供應鏈信息共享對企業采辦管理的影響

岳喜利

（中國核工業二三建設有限公司，北京 101300）

工程建設是一項長周期的系統性工程，工程建設地開展需要適時、適當、適量建設材料供應，這與采購業務密切相關。建筑企業采購業務內部控制是以工程建設需求為基礎，明確采購業務流程及各階段的采購目標，對物資采購全流程尤其是關鍵控制點進行內部控制活動。

合理開展采購業務內部控制，可以提高采購業務開展的精準性與高效性，保障工程建設所需的物資供給；可以結合市場規律提前規劃材料采購計劃，發揮統籌規劃功能，獲得最佳的采購折讓，減少采購業務資金投入；可以提升采購業務開展的規范性，保障其符合國家相關法律法規規定；可以督促相關部門做好日常采購會計信息記錄工作，提升采購業務資金流動的真實性與客觀性，為后續會計核算與分析提供依據。

由此可見，加強采購業務內部控制是建筑企業實現長遠可持續發展的必然路徑，對保障企業正常運轉、降低采購成本、規避采購風險與經營風險等具有重要意義。

供應鏈金融是以核心企業為主體，整合和控制物流、資金、信息流，通過成本分析、財務管理等方法，對資金的獲取和利用進行了系統性的優化。供應鏈金融必須建立在實物供應鏈的基礎上。金融服務機構既要關注重點企業，又要根據實際的交易，為供銷企業提供融資優惠，實現真正的以供應鏈為導向的金融系統，再以融資的方式加強整個供應鏈。

供應鏈金融是一種集物流運作、商業運作和財務管理于一身的業務和過程，它把買賣雙方的買方、賣方、第三方物流、金融機構緊密聯系在一起，實現用供應鏈物流盤活資金，同時用資金拉動供應鏈物流的作用。

一、供應鏈信息共享的基本概述

信息共享是供應鏈管理工作的開展基礎。它通過供應鏈協調運行的方式，增加企業在信息共享以及傳輸過程中的節點，促使信息共享能夠成為增強合作伙伴關聯度的有效途徑。因此，供應鏈信息共享受到了業內的廣泛關注。

信息共享主要包含共享庫存、訂單狀態、銷售數據、銷售預測以及生產及配送計劃（如圖1）。其中，供應鏈內的成員可以運用互聯網渠道實現對銷售數據以及多方數據的分析，判定顧客的分布狀況以及偏好，增加企業的產品開發、庫存水平以及貨架布置方面的功能。這樣一來，制造商可根據供應商的生產以及配送方式，衡量自己的計劃水準。另外，供應商也可根據制造商的生產計劃，完成相應的補給工作。

二、供應鏈信息共享對企業采辦管理的作用及影響

（一）提高物流工作效率，增加供應鏈伙伴聯系

供應鏈的管理工作是具有主動性的，其與其他項目之間存在密切關聯。因此，供應鏈中信息共享工作的開展，可更好地反映精度需求，讓采辦人員通過采辦訂單，掌握企業的庫存狀況。

例如：在設備服務、物資招標等環節，企業內采辦管理人員為避免出現信息不準確的現象，可應用供應鏈信息共享的方式，在第一時間掌握物資的流通情況。在提升物流的開展效率的同時，增強供應商對企業的信任度。合理運用采辦信息，確保企業固定資產流動頻率下降。據此，則可運用透明化的供應鏈管理方式，增加一體化信息的應用，促使企業的工程量、人力資源等信息能夠展現。

建立信任是企業合作的前提。因此，在企業采辦管理工作開展過程中，企業采辦人員應增加與合作伙伴之間的聯系。企業應運用專人專事的方式，了解供應商的企業結構以及文化，通過共同目標的設置，保證二者之間存在穩定的合作關系，保證企業與供應商之間互利共贏。

另外，可通過供應鏈信息共享的方式，增加供應商與企業之間的信息交流，讓供應鏈信息作為二者合作的紐帶，確保管理變革不會對雙方的發展帶來影響。

（二）降低采辦管理成本，開展信息共享服務

傳統的采辦管理方式，只能發揮采辦部門的事務職能。由于各個部門之間的信息溝通不足，導致企業在發展過程中存在采辦信息被屏蔽的現象，造成企業采辦部門出現盲目購置材料的問題。因為供應鏈企業之間的信息共享機制不完善，導致庫存成本或是缺貨成本過高。

