高校財務智能化建設現狀與轉型方案研究

吳 瓊

（作者單位：浙江大學國際聯合學院（海寧國際校區））

隨著信息技術的更新迭代與高校各項事業的蓬勃發展，傳統的財務工作方式已無法滿足高校“雙一流”建設與可持續發展的需要。我國高校的財務管理模式正面臨巨大的挑戰，在流程再造、信息技術應用、機構與職責調整等各方面都發生了重大變化。因此，把握技術革新所帶來的機遇，加強財務智能化建設，不斷提高現代化財務管理水平已成為高校財務工作的當務之急[1]。當然，在財務轉型的過程中會遇到許多問題與阻礙，只有積極探索切實可行的財務轉型方案，分階段解決在財務轉型過程中遇到的實際困難，才能夠實現高校財務工作模式的順利升級。

一、高校財務智能化建設現狀與問題

當今高校財務智能化由傳統的會計電算化與信息化逐步演變而來，在改善最基本的會計核算效率的基礎上，高校財務進一步關注如何通過智能化建設提高服務質量與財務管理水平。因此，目前的高校財務系統除具備會計核算功能外，還增加了預約報銷、預算設置與管理、自由報表編制等功能，并使用了學雜費收費管理、資產管理與材料管理等輔助管理平臺。雖然各類財務智能化方式都有各自的優勢，但是財務系統整體功能并不完善，系統或平臺間的關聯程度普遍偏低。

（一）報銷服務效果不佳，會計核算效率偏低

盡管預約報銷系統為報賬服務提供了諸多便利，但由于報銷業務量與復雜程度不斷上升，師生報賬的壓力并未減輕。從報銷材料的整理、匯總到簽蓋審批，從學習、理解報銷政策到對系統的正確操作，報賬花費了師生大量的時間與精力，整體報銷服務效果不佳。

對于會計核算來說，盡管目前的預約報銷系統與財務核算系統進行了關聯，財務人員通過輸入預約報銷單號即可由系統自動生成記賬憑證，節約了錄入憑證信息的時間，但自動生成的憑證信息往往過于簡單，無法完全滿足核算信息在準確度、完整性與個性化等方面的需求。在這種情況下，財務人員仍需花費大量時間對報銷的支出標準、經費使用合理性、政策運用情況、資金來源及匯款賬戶等信息進行詳細審核，并根據經濟業務的特殊性修改或錄入摘要與會計科目等內容。由此可見，會計核算工作整體智能化和自動化程度不高，財務人員工作強度大，核算效率偏低。

（二）預決算一體化與業財一體化程度有待提高

目前，高校預算管理一體化程度有待提高，財務系統中預算、核算與決算模塊的銜接程度偏低，不利于預算部門對各項目經費的預算執行情況進行監控、分析、評價與考核。同時，財務報表系統功能欠缺，大部分財務系統僅可生成特定會計期間的資產負債表、收入費用表與凈資產變動表等標準化財務報表，難以及時反映不同單位在任意期間的預算執行情況。在大多數情況下，預決算報表與管理性報表需手工編制，數據統計與分析效率較低，導致報表信息的可比性與可靠程度偏低，不利于預決算工作的有效開展。

同時，高校財務系統與教務、人力資源、學生事務、科研管理及后勤保障等業務系統間的整合程度較低，數據共享程度較弱，一方面不利于財務人員及時掌握學生人數、人員性質、資源分布情況等非財務信息，影響財務分析能力，難以為業務發展提供決策依據；另一方面，在全面預算管理、內控執行與收費結算等需要跨部門參與的財務工作中，缺乏信息溝通，不利于財務部門與各業務部門間的工作協同。

（三）收費管理工作量大，結算效率偏低

隨著辦學規模的不斷擴大和業務量的增加，高校的收費種類與收費量也在不斷增加，學費、住宿費、教材費、水電費、租金及平臺測試費等各類費用的收繳與結算需要花費大量的人力與時間。此外，微信、支付寶、云閃付等多種收費方式以及多元化的收費渠道也增加了收費認領、對賬與結算管理工作的難度。

