信息技術在縣級事業單位檔案管理的應用挑戰

高翔

（延安市安塞區城鄉居民社會養老保險經辦中心，陜西 延安 716000）

0 引言

信息技術為檔案管理帶來了諸多優勢，同時也存在一定的挑戰。本文將探討信息技術在縣級事業單位檔案管理中的應用與挑戰，以期為我國縣級事業單位檔案管理的發展提供參考。

1 信息技術在縣級事業單位檔案管理中的應用現狀

1.1 數字化存儲與檢索

縣級事業單位通過數字化技術將紙質檔案轉化為數字檔案，實現存儲空間的大幅度減少，便于檢索和使用。同時，利用數據庫技術和檢索系統，提高了檔案查詢的速度和精確度[1]。

1.2 電子檔案管理系統的應用

通過建立電子檔案管理系統，實現檔案的統一管理，提高檔案管理的效率和安全性。此外，還能夠實現遠程訪問和使用檔案資料，方便工作人員和用戶的需求。

1.3 互聯網技術的融合應用

縣級事業單位通過互聯網技術，實現檔案資源的共享與傳播，拓展檔案利用的渠道。同時，利用互聯網技術開展檔案宣傳教育，提高公眾對檔案工作的認識與支持[2]。

2 信息技術在縣級事業單位檔案管理中應用的優勢與挑戰

2.1 信息技術在縣級事業單位檔案管理中的應用優勢

（1）提高檔案管理效率。信息技術的應用大大提高了檔案管理的效率，減輕了工作人員的勞動強度，降低了檔案管理的成本。

（2）拓展檔案利用渠道。信息技術使檔案資源得以更廣泛地傳播和共享，為社會各界提供了更多便利，拓展了檔案利用的渠道[3]。

（3）提升檔案安全性。信息技術的應用提高了檔案的安全性，可以對檔案資料進行加密、備份和恢復，確保檔案數據的安全可靠。

2.2 信息技術在縣級事業單位檔案管理中的應用挑戰

（1）技術更新迅速，難以跟進。

信息技術更新換代速度快，縣級事業單位需要不斷更新技術和設備，以適應檔案管理的需求，這對于有限的資金和人力資源來說是一個挑戰。

資金投入不足。縣級事業單位往往面臨資金緊張的問題，難以投入足夠的經費用于購買更新換代的設備和技術。信息技術設備和軟件通常具有較高的價格，因此，有限的資金使得事業單位難以應對技術更新帶來的挑戰。人力資源匱乏：縣級事業單位往往缺乏專業的IT 人員，這使得他們難以有效地進行技術更新和設備維護。同時，培訓現有員工以適應新技術的需求，也需要投入大量的時間和精力。技術培訓不足：隨著信息技術的不斷發展，員工需要不斷提升技能以適應新技術。但縣級事業單位往往缺乏有效的培訓體系和教育資源，使得員工技能提升受到限制。系統集成和兼容性問題：技術更新換代過程中，可能會出現不同系統之間的兼容性問題。這需要專業人員進行系統集成和調試，但縣級事業單位可能沒有足夠的專業人才來解決這些問題。更新頻繁帶來的工作壓力：信息技術更新換代速度快，給縣級事業單位的員工帶來了較大的工作壓力[4]。他們需要不斷學習新技術和新方法，以適應工作環境的變化，這可能導致員工的工作負擔加重。

（2）電子檔案的長期保存問題。

隨著信息化建設的發展，越來越多的檔案被數字化，存儲在電子設備中。但是，電子檔案的長期保存問題是一個非常嚴重的問題。這些檔案所存儲的信息可能是非常重要的，一旦發生數據丟失或損壞，將給個人和組織帶來巨大的損失。下面是保障電子檔案長期保存的具體措施。

制定長期保存標準。建立電子檔案長期保存標準，明確電子檔案的保存周期、保存格式、保存介質等要求，為電子檔案的長期保存提供規范和標準。定期備份數據。對于重要的檔案數據，需要定期進行備份，將數據備份到不同的介質和存儲設備中，以備不時之需。備份數據的介質和存儲設備需要選擇可靠的設備，以確保數據的安全和可靠性。選擇合適的存儲介質。電子檔案的存儲介質需要選擇可靠的介質，如磁盤陣列、光盤、硬盤、固態硬盤等，以確保數據的長期保存。定期檢查和更新存儲設備。對于存儲設備的損壞和老化，需要進行定期檢查和更新，以確保存儲設備的可靠性和穩定性，減少數據丟失的風險[5]。采用數字化加密技術。對于重要的檔案數據，可以采用數字化加密技術，以保護數據的安全和保密性。同時，需要建立相應的解密機制，以確保檔案數據的合法使用。

