科技賦能新時代檔案工作新跨越

秦曉燕 時 磊 秦 萍

（國網山東省電力公司濟南供電公司，山東 濟南 250012）

當前，科技迅猛發展，隨著互聯網普及和應用，物聯網、云存儲、云計算、區塊鏈技術日趨成熟，已經深入應用于各行各業，極大地帶動和促進了我國的經濟發展。科技創新已經成為企業長遠發展的基石，與此同時，如何應用先進的管理理念優化檔案管理已經成為大中型企業提高辦公效率、提升經濟效益的重要研究課題。

然而，長期以來，我國檔案事業面臨諸多困局和挑戰，擺在面前的主要問題如表1所示，針對這些問題，需要通過科技賦能的方法逐層展開討論，尋求有效解決方案，實現檔案管理工作科學發展的創新跨越。

表1 問題歸納總結

一、當今檔案管理中存在的主要問題（見表1）

二、科技賦能實現檔案工作科學發展新跨越

（一）一體化集約管理模式的應用

檔案集約化管理的核心在于統一標準下的整理、保管和利用，通過量化統一標準，按照“精簡、效能、統一”的原則，減少了運行過程成本和管理成本，有助于實現檔案資源優化配置和檔案信息共享共用，為后續的開放共享、查閱利用提供便捷條件。“集中”的是優勢人、財、物以及過程管理；“簡約”的是形成過程中價值取向，優勢資源配比，從而實現了高效管理、降低成本、提升數據信息利用水平和保管水平。

從理論角度看，集約化管理改善了檔案治理效能，在降低管理成本的同時，實現了從企業到各級綜合檔案館之間的高效運行；集約化管理從檔案資源建設角度，有助于各單位檔案資源的集中整理、統一提交，保障了檔案資源的真實性、完整性，減少檔案資源的流失，豐富了檔案資源的多樣化，為檔案數字資源深層次開發提供數據基礎，使之更好地服務社會，促進經濟發展。集約化管理，實現檔案工作管理水平提升，注重加強業務監督，推動檔案工作的流程化、規范化，工作環節建立量化標準，有效解決因人員變動而導致的管理標準朝令夕改的問題。

（二）復合型人才隊伍的打造

先進的管理理念實施落地需要專業的行業人才支撐。各類軟硬件管理工具同樣需要掌握一定專業知識的人才使用，解決人才問題，打造綜合型人才隊伍是決定檔案管理領域發展的另一關鍵點。

檔案管理領域不同于其他行業，既需要掌握各類國家政策、法律法規，熟練檔案工作中的全生命周期，對收集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、統計、編輯與研究、利用等八個工作環節充分理解并深入實踐；又需要人員具備一定行業知識，融和一定的專業技能，并能夠應用于實際工作中，這樣才能稱之為復合型人才。

復合型人才，注重學科交叉、知識融和、技術集成以及具備一定的實踐經驗和工作年限。這類人才的培養主要從學校教育的專項定制和企業應用領域的持續培養著手。

高校按照專業方向，針對專業授課，學生畢業后對口就業基本成為目前高校的運作模式。然而，科技迅猛發展對于人才的多學科交叉、一專多能、綜合化能力提出了更高要求。因此，如何培養檔案管理領域內創新型復合型人才，已經成為擺在高等教育面前的新課題。結合理論實踐，調研或聘請領域內人士重新進行課程規劃，注重專業教育，融入領域教育，嚴守德育教育將為復合型人才的培養打開新的試點窗口。高校復合型人才的培養策略（見圖1）。

圖1 高校復合型人才培養策略

根據用人單位人力資源問卷調查結果，已有超過85%的用人單位對于具備豐富背景經歷、多學科多專業融合的人才更加青睞。這類人才利用專業知識融入行業，結合行業特點短期內能有效發揮人力價值。當然，復合人才并不是完全表現在本職業相關的復合，而是表現在其職業能力的多元化。企業對于復合型人才的培養，利用自身優勢，在端正意識形態的前提下，建立人才孵化基地，進行認知實踐。通過需求研究、校企合作等橋梁循環反饋信息給高校，二者形成供需循環。用人單位復合型人才的培養策略（見圖2）。

