新形勢下事業單位辦公室綜合事務的認識與思考

文/江蘇省住房和城鄉建設廳科技發展中心 孫思楠

辦公室是單位的風向標、方向盤，肩負著指導、引領和改革發展的重任。新形勢下，辦公室綜合事務涉及范圍越來越廣、領域逐步拓寬，綜合性、服務性逐漸增強，對辦公室人員素養和能力的要求越來越高。如何做好辦公室綜合事務、服務好單位整體，提高辦公室工作質量和水平，是當前的重要研究課題。

一、辦公室的重要性

事業單位發展速度的快慢、發展質量的高低與辦公室工作息息相關。要想做好辦公室工作，就必須全面認識了解辦公室的作用地位、職能職責、特點性質等。辦公室每天協助領導處理日常事務、會議籌備、文稿起草、信息反饋，起著輔助決策的參謀助手作用，是領導聯系職工群眾的橋梁。辦公室作為綜合服務部門，具有“管理、服務、協調、參謀”四大基本職能，承擔服務領導、服務基層、服務群眾三大職責。因此，充分認識辦公室的重要性是做好辦公室工作的前提。

二、新形勢下事業單位辦公室綜合事務的難點

（一）綜合性事務繁復瑣碎，易新增突發性工作。辦公室每天要處理大量的辦文辦會、來訪接待、后勤保障、上傳下達等工作，面對突發性工作，辦公室人員容易出現手忙腳亂、毫無思路的情況。

（二）日常工作開展出現思維定式，缺乏創新。辦公室的日常工作機制容易形成思維定式，習慣于按部就班、憑經驗辦事。事實上，辦公室工作中的每一份文件、每一場會議、每一個接待對象都不相同，處理標準也不一樣，用“茍日新，日日新，又日新”形容并不為過。

（三）工作銜接不夠緊密。事業單位管理通常實行輪崗機制，而辦公室又是急缺勞力的部門，這就需要在崗人員迅速適應崗位角色的轉換與更替。因此，對工作人員的能力和水平都有較高的要求。事業單位辦公室綜合事務中最具挑戰性的工作是文秘工作，需要具備較強的文字處理能力，要求能夠高質量高標準完成重大急難文稿任務。

（四）要求緊跟政策變化。事業單位對時事政策的敏感度要求相對更高，因此，辦公室工作人員應及時掌握政策變化，迅速厘清工作思路。在新形勢下，開展單位宣傳工作時更應注意輿論導向，把握輿情態勢，如及時發布聚焦兩會聲音等宣傳動態。

三、辦公室綜合事務產生問題的根源

（一）思想認識和政治站位不夠高。新形勢下，事業單位辦公室對黨內法規、規章以及重大政策等的學習還存在思之不深、研之不透的問題，學習效果有待進一步提高；政治理論學習不夠深入、掌握不夠透徹、運用不夠熟練的問題依然存在；對進一步增強“四個意識”、堅定“四個自信”的措施、要求還不到位，存在“口號化”現象。

（二）欠缺學習知識的廣度和深度。一是由于綜合事務繁忙，難以擠出時間沉下心學習，所學內容缺乏理論深度和廣度，對思想和靈魂的觸動不夠，學習停留在表面上。產學研用相結合更加稀缺，用“兩學一做”的領會指導實踐、破解難題不夠，造成了日常工作中常規性動作多，創造性舉措少的情況，二是繁瑣的日常性事務造成了辦公室人員產生“學不學不是很重要，把工作做完才最重要”的思想，沒有把系統性學習擺到核心位置，缺乏持之以恒、堅持不懈的學習精神。平時工作中缺少積累，對時事新聞的了解浮光掠影，對專業能力知識的學習少之又少；只注重材料整理，缺乏對經驗教訓的總結思考。

（三）管理制度不完善。在新形勢下，原來施行的單位制度與配套措施銜接不夠緊密，致使政策機制在落實過程中存在障礙，如辦文辦會具體操作時限不夠明確，辦事效率不夠高，限時辦結制度沒有有效落實等；考核激勵機制、人才能力激勵機制不完善，不能完全調動干部職工工作積極性，主動性不強，存在相互推諉現象等。