（3）信息安全風險。

制定安全管理制度。建立檔案信息安全保護體系，制定安全管理制度，明確檔案管理中各種信息安全措施的具體要求和執行程序，為檔案信息安全提供規范化、標準化的保障。加強信息安全培訓。加強檔案工作人員的信息安全培訓，提高他們的安全意識和安全技能，讓他們能夠正確使用安全工具，增強對信息安全風險的認識和應對能力。實施訪問控制。采用身份驗證技術和訪問控制機制，對檔案信息進行安全控制，保護檔案信息的安全和保密性。數據加密和備份。對于重要的檔案數據，采用數據加密技術，以確保數據的安全性和保密性[6]。同時，建立檔案信息備份體系，定期備份數據，以確保數據的完整性和可靠性。安全審計和漏洞掃描。建立安全審計機制和漏洞掃描機制，定期進行安全審計和漏洞掃描，及時發現和排除安全風險。

3 應對挑戰、推動信息技術在縣級事業單位檔案管理中應用的策略

3.1 增加投入，提高技術水平

隨著信息技術的不斷發展，檔案管理也需要不斷地更新、改進和提高。在這個過程中，增加投入，提高技術水平是非常重要的。以下是增加投入，提高技術水平的具體措施。

（1）爭取政府支持。縣級事業單位應積極爭取政府支持，爭取政府對檔案管理信息化建設的投入。政府的支持可以為縣級事業單位提供更多的經費、技術和人力資源，促進檔案管理信息化建設的發展。

（2）加強檔案數字化建設。加強檔案數字化建設，建立數字化檔案管理系統，提高檔案數字化處理的效率和準確性。

（3）引進先進的檔案管理技術和設備。引進先進的檔案管理技術和設備，如高清晰度掃描儀、自動歸檔系統等，提高檔案管理的效率和準確性。

（4）培訓檔案管理人員。加強檔案管理人員的培訓，提高他們的信息化技術水平和操作技能，使他們能夠更好地應對信息技術的發展。

（5）建立檔案信息安全保護體系。建立檔案信息安全保護體系，采取措施確保檔案信息的安全性和保密性，防止信息泄露和損失。

通過以上措施，可以增加投入，提高技術水平，跟上信息技術的發展步伐，推進檔案管理信息化建設的發展。同時，還可以提高檔案管理的效率和準確性，提高檔案管理的水平和質量。

3.2 健全檔案管理法規制度

隨著數字化時代的到來，電子檔案已經逐漸成為檔案管理的主要形式。為了保障電子檔案管理的安全和有效性，需要建立健全的檔案管理法規制度。下面是健全檔案管理法規制度的具體措施。

（1）制定電子檔案管理相關法規。制定電子檔案管理相關法規，明確電子檔案的保存期限、使用權限、管理責任等問題，為電子檔案管理提供法制保障。

（2）完善檔案管理規定。完善檔案管理規定，規范檔案管理的流程、程序和標準，確保檔案的完整性、可信度和可追溯性。

（3）加強電子檔案歸檔管理。建立完善的電子檔案歸檔管理制度，確保電子檔案歸檔的完整性和準確性。

（4）建立檔案數字化轉換標準。建立檔案數字化轉換標準，明確數字化檔案的標準和要求，提高檔案數字化轉換的質量和效率。

（5）加強檔案管理監督。加強檔案管理監督，建立檔案管理的監督機制，及時發現和糾正檔案管理中的問題，確保檔案管理的規范性和合法性。

通過以上措施，可以健全檔案管理法規制度，明確電子檔案的保存期限、使用權限等問題，為電子檔案管理提供法制保障，提高檔案管理的規范性和合法性。

3.3 加強信息安全防護

隨著數字化時代的到來，檔案管理工作也逐漸向數字化、網絡化、智能化方向發展。在這個過程中，檔案信息的安全性也變得更加重要。為了確保檔案數據的安全，需要加強信息安全防護。以下是加強信息安全防護的具體措施。