長此以往，上下游企業之間的隔閡增加，無法保證企業持續發展。所以，在供應鏈信息共享工作實施過程中，企業要運用共同的采辦計劃，降低企業的采辦成本。

因此，在供應鏈的管理工作中，信息共享的方式是傳統領域采辦管理工作的升級表現，其可以讓所采辦的物質資源直接進入制造部門，既能緩解采辦部門員工的工作壓力，又能簡化后續的工作流程，降低采辦管理成本。

（三）細化采辦管理流程，健全供應鏈共享機制

根據企業發展過程中的實際狀況，細化采辦管理工作的流程。首先，可依靠互聯網將供應鏈中的各個節點進行對接，通過供應鏈中各單位之間的聯系，使上游企業與下游企業能夠進行信息互通。

其次，通過相互依存的管理方式，可保證物流成本以及企業的倉儲成本最小化，利益最大化。將企業的內部信息以及物流管理信息作為其后續發展的基礎要素，運用一體化的管理方式，確保企業的物資與供應鏈能夠協調。

最后，通過健全的供應鏈共享機制，創建互聯網平臺。增加彼此之間的合作，互利共贏，保證鏈條上的各方主體都是受益者。這樣一來，則可保證企業能夠接收到更多的訂單，通過企業的增值服務，讓鏈條中的主體能夠明確自己的運營方式，通過信息流來打通企業在發展階段的全鏈路，促使企業向著信息化、自動化的方向發展。

（四）升級采辦管理模式，降低企業采購風險

采購風險的出現在于企業操作的不規范，采辦人員的防范行為不正確，為保證企業在采辦管理工作實施過程中不會出現過多的風險，可升級當前的采辦管理模式，慎重選擇供應商。

首先，通過供應鏈信息共享的方式，可執行對供應商評級篩選工作。在采辦工作實行前期，雙方應簽訂訂貨合同，在采辦人員完成合同的審查后，將其中的條款進行完善。通過健全的風險防控機制，保證供應鏈管理工作中的供需要求得到滿足。

其次，通過控制以及跟蹤的方式，及時掌握企業采辦管理工作中存在的問題。采用供應鏈信息共享的方式，幫助采辦人員隨時隨地獲取信息，實現對產品以及供應商的評判，運用產品或原材料質量檢查的方式，分散采辦風險，從而控制企業的物料成本，運用銷售預測等方式，使企業的采辦風險有所下降。

三、對企業采辦管理工作的相關建議

（一）落實采辦管理權責

在企業物資采辦工作實行過程中，應重視采辦管理工作的效率，控制好工程的進度和質量。

首先，為落實采辦管理工作的權責，可通過采辦平臺的創建，增加現代化信息技術的應用，確保各區域內的管理工作能夠順利實施。通過物資資源的交換方式，保證在信息化采辦管理工作實行過程中，企業能夠秉承“分級管理、統一領導”的基本思想，促使采辦部門能夠落實自身的信息化平臺建設責任，從而保證每位管理人員都能對自己的采辦工作負責。

其次，主管部門應創建完整的供應鏈體系。明確企業在發展階段的戰略核心，讓工作人員遵循上級領導的意見，創建出完整的采辦流程，確保管理工作在執行過程中不會出現問題。同時，可通過各級采辦部門任務的劃分，建設一支信息化與專業化能力較強的采辦隊伍，保證其能夠落實自身崗位職責，完成對應的采辦工作。

再次，可通過集中中標采辦的方式，在網絡平臺公布中標信息。利用信息平臺對物資進行分類和編碼，方便采辦人員查詢信息平臺中的資產。通過固定資產編碼的設置，確保后續供應商審核不會出現問題。讓采辦人員將物資信息上傳到網絡渠道，做到企業人人可查，人人可看。