（四）工作成果在短時間內不明顯，難以調動辦公室人員的工作情緒。辦公室工作的性質和內容決定了其工作的復雜性，如為了一紙文稿披星戴月更改數遍形成定稿、為了校核對外宣傳文稿放棄休假確保第一時間發出、為了有序歸類不同檔案，在信息化時代背景下電子版和紙質件同步同頻處理，這樣高強度的工作模式使得辦公室工作人員時常有一種付出多于收獲的感覺，工作成果不能直觀體現，難以調動辦公室人員的工作情緒。

四、做好辦公室綜合事務的“四個定位”

（一）把握樞紐定位，提升服務全局的能力。辦公室肩負著聚合資源、凝聚智慧、合成力量，促進工作高質量發展的重大使命。不謀全局者，不足謀一域。一是分析形勢要站位全局。辦公室工作人員只有用全面、長遠的眼光分析看待問題，才能夠把握大局、善謀全局。二是研究工作要站位全局。工作中之所以會顧此失彼，不能統籌推進，就是因為考慮工作時沒有從整體出發。三是推進工作要站位全局。要主動置身全省經濟社會發展大局和工作全局，認真開展調查研究，提出針對性和可操作性的決策。

（二）把握參謀定位，提升輔助決策能力。為黨委提供決策建議，并把領導的決策化為具體行動，是辦公室的一項基本職能。要做到“三個善于”：善于調查研究、了解實情；善于分析研判、把握規律；善于歸納總結、建言獻策。要做到“三個聚焦”：一是要聚焦輔助決策做文章。圍繞上級工作要求、黨委重大部署、中心工作，醞釀超前、調查超前、推動超前、落實超前。二是要聚焦領會領導意圖做文章。對領導關心的問題，超前研究、主動思考；對領導暫時沒有關注的苗頭性、傾向性問題，掌握動態，及時反映。三是要聚焦準確把握時機做文章。到位不越位、理解不曲解、直言不諱言、參謀不摻和。

（三）把握統籌定位，提升綜合協調能力。辦公室肩負著保障機關正常運轉、保持上下左右聯系暢通的重任。做好協調工作既要有好的方式方法，又要有善于協調的能力。一是要增強協調的主動性，當好“黏合劑”，要加強事前溝通，溝通在協調之前，協調在溝通基礎之上。二是要增強協調的靈活性，當好“潤滑劑”，既要堅持原則，又要靈活應變，求大同存小異。三是要增強協調的目的性，當好“推進劑”，事情不拖延，文件不積壓，差錯不發生，盡最大努力滿足和適應領導的工作需求。

（四）把握督辦定位，提升推動落實能力。辦公室處于暢通決策執行的“神經末梢”，打通落實“最后一公里”的關鍵位置，務必要履行好抓落實的工作職責。抓落實不僅是辦公室人員的工作，而是整個辦公室的工作。各科室要結合各自的職責、方法、運行模式、工作特點，在督辦推動落實上下足功夫。

五、對新形勢下事業單位辦公室綜合事務的思考

辦公室綜合事務要以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，對標對表習近平總書記在參加江蘇代表團審議時的重要講話精神，堅決貫徹落實“五個堅持”和“胸懷大局、極端負責”的重要指示精神，始終聚焦住房城鄉建設事業的整體發展方向，圍繞全省工作會議要求，全方位開展工作，提升事業單位品牌影響力。

（一）加強辦公室管理人員學習的廣度和深度，進一步提升工作能力和水平。事業單位工作人員要強化學習的重要意識。辦公室系統要不斷創新工作理念和思路，拓寬思維視野，準確把握新形勢、新要求、新任務，結合實際創造性地開展工作。要增強求異思維，辦文辦會辦事不能束縛在舊模式中，而應與時俱進，用新辦法新思路來解決舊問題。要增強發散思維，把工作重點放在超越別人、想人所未想、言人所未言、行人所未行上，努力做到人無我有、人有我新、人新我變。要增強辯證思維、逆向思維，切實做到辦文辦會辦事零差錯、零缺陷，才能迸發出新的思想火花，形成新的工作思路。

