基于卡拉杰克模型對大型科普場館內采購品類管理的應用研究

呂暘LV Yang；方慧婷FANG Hui-ting；賁浩程BEN Hao-cheng

（上海科技館，上海 200127）

0 引言

大型科普場館內采購項目具有種類繁雜、批次多、金額相對較小、需求難以預測等特點，再加上近些年來，由于大型科普場館內的采購品類不斷增加導致其項目種類更加復雜，因此目前大型科普場館內面臨著一大難題是由于項目種類多而雜造成采購重復性工作多、供應商參差不齊且監管難度大。大型科普場館內的另一大難題是由于其特殊性，決定了采購直接影響到大型科普場館的運行及運維，因此對采購的各個環節都需要層層把關，也因此造成大型科普場館內的采購環節過多且審批環節也多。由于經常面臨項目種類多且采購流程長這兩大難題從而導致供貨周期長供貨難以及價格高的情況出現，進而直接影響大型科普場館的運行。

我們能夠做的是如何運用采購經驗及所學的知識來解決大型科普場館內采購中所存在的問題，本文將具體運用基于卡拉杰克模型的采購品類的分類方法，來探討如何進一步提升采購管理水平，從而提升效率和質量。

1 大型科普場館內采購分類管理現狀及問題

1.1 采購分類管理現狀

傳統的大型科普場館內采購項目的分類管理是按項目性質進行區分，即服務、貨物及工程；或者按項目金額進行區分，即限額以上及限額以下（限額的界定根據不同場館的采購金額及數量綜合分析后界定）。兩種分類的進一步細分則可以根據采購方式劃分，大型科普場館常見采購方式為：三方比價、館內綜合評分、競爭型談判、競爭性磋商、公開招標，其中，三方比價與館內綜合評分用于限額以下采購，另三種方式用于限額以上采購。種類、金額分類后各采購員的分工會根據業務部門或者采購業務量以及限額的綜合考量進行分配，結合大型科普場館A 與B 的傳統采購分類情況，舉例如表1 所示。

表1 傳統方式的采購分類

1.2 采購分類管理問題

①大型科普場館內采購的項目品類具有種類繁雜、批次多、金額相對較小、需求難以預測等特點，根據以上傳統分類的模式僅按大類劃分會導致同品類的貨物采用不同的采購方式即同質化的采購需求重復性工作。

②由于科普項目不斷推陳出新，缺乏統一的標準，不同項目之間設計變更多，需求變數大，因此會導致金額變化，采購員變化，采購方式變化即會導致不同人員負責同一個項目交接不明以及同一項目采用不同的采購策略及方式。

③部分產品市場資源競爭性大，供給供應商數量多，技術、實力、信譽度參差不齊，供需雙方缺乏需求信息的溝通和長期的合作機制。

④采購人員大部分精力忙于“一單一采，一單一簽、一單一結”等重復性工作，沒有足夠的時間對市場信息、內部需求做分析研究，最終導致采購物資的質量、價格、資源難以控制、參差不齊以及出現項目緊急和供貨要求高的項目供應商供貨周期短以及供貨難度大的情況。

以上所描述的現狀問題是現行傳統采購分類過于簡單而導致的問題，本文將研究分析大型科普場館內采購項目的細分品類管理，以此改善目前采購分類管理現狀的問題，提升采購效率實現采購價值。

2 引入卡拉杰克模型進行品類管理分析

2.1 品類管理的理念

品類管理的理念起源是在美國的零售行業，后來逐步被應用到采購領域。采購品類管理是一種管理采購支出的方法，根據相似的供給方不同的技術需求將采購工程、貨物與服務進行分類與歸類，分為不同采購大類，并分析理順各采購大類技術需求標準、市場上的供應資源以及內部的需求體量，通過分析，從品類對場館的影響價值層面制定對應的品類管理策略并實施執行，從而提升大型科普場館內采購的效率和質量。

以品類為核心的管理在采購管理中能分析出影響大價值高的工作內容，通過有序的品類分類整理可以減少雜亂急迫的采購，提升采購效率。品類管理是將采購品類細分并應用整個采購業務中，聚焦于采購貨物或服務的技術需求標準的差異性，通過建立采購品類分類模型精準高效的差異化管理模式，從而提升采購效率和管理績效以及降低采購風險。