最后，監管部門應對每一項采辦信息進行審查，運用信息化管理的方式，統計方法，掌握各單位采辦情況。

（二）確認采辦招標方案

在企業采辦工作開展階段，應保證各單位員工能夠完成物資設備的調取工作。通過競爭的方式，保證采辦詢價和招標采辦等方面工作順利實施。因為不同的采辦方案所展現出的采辦效果不同，所以在各單位應用采辦招標方案時，應考慮實際情況，根據當前采辦物資設備市場的特性、需求及環境進行思考，保證采辦管理人員能夠在短時間內確認采辦方法，簡化采辦工作流程，使該部分內容透明化。

首先，可通過公開招標或是邀請招標的方式，對企業的資質、售后情況以及信譽進行公開，秉承著為企業負責的思想，邀請更多的投標單位。同時，在公開招標過程中，可通過供應商采辦表的應用，邀請特定的供應商。業務方若存在物質或設備需求過多的情況，可邀請指定供應商執行投標工作，確定規定程序作為競爭及采辦談判工作的主要依據。

其次，在招投標談判階段，企業可聘請專家小組，聯合供應商共同探討招投標方案，選擇合適的采辦招標方式，確保在企業后續工程實施過程中不會出現問題。另外，若部分供應商資質較好，信用較高，可將其信息錄入到信息平臺中，保證各方可以核查其資料，確保采辦方面的信息內容可以進行共享。

（三）提升采辦人員能力

基于供應鏈模式進行分析。企業對采辦人員的能力是具有極高要求的，其個人素質能力會直接對工作效率以及工作質量造成影響。所以，在企業物資采辦管理工作實行過程中，應提升采辦人員的綜合能力，根據物資種類特點，建設高業務能力的采辦團隊。

1．提高采辦人員專業素質

廣納人才，提升企業采辦人員的專業素質能力。在招聘環節，需要對應聘者的能力進行考核，通過對其能力的評價，促使其社會能力、語言能力以及業務能力可以滿足標準要求。在保證其各項水平能夠滿足招聘要求后，方可進入候選名單。

2．建立企業績效考核機制

運用綜合測評的方式，調動采辦人員的工作積極性。首先，要將員工工資獎金與考核結果關聯，讓員工薪資與績效掛鉤，讓員工主動提高自身的業務能力。其次，在采辦環節員工會受到利益的誘惑，需要增強其對崗位的責任感。

3．完善采辦業務進修機制

采辦集中管理工作離不開專業的采辦人員。企業可通過完善采辦業務進修機制，培養企業內部的優秀人才。通過采辦小組員工專業能力的增強，為后續企業的采辦管理工作做好鋪墊。

（四）加強材料庫存監控

為避免在企業采辦工作中出現超成本的現象，可通過物資預備庫的創建，加強對企業材料庫存的監控，使企業內不會出現物資長期積壓，或是浪費問題。通過對采辦人員行為的管控，使其不會出現中飽私囊等問題。同時，若企業內存在囤貨過多的問題，可優先應用該部分材料，通過妥善保管的方式，為材料設置編碼，將信息存儲于物資預備庫內，方便后續施工人員的調取。

例如，在某企業因為鋼筋材料存在隨意堆放的現象，導致部分鋼筋材料出現腐蝕嚴重的問題。由于采辦人員未將其進行整理，由于保管不妥善，造成企業損失百萬元。所以，為規避此類風險的發生，應對企業所采辦的物資加強管理，運用物資管理平臺，實現對供應鏈內物資信息的共享。

（五）實行供應商管理計劃

在采辦管理工作開展階段，供應商的管理工作起到至關重要的作用。因此，應實行供應商的管理計劃，創建供應商網絡，根據采辦環境，創設對應的采辦項目。

首先，在采辦管理工作實施階段，可創建日常管理體系，將采辦內容應用于審核工作的范疇內，通過全面開放的方式，保證采辦管理工作能夠順利實施。

其次，在準入審核工作開展階段，企業需結合自身的情況，遵循采辦流程中的標準，明確所執行工作是否滿足供應商的要求。運用日常審核的方式，可保證采辦人員在執行日常管理工作時能夠掌握企業的需求信息，規避不良合作方面風險的發生。

（六）采辦企業供應鏈管理的優勢

首先，基于采辦的供應鏈管理模式，各個節點企業可以與不同的客戶展開交流溝通，這種平等雙贏的溝通可以幫助企業掌握客戶的實際需要，進而針對性地選擇成本低、效率高的商業運作模式，在維持現有客戶的同時，還可以幫助企業不斷拓展新的業務，發展新的客戶。