圖2 用人單位復合型人才培養策略

實踐與理論有機結合，需求與價值同步，有效避免閉門造車的尷尬局面，成為打造領域內復合型人才的有力保障，為知識化、年輕化、能力多元化的人才隊伍建設創造物質、經濟、市場空間。

（三）運用科技推動開放利用

檔案管理的價值除了安全保管之外，更重要的是合理開發和利用科學、合理、綜合性的挖掘大數據中的信息，為個人、企業和國家創造更大的價值與財富。

與此同時，高科技軟件硬件產品的普及應用，促進技術走進各個行業，將過去諸多不可能變為可能。大數據系統將過去沒有關聯的數據形成聯系，更加直觀地為策略、生產等重大問題的決策提供數據支撐。

這些變革都無法離開科技發展，無法離開復合型人才利用專業技能結合行業需求的各種產品、理論的研究開發。

1.科技產品引領創新發揮新功能

獨立的科技產品或單純的專業技能并不能良好地解決行業內的應用，例如，搞計算機軟件開發的工程師，如果不了解檔案管理的生命周期，寫出的管理軟件不但不能發揮效率，而且還會增加檔案管理人員和開放利用環節的困難；再如，新檔案館的建設中，不懂檔案管理創新理念的總指揮，著眼點在于場館的建筑建設，而忽視功能建設，最終只能落成一座倉儲模式的庫房。

結合科技理念和科技產品的綜合作用下，檔案工作更加高效、安全，服務輸出能力形成多元化發展。例如，現代化檔案利用中心、愛國主義教育基地、政府公開信息查閱中心、電子文件歸檔備份中心、可視化數字展示中心等（見第99頁表2）。

表2 運用科技推動發揮新功能

注重功能性建設，是科技創新的必然產物，同時也為新冠病毒疫情時代減少外出聚集，能足不出戶完成數據信息的查閱提供有力保障。

2.運用科技手段實現檔案資源開發利用

檔案資源是一筆巨大財富，紙質檔案實現數字化后，為檔案資源的開發利用提供了更加便利的條件，其具備檢索快、數據統計全面、數據資料對比分析清楚等優點。檔案資源的開發利用，不但利國利民，而且還能夠為國家、社會產生巨大財富，為實現中華民族偉大民族復興保駕護航。

大數據分析、云存儲、云計算能夠讓專業人員從書山文海中擺脫出來，并且能夠清晰、準確地通過數據分析，利用不同的統計方法，對歷史記載、案例分析，得出全新的思路并形成可落地的創造發明。各行各業的檔案數字化進程、檔案數據資源儲備，成為應對突發狀況，挽救人民生命財產、推動經濟發展的新勢力。檔案資源的開發利用，雖然運用了多種科技手段，但萬變不離其宗，核心關鍵在于基礎數據全面、真實和準確性。

（四）數字檔案信息化安全建設

結合科技發展，數字檔案信息化安全建設包括五個方面，即物理層安全設計、網絡安全設計、主機安全設計、應用安全設計、數據安全設計。

重點針對現代檔案管理中的新問題、新理論、新原則，確保互聯網環境下檔案數據信息安全框架體系與基本建設思路，實現檔案數據信息的社會化服務。

數據形成的基礎是檔案的數字化建設，檔案行業中數字化建設不同于其他行業，其特點在于環節多、過程復雜。在數字化建設過程中，應當嚴格遵守以下流程，注重流程的交付物、責任人、交付時間、卷宗的歸還等問題。

每兩個事件間均有詳細流程控制，明確、精準的過程和環節具備詳細的國標量化標準，在實踐中形成的流程標準又為信息化安全建設提供了大量寶貴過程資產。同時，這些過程資產也是各類行業內應用工具開發的原始理論依據。

三、結語

不同歷史時期下，檔案管理工作具有不同的特點，殊途同歸的是都要注重檔案的真實性、完整性、可用性、安全性。結合科技創新作為原動力，使之成為有利用價值的檔案數據，成為企事業單位不可替代的珍貴財富，走向我國檔案事業依法治理，走向開放、走向現代化，為開啟全面建設社會主義現代化國家新征程、實現第二個百年奮斗目標貢獻檔案力量。這些數據又為檔案的開放利用、促進發展、保障民生、保護公民權利，甚至推動人類社會的文明進程和發展提供了先決條件和有力見證，與之形成良性閉環。