2.2 品類管理的優勢

品類管理的優勢是通過采購需求標準化引導需求提前規劃，從而降低供應復雜度；通過分析結果從影響大價值高的內容著手儲備、管理優化供應商庫；通過分類需求制定合理的采購計劃從而優化流程提升采購的效率；最大的優勢是需求分類合并后可以減少應急采購的情況，減少采購員的日常工作頻次即減少工作量。

通過發揮品類管理的優勢可以減少重復性的工作，提升采購的效率，優化流程的管控以及通過品類管理進行分類合并更好地管理供應商及提升合作機制。最大化發揮品類管理的優勢就需要先做好有序的品類分類整理，聚焦分類整理，我們查找分類的方法，也因此我們聚焦于分類模型，通過運用卡拉杰克模型建立分類模型整理細分采購品類。

2.3 基于卡拉杰克模型的品類管理分類

卡拉杰克模型是一個被廣泛采用和認同的采購項目分類方法，大型科普場館內采購項目可以采用該方法建立分類模型，根據該模型的兩個維度來分類，從而建立分類模型。卡拉杰克模型的兩個維度是收益影響和供應風險，在科普場館中收益影響是指采購項目的質量、數量及金額占比對科普場館營運的影響，供應風險是指采購項目的供給能力水平，如市場供應資源是否豐富、采購項目是否具有不可替代性等。對于每一個項目進行分析得出在這兩個維度上的權重，然后可以將采購項目分為四大類：關鍵型項目、瓶頸型項目、杠桿型項目和普通型項目。

對于大型科普場館的供應風險難度臨界點在于是否可以至少有三家供應商可以參與競標，因為根據修改后的《中華人民共和國政府采購法》中“第三十六條在招標采購中，出現下列情形之一的，應予廢標：（一）符合專業條件的供應商或者對招標文件作實質響應的供應商不足三家的”，所以將大型科普場館內的供應風險難度臨界點設為3；當有且僅有一家供應商可以滿足項目采購需求時，該項目的供應風險難度為高風險，所以供應商風險難度的高點為1；當有超過3 家或者市面上有眾多供應商資源時為低風險。收益影響即為采購金額支出的大小，根據《上海市政府集中采購目錄及標準（2021 年版）》中“本市政府采購貨物、服務和工程項目分散采購限額標準為100 萬元”，將100 萬（含）以上項目歸類于收益影響大，100 萬（不含）以下項目歸類于收益影響小。故模型原點采購金額為100 萬元，供應風險為3 家為宜，制成模型如圖1，四類項目特點如下：

圖1 基于卡拉杰克模型的分類模型

①關鍵型項目，指的是自身價值高供應難大的采購項目。關鍵類資源可獲得性受很多條件的限制，如市場上有限的供應商資源、技術需求的復雜性和多變性等。該類型的采購數量是最少的，但總金額卻是最大的。

②瓶頸型項目，指的是采購項目自身價值不高或者說比較低但是供應難度較大的工程、貨物、服務。此類供給資源在市場上多為單一來源供應商，因此該類型項目特點市是市場供給資源并不充足。

③杠桿型項目，指的是采購項目自身價值比較高但供應難度低的工程、貨物、服務。該類型項目沒有特殊性，在市場上供應商資源充足。

④普通型項目，指的是自身價值低供應難度也低的采購項目。此類供給資源在市場上通常是大量的、低價值和低風險的。

3 基于卡拉杰克模型的分類應用—以A 館為例的采購

我們根據品類管理理念以及卡拉杰克模型建立基于大型科普場館的分類模型，取用大型科普場館A 館2021年數據為例進行研究分析，詳細數據如表2 所示。以A 館為例，經研究分析我們發現占據A 館全年采購支出的70%的主要采購項目如：展廳維護設備、投影機光源采購、標本征集、保險服務、清潔用品采購以及視頻拍攝服務等根據金額100 萬（含）以上屬于采購支出大收益影響大以及供應商資源3 家（含）以上屬于供應商風險低來進行采購基于卡拉杰克模型的分類。