（二）辦公室工作要加強團隊凝聚力，落實落細工作分配與責任目標。事業單位工作瑣碎復雜，在確保工作順利完成的前提下，要狠抓工作質量。根據辦公室人員的能力水平，安排不同的崗位職責。對開展文書管理工作的人員，加強信息化培養與教育，提升文字功底，定期組織參加政治理論集中學習，每年召集兄弟單位共同交流工作心得。開展宣傳推廣的人員，應提高外宣敏感度和審美度。開展單位日常事務性管理工作的人員必須強化“為人民服務”的意識，定期開展服務培訓，要把“我為群眾辦實事”的精神理念入腦入心。

（三）建立健全辦公室管理制度，促進辦公室文風會風清晰明了。會議、文件是推動工作的重要手段，辦文辦會是辦公室日常工作的一項重要內容。近年來，政府出臺了一系列制度規定，取得了一定的成效，但各級各部門仍然沒有擺脫用開會發文推動工作的傳統方式，習慣于以文件貫徹文件、以會議落實會議，會議文件依然過多過濫。因此，辦公室要嚴格按照黨中央的要求，切實解決好會議文件過多過濫的問題，真正從“文山會海”中解脫出來，集中精力謀全局、抓大事。要大力倡導清新文風，起草文稿要做到敏于觀察、勤于思考，注重用活躍的形式反映真實的情況，用簡短的篇幅容納豐富的內容，多寫反映市情、社情、群情的“地方話”，少寫通行全國的“普通話”、正確的廢話，切實增強文稿的思想性、針對性和操作性。要倡導簡樸辦會，提倡開短會、開套會、開現場會和電視電話會，簡化不必要的程序，確保會議內容實在、簡短高效。

（四）深耕政治理論發展，進一步推進體制機制革新。辦公室工作量大面廣，只有建立一套科學的管理方式，不斷提高辦公室的制度化、規范化、科學化水平，才能使各項工作有條不紊、有序銜接。要認真學習借鑒現代管理理論，及時發現辦公室工作中存在的問題和薄弱環節，有針對性地采取改進措施，最大限度增加工作合力，減少工作阻力。要強化“精品”意識，圍繞目標內容、步驟環節、完成時限，進一步科學配置資源，優化工作流程，制定工作規范，建立健全會務、文稿、調研、督查、機要、保密等各項制度規定，確保各項事務都有章可循、有規可依。要注意運用現代先進管理技術，以信息化手段為依托，大力推進綜合辦公信息系統建設，不斷提高整體效能。

（五）加強上傳下達溝通能力，增強內外銜接，有效提升工作效率。辦公室工作需同各業務部門（科室）打交道，提升溝通能力和交流渠道是做好辦公室綜合事務的有效手段，是內外銜接的必然要求。因此，辦公室人員要具備深厚的文學底蘊和高超的語言表達能力，做到邏輯清晰、條理清楚、言辭恰當、語言精練，調動各方力量高效完成任務。辦公室人員更要善于溝通，準確把握經辦工作難點重點，明確工作節點，充分擔當“總開關”“急先鋒”。同時，辦公室人員還需善于理解，確保溝通順暢，互相理解信任是辦公室人員應當具備的工作能力，在日常工作中需主動加強緊密聯系，做好細節上的溝通，開創和諧友好的工作氛圍。

六、結語

事業單位辦公室綜合事務的管理是單位發展的核心內容，從制度建設、文書管理、黨建管理等多方面出發，加強辦公室系統性與全局性管理要一以貫之，對行政管理的工作方式與工作理念要持續創新，促進事業單位穩定發展。作為辦公室工作人員，要善于把中央精神、省級要求、群眾期盼有機結合，牢牢把握新時代賦予事業單位辦公室的新使命，為助力事業單位辦公室綜合事務添磚加瓦。