然而，高校對收費業務的集中化管理程度普遍偏低。一般情況下，學校繳費平臺往往只負責學費、住宿費等標準化費用的收繳，且費用種類較為單一，更多類別的費用需要通過其他平臺或傳統的線下繳款方式收繳，導致收費信息分散化程度高，不利于管理部門對收退費狀態進行實時準確的追蹤。由于收費工作的重復性、多樣性與復雜性較強，收費管理人員往往需要通過登記各類臺賬，對所有收費信息進行詳細記錄與管理，但手工登記信息的準確性偏低，導致業務部門與財務部門的收費對賬難度大，結算效率偏低，整體內控風險較高。

二、高校財務智能化建設方案

（一）加強智能報賬系統建設，全面實現會計核算自動化

首先，高校應充分運用移動互聯網技術，提高報賬便利性，實現移動端報賬及網上流轉與審批。盡可能由系統自動識別拍照上傳的票據信息，減少手工報賬錄入量，努力實現系統自動填單[2]。在報賬過程中，應將報銷基本規范、開支標準、系統使用說明、風險提示等信息嵌入系統，在讓師生充分了解如何報銷的同時實現取數標準化，提高會計信息質量，從報銷流程前端降低內控風險。

其次，高校應深入分析會計核算人員耗時較多的核算環節，有針對性地運用信息化手段，提高核算工作效率。對于有特定規則、操作簡單，但是重復性強、業務量大的報銷核算，可嘗試使用財務機器人進行憑證錄入，讓財務人員把更多精力投入更有價值、更具挑戰性的財務工作中。對于采購支付、材料管理、資產管理等系統，因其含有大量業務與財務數據，建議將其與會計核算系統建立接口，自動推送數據并生成憑證信息。財務人員只需對暫存憑證進行審核校驗，這樣能夠節約憑證錄入時間，提高財務對賬與結算效率。

（二）促進財務管理一體化建設，提高財務分析能力

高校的財務管理一體化主要包括預決算一體化與業財一體化，二者側重面不同，前者強調的是財務本身各工作環節間的聯系與銜接，后者注重財務與業務活動間的互動與協同，具體框架如圖1 所示。

圖1 財務管理一體化框架

在預決算一體化建設方面，高校應積極響應財政部關于預算管理一體化改革的號召，努力實現項目全生命周期管理，以項目為基礎與主線，厘清預算、核算與決算之間的聯系，加強預算管理、會計核算與決算管理模塊的對接與整合，并將相應規則與邏輯關系嵌于信息系統，及時通過智能報表系統將預算執行、資金使用情況等結果運用于績效考核，不斷加強預算績效管理體制建設，提高預決算管理水平[3]。

在業財一體化建設方面，高校可根據自身戰略目標與政策導向，全面梳理重點業務與關鍵流程，將各業務管理系統與財務系統進行對接和整合。對于所有財務與非財務信息，應實現共享數據庫，便于在編制各類管理性報表時進行無障礙取數。首先，業財信息化整合可以促進全面預算管理，能夠在預算、核算與決算的每一個環節快速獲取相關業務信息，提高財務處理效率與管理水平。其次，財務數據可以為業務活動提供支持與指導。例如，可以通過分析業務單位現有財力情況并結合資源拓展規劃，制訂人才引進、招生與科研合作等具體業務計劃。同時，還可以運用Power BI 等智能分析軟件，及時生成可視化圖表，提高財務分析能力，方便各業務部門進行決策管理。

（三）建立智能收費管理平臺，實現收退費統一管理

針對多渠道、多方式、分散化收費導致收費認領、對賬與結算效率偏低的問題，建議高校對各類收費項目進行全面梳理，建立智能收費管理平臺，將所有收退費工作納入平臺統一管理，具體框架如圖2 所示。

圖2 智能收費管理框架

首先，將智能收費管理平臺與各業務系統對接，實現集中處理各類業務的收退費任務。同時，該平臺還應支持支付寶、微信、云閃付等多種收費方式，全方位滿足各類支付偏好。對于租金、住宿費等標準化、常規化的收費項目，可由業務系統自動計算收費金額，將數據推送至收費平臺，并告知用戶進行繳費；對于水電費、燃氣費、教材費等個性化強、需按實統計金額的收費項目，可由業務部門提前將應繳費信息導入收費平臺并發起繳費[4]。此外，利用智能收費管理平臺對所有交易信息進行詳細、準確的記錄，并及時將收退費狀態反饋給業務部門，幫助各部門做好收退費工作的安排與管理。

