（二）現有人事檔案信息搜集渠道較為單一。高校人事檔案大數據管理模式符合新時期高校人事檔案管理工作的現實訴求，要想對高校人事檔案信息進行系統開發，需要對高校人事檔案信息進行收集，形成專門的人事檔案數據庫，人事檔案數據庫獲得的信息越多，在開發過程中所獲得的結果就越科學，越貼近高校人事檔案管理實際。但目前看，在高校人事檔案信息收集方面還存在一些不足，特別是信息收集渠道單一在很大程度上制約了高校人事檔案數據庫建設。一方面，部分教師對于高校人事檔案大數據管理模式了解不多，在相關信息上報過程中還存在著疑慮，這客觀上造成了高校人事檔案信息報送很容易出現內容不全等問題，所獲得的信息難以反映出個人評價的整體現狀；另一方面，落后的人事檔案大數據管理系統成為制約人事檔案信息收集的重要因素。

（三）現有人事檔案信息數據分析水平偏低。對于高校而言，之所以要推進人事檔案大數據管理模式創新應用，就在于要將人事檔案信息收集起來，挖掘人事檔案信息的潛在價值，更好地服務高校人事管理工作和人力資源開發工作。但目前部分高校在人事信息數據分析方面存在短板。一方面，由于前期資金投入不足，高校人事檔案信息化建設難以引入先進技術和硬件設施，難以對現有的人事檔案信息數據進行挖掘；另一方面，部分高校人事檔案管理人員對大數據、云計算等知識掌握得不夠系統，難以真正地將現代信息技術與高校人事檔案信息數據挖掘有機結合，因此所推出的一系列人事檔案信息成果價值相對較小。

三、高校人事檔案大數據管理模式的應用建議

重視人事檔案管理工作，主動引進大數據、云計算等技術，實現對高校人事檔案信息資源的深度開發。高校人事檔案大數據管理模式應用屬于高校人事檔案管理工作創新的重要方面，通過搭建人事檔案數據管理平臺，優化人事檔案信息管理制度，實現對高校人事檔案信息資源的深度開發，提升高校人事檔案管理水平，更好地服務高校人事工作。

（一）搭建人事檔案數據管理平臺。新時期，隨著網絡信息技術的不斷發展，為高校人事檔案大數據管理模式創新提供了技術支撐。為更好地對高校人事檔案信息資源進行合理利用開發，有必要搭建人事檔案數據管理平臺。一方面，高校要與知名互聯網企業進行合作，對高校人事檔案數據管理平臺的各項功能進行優化，建立功能完備、分類明確，能夠實現動態管理的人事檔案數據管理平臺，實現對人事檔案數據的自動錄入，并對不同種類的人事檔案信息進行明確區分；另一方面，要建立相應的人事檔案數據庫，便于人事檔案信息的查找、調轉、利用和開發，進一步提升人事檔案數據的完整性、準確性和共享性。此外，要注重人事檔案數據管理平臺的后期維護，主動引進現代信息技術，進一步提升人事檔案數據管理平臺的智能化水平，為高校人事檔案大數據管理模式具體落地提供平臺。

（二）優化人事檔案信息管理制度。制度機制建設既是高校人事檔案大數據管理模式的重要方面，也是推動高校人事檔案信息化、數據化建設的重要依據。因此，有必要將優化人事檔案信息管理制度作為當前高校人事檔案管理工作的重要方面。一方面，主要領導要充分認識到人事檔案信息管理制度建設的重要性和必要性，要結合高校人事檔案大數據管理模式的實際需要，對原有的人事檔案信息管理制度進行重新梳理，對于一些落后的人事檔案管理制度要予以廢止，并結合高校人事檔案大數據管理出現的新情況、新特征，對相關制度機制進行完善和創新；另一方面，加大對人事檔案信息管理制度的落實力度，進一步規范高校人事檔案大數據管理流程，確保高校人事檔案大數據管理工作有章可循。

（三）為檔案大數據管理提供資源支持。高校人事檔案大數據管理模式具體落地需要多方面的資源支持。為此，高校有必要結合大數據管理模式的實際需要為其提供必要的人才支持、技術支持和資金支持，為高校人事檔案大數據相關工作的開展配齊相應的硬件設施和軟件系統。同時，要加強人事檔案管理人員培訓，組建優秀人才隊伍，進一步提升高校人事檔案管理人員的技術能力和專業水平。此外，還要加大對高校人事檔案大數據信息的保護力度，通過硬件設施完善和制度機制落實，切實保障高校人事檔案信息安全。

四、結語

新形勢下，高校在推進人事檔案信息化建設過程中，應將人事檔案大數據管理模式作為重要方面，在具體實施過程中，高校主要領導要充分認識到推進高校人事檔案大數據管理模式創新的重要性，并為其提供資源支持和環境支持，不斷優化高校人事檔案管理流程，進一步提升高校人事檔案信息資源利用效果，更好地為高校引進人才、發展戰略落實、人力資源開發提供數據支撐。