表2 A 館采購基于卡拉杰克模型的分類（2021 年采購數據）

①關鍵型項目。關鍵類資源可獲得性受很多條件的限制，如市場上有限的供應商資源、技術需求的復雜性和多變性等。該類型的采購數量是最少的，但總金額卻是最大的。管理此類采購項目資源的供應安排需要重點開發市場資源和管理現有供應商，并建立長期，緊密的合作關系，通過長期合作，尋求雙方利益的最大化。在大型科普場館內這類項目一般對其安全、運行、服務有較大影響。比如大型科普場館的場館展廳設備，藏品安裝維護項目，主題巡展項目及物業安保服務等。根據采購數量金額以及供需風險評估歸類出關鍵型項目，后續需要對細分類別進行深度分析研究，研究分析市場資源現有供應的情況，如是需要長期提供的大型設備或者維護運維服務，建議通過和供應商長期合作的模式需求利益最大化。

②瓶頸型項目。此類項目的資源在市場上供給有限，因此該類型項目的策略是確保供給充足。管理此類采購項目時需要開發備選供應資源以及做好項目準備工作，以確保供給資源不間斷，提供更高的供給安全性。瓶頸型項目，對大型科普場館的安全、運行、服務具有一定影響，比如昆蟲標本征集采購、投影機維修以及大型運維設備維修服務等。這類項目采購建議提前開發資源儲備供應商，有備選供應商供應資源，保障供給不間斷。

③杠桿型項目。該類型項目在市場上供應資源充足，因此可以在市場上進行多家調研比價擇優選擇供給方，節省采購支出。可以采用公開招標采購方式，在滿足技術要求的前提下，最大限度地為場館節省采購支出。對大型科普場館的安全、運行、服務影響較小，如采購印刷服務、招標代理服務、法律服務以及風管清洗服務等。這類型的服務在市場上較為常見，供應商資源供應資源充足，所整合此類項目的采購選擇性更廣，因此數據分析供應商調研分析在這類項目采購上需要做更多的工作，從而多家比價為科普場館節省更多的采購支出。

④普通型項目。管理此類采購項目的策略是簡化采購過程，從而減少申請人、采購員和審批人的時間成本。可以采用合并同類項項目一次采購多次下單的模式，選用競爭性磋商、競爭性談判以及館內比選等采購方式，在滿足技術要求的前提下，擇優選擇價格最優的供給方并簽訂框架協議，最終達到減少流程的同時也節省了成本。對大型科普場館的安全、運行、服務的影響微乎其微，如辦公用品采購，通用品采買，清潔用品等日常損耗類的項目。這類項目建議統計往年的采買總計數量及品類，根據統計數據合并同類項并結合預算與使用部門一起測算第二年的采購量。之后可以根據已經估算的采購量邀請供應商參與競標競價，擇優選擇年度供應商簽訂單價合同，從而減少采購員的工作量全年競價競標一次，實際采購根據單價合同的價格多次下單，簡化采購流程減少申請人審批人的時間，最終在優化流程的基礎上也節省了支出。

4 基于卡拉杰克模型的分類應用的實施保障建議

綜上所述，采購進行品類管理建立分類模型，可以提升采購管理的水平，減少采購流程，增強監管的力度，目標在于提高采購工作效率，合理利用市場資源。如何保障該模型的應用實施，建議如下：①加強內部交流溝通。需求人員、采購人員、項目負責人員、實際使用人員等相關人員一同參與技術需求方案的編寫與修改，如此可以精準分類且減少技術需求在采購過程中經常修改從而提高采購效率。②加強項目需求管理。根據過往的數據對需求進行分類，并通過數據分析對需求進行統籌管理，盡可能做到需求應盡可能全包含，能合并采購就合并采購，從而大幅度提升合并采購規模效益與采購效率。③規范技術需求模版和采購文件模版。根據分類模型形成各類標準化統一的標準模版，減少采購在溝通需求階段的時間花費。④考慮保供要求。不僅要考慮供應商的質量與價格，供應商的所在地供貨周期也需要納入考量范圍，并且需要不斷挖掘新的供應商以保障采購供應。⑤成立專業的工作小組。成立基于卡拉杰克模型分類各類專業的采購工作小組，負責處理該類型采購的供應商管理以及跟進新增的該類型采購需求。