其次，智能收費管理平臺對接銀行系統，在后臺自動生成與各類收費項目和收費方式相匹配的賬單，便于收費對賬與結算管理。同時，可將收費平臺與開票軟件或系統進行對接，實現用戶在線申請和系統自動開票，提高開票便利性。在此基礎上，還可將收費信息推送至會計核算系統，自動生成記賬憑證，進一步提高收費核算工作效率。

三、實施財務智能化轉型的三個階段

財務智能化方案的實施是一個循序漸進的過程，在思維模式、組織架構、職責分工、信息系統等各方面都將發生巨大的變化。財務轉型的期限長短，以及將會面臨的實際困難取決于不同高校現階段的財務管理水平與信息化程度。為實現財務管理模式的順利升級，高校應根據財務智能化建設逐級遞進的發展思路，并結合成本效益原則，從以下三個階段實施財務轉型。

（一）第一階段：促進思維轉變，加強頂層設計

飛速發展的信息技術給財務人員的職業發展帶來了挑戰，不少財務人員擔心未來的財務工作會被機器人替代。但信息技術也給財務工作帶來更多的機遇，使財務工作從傳統的核算計量型向價值創造型轉變。財務人員應從固有的財務思維模式中解放出來，以開放的心態積極探索與學習新型財務工作模式[5]。例如，財務報表編制人員可嘗試培養一定的“程序員”思維，在傳統的數據統計方法上進行創新，將煩瑣的數據分類編寫成代碼進行取數，提高數據統計和分析的效率。

當然，高校的財務智能化建設是一項系統工程，也是一項涉及跨部門協同的財務管理變革，這種轉型僅僅靠財務部門的努力是不夠的，還應得到最高管理層的充分重視。應在對高校所有關鍵業務流程與重點工作進行全面性分析、前瞻性思考的基礎上，將財務智能化建設工程融入高校的發展戰略與年度規劃，并賦予該項工作足夠的政策支持與財力保障。

（二）第二階段：結合信息化手段，提升財務工作效率

在具備財務創新思維，以及對智能化建設進行系統性設計的基礎上，高校可以根據目前財務工作中遇到的實際問題，通過進一步的流程再造并結合信息化手段，不斷提高財務工作效率。高校財務人員可對所有財務流程進行梳理，深入分析各個工作環節的耗時量、風險點與困難之處，從現階段迫切需要解決的財務痛點與難點入手，提升財務工作效率。例如，某高校耗時最多、人手最緊張的財務工作是報銷核算，則該高校應重點關注如何對網上報賬與會計核算系統進行優化與升級，確保系統能夠自動、快速地生成高質量的記賬憑證信息；如果某高校在財務報表編制與財務分析方面的效率偏低，則財務信息化工作應注重如何提高財務數據的標準化程度，并根據報表取數規則與財務分析需求，建立智能報表系統，快速生成高質量的報表信息。

值得注意的是，財務智能化建設是提高財務工作效率的手段，而不是最終目的。在改進財務工作時，高校首先應考慮如何對財務流程本身進行優化，然后思考哪些環節可借助信息化手段進行改進。只有建立在系統性與專業性思維之上的財務智能化建設，才能為財務管理工作創造最大的價值。

（三）第三階段：增強用戶財務服務體驗感，促進信息共享與業財融合

在優化財務流程、提高工作效率的基礎上，高校應進一步考慮如何提升財務服務質量。一方面，可運用財務智能工具，幫助用戶理解財務報銷、預決算、收退費等工作的要求與操作規則，提升用戶在系統操作上的便利性，增強用戶使用財務平臺的體驗感。另一方面，可借助信息化手段，在確保財務信息安全的前提下，幫助用戶高效獲取滿足管理需求的各類財務信息，并通過提高財務信息的可視化程度，提高用戶對財務信息的理解度及對財務服務的滿意度。

同時，高校還應充分考慮各關鍵財務流程中不同職能部門間的分工與合作，促進跨部門協同，加強財務與業務系統的整合及數據共享，促進業財融合，利用財務數據為業務發展提供決策依據，不斷助推高校的“雙一流”建設與可持續發展。