地方高校畢業生檔案管理存在的問題與對策

文/湖南省衡陽師范學院 李彩云

畢業生檔案是畢業生在校期間參加學習、工作、社會實踐等方面的真實歷史記錄，也是國家干部人事檔案的重要組成部分。畢業生檔案是學校了解學生在校的綜合表現狀況的有效依據，也是大學生在今后就業及在單位中選拔、考核、任用過程中不可缺少的重要依據。除此之外，畢業生檔案還關系到畢業生以后的職稱評審、社保、退休的辦理等與個人利益密切相關的事宜。然而，畢業生檔案管理中仍存在一定的問題，探索地方高校畢業生檔案管理存在的問題和對策，有助于促進畢業生職業發展，也能為國家更好地選拔人才提供相應的憑證。

一、地方高校畢業生檔案管理存在的問題

（一）負責畢業生檔案管理的工作人員流動性大。在地方高校，負責畢業生檔案收集、整理、歸檔移交的是各院（系）輔導員。而各院（系）輔導員因各種各樣的原因在其崗位工作時間不長，這就需要學校不斷地招聘輔導員老師，從而造成新來的老師對畢業生檔案沒有正確全面的認識，不能很好地給予畢業生有關檔案方面的業務指導。

（二）畢業生本人對檔案認識不足。很多畢業生不清楚畢業生檔案歸檔材料、畢業生檔案的去向、畢業生學籍檔案與畢業生人事檔案的區別，以及畢業生檔案查詢、轉遞的流程等。很多畢業生認為檔案可有可無，只有需要用到檔案時，畢業生才想到咨詢個人檔案去向并進行調檔。檔案中的很多內容對于學生在畢業之后的考試、職稱評定、選拔和晉級等職業發展有著十分重要的影響。有了檔案，就可以享受相關的人事、勞動、社會保障服務，然而檔案發揮作用的前提是，畢業生檔案轉遞至具有人事檔案保管權限的單位或相應的人力資源服務中心。但是，畢業生本人對此卻沒有正確的認識。

（三）檔案整理及轉遞信息的填寫不夠規范。因各學院負責畢業生檔案管理的老師流動性大，很多老師不熟悉檔案的收集、整理、歸檔、轉遞情況，加之畢業生畢業時，檔案的征收、整理時間緊、任務重，很多老師都是通過指導個別學生，或與學生一起收集、整理、移交畢業生檔案。對于畢業生檔案轉遞信息的填寫，由畢業生個人填寫、學院審核。由于各學院畢業生人數較多，征收、轉遞時間緊，造成有些學院未審核畢業生檔案轉遞信息，有的轉遞信息檔案接收單位與檔案接收地址不相符，有的未按照檔案接收單位要求申請開具調檔函，或有些地址填寫為不具備檔案保管權限資質的中小學、私企或家庭地址，這就對畢業生檔案的安全性造成了很大的安全隱患。

（四）滯留在校的往屆畢業生檔案較多。畢業生檔案集中轉遞時，由于畢業生填寫的轉遞信息不準確或畢業生檔案不完整而造成畢業生檔案退回學校；畢業時，有些畢業生申請檔案留校，多年來又對個人檔案不聞不問，造成該類檔案長期滯留在學校；雖然有關制度規定，學生畢業后，檔案可保留在學校兩年，兩年擇業期滿后，由學校統一轉回生源地。但近幾年實際情況是，兩年擇業期滿的畢業生檔案，尤其是湖南省很多人力資源服務中心不再直接接收該類畢業生檔案，需要畢業生本人先到相應的人力資源服務中心申請托管，開具調檔函，學校根據調檔函要求進行轉遞才可接收，這就對學校的畢業生檔案管理工作造成很大困難。對于退學學生檔案，如果學生不再需要，該類檔案基本上成為學校死檔。基于以上原因，滯留在校的畢業生檔案越來越多，不僅占用庫房空間，還給畢業生檔案管理帶來諸多不便。

（五）畢業生檔案集中順利轉遞難。從畢業生檔案征收到畢業生檔案轉遞，有半個月左右的時間，而在此期間，還會出現畢業生因各種各樣的原因要提前調檔、更改地址、改派報到證等相關事宜，這就造成畢業生檔案轉遞信息不斷改變的情況。另外，畢業生大多不清楚個人檔案需轉遞到何處，而湖南省內各市區人力資源服務中心接收畢業生檔案的要求也各不相同。有的市人力資源服務中心對學校寄遞的本市區的畢業生檔案，無條件直接接收；有的市人力資源服務中心只接受有限幾個市區的畢業生檔案；還有的市人力資源服務中心需要畢業生先去其單位申請開具調檔函，學校檔案管理部門按照相關要求做好移交，才接收學校集中轉遞的畢業生檔案。

（六）檔案信息化建設不足。雖然學校的檔案信息化建設使得畢業生在查詢個人檔案去向方面有了更多選擇，但在對外服務方面，還未能做到規范服務。關于檔案查詢和轉遞，目前限于傳統的線下辦理，未能實現遠程服務，這就給遠在外地的廣大校友帶來很大不便。

二、解決地方高校畢業生檔案管理問題的策略

（一）完善學校規章制度，從政策上吸引人才，穩定輔導員隊伍。學校要出臺相應的規章制度，給輔導員提供晉升的渠道，以激發他們工作的積極性。只有各學院從事檔案管理工作的師資隊伍穩定了，才能順利做好畢業生檔案的整理、歸檔移交工作，并且給予畢業生有關檔案轉遞方面的指導。