其次，采辦供應鏈可以促進現有業務的增長和拓展，因為一條供應鏈對應著整個鏈條中的各個企業，可以針對客戶的個性化需要開展針對性的服務，也可以對產品實施電子化和模塊化的管理，同時企業間可以共享供應鏈的市場與資源，打破傳統供應鏈的局限性，促進企業現有業務的增長和拓展。

再次，采辦供應鏈管理可以促進企業進行成本控制，借助供應鏈管理模式，各個企業之間能夠進行有效的交流溝通，建立親密的合作模式，可以將各自的優勢充分發揮出來，進而縮減整個供應鏈的供應環節，實現產品成本的有效控制。

最后，加強采辦供應鏈的管理是促進效率與便捷性的兼顧，在同一條供應鏈中，企業可以高度實現各個領域的資源整合和效率提升，發揮整條供應鏈的產業優勢，促進產品流通的效率和便捷性。

（七）采辦企業供應鏈管理的優化建議

推動供應鏈技術與管理的協同。管理制度和硬件設施是采辦企業供應鏈的保障，管理制度指的是對供應鏈各個環節企業制定的約束機制，合理的管理機制是保障供應鏈持續高效運轉的基礎，硬件設施包括物流設施和網絡設施，硬件設施的構建需要整條采辦供應鏈企業和合作商的共同參與。

要針對企業信息共享、企業利益之間的權衡、其內部存在沖突的內容預見性等方面進行管理制度的設立，需要從整體層面進行考慮，協調好供應鏈各個企業間的利益關系，處理好可能出現的各種矛盾，推動供應鏈的良性運轉。

建立健全供應鏈信息共享體系。建立健全供應鏈信息共享體系需要從加強信息化建設和加強信息共享兩個方面來進行。加強信息化建設要從數據管理和信息技術兩個方向出發，要充分利用大數據進行應用分析，整理和反饋行業的實時信息，完善企業的數據管理；利用條碼技術和電子交換技術，實現物流配送的機械化與自動化，減少運輸成本，提高運輸效率。

企業之間要想獲得更大的合作效益，就必須要加強合作伙伴之間的信息共享，必要時可以交換一些商業秘密，同一條供應鏈之間的合伙企業可以就商業秘密這一內容簽訂協議，規定合伙企業之間必須要共享的信息內容，以幫助建立企業合作的信心。

（八）暢通采購業務信息溝通渠道

建筑企業要注意捕捉與采購業務密切相關的外部信息，如最近出臺的相關政策法規、市場供需變化、供應商相關新聞等，提升對外部信息的敏感度，通過整理、分析與研討優化對外部宏觀環境的洞察能力，以掌握在采購業務內部控制中的主動權。同時建筑企業應以合作共贏為指導，加強與優質供應商的關系維系，為采購業務的高質、高效開展奠定堅實基礎。

從采購業務內部控制的角度來看，建筑企業應優化組織結構，暢通內部溝通渠道，既要滿足管理層與業務層的管理溝通需求，也要使業務層能向管理層傳遞與反饋關鍵信息、橫向部門之間信息交流無障礙。

只有構建完善的、適當雙向暢通的溝通渠道，才能提升采購業務內部控制的完整性，充分調動員工在采購業務內部控制中的職能與價值，進而最大限度地提升采購業務內部控制的合理性與有效性。

為保障內部信息溝通效果，建筑企業一方面可以構建采購業務信息溝通機制，讓內部信息溝通形成一個閉環，以確保內部信息溝通的對稱性、全面性與精準性；另一方面可以嘗試渠道創新，暢通員工與管理層溝通的渠道，如門戶開放、員工訴求、建言獻策等。

四、結束語

在企業發展過程中，傳統的采辦管理方式已經無法適用于企業的管理要求，而通過供應鏈信息共享的采辦管理方式，則可降低企業在發展過程中的資金花費，落實企業在發展過程中的采辦權責。讓企業管理人員可以運用合適的招標方式，提升企業采辦人員的綜合能力，促使材料庫存能夠被有效監控。通過供應商管理的方式，保證采辦管理工作具備良好的效果，確保企業進一步發展。