（1）建立信息安全管理制度。建立完善的信息安全管理制度，制定各項規章制度，明確各個崗位的職責，建立檔案信息安全管理檔案，加強檔案信息的管理和監督。

（2）采用信息安全技術。采用信息安全技術，如身份認證、訪問控制、加密解密等，確保檔案信息在傳輸、存儲、處理等各個環節的安全性。

（3）加強網絡安全防護。加強網絡安全防護，建立防火墻、入侵檢測、防病毒等安全措施，保障檔案系統和檔案信息的安全。

（4）實行權限管理。實行權限管理，確保檔案信息只能被授權人員查看和操作，避免信息泄露和篡改。

（5）加強安全教育和培訓。加強檔案工作人員的安全教育和培訓，提高檔案工作人員的信息安全意識，增強其信息安全防護能力。

通過以上措施，可以加強信息安全防護，確保檔案數據的安全，提高檔案管理的安全性和可靠性。

3.4 提升檔案工作人員的信息素養

信息素養是指人們利用信息技術處理信息的能力和水平。對于檔案工作人員來說，提升信息素養是非常重要的，因為他們需要處理大量的檔案信息，涉及信息的收集、整理、存儲、檢索等多個方面。以下是提升檔案工作人員的信息素養的具體措施。

（1）制訂信息素養培訓計劃。制定一份完整的信息素養培訓計劃，包括培訓目標、內容、時間、方法和考核方式等。該計劃應該針對檔案工作人員的實際需求和現狀進行設計。

（2）組織信息技術培訓。組織各種形式的信息技術培訓，如課堂培訓、研討會、在線學習等，培養檔案工作人員的信息技術應用能力和操作技能。

（3）引進先進的信息技術。引進先進的信息技術，如數字化檔案管理系統、檔案數字化處理設備等，提高檔案工作人員的信息處理效率和準確性。

（4）加強實踐教學。在培訓中注重實踐教學，讓檔案工作人員在實際操作中掌握信息技術應用技能，培養其實際操作經驗和能力。

（5）建立檔案工作人員信息素養考核機制。建立檔案工作人員信息素養考核機制，通過考核激勵，促進檔案工作人員的信息素養提高。

通過以上措施，可以提升檔案工作人員的信息素養，使其能夠更好地應對信息技術在檔案管理中的挑戰，提高檔案管理的效率和質量。

3.5 深化檔案信息資源共享

檔案信息資源共享是指將分散在不同地方、不同部門、不同機構的檔案信息進行整合，形成一個共享平臺，使得各個單位之間可以互相利用、共享和交流這些信息資源。這樣的做法可以打破地域和部門壁壘，優化檔案資源配置，提高檔案利用效益。以下是深化檔案信息資源共享的具體措施。

（1）建立檔案信息資源共享平臺。建立一個檔案信息資源共享平臺，將各地區和部門的檔案信息整合在一起，實現統一管理和檢索。該平臺應該支持多種檢索方式，如按照時間、地點、主題等進行檢索。

（2）統一標準規范。制定統一的標準規范，確保各個檔案信息資源的統一性和可比性，便于資源的整合和利用。

（3）加強檔案信息資源的數字化處理。將紙質檔案轉換成數字化檔案，提高檔案的利用效益和保存性能，降低管理和存儲成本。

（4）加強檔案信息資源的安全保護。在檔案信息資源共享平臺上，需要加強安全措施，確保檔案信息的安全性和保密性，避免信息泄露和損失。

（5）加強檔案信息資源的推廣與應用。加強檔案信息資源的推廣與應用，拓展檔案信息資源的使用范圍，提高檔案利用效益。同時，需加強對檔案信息資源利用的培訓和指導，提高檔案信息資源利用的質量和效率。

通過以上措施，可以深化檔案信息資源共享，打破地域、部門壁壘，實現檔案資源的優化配置，提高檔案利用效益。

4 結語

綜上所述，為提高縣級事業單位檔案管理工作，縣級事業單位需要加大投入，提高技術水平，健全檔案管理法規制度，加強信息安全防護，提升檔案工作人員的信息素養，并深化檔案信息資源共享。通過這些措施，我們可以更好地應對挑戰，推動信息技術在縣級事業單位檔案管理中的廣泛應用，為檔案管理領域的持續發展和創新提供強有力的支持。

總之，信息技術在縣級事業單位檔案管理中具有巨大的潛力和價值。只有充分利用信息技術的優勢，有效應對挑戰，我們才能為縣級事業單位檔案管理帶來更多的便利與效益。讓我們攜手共進，為縣級事業單位檔案管理的未來發展做出貢獻。