（二）加大檔案知識的宣傳教育，提高師生檔案意識。加大宣傳是加強畢業生檔案管理的最直接的方式，這種潛移默化的影響具有長期性和有效性。學校每年要通過講座、座談會、展板展示、網上公布、宣傳手冊下發，并借助校園網廣播等多種形式，使廣大教師、學生了解檔案歸檔內容，清楚畢業生檔案對學生個人以后發展的重要作用和意義，掌握各種就業類型畢業生檔案的去向，了解畢業生檔案查詢、提取等業務辦理的流程，從而減少“留檔”“棄檔”等現象的發生。

關于畢業生檔案歸檔內容，《高等學校檔案管理辦法》規定，主要包括高等學校培養的學歷教育、學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。關于檔案去向，對于考取研究生的，其檔案按錄取院校地址轉遞。其中，到機關、國有企事業單位就業或定向招生就業的，轉遞至就業單位或定向單位；到非公單位就業的，轉遞至就業地或戶籍地公共就業人才服務機構；暫未就業的，轉遞至戶籍地公共就業人才服務機構。對于退學學生檔案，出于對學生檔案真實性和完整性的保護，嚴格按照學校規定進行轉遞。同時，畢業生應當重視個人檔案，及時了解學校轉遞畢業生檔案時間，主動查詢、確認自己的檔案是否已經接收。若轉遞兩個月后檔案接收單位仍未收到，則要聯系學校檔案管理人員查詢檔案快遞單號，查找檔案轉遞情況。

（三）提高檔案管理工作人員的業務素質和綜合素質，加強畢業生檔案管理水平。鑒于畢業生檔案對學生以后職業發展的重要性，學校要選拔一批認真負責、綜合素質過硬的人員從事檔案管理工作，并經常予以培訓，提高其業務素質。只有自身專業技術方面的知識過硬，才能對各教學院兼職畢業生檔案管理工作的教師做好指導、督查工作，對于轉遞畢業生檔案的合作公司，要做好整理、統計、移交工作；對于畢業生檔案轉遞情況，要及時上傳到學生檔案去向查詢系統，方便畢業生本人查詢；對于退回學校的畢業生檔案，檔案管理部門要及時做好收集、整理、統計工作，并及時告知各教學院，由各教學院及時通知畢業生檔案退檔情況，再由學生按照學校畢業生檔案提檔要求，及時辦理檔案轉遞手續，最后由檔案管理部門重新將畢業生檔案寄出。

（四）規范畢業生檔案轉遞程序。為保障畢業生檔案轉遞的安全性，學校要通過中國郵政EMS采用一檔一袋的方式進行轉遞。關于畢業生檔案去向，對于有三方協議的畢業生，招生與就業指導處要與各教學院、檔案管理部門做好銜接工作，對于畢業生的檔案去向要明確告知學生，幫助畢業生填寫好檔案轉遞信息。未就業的畢業生或是到非公單位就業的畢業生，檔案管理工作人員要對畢業生做好檔案去向的宣傳和指導，尤其是湖南戶口所在地的畢業生，要根據各人力資源服務中心的要求，在網上或線下申請開具調檔函，并根據調檔函要求，填寫好檔案轉遞信息，再由各教學院負責畢業生檔案管理的老師將調檔函上相關材料粘貼到畢業生檔案袋上，為畢業生檔案順利轉遞做好準備。負責畢業生檔案收集、整理、歸檔的老師，應在檔案工作人員的指導和督查下，將畢業生檔案袋規范填寫并進行密封，且蓋好密封章。對于畢業生檔案轉遞時，需要裝入有“高校學生檔案專用”標志的統一封套，在快遞面單填寫寄出單位和寄往單位信息，并在封口處加蓋寄出單位騎縫章。同時，學校檔案管理部門要積極與各人才服務中心做好對接與聯系，按照各人才服務機構的要求做好轉遞、移交工作，確保畢業生檔案安全、順利轉遞。

（五）加大經費投入，加強檔案信息化建設。在國家大力倡導促進檔案事業高質量發展的同時，學校要加大檔案業務對外服務的便利性，進一步強化檔案管理的服務意識，不僅可以實現線下辦理檔案查詢、轉遞業務，還能提供檔案業務遠程服務功能的目的。做好畢業生個人信息安全性并建立檔案查詢反饋系統，方便廣大師生即使不回學校，在任何地方都能很好地完成相應檔案的查詢并辦理轉遞業務，真正做到服務社會，為廣大師生辦好實事。

三、結語

在就業環境日益復雜的社會環境下，高校要做好畢業生檔案管理工作，為畢業生順利就業保駕護航。高校畢業生檔案管理工作為學生自身的職業發展以及企事業單位用人提供了良好的依據，畢業生檔案管理關系著學生的切身利益與高校的發展與聲譽。鑒于地方高校畢業生檔案管理存在的問題，需要進一步完善學校規章制度，從政策上吸引人才，穩定輔導員隊伍；要加大檔案知識的宣傳教育，提高師生檔案意識；要提高檔案管理工作人員的業務素質和綜合素質，從而提高畢業生檔案管理水平；要規范畢業生檔案轉遞程序；要加大經費投入，加強檔案信息化建設，不斷提高地方高校畢業生檔案管理工作的水平和質量。